Conceptes bàsics de comptabilitat per a terapeutes amb Beancount

La teràpia consisteix a escoltar; la comptabilitat consisteix a escoltar els vostres diners. Quan les notes de sessió s'acumulen i els reemborsaments s'endarrereixen, un conjunt transparent de llibres esdevé la calma enmig del caos.

Gestionar una consulta privada significa portar dos barrets: el de clínic i el de propietari d'un negoci. Mentre que la vostra experiència rau en proporcionar atenció, la salut financera de la vostra consulta depèn d'una comptabilitat clara i coherent. Per als terapeutes, aquesta tasca presenta un conjunt únic de reptes.

Per què la comptabilitat per a teràpia és diferent

El ritme financer d'una consulta de teràpia rarament segueix un patró simple i predictible. Aquesta complexitat prové d'unes quantes àrees clau que fan que el programari de comptabilitat estàndard sovint sembli inadequat.

• Flux de caixa irregular. El vostre flux d'ingressos rarament és lineal. El copagament d'un client pot arribar al vostre compte avui, però el reemborsament corresponent de l'assegurança pot trigar setmanes o fins i tot mesos a arribar. Si hi afegim plans de pagament a escala variable, esteu gestionant diners en efectiu que arriben en terminis molt diferents. Això fa que sigui crucial entendre la diferència entre quan guanyeu diners (comptabilitat de meritació) i quan els rebeu (comptabilitat de caixa).
• Una sopa de comissions. Les despeses de gestionar una consulta moderna s'acumulen ràpidament. Des de les subscripcions a la història clínica electrònica (HCE) i les comissions de processament de pagaments fins a l'assegurança de responsabilitat civil i el desenvolupament professional, nombrosos petits costos poden minvar silenciosament els vostres marges de benefici si no es controlen meticulosament.
• Exempció d'impostos sobre les vendes, però amb un fort autoocupació. Tot i que la majoria dels serveis de salut mental estan exempts de l'impost sobre les vendes, no esteu exempts de l'IRS. Com a professional autònom, sou responsable de pagar impostos estimats trimestrals, que inclouen tant l'impost sobre la renda com els impostos sobre l'autoocupació (SECA) per cobrir la Seguretat Social i Medicare.
• Sensibilitat HIPAA. Les vostres dades financeres estan entrellaçades amb la informació de salut protegida (PHI). L'ús de programari en núvol de tercers per a la comptabilitat pot ampliar la "superfície d'atac" de la vostra consulta, creant un altre vector potencial per a les fuites de dades. Un sistema de comptabilitat de text pla com Beancount manté totes les vostres dades al vostre propi ordinador, sota el vostre control, reduint aquest risc.

Un pla de set passos amb Beancount

Beancount és un sistema de comptabilitat potent i de codi obert que utilitza fitxers de text pla. És gratuït, privat i prou flexible per gestionar el paisatge financer únic d'una consulta de teràpia. A continuació s'explica com començar.

• Separeu els fons personals i els de la consulta

Aquest és el primer pas no negociable de les finances empresarials. Obriu un compte corrent comercial dedicat i una targeta de crèdit comercial. A partir d'ara, cada pagament del client entra en aquest compte i cada despesa comercial, des de les taxes de llicència fins al material d'oficina, es paga amb aquests fons. A Beancount, podeu designar-los fàcilment, creant un límit clar: cada transacció és personal o relacionada amb la consulta, eliminant les conjectures. Per exemple, el vostre nou compte esdevé Actius:Banc:Consulta.

• Creeu un pla de comptes adaptat als terapeutes

Un "pla de comptes" és simplement una llista de totes les categories que utilitzeu per organitzar les vostres transaccions financeres. Penseu-hi com el sistema d'arxivament dels vostres diners. Començareu amb els cinc tipus de comptes principals: Actius, Passius, Patrimoni, Ingressos i Despeses. A continuació, podeu crear subcomptes adaptats específicament a la vostra consulta de teràpia.

2025-07-23 open Ingressos:Terapia:PagamentDirecte       USD
2025-07-23 open Ingressos:Terapia:Assegurança      USD
2025-07-23 open Actius:ComptesARebre       USD
2025-07-23 open Despeses:FormacióContinuada                  USD
2025-07-23 open Despeses:Programari:HCE        USD
2025-07-23 open Despeses:Llicències             USD

Aquesta estructura us permet veure exactament d'on provenen els vostres diners (pagament directe vs. assegurança) i on van (formació continuada, programari, etc.). Això reflecteix els plans de comptes de millors pràctiques publicats per a professionals de la salut mental.

• Trieu caixa o meritació (i seguiu-ho)

Heu de decidir quan reconèixer els vostres ingressos i despeses.

• Mètode de caixa: Registreu els ingressos quan rebeu els diners en efectiu i les despeses quan les pagueu.
• Mètode de meritació: Registreu els ingressos quan els guanyeu (per exemple, quan es completa una sessió) i les despeses quan les incorreu, independentment de quan canviïn de mans els diners.

Per exemple, si un client paga per avançat 1000 $ per un paquet de cinc sessions, el mètode de caixa registra els 1000 $ d'ingressos complets el dia del pagament. El mètode de meritació registraria 200 $ d'ingressos després de cada sessió completada, donant-vos una imatge més precisa dels vostres guanys mensuals.

Regla general: Consulta individual, poques reclamacions d'assegurança → el mètode de caixa és més senzill i sovint suficient. Consulta en grup, molts reemborsaments → la meritació dóna una imatge més clara de la rendibilitat.

