Les principals preguntes sobre impostos dels propietaris de petites empreses: La teva guia completa per fer la declaració amb confiança

La temporada d'impostos transforma els propietaris d'empreses segurs de si mateixos en persones plenes de dubtes. Fins i tot els emprenedors d'èxit que gestionen les seves operacions sense problemes se senten de sobte incerts davant els formularis, les deduccions i les directrius de l'IRS. Si algun cop us heu trobat buscant a Google "puc deduir-me això?" a les 11 de la nit durant la preparació d'impostos, no esteu sols.

Aquesta guia aborda les preguntes sobre impostos més comunes que fan els propietaris de petites empreses, basant-se en consultes reals de milers d'empreses, la guia actual de l'IRS i els canvis recents en la legislació fiscal que afecten les declaracions de 2025-2026.

Pregunta 1: Quina és la millor manera de pagar-me a mi mateix?

Aquesta pregunta encapçala gairebé totes les discussions fiscals de les petites empreses per una bona raó: la manera com us pagueu afecta dràsticament les vostres obligacions fiscals i la càrrega tributària total.

Les opcions

Empresaris individuals i LLC d'un sol membre: Tècnicament no us "pagueu" un salari. En el seu lloc, feu retirades de capital (owner draws) dels beneficis de l'empresa. Tot el benefici net passa a la vostra declaració d'impostos personal a través de l'Annex C (Schedule C), i pagueu l'impost sobre el treball autònom (15,3%) sobre aquest import —encara que deixeu els diners dins l'empresa.

Propietaris de societats S (S Corp): Heu de pagar-vos un "salari raonable" subjecte a impostos sobre la nòmina i, després, podeu rebre beneficis addicionals com a distribucions (que no estan subjectes a l'impost sobre el treball autònom). Aquesta estructura sovint permet estalviar impostos, però genera obligacions de compliment de nòmines.

Propietaris de societats C (C Corp): Rebeu un salari W-2 com qualsevol empleat. La societat paga l'impost sobre el rendiment de les societats sobre els beneficis, i vosaltres pagueu l'impost sobre la renda personal pel vostre salari. Els dividends s'enfronten a una doble imposició: l'impost de societats més l'impost personal.

Societats col·lectives i LLC de diversos membres: Els socis reben pagaments garantits pels serveis prestats (subjectes a l'impost sobre el treball autònom) més distribucions de beneficis basades en els percentatges de propietat.

Consideracions estratègiques

El "millor" enfocament depèn de la vostra situació:

• Beneficis inferiors a 60.000 $: El règim d'empresari individual o LLC d'un sol membre sol ser el més assenyat. El paperam de la societat S i els costos de gestió de nòmines superen l'estalvi fiscal.

• Beneficis entre 60.000 $i 150.000$: L'elecció de societat S sovint permet un estalvi significatiu en l'impost sobre el treball autònom. Podríeu pagar-vos 70.000 $com a salari (s'aplica l'impost sobre la nòmina) i rebre 50.000$ com a distribucions (sense impost sobre la nòmina).

• Beneficis superiors a 150.000 $: Els beneficis de la societat S esdevenen substancials, però assegureu-vos de pagar-vos un salari realment raonable. L'IRS audita les societats S específicament per aquest motiu.

Important: "Salari raonable" significa el que pagaríeu a algú altre per fer la vostra feina. Si sou un consultor que guanya 200.000 $, pagar-vos 30.000 $i rebre 170.000$ com a distribucions atraurà l'atenció de l'IRS.

Pregunta 2: He de fer pagaments d'impostos estimats o esperar a la declaració anual?

Resposta curta: Feu pagaments d'impostos estimats trimestralment si no voleu sancions ni interessos.

El requisit de l'impost estimat

L'IRS exigeix pagaments d'impostos estimats si preveieu deure 1.000 $ o més en el moment de presentar la declaració. Atès que les empreses no tenen retencions automàtiques com els empleats W-2, sou responsable de pagar durant tot l'any.

Dates de venciment trimestrals:

• Q1: 15 d'abril
• Q2: 15 de juny
• Q3: 15 de setembre
• Q4: 15 de gener (de l'any següent)

Càlcul dels pagaments

El mètode més senzill: Pagueu el 100% de l'obligació tributària total de l'any passat dividit per quatre. Si la factura fiscal de l'any passat va ser de 20.000 $, envieu 5.000 $ per trimestre. Aquesta clàusula de salvaguarda (safe harbor) us protegeix de les sancions per pagament insuficient, fins i tot si els beneficis d'aquest any augmenten.

