Comptabilitat per a petites empreses de Nova York: una guia completa per a emprenedors de NYC

Més de la meitat de les més de 220.000 petites empreses de la ciutat de Nova York no sobreviuran als seus primers cinc anys; tanmateix, molts dels fracassos que posen fi a projectes prometedors no són causats per productes dolents o una demanda feble. Es deuen a una mala gestió financera: terminis fiscals perduts, despeses mal classificades i atrasos comptables que fan impossible detectar els problemes fins que és massa tard. Si dirigiu un negoci en els cinc districtes, una comptabilitat sòlida no és opcional: és l'eix vertebrador de la vostra operació.

Aquesta guia us acompanya per tot el que els propietaris de petites empreses de NYC han de saber sobre comptabilitat, des de l'entorn fiscal multinivell de la ciutat fins a consells específics per als sectors que defineixen l'economia de Nova York.

L'entorn de les petites empreses a NYC

La ciutat de Nova York és un dels entorns empresarials més dinàmics del món, i les xifres ho reflecteixen. Hi ha aproximadament 2,4 milions de petites empreses a tot l'estat de Nova York, i la ciutat en representa una part substancial. Les petites empreses constitueixen el 99,8% de totes les empreses de l'estat, i el 98% d'elles tenen menys de 100 empleats.

L'economia de la ciutat s'alimenta d'una gamma notable de sectors. Les finances i les assegurances, la tecnologia, els mitjans de comunicació, l'hostaleria, el comerç minorista, la sanitat, els serveis professionals i el sector immobiliari representen, cadascun, centenars de milers de llocs de treball. A mitjans de 2025, el sector privat de la ciutat de Nova York donava feina a més de 4,26 milions de persones, més que en qualsevol moment anterior de la història de la ciutat. Les petites empreses són el motor de gran part d'aquest treball, especialment en els serveis d'allotjament i restauració, el comerç minorista i els serveis professionals.

Però gestionar un negoci aquí és car. El lloguer, els costos laborals i les obligacions fiscals pròpies de la ciutat creen un panorama de despeses generals difícil. És precisament per això que una comptabilitat disciplinada és tan important: us dona visibilitat sobre on van els vostres diners, garanteix que esteu aprofitant cada deducció legítima i us manté al corrent d'un sistema fiscal que opera en tres nivells simultàniament.

L'entorn fiscal multinivell de Nova York

Un dels reptes definitoris de fer negocis a la ciutat de Nova York és que us enfronteu a impostos a nivell federal, estatal i municipal. Cada nivell té les seves pròpies regles, terminis i formularis.

Impost sobre la franquícia corporativa de l'estat de Nova York

Les corporacions que fan negocis a l'estat de Nova York han de presentar i pagar l'impost de franquícia corporativa mitjançant el formulari CT-3. L'impost es calcula en funció dels ingressos de l'empresa, el capital i un mínim en dòlars fix. Les societats de tipus S (S corporations) estan subjectes a una taxa de presentació independent en lloc de l'impost de franquícia complet, però igualment han de presentar la documentació a l'estat. Per al 2025, el tipus impositiu corporatiu per a la majoria de les empreses és del 6,5% sobre els ingressos empresarials, tot i que s'aplica l'impost mínim si els vostres ingressos són baixos.

Impost corporatiu de la ciutat de Nova York

Les corporacions de tipus C (C corporations) que fan negocis a la ciutat de Nova York paguen un impost corporatiu municipal addicional a un tipus del 8,85% sobre els ingressos nets assignats a la ciutat. Això és independent i addicional als impostos estatals. Les empreses han d'assignar els ingressos a NYC basant-se en una fórmula de factor de rebuts, la qual cosa significa que els vostres registres comptables han de documentar clarament on es generen els vostres ingressos per vendes.

