Изпратили сте стока на стойност 50 000 долара до голяма верига магазини, а в известието за плащане виждате, че са ви платени 46 200 долара. Липсващите 3 800 долара не са се върнали, не са се изгубили и не са пристигнали със закъснение. Те са били удържани — ред по ред, на малки суми, под кодове като „недостиг“, „несъответстващ етикет“ и „възстановяване след одит“. Ако продавате чрез големи търговски вериги, това тихо изтичане може да източи между 2 и 10 процента от приходите ви всяка година, а значителна част от него никога не е била основателна.
Добрата новина: търговците очакват да отвърнете. Всяка голяма верига има формален процес за спорове, а доставчиците, които подават добре документирани вземания, редовно си възстановяват голяма част от невалидните приспадания. Това ръководство обяснява какво означава всеки вид приспадане, кои трябва да оспорите първо, какви доказателства печелят и как да спрете същите такси да се появяват отново следващия месец.
Какво всъщност представляват плащанията за връщане и приспаданията
В езика на веригата за доставки на търговията на дребно, приспадане е пари, които търговецът удържа от това, което ви дължи, а плащане за връщане е фактура, която търговецът ви изпраща за същата цел. Двете думи често се използват взаимозаменяемо, но посоката на парите се различава:
- Приспадания от задължения към доставчици идват директно от плащането ви. Търговецът просто превежда по-малко от общата сума на фактурата и изброява удържаните суми в известието за плащане.
- Приспадания от вземания (плащания за връщане) пристигат като фактури или дебитни бележки, които търговецът очаква да платите.
И в двата случая приходите ви намаляват. Често срещани видове приспадания включват:
- Недостиг, излишък и повреди (OSD): търговецът твърди, че е получил по-малко единици от фактурираното, получил е излишни единици, които връща, или е получил повредена стока.
- Приспадания за несъответствие: глоби за нарушаване на ръководството за маршрутизация на търговеца — грешен превозвач, пропуснат час, лоши етикети, липсващо предварително известие за доставка.
- Приспадания за отстъпки: промоционални отстъпки, отстъпки за обем и условия за позициониране, за които търговецът твърди, че сте се съгласили.
- Търговски промоции: отстъпки извън фактурата и вземания за възстановяване, свързани с рекламни събития.
- Връщания и дефектни стоки: връщания от клиенти и дефектна стока, начислени обратно на вас.
- Вземания след одит: приспадания, повдигнати месеци по-късно от одиторски фирми на трети страни, които преразглеждат стари фактури за ценови грешки и пропуснати отстъпки.
Недостигът доминира картината. Анализите в бранша последователно установяват, че приблизително 80 процента от извънфактурните приспадания са под формата на вземания за недостиг — и че много от тези вземания за недостиг са невалидни, често причинени от собствени грешки при получаване на търговеца, а не от нещо, което сте изпратили грешно.
Голямата тройка, която удря най-силно малките доставчици
1. Вземания за недостиг
Приспадане за недостиг означава, че разпределителният център на търговеца е записал по-малко единици от фактурираното. Често срещани причини от ваша страна включват недостатъчно събрани поръчки в склада, фактуриране преди цялата пратка да напусне склада и несъответствия в количествата между поръчката за покупка, предварителното известие за доставка и фактурата. Но много недостизи произхождат от страната на търговеца: кашони, сканирани два пъти на една врата и пропуснати на друга, смесени палети, преброени като един артикул, и опаковки, които скриват съдържанието, така че екипът по получаване брои по-малко.
Тъй като недостизите са толкова чести и толкова често погрешни, те са споровете с най-висока възвръщаемост за малкия доставчик. Доказателството, което печели, е документацията за доставка: подписаното доказателство за доставка, товарителницата, опаковъчният лист на ниво кашон и предварителното известие за доставка EDI 856, показващо точно какво сте казали, че е било на камиона, преди да пристигне.
2. Глоби за несъответствие
Всеки голям търговец публикува ръководство за маршрутизация — дълъг наръчник с правила, който dictates как трябва да се подготвя и изпраща товарът. Одобрени превозвачи, планиране на часове, подреждане на палети, етикети на кашони, баркодове SSCC, време за EDI: всичко е уточнено и всяко нарушение има цена. Плащане за връщане може да достигне до 15 до 20 процента от фактурата за сериозни нарушения, докато глобите за отделно събитие изглеждат малки, но се повтарят в мащаб. Публикуваните ръководства за доставчици показват, че Target начислява около 0,75 долара на кашон за дефекти в ASN и баркодове, а Walmart начислява 3 процента от себестойността на стоките за каси, които не отговарят на целите му за навременност и пълнота.
