Com crear una organització sense ànim de lucre: una guia financera completa

Amb gairebé 2 milions d'organitzacions sense ànim de lucre registrades als Estats Units que aporten més d'1,5 bilions de dòlars a l'economia, el sector sense ànim de lucre és un dels segments del món empresarial americà que creix més ràpidament. Tot i així, per cada organització sense ànim de lucre que té èxit, desenes fracassen en els seus primers anys, i el motiu principal és una gestió financera deficient.

Iniciar una organització sense ànim de lucre és quelcom més que tenir passió per una causa. Requereix el mateix rigor financer que qualsevol empresa, a més de requisits comptables únics, obligacions de compliment i estratègies de finançament que els emprenedors amb ànim de lucre mai han d'afrontar. Aquesta guia t'acompanyarà a través de cada pas financer per llançar i mantenir una organització sense ànim de lucre.

Comprendre l'estructura de les organitzacions sense ànim de lucre

Abans d'entrar en el món de la paperassa, convé entendre què fa que una organització sense ànim de lucre sigui fonamentalment diferent d'una empresa amb ànim de lucre.

Una organització sense ànim de lucre opera exclusivament per a finalitats benèfiques, educatives, religioses, científiques o literàries. La distinció clau no és que les organitzacions sense ànim de lucre no puguin guanyar diners; poden i han de generar ingressos de manera absoluta. La diferència és que cap propietari o accionista individual es beneficia dels guanys de l'organització. Tots els ingressos s'han de reinvertir en la missió.

Tipus comuns d'organitzacions sense ànim de lucre

L'IRS reconeix més de 30 tipus d'organitzacions exemptes d'impostos, però les més comunes inclouen:

• 501(c)(3) — Organitzacions benèfiques, fundacions i institucions educatives. Les donacions són deduïbles d'impostos per als donants.
• 501(c)(4) — Organitzacions de benestar social i lligues cíviques. Poden participar en més activitat política que les 501(c)(3).
• 501(c)(6) — Lligues empresarials, cambres de comerç i associacions comercials.
• 501(c)(7) — Clubs socials i recreatius.

Per a la majoria de persones que inicien una organització sense ànim de lucre, l'objectiu és l'estatus 501(c)(3) perquè permet rebre donacions deduïbles d'impostos, que són l'element vital de la recaptació de fons benèfics.

Pas 1: Establir la base legal

Constituir la teva organització sense ànim de lucre

Presenta els articles de constitució al teu estat. Això crea la teva entitat legal, limita la responsabilitat personal dels membres de la junta i prepara el terreny per a l'exempció fiscal federal. La majoria dels estats requereixen:

• Nom de l'organització (ha de ser distingible de les entitats existents)
• Declaració de propòsit (alineada amb els propòsits exempts de l'IRS)
• Agent registrat i adreça de l'oficina
• Noms dels fundadors
• Una clàusula de dissolució que dirigeixi els actius restants a una altra organització exempta

Les taxes de presentació varien segons l'estat, normalment oscil·lant entre els 30 $i els 250$.

Obtenir un EIN

Sol·licita un número d'identificació de l'ocupador (EIN) a l'IRS, fins i tot si no tens previst contractar empleats. El teu EIN funciona com el número de la Seguretat Social de la teva organització; el necessitaràs per als comptes bancaris, les presentacions d'impostos, les sol·licituds de subvencions i pràcticament totes les transaccions financeres.

Pots sol·licitar-ho en línia a IRS.gov i rebre el teu EIN immediatament.

Redactar els estatuts i les polítiques

Els teus estatuts regeixen el funcionament de l'organització. Com a mínim, han de cobrir:

• Composició de la junta, mandats i procediments de reunió
• Rols i responsabilitats dels directius
• Designació de l'exercici fiscal
• Procediments d'esmena

També necessites una política de conflicte d'interessos abans de sol·licitar l'estatus d'exempció fiscal. L'IRS ho requereix per garantir que els membres de la junta, el personal i els donants no puguin beneficiar-se personalment de les activitats de l'organització més enllà de rebre una compensació raonable pels serveis prestats.