Alternativament, estimeu l'obligació tributària d'aquest any i pagueu el 90% dividit per quatre trimestres. Això funciona si els beneficis han disminuït, però correu el risc de rebre sancions si feu una estimació a la baixa.

L'import de no pagar: El cost

Les sancions per pagament insuficient acumulen interessos (actualment al voltant del 8% anual). No fer un pagament trimestral de 5.000 $durant tres trimestres costa aproximadament 300$ en sancions. No fer cap dels quatre pagaments en una factura fiscal de 20.000 $podria afegir més de 1.200$ en sancions evitables.

Excepció: Si els vostres ingressos bruts ajustats de l'any anterior van superar els 150.000 $, heu de pagar el 110% de l'obligació de l'any passat (en lloc del 100%) per utilitzar el mètode de la clàusula de salvaguarda.

Pregunta 3: Com puc saber si el règim de societat S em farà estalviar diners?

L'elecció de societat S (S corporation election) ofereix un estalvi fiscal significatiu per a les empreses rendibles, però no totes les empreses se'n beneficien.

Els números darrere de l'estalvi de la societat S

LLC ordinària/empresari individual: Pagueu el 15,3% d'impost sobre el treball autònom sobre tots els beneficis nets.

Societat S: Pagueu el 7,65% de l'impost sobre la nòmina de l'ocupador més el 7,65% de l'impost sobre la nòmina de l'empleat sobre el vostre salari, però res sobre les distribucions.

Exemple: 120.000 $ de benefici com a empresari individual

• Impost sobre el treball autònom: 120.000 $× 15,3$

Mateix benefici com a societat S:

• Salari: 75.000 $× 15,3$
• Distribució: 45.000 $× 0$
• Total impostos sobre la nòmina: 11.475 $
• Estalvi: 6.885 $

Els costos de l'estat d'S Corp

L'S Corporation no és gratuïta:

• Processament de nòmines: 500-2.000 $ anuals
• Quotes de comptabilitat addicionals: 1.000-3.000 $ anuals
• Impostos estatals d'S Corp: Varien segons l'estat (Califòrnia cobra un mínim de 800 $)
• Complexitat administrativa: Nòmines mensuals, informes trimestrals, formularis de final d'any

Anàlisi del punt d'equilibri: Si els costos totals són de 3.000 i els vostres estalvis en impostos sobre la nòmina són de 6.885 \, el benefici net és de 3.885 . Però si els vostres estalvis són només de 2.500 \, perdreu diners amb l'estat d'S Corp.

Quan té sentit una S Corp

Generalment és rendible quan:

• El benefici net supera constantment els 60.000 $
• El benefici és previsible (més difícil amb ingressos volàtils)
• Esteu disposats a gestionar el compliment de les nòmines
• El vostre estat no imposa impostos elevats específics per a les S Corp

Senyals d'alerta per a una S Corp:

• Benefici inferior a 50.000 $
• Ingressos molt variables (difícil establir un salari raonable)
• Odieu les tasques administratives i no mantindreu el compliment
• Planegeu vendre l'empresa aviat (una C corp podria ser millor per als compradors)

Pregunta 4: Quant puc deduir per la meva oficina a casa?

La deducció per oficina a casa estalvia milers de dòlars a molts propietaris de petites empreses, però reclamar-la correctament requereix seguir les regles de l'IRS amb precisió.

Requisits de qualificació

L'espai de la vostra oficina a casa ha de ser:

1. Utilitzat de manera regular i exclusiva per al negoci: Un dormitori de convidats que ocasionalment acull reunions de negocis no qualifica. Una oficina dedicada que utilitzeu només per treballar, sí.

2. El vostre lloc principal de negoci: Ja sigui on us reuniu amb clients/compradors regularment o on realitzeu activitats administratives/de gestió substancials.

Càlcul de la deducció

Mètode 1: Simplificat (recomanat per a la majoria)

Mesureu la superfície en peus quadrats de la vostra oficina, multipliqueu per 5 $, màxim 1.500 $.

Exemple: Oficina de 250 peus quadrats = deducció de 1.250 $.

Mètode 2: Despeses reals

Calculeu el percentatge de la vostra llar utilitzat per al negoci, després deduïu aquest percentatge de:

• Interessos de la hipoteca o lloguer
• Impostos sobre la propietat
• Subministraments (llum, aigua, etc.)
• Assegurança
• Reparacions i manteniment
• Amortització

Exemple: Oficina de 250 peus quadrats en una casa de 2.000 peus quadrats = 12,5 % d'ús comercial. Si les despeses totals qualificades són de 25.000 $, deduïu 3.125 $.

