Една публикация маркиран с/със "W-2 wages"

Ако управлявате S-корпорация и работите в нея, IRS очаква да получавате заплата по W-2, преди да получавате разпределения като собственик. Ключовата фраза, която управлява целия този процес, е „разумно възнаграждение“. Грешка в това може да доведе до скъпи данъчни корекции и глоби.

Ето какво означава „разумно“ на практика – и как да го проследявате чисто и защитимо във вашата Beancount счетоводна книга.

Какво всъщност изисква IRS​

Правилата са ясни: акционерите-служители трябва да получават разумно възнаграждение за услугите си, преди да получат разпределения, които не са заплати. Плащането на твърде малко (или никакво) възнаграждение, докато получавате големи разпределения, е сериозен червен флаг. IRS може и често прекласифицира тези разпределения като заплати, като ви налага данъци върху заплатите и глоби със задна дата.

Това не е ново или неясно правило. IRS го е подчертавал от години, по-специално в своя Информационен лист FS-2008-25, който пояснява, че служителите на корпорацията, които изпълняват повече от незначителни услуги, трябва да се третират като служители за целите на данъка FICA. Във вашия годишен Формуляр 1120-S възнаграждението на служителите се отчита на Ред 7 („Възнаграждение на служителите“) и инструкциите изрично посочват, че тези суми се считат за заплати, доколкото са за разумно възнаграждение.

Съдилищата постоянно подкрепят това. В знаковото дело Watson v. United States, CPA си е платил заплата от само $24 000, докато е получавал значителни разпределения от печелившата си фирма. Съдът се е произнесъл в полза на IRS, като е прекласифицирал по-голямата част от тези разпределения като заплати, подлежащи на данъци върху заетостта.

Как да оцените разумна заплата (просто, защитимо)​

И така, как определяте „разумно“ число? Помислете по следния начин: какво би трябвало да платите на някой друг, за да върши работата, която всъщност вършите, на вашия пазар, с вашия опит? IRS разглежда това като проблем с оценката и има няколко разумни начина да се стигне до защитима цифра.

Ето един прагматичен работен процес:

1. Започнете с пазарни сравнения: Това е вашата котва. Използвайте ресурси като Glassdoor, Бюрото по трудова статистика (BLS) или диапазони на заплатите от recruiters, за да намерите данни за сравними роли във вашия географски район.
2. Вземете предвид вашата роля и разпределение на времето: Повечето собственици на малък бизнес изпълняват множество роли. Признайте това, като претеглите заплатата си въз основа на времето, което прекарвате в различни функции. Например, може да сте 60% софтуерен инженер и 40% продуктов мениджър.
3. Извършете проверка за разумност на способността за плащане: Финансовото състояние на вашата компания е важно. Бизнес със загуби може да не е в състояние да поддържа заплата от горния квартил. Въпреки това, отчитането на нулева заплата, докато извършвате значителни услуги, рядко е оправдано.
4. Документирайте всичко: Запазете вашите източници, бележки и изчисления. Тази документация е вашата първа линия на защита при одит. (Повече за това по-долу.)

Бърза работна таблица (илюстративна)​

Нека разгледаме един пример:

• Пазарна заплата: Откривате, че средната местна заплата за старши инженер е $140 000**, а за продуктов мениджър е **$120 000.
• Вашето разпределение на времето: Оценявате, че времето ви е 60% инженерство и 40% управление на продукти.
• Претеглена базова заплата: $(0.60 \\times$140 000) + (0.40 \times $120 000) =$84 000 + $48 000 =$132 000$.
• Окончателно решение: Въз основа на текущите маржове на вашата компания, вие решавате за заплата от $125 000 и планирате да я преразглеждате ежегодно.

За контекст, данъчните ставки за заплати за 2025 г. са 6,2% за социално осигуряване върху заплати до $176 100 и 1,45% за Medicare върху всички заплати. И служителят, и работодателят плащат тези суми.