Pas 2: Sol·licitar l'estatus d'exempció fiscal

Triar el formulari correcte

L'IRS ofereix dues vies de sol·licitud per a l'estatus 501(c)(3):

Formulari 1023 — La sol·licitud completa. Té aproximadament 40 pàgines i costa 600 $de presentar. El processament triga de tres a sis mesos. Es requereix per a organitzacions que esperen ingressos bruts superiors a 50.000$ anuals o amb actius que superin els 250.000 $.

Formulari 1023-EZ — Una versió simplificada per a organitzacions més petites. Costa 275 $i normalment es processa en tres o quatre setmanes. Està disponible per a organitzacions amb ingressos bruts anuals projectats inferiors a 50.000$ i actius totals inferiors a 250.000 $.

Cronograma crític

Has de presentar la sol·licitud dins dels 27 mesos posteriors al final del mes en què et vas constituir. Presentar-la dins d'aquest termini significa que el teu estatus d'exempció fiscal s'aplica retroactivament a la teva data de constitució. Si perds aquest termini, és possible que només rebis l'exempció a partir de la data de presentació.

Exempcions a nivell estatal

L'exempció fiscal federal no atorga automàticament l'exempció fiscal estatal. La majoria dels estats requereixen sol·licituds separades per a l'exempció de l'impost sobre la renda estatal, l'impost sobre les vendes i l'impost sobre la propietat. Consulta el Departament d'Hisenda o la Secretaria d'Estat del teu estat per conèixer els requisits específics.

Pas 3: Configurar la teva infraestructura financera

Aquí és on moltes organitzacions sense ànim de lucre ensopeguen. Establir sistemes financers adequats des del primer dia evita maldecaps, resultats negatius en auditories i violacions de compliment més endavant.

Obriu un compte bancari exclusiu

Mai barregeu fons personals i de l'organització. Obriu un compte corrent empresarial a nom legal de l'entitat sense ànim de lucre utilitzant el vostre EIN (número d'identificació fiscal). Considereu també obrir un compte d'estalvis per a fons de reserva.

Establiu un pla de comptes

Un pla de comptes organitza cada transacció financera que registra la vostra entitat sense ànim de lucre. Per a les entitats sense ànim de lucre, això normalment inclou:

• Actius — Efectiu, inversions, comptes a cobrar, propietats
• Passius — Comptes a pagar, préstecs, ingressos diferits
• Actius nets — Fons no restringits, temporalment restringits, permanentment restringits
• Ingressos — Donacions, subvencions, quotes de programes, ingressos per inversions
• Despeses — Costos de programes, costos administratius, costos de recaptació de fons

La distinció entre actius nets no restringits, temporalment restringits i permanentment restringits és pròpia de la comptabilitat d'entitats sense ànim de lucre i fonamental per al compliment normatiu.

Implementeu la comptabilitat de fons

A diferència de les empreses amb ànim de lucre que fan el seguiment d'un únic resultat net, les entitats sense ànim de lucre han de fer el seguiment de múltiples «fons» simultàniament. Els donants sovint restringeixen com es poden utilitzar les seves contribucions. Una subvenció d'una fundació podria finançar només el vostre programa d'educació. Un contracte governamental podria cobrir només serveis específics.

La comptabilitat de fons garanteix que pugueu demostrar que cada dòlar restringit s'ha gastat segons la voluntat del donant. No fer un seguiment adequat dels fons restringits és una de les infraccions de compliment més comunes per a les entitats sense ànim de lucre.

Configureu controls interns

Fins i tot les petites entitats sense ànim de lucre necessiten controls interns bàsics per prevenir el frau i els errors:

• Separació de funcions — La persona que aprova les despeses no ha de ser la mateixa que emet els xecs.
• Dobles signatures — Requeriu dues signatures per als xecs que superin un llindar establert (habitualment 1.000 $o 5.000$).
• Conciliació periòdica — Concilieu els extractes bancaris mensualment.
• Supervisió de la junta — Presenteu els estats financers a la junta en cada reunió.
• Retenció de documents — Guardeu els registres financers durant almenys set anys.