Impost sobre empreses no constituïdes en societat de NYC (UBT)

Si opereu com a empresari individual, societat o LLC tributada com a societat a la ciutat de Nova York, esteu subjecte a l'impost sobre empreses no constituïdes en societat (Unincorporated Business Tax). El tipus de l'UBT és del 4% dels ingressos imposables assignats a NYC que superin un llindar de 95.000 $. Molts propietaris de petites empreses es sorprenen per aquest impost perquè s'aplica fins i tot quan el negoci és rendible a nivells modests. Mantenir registres meticulosos dels ingressos i de les despeses deduïbles és essencial per calcular l'UBT amb precisió.

Impost sobre les vendes de l'estat de Nova York

L'estat de Nova York imposa un impost sobre les vendes del 4%, i la ciutat de Nova York hi afegeix el seu propi 4,5%, més un recàrrec del 0,375% del Districte de Transport Suburbà Metropolità, cosa que eleva la taxa combinada al 8,875% en els cinc districtes. Si el vostre negoci ven béns imposables o certs serveis, us heu de registrar al Departament d'Impostos de l'estat de Nova York, recaptar l'impost sobre les vendes i presentar declaracions periòdiques. El fet de no remetre l'impost sobre les vendes és una de les causes més comunes de problemes fiscals greus per a les petites empreses de NYC.

Impostos sobre la nòmina i l'Impost de mobilitat del districte de transport suburbà metropolità

Les empreses amb empleats a Nova York paguen impostos sobre la nòmina federals i estatals, i aquelles que es troben al Districte de Transport Suburbà Metropolità —que inclou els cinc districtes— també paguen l'impost de mobilitat de l'MTA (MCTMT). La taxa de l'ocupador és del 0,34% de la nòmina per a empreses amb una nòmina trimestral superior a 312.500 $. Sovint els propietaris de petites empreses passen per alt aquest impost, però s'acumula ràpidament per a empreses amb diversos empleats.

Conceptes bàsics de comptabilitat per a empreses de NYC

Mantingueu les finances personals i empresarials estrictament separades

Aquesta regla s'aplica a tot arreu, però és especialment important a Nova York, on els auditors tant a nivell estatal com municipal són sofisticats i examinaran els vostres registres amb cura. Obriu un compte corrent empresarial i una targeta de crèdit empresarial dedicats des del primer dia. La barreja de fons personals i empresarials crea registres desordenats, fa que les deduccions siguin més difícils de documentar i us pot exposar a una responsabilitat personal si es posa en dubte el vel corporatiu de la vostra LLC.

Feu el seguiment dels ingressos per font i ubicació

Atès que l'impost de societats de la ciutat de Nova York i l'UBT (Unincorporated Business Tax) es basen en fórmules d'assignació d'ingressos, heu de fer el seguiment d'on provenen els vostres ingressos. Una empresa de consultoria que treballa amb clients a Nova Jersey, Connecticut i la ciutat de Nova York ha de documentar quines tarifes es van guanyar amb treballs basats a NYC. El vostre quadre de comptes i sistema de facturació haurien de permetre veure-ho fàcilment d'un cop d'ull.

Concilieu els comptes mensualment

La conciliació bancària —fer coincidir els vostres registres comptables amb els extractes bancaris i de targetes de crèdit— hauria de fer-se cada mes sense excepció. En una ciutat d'alt volum com Nova York, on molts negocis processen desenes o centenars de transaccions diàries, els errors i els càrrecs no autoritzats poden desaparèixer entre el soroll si no es concilia regularment. La conciliació mensual també us ofereix una imatge exacta de la vostra posició de tresoreria, cosa que importa enormement quan arriba el venciment del lloguer i el pagament de les nòmines és a la vora.

Estigueu al dia de l'impost sobre les vendes

Si recapteu l'impost sobre les vendes (sales tax), obriu un compte d'estalvis separat per a aquests fons. Els diners de l'impost sobre les vendes que recapteu no pertanyen al vostre negoci, sinó al govern. Moltes empreses s'han trobat incapaces de remetre l'impost sobre les vendes a temps perquè van gastar els fons recaptats en despeses operatives. Mantenir els ingressos de l'impost sobre les vendes en un compte separat evita aquest error comú i costós.

