La teva llista de comprovació fiscal completa per a petites empreses: no et perdis ni una sola deducció
Imagineu-vos-ho: és el 14 d'abril i esteu buscant frenèticament entre caixes de sabates plenes de rebuts, intentant recordar si aquella conferència a Austin va ser al març o a l'abril. Us sona? Cada any, milers de propietaris de petites empreses es troben exactament en aquesta situació: estressats, desorganitzats i, molt probablement, perdent diners.
La veritat és que la preparació d'impostos no ha de ser una carrera d'última hora. Amb la llista de comprovació adequada i un enfocament sistemàtic, podeu passar la temporada d'impostos amb facilitat mentre maximitzeu les vostres deduccions i minimitzeu l'estrès. Aquesta guia completa us guiarà per tot el que necessiteu per preparar els impostos de la vostra petita empresa per al 2026, des dels documents essencials fins a les deduccions que sovint es passen per alt.
Per què una llista de comprovació fiscal és més important del que creieu
Segons l'IRS, les petites empreses paguen col·lectivament milers de milions de dòlars de més en impostos cada any simplement perquè no reclamen totes les deduccions a les quals tenen dret. D'altra banda, una mala gestió dels registres i la falta de documentació comporten sancions costoses i possibles auditories.
Una llista de comprovació de preparació fiscal sòlida serveix per a tres propòsits crítics:
- Garanteix el compliment - No perdreu terminis importants ni formularis obligatoris
- Maximitza les deduccions - Una revisió sistemàtica us ajuda a detectar cada despesa comercial legítima
- Redueix l'estrès - Quan sabeu exactament què necessiteu, la temporada d'impostos esdevé gestionable
Anem a veure exactament què ha d'aparèixer a la llista de comprovació fiscal de la vostra petita empresa per al 2026.
Documents comercials essencials que necessitareu
Abans de poder pensar en deduccions, reuniu aquests documents fonamentals. Sense ells, el vostre gestor fiscal (o el programari d'impostos) no podrà completar la vostra declaració amb precisió.
Documents d'identificació de l'empresa
- Número d'identificació de l'ocupador (EIN) o número de la Seguretat Social (SSN) per a propietaris individuals
- Documents de constitució de l'empresa, com ara escriptures de constitució, acords de societat o acords operatius d'LLC
- Declaració d'impostos de l'any anterior (2025) per a referència i partides pendents
- Llicències i permisos comercials que puguin afectar les vostres obligacions fiscals
Estats financers
Els vostres estats financers constitueixen la columna vertebral de la vostra declaració d'impostos. Necessitareu:
- Estat de pèrdues i guanys (compte de resultats) de l'exercici fiscal complet
- Balanç de situació que mostri actius, passius i patrimoni net a 31 de desembre
- Estat de fluxos d'efectiu per fer el seguiment del moviment de diners al llarg de l'any
- Extractes bancaris i de targetes de crèdit de tots els comptes comercials
Consell professional: si heu mantingut una comptabilitat precisa durant tot l'any, obtenir aquests estats hauria de portar minuts, no dies. Si esteu lluitant per recrear-los des de zero, és un senyal d'alerta que el vostre sistema de comptabilitat necessita millorar.
Documentació d'ingressos
Heu de demostrar cada dòlar que heu guanyat. Reuniu:
- Formularis 1099-NEC dels clients que us hagin pagat 2.000 $ o més (tingueu en compte que el llindar ha augmentat per al 2026 sota l'OBBBA)
- Formularis 1099-K dels processadors de pagaments si heu assolit els seus llindars de declaració
- Registres de vendes, incloses factures, rebuts i informes de vendes
- Registres de dipòsits bancaris per verificar que tots els ingressos s'han registrat correctament
Recordeu: l'IRS rep còpies de tots els formularis 1099 que se us emeten. Si els vostres ingressos declarats no coincideixen amb els que tenen en fitxer, espereu una carta o, el que és pitjor, una auditoria.