El que molts fan malament

Error 1: Reclamar espais que utilitzeu personalment. La taula de la cuina on treballeu ocasionalment no compta, encara que hi treballeu diàriament. L'espai ha d'estar dedicat.

Error 2: No fer un seguiment de les despeses reals. Si trieu el mètode de despeses reals, necessiteu documentació de tot el que esteu reclamant.

Error 3: Oblidar les diferències estatals. Alguns estats no permeten el mètode simplificat o tenen regles de càlcul diferents.

Error 4: Reclamar de manera massa agressiva. Si la vostra "oficina a casa" és el 40 % de la superfície de la vostra llar però clarament treballeu en un altre lloc la major part del temps, espereu preguntes durant una auditoria.

Pregunta 5: Quines deduccions m'estic perdent probablement?

Segons la investigació, el 93 % de les empreses deixen diners sobre la taula en el moment de pagar impostos per passar per alt deduccions elegibles. Aquí teniu les que més se solen perdre:

Despeses de vehicle

Tarifa de quilometratge estàndard (2026: 0,70 $/milla) o despeses reals (benzina, assegurança, manteniment, amortització).

Feu un seguiment de cada milla de negocis: reunions amb clients, anades al banc, compres de subministraments. Els desplaçaments personals des de casa fins a un lloc de treball regular no compten, però conduir des de la vostra oficina a casa fins als centres dels clients, sí.

Sovint oblidat: Milles conduïdes per a encàrrecs de negocis entre reunions amb clients, trajectes per comprar subministraments, viatges a esdeveniments de networking.

Àpats i entreteniment

El 50 % dels costos dels àpats de negocis són deduïbles (no l'entreteniment en si, només els àpats). Heu de parlar de negocis i documentar el propòsit comercial.

Sovint oblidat: Àpats durant viatges de negocis, reunions de cafè amb clients o socis de referència, àpats proporcionats als empleats a l'oficina.

Desenvolupament professional

Formació, conferències, cursos, llibres, subscripcions: tot deduïble si està directament relacionat amb el vostre negoci actual.

Sovint oblidat: Subscripcions a revistes del sector, cursos en línia, quotes d'associacions professionals, llibres comprats per a coneixements empresarials.

Tecnologia i programari

Equips informàtics, subscripcions de programari, emmagatzematge al núvol, registre de dominis, allotjament web, aplicacions, eines.

Sovint oblidat: Eines de gestió de projectes, programari de disseny, programari de comptabilitat, sistemes CRM, aplicacions de productivitat amb ús empresarial.

Costos de constitució

Es poden deduir fins a 5.000 $en despeses de constitució el primer any (investigació, publicitat, formació d'empleats abans de l'obertura). Els imports que superin els 5.000$ s'han d'amortitzar durant 15 anys.

Sovint oblidat: Investigació de mercat, honoraris legals per a la formació de l'empresa, campanyes de màrqueting inicials, costos de formació d'empleats abans de l'obertura.

Despeses relacionades amb l'oficina a casa

Un cop qualifiqueu per a la deducció d'oficina a casa, també podeu deduir:

• Línia telefònica comercial o percentatge d'ús comercial del telèfon mòbil
• Servei d'internet (percentatge d'ús comercial)
• Mobiliari i equip d'oficina
• Material d'oficina

Primes d'assegurança

Assegurança empresarial, assegurança de responsabilitat civil, assegurança d'indemnització professional: totes elles totalment deduïbles.

Si ets autònom, també pots deduir les primes de l'assegurança mèdica per a tu, el teu cònjuge i els teus dependents (deducció directa o "above-the-line", que no requereix detallar deduccions).

S'obliden sovint: Assegurança per interrupció de l'activitat, assegurança de ciberresponsabilitat, cobertura d'errors i omissions.

Pregunta 6: Què canviarà per als impostos de les petites empreses el 2026?

Mantenir-se al dia dels canvis en la legislació fiscal evita sorpreses i t'ajuda a planificar estratègicament.

Deducció per Ingressos de Negocis Qualificats (QBI) - Ara permanent

La deducció del 20% sobre els ingressos de negocis qualificats s'ha convertit en permanent mitjançant la Llei One Big Beautiful Bill (OBBBA). A partir del 2026, qualsevol persona amb almenys 1.000 $d'ingressos de negocis qualificats rebrà una deducció mínima de 400$.

Impacte: Les entitats de traspàs fiscal (empresaris individuals, societats S, societats col·lectives) poden deduir fins al 20% del QBI, reduint significativament la responsabilitat fiscal. Un negoci amb 100.000 $de QBI podria veure una deducció de 20.000$.