Често срещани клопки, които трябва да избягвате​

Избягвайте тези често срещани грешки, които могат да привлекат вниманието на IRS:

• Получаване на разпределения преди заплати: Ако сте предоставили услуги на вашата S-корпорация през годината, трябва да извършите изчисление на заплатите за вашите разумни заплати преди да получите каквито и да е разпределения.
• Определяне на „символична“ заплата: Номинална заплата – например $10 000 за служител на пълен работен ден в силно печеливша компания – е почти сигурен спусък за прекласификация, както се вижда в случая Watson.
• Неправилно боравене със здравна осигуровка за акционери >2%: Премиите, платени за здравна осигуровка за акционери, които притежават повече от 2% от компанията, трябва да бъдат включени в техните заплати по W-2. Тези суми подлежат на данък върху дохода, но обикновено са освободени от данъци FICA. Координирайте се с вашия CPA или доставчик на заплати, за да се уверите, че това се обработва правилно.

Чиста Beancount настройка​

Вашата счетоводна книга е идеалният инструмент за поддържане на ясна граница между заплати и разпределения.

Минимален сметкоплан​

Assets:Bank:Operating
Expenses:Payroll:Wages
Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity
Expenses:Payroll:Employer:Medicare
Liabilities:Payroll:Withholding:Federal
Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity
Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare
Equity:Distributions

Примерни осчетоводявания​

Този пример показва месечно изчисление на заплатите за годишна заплата от $150 000 ($12 500/месец), последвано от отделно разпределение на собственика. Обърнете внимание как заплатите се записват като бизнес разход, докато разпределенията са намаление на собствения капитал.

; Изпълнение на месечна заплата (компания + удръжки)
2025-02-28 * "Заплата - февруари"
  Assets:Bank:Operating                      -10350.00 USD
  Expenses:Payroll:Wages                      12500.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:SocialSecurity      775.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer:Medicare            181.25 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Federal     -3000.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:SocialSecurity  -775.00 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding:Medicare    -181.25 USD

; Разпределение на собственика (не заплата)
2025-03-10 * "Разпределение на акционерите"
  Assets:Bank:Operating                      -5000.00 USD
  Equity:Distributions                        5000.00 USD

Полезни проверки с bean-query​

Периодично трябва да сравнявате вашите натрупани от началото на годината заплати с разпределенията. Това запитване го прави лесно:

; Сравнете заплатите спрямо разпределенията от началото на годината
SELECT account, SUM(position)
WHERE (account ~ "Expenses:Payroll:Wages" OR account ~ "Equity:Distributions")
  AND year = 2025
GROUP BY account;

Документация (защитете се)​

Ако IRS някога попита, ще искате вашите разсъждения да бъдат документирани.

• Създайте кратка бележка за възнаграждението всяка година. Подробно опишете вашите роли, разпределение на времето, връзки към пазарни данни, които сте използвали, и окончателната заплата, която сте избрали.
• Съхранявайте тази бележка във вашата Beancount директория, например: docs/comp/YYYY/comp-memo.md.
• Съхранявайте копия на всички официални отчети за заплати и вашите годишни подавания на W-2/W-3.
• Запишете решението си директно във вашата счетоводна книга с запис note.

2025-01-15 note "Определена заплата за служител за 2025 г. на $125 000 въз основа на пазарни сравнения + разпределение на ролите. Вижте docs/comp/2025/comp-memo.md"

ЧЗВ (бързо)​

• Може ли заплатата ми да е $0, ако компанията ми е загубила пари? 📉 Ако сте извършили значителни услуги, IRS все още очаква да ви бъде платена разумна заплата за тази работа. Ако паричният поток е сериозен проблем, потърсете професионален съвет как да продължите.
• Колко често трябва да преразглеждам заплатата си? 🗓️ Поне веднъж годишно. Трябва също да я преоцените всеки път, когато вашата роля, отговорности или пазарът се променят значително.
• Какво ще стане, ако съм единственият човек в компанията? 🙋 Дори и да сте самостоятелен оператор, вие все още сте служител на вашата S-корпорация. Трябва да извършвате официално изчисление на заплатите, ако работите в бизнеса.

Това ръководство предоставя обща информация и не е заместител на професионален данъчен съвет. Винаги се консултирайте с квалифициран CPA, за да обсъдите вашата конкретна финансова ситуация.