Documenteu totes les despeses del negoci

Nova York permet a les empreses deduir les despeses ordinàries i necessàries del negoci, i l'alt cost de la vida a la ciutat significa que hi ha deduccions reals en joc. Les despeses deduïbles habituals per a les empreses de NYC inclouen:

• Lloguer d'oficines (incloent-hi les quotes d'espais de cotreball)
• Àpats de negocis (50% deduïbles a nivell federal)
• Desenvolupament professional, formació i subscripcions
• Despeses de transport i desplaçaments per motius de negocis
• Primes d'assegurances empresarials
• Tecnologia, programari i equipament
• Despeses de màrqueting, publicitat i lloc web
• Honoraris professionals pagats a comptables, advocats i consultors

Conserveu els rebuts i documenteu el propòsit comercial de cada despesa. Tant l'IRS com l'Estat de Nova York exigeixen justificants per a les deduccions.

Consells de comptabilitat específics per sector

L'economia de la ciutat de Nova York és diversa i els reptes de comptabilitat varien significativament segons el sector.

Restaurants i serveis de restauració

El sector de l'allotjament i la restauració és el principal ocupador entre les petites empreses de l'Estat de Nova York, i NYC acull més de 27.000 restaurants. La comptabilitat dels serveis d'alimentació és especialment exigent perquè la indústria implica alts volums de transaccions, inventari perible, propines i marges estrets. Pràctiques clau:

• Feu el seguiment dels costos de menjar i beguda per separat mitjançant un mètode de cost de les vendes (COGS)
• Comptabilitzeu els ingressos per propines amb precisió: l'IRS exigeix que les empreses informin i retinguin impostos sobre les propines assignades
• Superviseu setmanalment el vostre cost primari (cost del menjar més cost laboral); hauria de mantenir-se per sota del 65% dels ingressos per a la majoria de restaurants rendibles
• Vigileu el compliment de l'impost sobre les vendes, especialment en les comandes de càtering i vendes de menjar envasat, que tenen un tractament fiscal diferent als àpats consumits al local a Nova York

Venda al detall

El panorama de la venda al detall de Nova York està dominat per petits comerciants independents al costat de grans cadenes. Els minoristes han de fer un seguiment acurat de l'inventari, tant per als càlculs precisos del cost dels béns com per a finalitats de l'impost sobre les vendes. Les normes de l'impost sobre les vendes de Nova York per a la venda al detall són detallades: els articles de roba de menys de 110 $ solen estar exempts de l'impost sobre les vendes estatal i de NYC, per exemple, mentre que els accessoris i la majoria dels altres béns estan subjectes a impostos. Mantenir-se al dia d'aquestes normes i reflectir-les correctament en el vostre sistema de punt de venda evita costosos ajustos d'auditoria.

Serveis professionals i consultoria

Per a advocats, arquitectes, professionals del màrqueting, consultors i altres proveïdors de serveis professionals, la comptabilitat sovint se centra en el seguiment de les hores facturables, les provisions de fons dels clients i els ingressos basats en projectes. Consideracions clau:

• Utilitzeu un mètode de comptabilitat de meritació si els vostres ingressos superen els 25 milions de dòlars (exigit per la llei tributària), o considereu la meritació fins i tot a escales més petites per obtenir una imatge financera més precisa
• Factureu i registreu les despeses reemborsables dels clients per separat de les vostres pròpies despeses operatives
• Feu un seguiment acurat del treball en curs per a projectes a llarg termini i diferiu el reconeixement d'ingressos fins que els serveis estiguin substancialment completats