S'apliquen limitacions: Les rendes altes s'enfronten a reduccions graduals, i determinats negocis de serveis (advocats, metges, consultors, comptables) tenen restriccions quan els ingressos superen els llindars.

Despeses de Recerca i Desenvolupament (R+D)

Ara les empreses poden deduir immediatament els costos d'R+D en lloc d'amortitzar-los durant cinc anys. Si la teva empresa té uns ingressos bruts anuals mitjans de 31 milions de dòlars o menys, pots aplicar-ho retroactivament per al període 2022-2024.

Impacte: Els costos de desenvolupament de programari, proves de productes i innovació es poden deduir immediatament en lloc de repartir-los durant diversos anys.

Secció 179 i depreciació addicional (Bonus Depreciation) - Permanent

La depreciació addicional del 100% i l'expansió de la deducció de la Secció 179 són ara permanents. Per al 2026:

• Deducció immediata de la Secció 179: Fins a 2.560.000 $
• Llindar d'eliminació progressiva: 4.090.000 $

Impacte: Les empreses poden desgravar compres importants d'equips immediatament en lloc de depreciar-les durant anys. Compra un equip de 50.000 $ al desembre i dedueix-ne el cost total en la declaració d'aquell any.

Llindar d'informació del formulari 1099 més alt

A partir del 2026, el llindar d'informació per als formularis 1099-NEC i 1099-MISC augmenta de 600 $a 2.000$.

Impacte: Reducció de la càrrega administrativa per a les empreses que contracten professionals externs ocasionalment. Si pagues a un contractista 1.500 $ el 2026, no caldrà que emetis un formulari 1099.

Crèdits ampliats per a la cura de fills a càrrec de l'empresa

Per als exercicis fiscals que comencin després del 31 de desembre de 2025, el crèdit per a la cura de fills proporcionat per l'ocupador augmenta del 25% al 40% (50% per a petites empreses elegibles), i el màxim anual salta de 150.000 $a 500.000$ (600.000 $ per a petites empreses).

Impacte: Les empreses que ofereixen serveis de cura de fills als empleats poden reclamar crèdits significativament més grans, cosa que fa que aquest benefici sigui més assequible d'oferir.

Pregunta 7: Quins són els errors fiscals més grans que hauria d'evitar?

Aprendre dels errors dels altres evita problemes i sancions costoses amb l'IRS.

Error 1: Barrejar les finances personals i empresarials

Utilitzar el mateix compte i targetes per a les despeses empresarials i personals fa que el registre precís sigui gairebé impossible i aixeca sospites durant les auditories.

Solució: Compte bancari i targeta de crèdit empresarials separats. Cada transacció comercial flueix a través dels comptes de l'empresa; cada transacció personal, a través dels comptes personals.

Error 2: Registre comptable deficient o inexistent

L'IRS requereix documentació per a les deduccions. "Sé que ho vaig gastar" no funciona. Sense rebuts, factures i extractes bancaris, no pots demostrar les despeses i perdràs les deduccions durant les auditories.

Solució: Captura digital de rebuts immediatament després de cada compra. Programari de comptabilitat que categoritzi les transaccions. Conciliació mensual per detectar errors a temps.

Error 3: Reclamar deduccions no elegibles o inflades

Les reclamacions de deduccions agressives atrauen auditories. Reclamar el 100% de l'ús empresarial d'un vehicle que clarament utilitzes de manera personal, deduir les vacances com a "viatges de negocis" o desgravar cada àpat "per si de cas", convida a la inspecció.

Solució: Coneix les regles de l'IRS per a cada deducció. Documenta el propòsit comercial. En cas de dubte, consulta un professional fiscal en lloc d'endevinar.

Error 4: Ignorar els impostos estimats trimestrals

No realitzar els pagaments d'impostos estimats genera sancions i interessos acumulats. Esperar fins a l'abril per pagar la factura fiscal de tot l'any significa que deuràs sancions per pagament insuficient durant tot l'any.

Solució: Calcula les obligacions trimestrals al gener. Estableix recordatoris per a les dates de venciment dels pagaments. Utilitza el mètode de "port segur" (safe harbor) si estimar és difícil.

Error 5: Triar l'estructura empresarial incorrecta a efectes fiscals

Continuar com a empresari individual quan una societat S t'estalviaria 10.000 $ anuals et costa diners. Escollir una societat S quan no tens prou beneficis per justificar els costos també et fa perdre diners.

Solució: Revisió anual de l'estructura amb un professional fiscal. Calcula l'estalvi real en comparació amb els costos de compliment abans de fer canvis.