Програмите за навременност и пълнота (OTIF) заслужават специално внимание, защото праговете непрекъснато се затягат. Walmart изисква от доставчиците на пълни камиони да постигат 95 процента OTIF в тесен прозорец за доставка, като наказва ранните доставки толкова строго, колкото късните или непълните, докато Target глобява доставчиците с около 5 процента от себестойността на стоките за късни или непълни пратки. За малък доставчик без специализиран логистичен екип един лош месец с пропуснати OTIF може да заличи маржа по целия клиент.
3. Вземания след одит
Месеци след като сте осчетоводили приходите и сте продължили напред, одиторска фирма на трета страна, работеща на процент от търговеца, преразглежда старите ви фактури и издава партида вземания: цена, която не е съответствала на поръчката за покупка, отстъпка, която според одитора сте дължали, дублирано плащане за възстановяване. Тъй като одиторите обикновено се плащат като процент от това, което намерят, структурата на стимулите благоприятства агресивни вземания — включително вземания, които се сриват в момента, в който представите подписаното споразумение или коригираната фактура.
Вземанията след одит са особено опасни, защото пристигат дълго след пратката, когато екипът ви е забравил контекста и доказателствата може да са архивирани. Доставчиците, които поддържат чисти, търсими записи по номер на поръчка за покупка, могат да отблъснат повечето от тях за минути. Доставчиците, които не могат, често плащат вземания, които всъщност не дължат.
Как да оспорите приспадане, стъпка по стъпка
Търговците обработват хиляди спорове, така че вашият трябва да бъде пълен, правилно кодиран и навременен. Следвайте тази последователност за всяко приспадане:
Стъпка 1: Направете проверка за валидност, преди да оспорите нещо
Не всяко приспадане си заслужава борбата. Първо сравнете приспадането със собствените си записи: поръчката за покупка, фактурата ви, доказателството за доставка и всички подписани промоционални споразумения. Практиците в бранша оценяват, че голямата част от приспаданията се оказват валидни — със съответстващи кредити, които вече стоят по сметката или чакат вътрешно одобрение — така че истинското умение е бързо да сортирате платимите от оспоримите. Преследването на валидни приспадания изгаря часовете, които ви трябват за невалидните.
Стъпка 2: Съпоставете доказателството с вида на приспадането
Различните приспадания изискват различни доказателства. Съставянето на грешен пакет е една от най-честите причини споровете да бъдат отхвърлени:
- Недостиг в количеството: приета поръчка за покупка, запис за събиране и опаковане, предварително известие за доставка, фактура, подписано доказателство за доставка и разписка за доставка от превозвача.
- Вземане за цена или отстъпка: подписаното споразумение с доставчика или промоционалното писмо, показващо договорената цена и условията за отстъпка, плюс издадената фактура.
- Глоба за несъответствие: разделът от ръководството за маршрутизация, който е бил в сила към датата на изпращане, потвърждението за часа ви, записите за предаване на превозвача и снимки на етикети и палети, ако имате такива.
- Вземане след одит: каквото и да е поискал одиторът, плюс свързаното споразумение. Ако одиторът изисква доказателство за доставка след договорния срок за това искане, кажете го — изискванията за остарели документи сами по себе си са оспорими.
Стъпка 3: Подайте в рамките на прозореца за спорове
Прозорците за спорове са кратки и стриктно налагани. Всеки търговец определя свой собствен краен срок, а някои са брутално тесни — Lowe's, например, е приемал спорове само в рамките на двуседмичен прозорец всеки месец за таксите от предходния месец. Отбележете в календара крайния срок на всеки търговец, когато стартирате клиента, и подайте рано в прозореца, така че отхвърляне поради липсващи документи все още да оставя време за повторно подаване. Перфектен спор, подаден един ден късно, е дарение.
Стъпка 4: Проследявайте всеки спор до разрешаване
Регистрирайте всеки спор с кода на приспадането, сумата, номера на вземането, датата на подаване, приложените документи и крайния срок за отговор от търговеца. Проследявайте всичко, което замлъкне — вземанията заклещват в опашки, рецензентите се сменят, а порталите губят прикачени файлове. Измерете процента на успех и възстановените долари по вид приспадане и търговец. Тези данни ви казват къде разходите за превенция се отплащат: ако продължавате да печелите спорове за недостиг с пакети с доказателства за доставка, основният проблем е процесът на получаване на търговеца и вашият мениджър по клиента трябва да чуе за това с приложени числа.
