Com elaborar una previsió de flux de caixa: la guia completa per a propietaris de petites empreses

Si el 82% dels fracassos empresarials són causats per problemes de flux de caixa, per què tan pocs propietaris de petites empreses fan realment previsions del seu flux de caixa? La resposta és sorprenentment senzilla: la majoria de la gent pensa que és complicat. No ho és. Una previsió de flux de caixa és una de les eines financeres més potents que pots crear, i en pots construir una en un full de càlcul en menys d'una hora.

Tant si estàs planificant el proper trimestre, preparant-te per a les fluctuacions estacionals o intentant convèncer un prestador que ets un bon risc, una previsió de flux de caixa et dóna la claredat necessària per prendre decisions amb confiança. Aquesta guia t'acompanyarà a través de tot el que necessites saber: des de la comprensió dels conceptes bàsics fins a evitar els errors que fan ensopegar la majoria dels propietaris de negocis.

Què és una previsió de flux de caixa?

Una previsió de flux de caixa és una projecció financera que estima quants diners entraran i sortiran del teu negoci durant un període específic. A diferència d'un compte de pèrdues i guanys que mostra si ets rendible sobre el paper, una previsió de flux de caixa mostra si realment tindràs efectiu al banc quan el necessitis.

Aquesta distinció és més important del que la majoria de la gent creu. Un negoci pot ser rendible i tot i així quedar-se sense efectiu. Si els teus clients paguen amb condicions de 60 dies però el teu lloguer venç el primer de mes, el teu compte de resultats pot semblar saludable mentre el teu compte bancari es buida.

Una previsió de flux de caixa t'ajuda a:

• Anticipar dèficits de caixa abans que es converteixin en emergències
• Planificar compres importants sense posar en perill les operacions
• Negociar amb confiança quan busquis préstecs o inversions
• Prendre decisions informades sobre contractació, inventari i creixement
• Construir reserves de caixa de manera sistemàtica al llarg del temps

Per què la previsió del flux de caixa és més important que mai

L'entorn econòmic de 2025-2026 ha fet que la previsió del flux de caixa sigui essencial en lloc d'opcional. La incertesa sobre els tipus d'interès, la demanda inconstant dels consumidors i l'augment dels costos operatius creen condicions on les empreses necessiten més visibilitat financera, no menys.

Considera aquestes estadístiques:

• El 82% de les petites empreses que fracassen citen els problemes de flux de caixa com a causa principal
• El 60% de les petites empreses tenen dificultats amb la gestió del flux de caixa
• Gairebé la meitat (48%) de les petites empreses declaren haver experimentat problemes de flux de caixa

Les empreses que sobreviuen a temps incerts no són necessàriament les més rendibles; són les que tenen la visió més clara del seu futur financer.

Escollir el marc temporal adequat

Abans de crear la teva previsió, decideix quin horitzó de planificació té sentit per a la teva situació.

Previsió de 13 setmanes (curt termini)

Una previsió de 13 setmanes és ideal per a la gestió operativa de la caixa. Aquest interval és prou llarg per planificar amb antelació, però prou curt per mantenir la precisió. Les projeccions setmanals t'ajuden a detectar moments crítics d'ajustament d'hora i a prendre decisions abans que siguin urgents.

Aquest format funciona millor quan:

• Estàs experimentant reptes de flux de caixa
• El teu negoci té variacions setmanals significatives
• Necessites visibilitat detallada de les necessitats a curt termini

Previsió de 12 mesos (mitjà termini)

Una previsió de 12 mesos és l'estàndard per a la majoria de les petites empreses. Proporciona prou marge per planificar variacions estacionals, despeses importants i inversions de creixement, alhora que és manejable d'actualitzar.

Utilitza aquest marc temporal quan:

• Estàs planificant pressupostos anuals
• Has de presentar estats financers a prestadors
• El teu negoci té patrons estacionals previsibles

Previsió de 3 a 5 anys (llarg termini)

Les previsions més llargues són útils principalment per a la planificació estratègica i presentacions a inversors. Aquestes projeccions es tornen menys precises amb el temps, però ajuden a il·lustrar la trajectòria del teu negoci.

Com crear la teva previsió de flux de caixa: pas a pas

Anem a veure com crear una previsió de flux de caixa de 12 mesos. Pots utilitzar Excel, Google Sheets o qualsevol eina de full de càlcul.

Pas 1: Configura la teva estructura

Crea un full de càlcul amb 14 columnes:

• Columna A: Etiquetes de categoria
• Columnes B-M: Mesos (de gener a desembre)
• Columna N: Totals anuals

Les teves files s'organitzaran en tres seccions principals:

1. Entrades de caixa (diners que entren)
2. Sortides de caixa (diners que surten)
3. Flux de caixa net i saldo corrent

Pas 2: Introdueix el teu saldo d'obertura

A la part superior de la teva previsió, introdueix el teu saldo bancari actual com a "Saldo de caixa d'obertura" per al primer mes. Aquesta és la teva xifra real, no una estimació. Tota la resta flueix a partir d'aquest punt de partida.