Documentació de despeses
Aquí és on la majoria dels propietaris d'empreses perden diners. Necessitareu rebuts i documentació per a:
- Despeses d'oficina - Lloguer, serveis públics, internet, telèfon, subministraments
- Costos dels empleats - Salaris, impostos sobre la nòmina, beneficis, contribucions a la jubilació
- Serveis professionals - Honoraris legals, serveis comptables, consultoria
- Màrqueting i publicitat - Costos del lloc web, anuncis, materials promocionals
- Despeses de viatge - Bitllets d'avió, hotels, àpats, transport terrestre (amb el propòsit comercial documentat)
- Despeses del vehicle - Ja siguin despeses reals (benzina, manteniment, assegurança) o registres de quilometratge per a la deducció estàndard
- Compres d'equips - Ordinadors, maquinària, mobles, eines
- Primes d'assegurança - Responsabilitat civil, propietat, indemnització dels treballadors, assegurança mèdica
- Interessos de préstecs - Interessos de préstecs comercials (però no els pagaments del principal)
- Educació i formació - Cursos, conferències, llibres, subscripcions relacionades amb la vostra empresa
Canvis fiscals del 2026 que afecten les vostres deduccions
Les lleis fiscals canvien amb freqüència, i el 2026 aporta diverses actualitzacions importants que podrien afectar la vostra estratègia fiscal.
Augment dels límits de la Secció 179
Grans notícies per a les empreses que inverteixen en equips: el límit de despesa immediata de la Secció 179 ha augmentat fins a 2.560.000 . Això significa que podeu deduir el cost total de les compres d'equips que compleixin els requisits l'any que els compreu, en lloc de depreciar-los durant diversos anys.
La propietat que compleix els requisits inclou:
- Maquinària i equips
- Vehicles comercials de més de 6.000 lliures (amb algunes limitacions)
- Mobiliari i accessoris d'oficina
- Ordinadors i programari
- Determinades millores en béns immobles no residencials
Amortització accelerada del 100% restablerta
Després d'anys de reducció gradual, l'amortització accelerada (bonus depreciation) del 100% s'ha restablert de manera permanent per al 2026 i s'aplica tant a equipament nou com d'ocasió. Això suposa un guany significatiu per a les empreses que realitzen inversions de capital.
Llindar més alt per al model 1099-NEC
Un alleujament administratiu: ara només cal emetre el formulari 1099-NEC als contractistes als quals pagueu **2.000 . Això redueix la paperassa per a les empreses que treballen amb diversos contractistes.
Canvis en la deducció per àpats
A partir de l'1 de gener de 2026, les regles sobre els àpats proporcionats per l'empresa s'han endurit. La majoria dels àpats proporcionats per l'empleador ja no són deduïbles tret que el cost es tracti com a compensació de l'empleat o encaixi en una excepció legal estricta. No obstant això, els àpats amb clients o clients potencials continuen sent deduïbles al 50% quan serveixen a un propòsit comercial clar.
Tarifa estàndard per milla
Per al 2026, la tarifa estàndard per milla de l'IRS és de 72,5 cèntims per milla per a l'ús comercial del vostre vehicle. Aquesta tarifa s'ajusta anualment per reflectir els canvis en els costos del combustible i les despeses operatives del vehicle.
Deduccions més sovint oblidades
Fins i tot els propietaris d'empreses amb experiència passen per alt aquestes desgravacions fiscals freqüents:
1. Deducció per ingressos empresarials qualificats (QBI)
Si opereu com a empresari individual, societat, corporació S o LLC, podeu ser elegibles per deduir fins al 20% dels vostres ingressos empresarials qualificats. Aquesta potent deducció pot reduir significativament la vostra factura fiscal, tot i que molts propietaris d'empreses elegibles no la reclamen mai.
2. Deducció per oficina a casa
Si treballeu des de casa i utilitzeu un espai dedicat exclusivament al negoci, podeu deduir una part dels costos d'habitatge. Teniu dues opcions:
- Mètode simplificat: 5 )
- Mètode regular: Despeses reals basades en el percentatge de la vostra llar utilitzat per al negoci
Molta gent evita aquesta deducció perquè ha sentit que provoca auditories. En realitat, és una deducció legítima que hauríeu de reclamar si compliu els requisits.
3. Baixes per crèdits incobrables
Alguna vegada un client no ha pagat una factura? Si ja heu informat d'aquests ingressos a la vostra declaració d'impostos, podeu donar-los de baixa com a deute incobrable. Conserveu la documentació dels vostres esforços de cobrament per justificar la deducció.