Error 6: No aprofitar els crèdits i deduccions disponibles

Moltes empreses perden crèdits valuosos: crèdit fiscal d'R+D, crèdit fiscal d'oportunitat de treball, crèdit per a l'accés a persones amb discapacitat, crèdits per equips energèticament eficients.

Solució: Reunió anual de planificació fiscal per identificar els crèdits elegibles. Revisa les compres importants per detectar possibles beneficis de depreciació. Fes un seguiment de les activitats que podrien optar a crèdits menys coneguts.

Error 7: Presentar la declaració tard o sol·licitar pròrrogues sense planificació

Presentar la declaració fora de termini comporta sancions (un 5% mensual fins a un 25% de l'impost degut) més interessos. Les pròrrogues et donen més temps per presentar-la, no més temps per pagar: les sancions segueixen acumulant-se sobre els saldos no pagats.

Solució: Comença la preparació d'impostos d'hora. Si no pots acabar abans de la data límit, sol·licita una pròrroga I paga l'impost estimat degut per evitar sancions.

Pregunta 8: Quant de temps he de conservar els registres fiscals?

Els requisits de conservació de documents eviten problemes anys després.

Estàndard de l'IRS: 3 anys

L'IRS pot generalment auditar les declaracions durant els tres anys posteriors a la presentació. Conserva tota la documentació justificativa (rebuts, factures, extractes bancaris, registres de quilometratge) durant almenys tres anys després de la presentació.

Situacions ampliades: 6-7 anys

Si vas declarar ingressos inferiors als reals en més d'un 25%, l'IRS pot auditar fins a sis anys enrere. Alguns estats tenen períodes d'auditoria més llargs (Califòrnia: quatre anys).

Conserva els registres de l'impost sobre l'ocupació durant almenys quatre anys després que l'impost venci o es pagui, el que passi més tard.

Registres importants: permanents o a llarg termini

Conserva permanentment:

• Documents de constitució de l'empresa
• Acords de societat o acords operatius
• Registres de compra de propietats (necessaris per calcular la base en cas de venda)
• Declaracions d'impostos d'anys anteriors

Conserva a llarg termini (més de 7 anys):

• Quadres d'amortització (conserva'ls fins que es vengui la propietat més 3 anys)
• Registres que justifiquin el traspàs de pèrdues o crèdits fiscals
• Documents relacionats amb les contribucions i distribucions dels plans de jubilació

Bones pràctiques per a l'emmagatzematge digital

Escaneja els registres en paper i mantén còpies de seguretat digitals. L'emmagatzematge al núvol amb redundància protegeix contra la pèrdua física. Assegura't que els noms dels fitxers siguin cercables (per exemple, "2026-T2-pagament-impost-estimat.pdf" en lloc de "img_2047.pdf").

Passant a l'acció: La teva llista de verificació per a la planificació fiscal

La planificació fiscal no és una activitat d'un cop l'any. Implementa aquestes pràctiques contínues:

Mensualment:

• Concilia els comptes de l'empresa
• Revisa i categoritza totes les transaccions
• Captura els rebuts digitalment
• Comprova els requisits de pagament d'impostos estimats

Trimestralment:

• Calcula i paga els impostos estimats
• Revisa els beneficis i ajusta els càlculs dels impostos estimats si cal
• Avalua les deduccions i els crèdits acumulats de l'any

Anualment:

• Sessió de planificació fiscal (idealment al T4) per optimitzar l'estratègia de l'any en curs
• Revisa l'estructura de l'empresa per a l'eficiència fiscal
• Maximitza les contribucions a la jubilació abans de final d'any
• Realitza compres d'equips importants si és beneficiós per a l'amortització
• Completa la presentació de la declaració d'impostos (o la sol·licitud de pròrroga) abans de la data límit

Segons sigui necessari:

• Consulta un professional fiscal per a decisions empresarials importants (canvi d'estructura, compres grans, contractació de treballadors)
• Actualitza els càlculs dels impostos estimats quan els ingressos canviïn significativament

Manté els teus registres financers a punt per a una auditoria

Una declaració d'impostos segura requereix registres financers organitzats durant tot l'any, no pas anar a corre-cuita en el moment de declarar per reconstruir el que va passar. Quan cada transacció està categoritzada correctament, cada rebut capturat immediatament i cada deducció documentada adequadament, la temporada d'impostos esdevé senzilla en lloc d'estressant.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que manté els registres de transaccions detallats necessaris per a una presentació d'impostos segura i la preparació per a auditories. Fes el seguiment d'ingressos, despeses i deduccions amb total transparència i control de versions, generant els informes que el teu professional fiscal necessita sense reconstruccions manuals. Comença de franc i basteix els fonaments financers que fan que la temporada d'impostos sigui gestionable.