Pas 3: Llista totes les entrades de caixa

Sigues exhaustiu amb les fonts d'ingressos. Les categories habituals inclouen:

• Ingressos per vendes (la teva font d'ingressos principal)
• Cobraments de comptes a cobrar (quan els clients paguen realment)
• Ingressos per inversions (interessos, dividends)
• Productes de préstecs (si s'escau)
• Subvencions o ajudes
• Venda d'actius
• Altres ingressos

La clau: introdueix aquestes xifres basant-te en quan els diners arriben realment al teu compte bancari, no quan fas la factura. Si factures al gener però els clients paguen al març, aquest ingrés pertany al març.

Pas 4: Llista totes les sortides de caixa

Aquí és on la majoria de les previsions fallen: la gent oblida coses. Sigues exhaustiu:

Costos fixos (imports mensuals previsibles):

• Lloguer o hipoteca
• Primes d'assegurança
• Pagaments de préstecs (capital i interessos)
• Salaris i sous
• Subscripcions de programari
• Subministraments (imports base)

Costos variables (fluctuen amb l'activitat empresarial):

• Cost de les mercaderies venudes
• Materials i subministraments
• Enviament i noli
• Comissions de vendes
• Màrqueting i publicitat
• Treball per contracte

Costos periòdics (no ocorren mensualment):

• Pagaments d'impostos trimestrals
• Renovacions anuals d'assegurances
• Manteniment d'equips
• Honoraris professionals (comptabilitat, legal)
• Renovacions de llicències
• Distribucions als propietaris

Despeses de capital:

• Compra d'equips
• Compra de vehicles
• Inversions tecnològiques
• Millores a les instal·lacions

Pas 5: Calcula el flux de caixa net

Per a cada mes, resta les sortides totals de les entrades totals:

Flux de caixa net = Entrades totals - Sortides totals

Això mostra si estàs guanyant o perdent efectiu cada mes.

Pas 6: Calcula el saldo acumulat

El teu saldo de tancament de cada mes es converteix en el saldo d'obertura del següent:

Saldo de tancament = Saldo d'obertura + Flux de caixa net

Aquest total acumulat mostra el teu saldo bancari projectat en qualsevol moment.

Pas 7: Afegeix fórmules per a l'automatització

Utilitza fórmules senzilles per mantenir els càlculs nets:

• =SUM(B3:B10) per als totals de categories
• =B15-B25 per al flux de caixa net (entrades menys sortides)
• =B2+B30 per al saldo de tancament (obertura més net)

Pas 8: Crea resums visuals

Afegeix un gràfic de línies senzill que mostri el teu saldo de caixa projectat al llarg del temps. Això facilita la detecció de moments en què podries entrar en territori perillós i et dóna temps per planificar en conseqüència.

L'enfocament dels tres escenaris

Donada la volatilitat econòmica, els propietaris de negocis intel·ligents creen múltiples escenaris de previsió:

Millor cas

• Forta demanda dels clients
• Els clients paguen puntualment
• Sense despeses inesperades
• Tots els ingressos planificats es materialitzen

Cas base

• Expectatives reals basades en el rendiment històric
• Retards de pagament normals
• Variacions de despeses típiques
• Estimacions d'ingressos conservatives

Pitjor cas

• Els ingressos disminueixen un 15-20%
• Augmenten els retards en els pagaments
• Augment dels costos dels proveïdors
• Es produeixen despeses inesperades

Tenir els tres escenaris t'ajuda a entendre les teves variables clau i a preparar plans de contingència efectius. Si el teu pitjor escenari encara mostra un flux de caixa positiu, pots prendre decisions amb confiança.

Errors comuns en la previsió del flux de caixa

Error 1: Sobreestimar els ingressos

El biaix d'optimisme és real. En projectar les vendes, basa les estimacions en dades històriques i tendències del mercat en lloc d'esperances. Si ets un negoci nou, investiga els estàndards del sector i sigues conservador.

La solució: Utilitza els números de l'any passat com a punt de partida i justifica qualsevol increment amb motius específics (llançament d'un nou producte, ampliació del màrqueting, etc.).

Error 2: Confondre el benefici amb el flux de caixa

El teu estat de pèrdues i guanys mostra la rendibilitat. La teva previsió de flux de caixa mostra la liquiditat. Un negoci pot ser rendible i pobre en efectiu simultàniament.

La solució: Registra sempre el temps de l'efectiu de forma separada del reconeixement d'ingressos.

Error 3: Assumir que els clients paguen puntualment

Si les teves condicions són Net 30, assumeix que alguns clients pagaran en 45 o 60 dies. Els pagaments endarrerits són normals: incorpora'ls a la teva previsió.

La solució: Utilitza les dades reals de cobrament històric per estimar el temps de pagament realista.