4. Comissions bancàries i interessos de targetes de crèdit
Aquelles comissions bancàries mensuals, càrrecs per descobert i comissions de processament de targetes? Totes són despeses comercials deduïbles que molta gent s'oblida de registrar.
5. Quotes professionals i subscripcions
Les quotes d'associacions del sector, certificacions professionals, publicacions comercials i subscripcions de programari relacionades amb el negoci són totes deduïbles, però només si recordeu reclamar-les.
6. Despeses de constitució
Si heu llançat el vostre negoci aquest any, podeu deduir fins a 5.000 s'han d'amortitzar durant 15 anys. Nota: Aquesta és una àrea que sovint es malinterpreta; no totes les despeses de llançament són elegibles, així que reviseu detingudament les directrius de l'IRS.
Errors comuns en la preparació d'impostos a evitar
Aprendre dels errors dels altres és molt més barat que cometre'ls un mateix. Aquests són els errors més freqüents en la preparació d'impostos que cometen els propietaris de petites empreses:
Barrejar finances personals i empresarials
Aquest és l'error número u, i crea problemes que afecten tota la vostra declaració d'impostos. Quan utilitzeu la vostra targeta de crèdit comercial per a la compra d'aliments o el vostre compte personal per a despeses de negoci, esteu creant un malson comptable.
La solució: Mantenir comptes bancaris i targetes de crèdit completament separats per al vostre negoci. Sí, és un compte addicional a gestionar, però us estalviarà hores durant la preparació d'impostos i us proporcionarà una protecció crucial si mai rebeu una auditoria.
No realitzar els pagaments trimestrals estimats d'impostos
A diferència dels empleats que tenen retencions d'impostos a cada nòmina, els propietaris d'empreses han de realitzar pagaments trimestrals estimats. Si us salteu un pagament, us enfrontareu a sancions més interessos, fins i tot si pagueu la totalitat de la vostra factura fiscal abans del 15 d'abril.
Els quatre terminis trimestrals del 2026 són:
- 15 d'abril de 2026 - Primer trimestre (gener-març 2026)
- 16 de juny de 2026 - Segon trimestre (abril-maig 2026)
- 15 de setembre de 2026 - Tercer trimestre (juny-agost 2026)
- 15 de gener de 2027 - Quart trimestre (setembre-desembre 2026)
Treballeu amb el vostre comptable per calcular pagaments trimestrals acurats basats en els vostres ingressos reals, no només en el que vau pagar l'any passat.
Manteniment deficient de registres durant l'any
Cercar rebuts a corre-cuita a l'abril és un signe de sistemes deficients, no una part normal de ser propietari d'un negoci. Implementeu aquestes pràctiques a partir d'avui:
- Digitalitzeu els rebuts immediatament utilitzant una aplicació d'escaneig o un programari dedicat al seguiment de despeses.
- Categoritzeu les despeses sobre la marxa en lloc d'intentar recordar per a què servia aquell càrrec de 43 $ sis mesos després.
- Concilieu els comptes mensualment per detectar errors o transaccions que falten a temps.
- Conserveu còpies de seguretat de tots els registres financers (l'emmagatzematge al núvol és el vostre aliat).
Deduir despeses personals
El fet d'haver comprat alguna cosa mentre pensàveu en el vostre negoci no la converteix en una despesa comercial. L'IRS exigeix que les despeses siguin "ordinàries i necessàries" per al vostre sector específic. En cas de dubte, pregunteu-vos: Compraria això si no fos pel meu negoci? Si la resposta és sí, probablement no sigui deduïble.
Incompliment de terminis importants
Els terminis fiscals varien segons el tipus d'entitat empresarial. Incomplir-ne un pot comportar sancions costoses que no són deduïbles d'impostos:
- 16 de març de 2026 - Societats col·lectives i corporacions S (any natural)
- 15 d'abril de 2026 - Corporacions C i declaracions personals (inclosos autònoms)
No ho oblideu: si necessiteu més temps, sol·liciteu una pròrroga abans de la data límit. Les pròrrogues us donen temps addicional per presentar la declaració, però no ajornen el termini per pagar els impostos deguts.