Pas 4: Creeu el vostre primer pressupost

Un pressupost per a una entitat sense ànim de lucre és alhora una eina de planificació i un document de governança. La vostra junta ha d'aprovar el pressupost anual, i aquest es converteix en la referència amb la qual mesureu el rendiment financer durant tot l'any.

Projeccions d'ingressos

Sigueu conservadors. Les noves entitats sense ànim de lucre solen sobreestimar els ingressos per recaptació de fons. Baseu les vostres projeccions en:

• Finançament compromès — Subvencions ja concedides, promeses ja realitzades
• Finançament probable — Subvencions sol·licitades, donants recurrents de campanyes anteriors
• Finançament possible — Esdeveniments de recaptació de fons, captació de nous donants, ingressos propis

Pressuposteu només el finançament compromès i el probable. Tracteu el finançament possible com un benefici addicional, no com una base.

Categories de despeses

Les entitats sense ànim de lucre han d'informar de les despeses en tres categories funcionals:

1. Despeses de programes — Costos directament relacionats amb el compliment de la vostra missió (la raó de ser de la vostra entitat)
2. Despeses de gestió i generals — Despeses generals administratives com el lloguer, subministraments, assegurances i comptabilitat
3. Despeses de recaptació de fons — Costos de sol·licitud de donacions, subvencions i altres contribucions

Els donants i els subvencionadors examinen la proporció de despeses de programes respecte a les despeses totals. Tot i que no hi ha un estàndard universal, la majoria de les entitats sense ànim de lucre sanejades dediquen almenys el 75% del seu pressupost als programes.

Creeu una reserva

Teniu com a objectiu disposar d'entre tres i sis mesos de despeses operatives en reserva. Aquest matalàs protegeix la vostra organització dels buits de flux d'efectiu entre cicles de subvencions, despeses inesperades o recessions econòmiques. Crear reserves requereix temps; comenceu reservant fins i tot un 5% de cada donació no restringida.

Pas 5: Compreneu el compliment continuat

L'estat d'exempció fiscal no és permanent. Requereix un compliment continu dels requisits federals i estatals.

Declaracions federals anuals

Totes les organitzacions 501(c)(3) han de presentar una declaració informativa anual davant l'IRS:

• Formulari 990-N (e-Postcard) — Per a organitzacions amb ingressos bruts inferiors a 50.000 $
• Formulari 990-EZ — Per a organitzacions amb ingressos bruts inferiors a 200.000 $i actius totals inferiors a 500.000$
• Formulari 990 — Per a organitzacions més grans que superin els llindars del 990-EZ

No presentar la declaració durant tres anys consecutius comporta la revocació automàtica de l'estat d'exempció fiscal.

Estats financers

Les entitats sense ànim de lucre haurien de preparar quatre estats financers clau:

1. Estat de situació financera — L'equivalent del balanç de situació per a entitats sense ànim de lucre
2. Estat d'activitats — Similar a un compte de pèrdues i guanys, que mostra ingressos i despeses
3. Estat de fluxos d'efectiu — Fa el seguiment de l'entrada i sortida de diners de l'organització
4. Estat de despeses funcionals — Desglossa les despeses per programa, gestió i recaptació de fons

Requisits estatals

Molts estats requereixen que les entitats sense ànim de lucre es registrin per a la sol·licitud benèfica abans de recaptar fons dins dels seus límits. Si sol·liciteu donacions en línia, és possible que us hàgiu de registrar en diversos estats. Les presentacions anuals estatals, les auditories financeres i els requisits d'informació varien àmpliament.

Pas 6: Desenvolupeu la vostra estratègia de finançament

Les entitats sense ànim de lucre sostenibles diversifiquen els seus ingressos. Dependre d'una única font de finançament —ja sigui un donant important, una subvenció governamental o una gala anual— crea una vulnerabilitat perillosa.