• Feu un seguiment dels comptes a cobrar i els reemborsaments

Un dels punts forts de Beancount és la seva capacitat de fer un seguiment dels diners que us deuen. Quan envieu una reclamació d'assegurança, encara no us han pagat, però heu guanyat els ingressos. Podeu registrar això al vostre compte Actius:ComptesARebre. Quan arribi el pagament (sovint per un import inferior al facturat), podeu "liquidar" el compte a cobrar i comptabilitzar la retallada de l'assegurança.

2025-07-10 * "Sessió CPT 90837 – pendent BlueCross"
  Actius:ComptesARebre        150.00 USD
  Ingressos:Terapia:Assegurança

2025-07-25 * "Pagament BlueCross CPT 90837"
  Actius:Banc:Consulta           135.00 USD
  Despeses:RetalladaAssegurança      15.00 USD
  Actius:ComptesARebre     -150.00 USD

Aquest procés de dos passos garanteix que mai no perdeu la pista de les reclamacions pendents i que tingueu un registre precís dels ajustos de l'assegurança.

• Categoritzeu les despeses deduïbles amb promptitud

Mantenir-se al dia de les vostres despeses és clau per minimitzar la vostra factura d'impostos. L'IRS us permet deduir les despeses que són "ordinàries i necessàries" per a la vostra professió. Per als terapeutes, això inclou cursos de formació continuada (FC), supervisió obligatòria per l'estat, taxes de renovació de llicències, assegurança de responsabilitat civil i subscripcions a HCE. En categoritzar aquestes despeses a mesura que les incorreu, tindreu un total exacte fins a la data, a punt per als vostres càlculs d'impostos trimestrals i la declaració de final d'any.

• Concilieu setmanalment

La conciliació és el procés de fer coincidir les transaccions del vostre llibre major de Beancount amb els vostres extractes bancaris i de targeta de crèdit. Confirma que els vostres registres són exactes i complets. Una revisió setmanal ràpida pot evitar que petits errors es converteixin en grans mals de cap. Amb Beancount, només necessiteu unes quantes ordres senzilles al vostre terminal.

# Comproveu el saldo final del vostre compte bancari de la consulta
bean-balance llibres.bean "Actius:Banc:Consulta"

# Vegeu un resum de les vostres fonts d'ingressos
bean-query   llibres.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account ~ 'Ingressos' GROUP BY account"

# Genereu un compte de resultats per a l'any fins a la data
bean-report  llibres.bean compte_de_resultats --end 2025-07-23

Aquest bucle senzill (categoritzar, conciliar i informar) és la base d'una bona gestió financera per a qualsevol consulta privada.

• Automatitzeu i feu còpies de seguretat

Adopteu l'automatització per estalviar temps i reduir errors.

• Utilitzeu una eina d'extracció com bean-extract per convertir automàticament fitxers CSV del vostre banc o HCE en entrades de transaccions de Beancount.
• Emmagatzemeu PDF de documents importants com ara explicacions de beneficis (EOB) o certificats de FC en una carpeta dedicada i enllaceu-los directament a la transacció rellevant del vostre llibre major mitjançant les metadades document:.
• El vostre llibre major .bean és un fitxer de text senzill, cosa que el fa perfecte per al control de versions. Envieu el vostre llibre major a un repositori Git privat (com ara a GitHub o GitLab) cada nit per obtenir una còpia de seguretat segura fora del lloc.

Errors comuns (i solucions ràpides)

Fins i tot amb un bon sistema, uns quants errors comuns poden fer ensopegar els terapeutes. A continuació s'explica com detectar-los i solucionar-los.

Error	Solució
Comptabilitat de dipòsit net (agrupa tots els ingressos/comissions)	Dividiu cada xec d'assegurança en línies d'ingressos i retallada.
Oblidar les comissions per no presentació	Publiqueu una línia d'ingressos separada etiquetada noshow per a més claredat.
Barrejar costos de FC i de viatge	Separeu Despeses:FC vs. Despeses:Viatge—tots dos són deduïbles però es controlen de manera diferent.
Ignorar l'envelliment dels comptes a cobrar	Consulteu Actius:ComptesARebre per data per perseguir reclamacions antigues.

Llista de comprovació d'inici ràpid

• Obriu un compte bancari i una targeta de crèdit només per a la consulta.
• Cloneu el repositori d'inici de Beancount i creeu el vostre pla de comptes específic per a teràpia.
• Decidiu una base de caixa o de meritació i anoteu-ho a les vostres opcions de Beancount.
• Escriviu una configuració d'importació senzilla per a les vostres descàrregues CSV del banc, HCE o assegurança.
• Programeu una "hora Bean" recurrent (potser els divendres a la tarda) per al vostre flux de treball d'importació → conciliació → informe.
• Configureu còpies de seguretat automatitzades fora del lloc per als vostres fitxers .bean i proveu el procés de restauració un cop per trimestre.

Lectures addicionals

• IRS Topic 513 — Work‑Related Education Expenses (per a deduccions de FC)
• The Complete Guide to Bookkeeping for Therapists (visió general del sector)

A punt per silenciar el soroll financer? Instal·leu Beancount, registreu la vostra primera comissió de sessió i deixeu que la claredat de la comptabilitat de text pla doni a la vostra consulta l'espai mental i l'estabilitat financera que es mereix. Feliç "bean-keeping"!