El vostre cronograma mensual de preparació d'impostos
En lloc d'acumular-ho tot al març i l'abril, repartiu la preparació fiscal al llarg de l'any amb aquest cronograma:
Gener
- Organitzar els documents de l'any anterior
- Enviar els formularis 1099-NEC als contractistes abans del 31 de gener
- Revisar els estats financers de final d'any
- Calcular i pagar els impostos estimats del primer trimestre (venciment el 15 d'abril)
Febrer-Març
- Recollir tots els documents fiscals (1099, W-2, extractes de final d'any)
- Reunir-vos amb el vostre comptable o assessor fiscal
- Identificar qualsevol documentació que falti
- Presentar les declaracions d'empresa (venciment de societats i corporacions S el 16 de març)
Abril
- Presentar la declaració personal i les declaracions de corporacions C (venciment el 15 d'abril)
- Pagar qualsevol saldo pendent
- Pagar els impostos estimats del segon trimestre (venciment el 16 de juny)
- Revisar els estats financers del primer trimestre
Maig-Agost
- Continuar amb la comptabilitat i conciliació mensual
- Fer el seguiment dels viatges i despeses de negocis de l'estiu
- Pagar els impostos estimats del tercer trimestre (venciment el 15 de setembre)
- Considerar estratègies de planificació fiscal basades en el rendiment acumulat de l'any
Setembre-Desembre
- Revisar les finances de l'any fins a la data tenint en compte les implicacions fiscals
- Realitzar compres d'equips a final d'any per aprofitar les deduccions de la Secció 179
- Maximitzar les contribucions a plans de jubilació si el flux de caixa ho permet
- Pagar els impostos estimats del quart trimestre (venciment el 15 de gener)
- Començar a organitzar els documents per a la declaració de l'any vinent
Quan contractar un professional fiscal
Tot i que molts propietaris de petites empreses gestionen amb èxit els seus propis impostos, hi ha situacions en què l'ajuda professional val la pena la inversió:
- El vostre negoci té transaccions complexes com inventari, operacions en diversos estats o internacionals
- Esteu canviant les estructures empresarials (per exemple, d'autònom a corporació S)
- Heu experimentat canvis significatius com la contractació d'empleats, la compra de propietats o la incorporació d'inversors
- Us enfronteu a una auditoria o a un avís de l'IRS
- El vostre temps s'aprofita millor en activitats que generen ingressos que no pas en la preparació d'impostos
Un CPA qualificat o un agent inscrit no només omple formularis: ofereix assessorament estratègic de planificació fiscal que us pot estalviar molt més que els seus honoraris. A més, els seus honoraris són deduïbles d'impostos.
Simplifiqueu la preparació d'impostos amb una millor comptabilitat
Aquest és el secret que coneixen els empresaris d'èxit: la temporada d'impostos és fàcil quan manteniu registres financers precisos durant tot l'any. L'estrès, les presses i les caixes de sabates plenes de rebuts desapareixen quan teniu un sistema de comptabilitat sòlid.
Els sistemes moderns de comptabilitat en text pla us ofereixen transparència i control total sobre les vostres dades financeres. Sense caixes negres, sense dependència d'un proveïdor, sense preguntar-vos d'on han sortit les vostres xifres. Beancount.io ofereix una comptabilitat amb control de versions i preparada per a la IA en la qual els desenvolupadors i professionals de les finances confien per la seva transparència i flexibilitat. Comenceu gratuïtament i transformeu la temporada d'impostos d'una tasca temuda en una llista de verificació senzilla.
Reflexions finals
La preparació d'impostos no ha de ser dolorosa. Amb una planificació adequada, un registre organitzat i una llista de verificació completa, podeu afrontar la temporada d'impostos amb confiança en lloc de por. Comenceu a implementar aquests sistemes avui mateix, i l'abril vinent us ho agraireu.
Recordeu: el moment de preparar els impostos de l'any vinent és ara. Cada tiquet guardat, cada transacció categoritzada correctament i cada pagament trimestral realitzat a temps us acosta un pas més a una temporada d'impostos sense estrès.
Esteu preparats per prendre el control de les finances del vostre negoci? La llista de verificació anterior us ofereix tot el que necessiteu per tenir èxit.