Fonts d'ingressos diversificades

• Donacions individuals — La font més gran de donacions benèfiques als EUA, que representa aproximadament el 67% de totes les contribucions
• Subvencions de fundacions — Competitives, però poden proporcionar un finançament plurianual significatiu
• Contractes i subvencions governamentals — Sovint la font d'ingressos més gran per a les organitzacions de serveis humans
• Ingressos per activitat pròpia — Quotes de programes, marxandatge, serveis de consultoria o ingressos d'empreses socials
• Patrocinis corporatius — Col·laboracions amb empreses per al benefici mutu
• Esdeveniments — Gales, curses, subhastes i altres esdeveniments de recaptació de fons

Gestió de subvencions

Les subvencions tenen condicions vinculades. Abans d'acceptar qualsevol subvenció, entén:

• Despeses permeses i restriccions pressupostàries
• Requisits i terminis de presentació d'informes
• Requisits de contrapartida (algunes subvencions requereixen que recaptis fons equivalents)
• Taxes de costos indirectes (quin percentatge de la subvenció pot cobrir les despeses d'estructura)

Fes un seguiment meticulós de les despeses de les subvencions. L'incompliment dels termes de la subvenció pot comportar l'obligació de reemborsament i danyar la reputació de la teva organització davant dels finançadors.

Errors financers comuns de les noves entitats sense ànim de lucre

Aprendre dels errors dels altres pot estalviar anys de lluita a la teva organització:

Començar sense prou finançament inicial. Moltes entitats sense ànim de lucre es llancen abans d'assegurar prou capital per cobrir els costos inicials. Pressuposta almenys sis mesos de despeses operatives abans d'obrir les portes.

Descuidar la gestió del flux de caixa. Les entitats sense ànim de lucre sovint funcionen amb subvencions basades en el reemborsament, el que significa que primer gastes els diners i després reps el reemborsament. Sense unes reserves de caixa adequades, aquest desajust temporal pot crear greus problemes de liquiditat.

Tractar els fons restringits com a no restringits. Gastar donacions restringides en despeses no autoritzades viola la confiança del donant i les obligacions legals. Quan els diners escassegen, és temptador "manllevar" dels fons restringits, però això és una violació de compliment.

Ometre l'auditoria. Fins i tot quan no és legalment requerida, una auditoria financera independent genera credibilitat davant els donants, els finançadors i el públic. Considera programar la teva primera auditoria durant els primers dos o tres anys des del llançament.

Invertir poc en expertesa financera. Invertir en suport professional de comptabilitat i finances no és un malbaratament de recursos d'estructura, sinó una protecció de la missió. La mala gestió financera ha acabat amb moltes més entitats sense ànim de lucre que la falta de passió.

Quan buscar ajuda professional

Considera la possibilitat de buscar suport financer professional quan:

• El teu pressupost anual superi els 250.000 $
• Rebis subvencions governamentals amb requisits complexos de compliment
• Necessitis una auditoria independent
• La teva junta directiva no tingui membres amb expertesa financera
• T'estiguis expandint a nous estats o programes

Les opcions inclouen contractar un comptable intern, externalitzar a una empresa de comptabilitat per a entitats sense ànim de lucre o comptar amb un CFO extern per a orientació estratègica sense el cost d'un directiu a temps complet.

Manté la teva missió finançada i la teva comptabilitat neta

Començar una entitat sense ànim de lucre és un acte de servei, però mantenir-la requereix una gestió financera disciplinada. Des de l'assegurament de l'estatus 501(c)(3) fins a la creació de fonts d'ingressos diversificades, cada decisió financera enforteix o debilita la teva capacitat per complir la teva missió.

Les organitzacions que prosperen no són necessàriament les que tenen els pressupostos més grans, sinó les que tenen la visió financera més clara. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que dóna a les entitats sense ànim de lucre una transparència total sobre cada dòlar, amb registres controlats per versions que faciliten les auditories i els informes de subvencions. Comença de franc i construeix la base financera de la teva entitat sobre un sistema dissenyat per a la claredat i el control.