Грешки, които губят иначе печеливши спорове
- Изпращане срещу грешна поръчка за покупка. Ако количеството или настройката на артикула в поръчката за покупка не съответстват на това, което планирате да изпратите, спрете и поискайте коригирана поръчка от купувача или мениджъра по попълване. Да изпратите въпреки това и да оспорите по-късно почти никога не работи.
- Смесване на инвентар за различни поръчки. Смесени кашони и смесени палети канят грешки при получаване, които се превръщат във ваши приспадания за недостиг. Дръжте поръчките физически отделени през склада и на камиона.
- Фактуриране на различно количество от изпратеното. Фактурираното количество трябва да съответства на изпратеното количество на всеки ред. Всичко друго е самонанесено вземане за недостиг.
- Небрежна настройка на артикули в портала на търговеца. Грешни опаковки, грешни UPC кодове и липсващи размери развалят всеки последващ документ от поръчката за покупка до ASN. Проверете настройката преди изпращането на първата поръчка.
- Без снимки. Снимки с дата на натоварени палети, етикети и запечатани кашони не струват нищо и решават повече спорове от всяка електронна таблица. Направете ги стандартна оперативна процедура.
- Третиране на EDI като чужд проблем. Когато данните за изпълнение се предават неправилно към склада, ASN лъже за пратката и спорът умира при пристигане. Сверявайте EDI предаванията срещу действителните събрани поръчки редовно.
Превенцията на приспаданията е по-добра от оспорването им
Споровете възстановяват пари; превенцията ги запазва. Инвестициите в превенция с най-голям ефект за малък доставчик са непривлекателни:
- Четете ръководството за маршрутизация като договор, защото функционално то е такъв. Определете един човек, който да го владее, проследявайте ревизиите и информирайте склада за всяка промяна.
- Затегнете точността на ASN. Предварителното известие за доставка е първото впечатление на търговеца за вашата пратка. Късните, неточни или липсващи ASN предизвикват глоби директно и отслабват всеки спор за недостиг косвено.
- Етикетирайте и опаковайте според спецификацията. Проверете символиката на баркодовете, разположението на SSCC, маркировките на кашоните и конфигурацията на палетите спрямо текущото ръководство — не спрямо миналогодишния спомен за него.
- Потвърдете точността на поръчката за покупка преди изпращане. Третирайте всяко несъответствие в количеството, цената, мястото на доставка или прозореца за доставка като спиране на работа, докато купувачът го коригира.
- Пазете доказателствата организирани по поръчка за покупка. Когато всяка папка с поръчка вече съдържа поръчката, ASN, опаковъчния лист, товарителницата, доказателството за доставка и снимки, споровете отнемат минути вместо дни, а вземанията след одит спират да бъдат страшни.
Изследванията на програмите за съответствие на доставчици предполагат, че 5 до 15 процента от фактурите на производителите към търговците на дребно водят до някаква форма на приспадане за плащане за връщане. Няма да го сведете до нула. Но доставчиците, които следват тази стратегия, последователно съобщават, че процентът им на невалидни приспадания пада бързо — и споровете, които подават, печелят по-често, защото доказателствата вече са под ръка.
Проследявайте приспаданията като разходите, каквито са
Тук много малки доставчици тихо губят два пъти: веднъж от приспадането и отново в собствените си книги. Приспадането не е намаление на приходите, което да се приспадне срещу продажбите и да се забрави. Всеки вид принадлежи някъде конкретно — глобите за несъответствие са оперативни разходи, отстъпките и промоциите са контра-приходи или маркетингови разходи, възстановяванията след одит може да изискват третиране за предходен период — а обединяването им като „търговецът взе по-малко“ прави невъзможно да видите кой клиент, кой складов процес или коя промоция всъщност изтича.
Сверявайте всяко известие за плащане с фактурите си ред по ред, осчетоводявайте всяко приспадане по отделна сметка и остарявайте отворените си спорове като вземания, защото това са те: пари, които клиент ви дължи в очакване на документи. Когато възстановяването от спорове стане проследявано число, то става и управлявано, а месечният преглед на това число най-накрая свързва склада с отчета за приходите и разходите.
Поддържайте възстановяването на приспадания организирано от първия ден
Борбата с плащанията за връщане в крайна сметка е състезание по водене на записи, а доставчикът с по-чисти книги обикновено печели. С нарастването на вашите клиенти в търговията на дребно, проследяването на всяка поръчка за покупка, ASN, фактура, приспадане и спор в електронни таблици се превръща в собствен източник на грешки. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