Error 4: Oblidar les despeses irregulars

Les primes anuals d'assegurança, els impostos trimestrals i el manteniment d'equips et poden agafar desprevingut si no estan a la teva previsió.

La solució: Revisa els extractes bancaris de l'any passat i llista cada pagament, no només els mensuals obvis.

Error 5: Configurar-ho i oblidar-se'n

Una previsió de gener és inútil al març si no l'has actualitzada. Les condicions del negoci canvien constantment.

La solució: Programa revisions mensuals de la previsió. Compara les projeccions amb la realitat i ajusta els mesos futurs en conseqüència.

Error 6: No crear reserves de caixa

Tot negoci necessita un matalàs. Sense reserves, qualsevol esdeveniment inesperat pot crear una crisi.

La solució: Fixa com a objectiu tenir de 1 a 3 mesos de despeses operatives en reserves. Per a negocis estacionals o d'alt risc, apunta més alt.

Consells per a una millor previsió

Revisa els patrons històrics

Extrau de 6 a 12 mesos d'historial de transaccions per identificar patrons. Quan solen pagar els clients? Quins mesos tenen despeses més altes? Quines variacions estacionals afecten el teu negoci?

Actualitza mensualment

Implementa un enfocament de previsió contínua. Cada mes, afegeix un nou mes al final de la teva projecció i actualitza els mesos següents segons el que hagis après.

Accelera els comptes a cobrar

Si el flux de caixa és ajustat, centra't a fer entrar els diners més ràpidament:

• Requereix dipòsits per a projectes grans
• Ofereix petits descomptes per pagament anticipat (2% per pagament en 10 dies)
• Envia recordatoris de factures automatitzats
• Restringeix les polítiques de crèdit per als clients que es retarden constantment

Crea múltiples escenaris

No creïs només una previsió; crea'n tres. Entendre el teu millor cas, el cas base i el pitjor cas t'ajuda a planificar per a diferents resultats.

Tenir en compte la inflació

Amb els costos que poden augmentar potencialment entre un 3 i un 5% anualment, incrementeu les vostres estimacions de despeses en conseqüència. És millor sobreestimar els costos que rebre una sorpresa.

Utilitzar la tecnologia amb seny

Tot i que els fulls de càlcul funcionen bé, el programari de comptabilitat pot automatitzar gran part del procés de previsió. Eines com QuickBooks, Xero i aplicacions especialitzades en flux de caixa poden extreure dades de transaccions reals i oferir visibilitat en temps real.

Quan utilitzar la vostra previsió de flux de caixa

La vostra previsió no és només una eina de planificació, és un marc de presa de decisions.

Abans de fer una compra important: Comproveu si la despesa encaixa en la vostra posició de caixa projectada.

En planificar contractacions: Assegureu-vos que podeu mantenir la nova nòmina durant almenys 6 mesos sota diversos escenaris.

Durant les negociacions de préstecs: Mostreu als prestadors que enteneu la vostra trajectòria financera i que podeu atendre el deute.

En la planificació de final d'any: Utilitzeu la previsió de l'year vinent per establir objectius realistes i assignar recursos.

Davant de decisions difícils: Deixeu que els números guiïn les opcions sobre el moment i les prioritats.

Seguiment de la vostra realitat financera

Construir una previsió de flux de caixa és només la meitat de la batalla. L'altra meitat és comparar les vostres projeccions amb els resultats reals i entendre per què difereixen.

Cada mes, registreu el que ha passat realment al costat del que vau predir. Els ingressos han estat superiors o inferiors? Les despeses han estat les previstes? Aquesta anàlisi de desviacions us ajuda a millorar les previsions futures i revela patrons que d'una altra manera podríeu passar per alt.

Uns registres financers clars fan possible aquesta comparació. Quan la vostra comptabilitat és precisa i està al dia, fer previsions esdevé senzill. Quan no ho és, esteu construint projeccions sobre una base de conjectures.

Preneu el control del vostre futur financer

La previsió de flux de caixa no consisteix a predir el futur amb una precisió perfecta, sinó a estar preparat per a múltiples futurs possibles. Els propietaris de negocis que prosperen durant temps d'incertesa són els que van veure venir els reptes i tenien plans preparats.

Comenceu pel que és senzill. Una previsió bàsica de 12 mesos actualitzada mensualment és millor que un model complex que mai s'arriba a construir. A mesura que us sentiu còmodes, afegiu escenaris, amplieu el vostre termini i refineu les vostres suposicions.

L'objectiu no és eliminar la incertesa. És prendre millors decisions malgrat ella.

Mantingueu les vostres dades financeres organitzades

Una previsió precisa del flux de caixa depèn de tenir registres financers clars i fiables. Quan la vostra comptabilitat està organitzada, crear i actualitzar previsions esdevé senzill en lloc d'atabalador. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència completa sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres, amb audibilitat total i la flexibilitat per crear els informes personalitzats que importen per al vostre negoci. Comenceu gratis i construïu la base financera que fa possible una previsió intel·ligent.