Startups de tecnologia i mitjans de comunicació

NYC té un dels ecosistemes de startups tecnològiques més forts del món. Les empreses en fase inicial sovint tenen estructures de capital complexes, requisits d'informes per als inversors i necessitats de monitoratge de la taxa de consum de caixa (burn rate). Si esteu consumint capital d'inversors, la vostra comptabilitat ha de fer el seguiment de la diferència entre les despeses operatives i les inversions de capital (que s'han d'amortitzar en lloc de comptabilitzar-se immediatament com a despesa). Feu el seguiment del vostre "runway" —el nombre de mesos fins que us quedeu sense efectiu a la taxa de consum actual— utilitzant els vostres registres comptables com a font de dades subjacent.

Sector immobiliari

El mercat immobiliari de la ciutat de Nova York és massiu, i els petits propietaris d'immobles, arrendadors i empreses de serveis immobiliaris tenen necessitats de comptabilitat especialitzades. Els ingressos per lloguer s'han de declarar i els càlculs d'amortització de la propietat són fonamentals per gestionar la vostra factura fiscal. Manteniu registres detallats de millores vs. reparacions, ja que les millores s'han de capitalitzar i amortitzar, mentre que les reparacions es poden comptabilitzar com a despesa immediatament.

Errors comuns de comptabilitat que cometen els propietaris de negocis a NYC

Ignorar el calendari fiscal específic de NYC

Els terminis fiscals federals i estatals són àmpliament coneguts. Els terminis de presentació específics de la ciutat i els calendaris de pagaments estimats són menys familiars per als nous propietaris de negocis. Els impostos sobre la renda de les empreses de NYC generalment segueixen el mateix calendari que els impostos estatals, amb el 15 d'abril per als declarant d'any natural i pagaments estimats trimestrals a l'abril, juny, setembre i gener. Ometre els pagaments estimats provoca sancions per pagament insuficient a més de la vostra factura fiscal habitual.

No fer el seguiment de les transaccions en efectiu

Els negocis amb molt de moviment d'efectiu —parades de menjar, salons de manicura, barberies, venedors de mercat— de vegades no informen de tots els ingressos en efectiu, ja sigui deliberadament o per una gestió de registres deficient. Tant l'IRS com l'estat de Nova York tenen programes d'auditoria especialitzats dirigits a indústries amb un ús intensiu d'efectiu. Més enllà del risc de compliment, el fet de no registrar tots els ingressos en efectiu significa que no podeu avaluar amb precisió la vostra rendibilitat ni optar a préstecs que requereixin ingressos documentats.

Esperar fins a la temporada d'impostos per organitzar els registres

Les corregudes de la temporada d'impostos són cares. Quan aplegueu els rebuts d'un any sencer al març, inevitablement perdeu deduccions, categoritzeu malament les despeses i pagueu extra al vostre comptable per la feina de neteja. La comptabilitat mensual —fins i tot només unes poques hores al mes— evita aquest problema per complet.

Classificació incorrecta dels treballadors

L'estat de Nova York té una aplicació agressiva de la normativa sobre la classificació dels treballadors. L'estat presumeix que els treballadors són empleats a menys que pugueu demostrar que compleixen els criteris per a l'estatus de contractista independent. Classificar erròniament els empleats com a contractistes significa que deureu impostos sobre la nòmina endarrerits, interessos i, potencialment, sancions substancials. Els vostres registres comptables han de reflectir la classificació correcta des del principi.

No estalviar per als impostos

Els treballadors autònoms i els propietaris de petites empreses a Nova York s'enfronten a una càrrega fiscal combinada federal, estatal i municipal que pot superar fàcilment el 40% dels ingressos nets quan es tenen en compte l'impost d'autònoms, l'impost sobre la renda estatal i l'UBT (Unincorporated Business Tax). Reserveu entre el 35 i el 40% del benefici net en un compte d'estalvi per a impostos cada mes. Això evita la dolorosa urgència per cobrir una factura fiscal elevada a l'abril.

Configurar el vostre sistema de comptabilitat

Pas 1: Trieu el vostre mètode de comptabilitat

La majoria de les petites empreses utilitzen la comptabilitat de caixa (cash-basis), que registra els ingressos quan es rep l'efectiu i les despeses quan es paguen. Això és més senzill i adequat per a la majoria de petites empreses. La comptabilitat de meritació (accrual) registra els ingressos quan es generen i les despeses quan s'incorren, proporcionant una imatge més precisa per a les empreses amb comptes a cobrar o a pagar significatius.

Pas 2: Seleccioneu el programari de comptabilitat

El programari de comptabilitat al núvol és l'estàndard per a les petites empreses modernes. QuickBooks Online, Xero i Wave són les plataformes més utilitzades. Cadascuna pot connectar-se als vostres comptes bancaris per importar i categoritzar automàticament les transaccions, estalviant un temps considerable. La majoria de comptables i gestors de NYC dominen tots tres programes.

Si voleu una transparència completa, registres amb control de versions i la capacitat de gestionar els vostres llibres amb fitxers de text pla que controleu totalment, Beancount.io ofereix una plataforma moderna allotjada basada en el format de comptabilitat de text pla de codi obert Beancount. Aquest enfocament és especialment atractiu per a desenvolupadors i propietaris de negocis que volen registres financers auditables i programables que resideixin en un repositori Git.

Pas 3: Configureu un pla de comptes

El vostre pla de comptes és la llista de categories utilitzades per classificar cada transacció. Treballeu amb un comptable local per configurar un pla de comptes que reflecteixi el vostre model de negoci específic i els requisits d'informació fiscal de NYC als quals us enfronteu. Com a mínim, necessiteu comptes per a:

• Totes les fonts d'ingressos
• Cost dels béns venuts (si escau)
• Principals categories de despeses operatives
• Comptes d'actius (efectiu, comptes a cobrar, equipament)
• Comptes de passiu (préstecs, impost sobre les vendes a pagar, obligacions de nòmina)
• Patrimoni net

Pas 4: Establiu una rutina mensual

Reserveu temps cada mes per revisar els vostres llibres. Això significa importar i categoritzar totes les transaccions, conciliar els comptes bancaris i de targetes de crèdit, revisar el vostre P&L (Pèrdues i Guanys) en comparació amb el mes anterior i l'any anterior, i fer el seguiment de les factures pendents. Entre trenta minuts i dues hores al mes d'atenció constant és suficient per mantenir els llibres al dia per a la majoria de petites empreses.

Pas 5: Treballeu amb un professional local

L'entorn fiscal de la ciutat de Nova York és prou complex perquè la majoria dels propietaris de petites empreses es beneficiïn de treballar amb un CPA o comptable que estigui familiaritzat específicament amb els requisits municipals i estatals. Un bon comptable de NYC es paga sol moltes vegades gràcies a l'estalvi fiscal i a l'evitació d'auditories. Demaneu referències a altres propietaris de negocis del vostre sector o barri.

Conclusió

Gestionar una petita empresa a la ciutat de Nova York és exigent en tots els sentits, inclòs el financer. L'estructura fiscal de diversos nivells de la ciutat, l'entorn d'aplicació agressiva de la normativa i els elevats volums de transaccions fan que una comptabilitat deficient pugui convertir un negoci rendible en un malson fiscal. Però amb els sistemes adequats, els vostres registres financers es converteixen en una eina poderosa per prendre millors decisions, optar a finançament i estar preparats per a una auditoria durant tot l'any.

Tant si gestioneu els llibres vosaltres mateixos mitjançant programari al núvol, com si treballeu amb un comptable local o adopteu un enfocament transparent de text pla a través de Beancount.io, la clau és la constància. Comenceu aquests hàbits ara i el vostre negoci estarà més ben preparat per prosperar en una de les ciutats més competitives i gratificants del món.