Изплащането от Shopify пристига в банката ви на стойност 4 180 долара при продажби от 5 000 долара, а счетоводният ви софтуер импортира депозита и приключва дотук. Но 820-те долара, които така и не пристигнаха, са само половината от историята. На отделна фактура от Shopify — фактурирана по собствен ритъм, чрез собствен праг — стоят транспортните етикети, които сте купили през целия месец, плюс всички такси за изпълнение от складовете, които са комплектовали и опаковали поръчките ви. Ако тези разходи никога не достигнат до счетоводните ви книги като себестойност на продадените стоки, маржът ви е фикция: приходите са занижени от едната страна, разходите липсват от другата, а брутната печалба е грешна в посока, която ви ласкае до момента, в който дойде време за данъци.
Това ръководство обхваща разходната страна на осчетоводяването на Shopify, която повечето търговци пропускат. Приходната страна — брутни срещу нетни изплащания, възстановявания, сторнирания — заслужава отделно разглеждане. Тук ще научите къде се крие всеки долар за доставка и изпълнение, как да осчетоводите всеки от тях и как да докажете в края на месеца, че нищо не се е изплъзнало.
Защо разходите за доставка изчезват от счетоводните книги на Shopify
Shopify движи парите ви по три отделни пътя и само един от тях се появява в банковото ви извлечение:
- Удръжки от изплащанията. Таксите за обработка, възстановяванията и сторниранията се приспадат от всяко изплащане, преди депозитът да достигне банката ви. Никога не виждате тези пари, затова осчетоводяването по банково извлечение записва приходите нетно от таксите.
- Фактури, фактурирани при достигане на праг. Транспортните етикети, които купувате чрез Shopify Shipping, не се удържат от изплащанията. Те се натрупват спрямо праг за фактуриране и Shopify таксува платежния ви метод, когато го достигнете — или прехвърля баланса към месечната ви фактура за абонамент, ако никога не го достигнете. Таксата пристига на различен ден, с различно описание, от изплащането, с което е свързана.
- Фактури от изпълнители на трети страни. Ако 3PL склад или мрежа за изпълнение комплектова, опакова и изпраща вместо вас, тези такси за комплектоване и опаковане, разходи за съхранение и фактури за изходящ товарен превоз пристигат като обикновени фактури от доставчици, напълно извън Shopify.
Всеки път изисква собствено счетоводно третиране, а класическият провал е записването само на първия път. Търговецът, който осчетоводява банковия депозит като приход, а абонамента на Shopify като разход за софтуер, не е уловил нито разхода за етикети, нито разхода за изпълнение никъде. В края на годината данъчната декларация показва твърде малко приходи и твърде малко разходи, а грешката не се компенсира — тя се натрупва, защото липсващите приходи се облагат с пределната ви ставка, докато липсващите приспадания се губят напълно.
Транспортни етикети: от прагово фактуриране до счетоводните ви книги
Когато купите пощенски етикет в Shopify, Shopify авансира разхода за превозвача и ви фактурира по-късно. Етикетите се натрупват, докато разходът ви за етикети премине прага за фактуриране на акаунта ви, в който момент Shopify незабавно издава фактура и таксува картата ви. Под прага разходите за етикети просто се присъединяват към следващата ви месечна фактура от Shopify заедно с абонамента за плана и таксите за приложения.
Именно това обединяване е мястото, където осчетоводяването се разпада. Една единствена такса от Shopify от 340 долара може да съдържа абонамент Basic за 39 долара, 12 долара такси за приложения и 289 долара пощенски разходи — три различни сметки в един банков ред. Осчетоводете цялата сума като абонаменти за софтуер и сте завишили оперативен разход, докато разходите ви за доставка изчезват от анализа на маржа.
Как правилно да осчетоводите разхода за етикети
Изтеглете подробната фактура за таксуване от администраторския панел на Shopify (Settings, след това Billing) за всяка такса и я разделете:
- Самите пощенски разходи отиват в сметка за разходи за доставка или изпълнение. Дали тази сметка се намира в себестойността на продадените стоки или в оперативните разходи, е решение, което вземате веднъж и го спазвате — повече за това по-долу.
- Корекции на цените от превозвача — дебитите и кредитите, които превозвачите издават, когато пратката тежи повече от декларираното в етикета, или когато анулиран етикет бъде възстановен — принадлежат в същата сметка, в месеца, в който са осчетоводени. Анулираният етикет не е приход; той е сторниране на разход.
- Абонаментната част и частта за приложения остават в разходите за софтуер, където осчетоводяването по банково извлечение искаше да постави всичко.
Осчетоводявайте месечно: общите покупки на етикети в отчетите ви за доставка за месеца трябва да се равняват на разходите за етикети във фактурите от Shopify за този месец, плюс или минус времевото разминаване на етикети, купени точно преди или след датата на фактурата. Ако двете се разминават с повече от няколко долара, или пропускате фактура, или дублирате корекция.
Такси за изпълнение: себестойност на продадените стоки или оперативен разход?
Таксите за комплектоване и опаковане, таксите за обработка на поръчка, складирането и кутиите и пликовете, които вашият 3PL изразходва, повдигат един и същ въпрос за класификация: те себестойност на продадените стоки ли са или оперативни разходи? Счетоводните стандарти ви дават свобода — разходите за изходящо изпълнение могат да бъдат на едното или на другото място — но изискват последователност. Изборът променя отчетения ви брутен марж и обръщането му в средата на годината прави всяко сравнение на тенденции безсмислено.
За повечето малки бизнеси с продукти практическото правило е:
- Разходи, които се мащабират с всяка изпратена единица — такси за комплектоване и опаковане, обработка на поръчка, опаковъчни материали, пощенски разходи за изходяща доставка, които плащате — принадлежат в себестойността на продадените стоки (или в ясно обозначена сметка за разходи за изпълнение, групирана със себестойността). Те се държат като продуктов разход: няма продажба, няма разход.
- Разходи, които се натрупват с времето, а не с поръчките — месечни минимуми за складиране, такси за управление на акаунт, лицензи за софтуер на 3PL — принадлежат в оперативните разходи. Те се държат като режийни разходи: плащате ги и в бавен месец.
Входящият товарен превоз е отделно, по-строго правило. IRS третира входящия товарен превоз — това, което плащате, за да стигне инвентарът от доставчика ви до рафта ви — като част от стойността на инвентара, която преминава в себестойността на продадените стоки само когато стоките се продадат. Ако осчетоводите фактура за входящ товарен превоз от 900 долара през януари за стоки, които се продават през март, сте приспаднали разхода в грешен период. Включете входящия товарен превоз в крайната единична стойност на стоката вместо това: нетна фактура плюс товарен превоз плюс мита, разделено на получените единици.
Документирайте политиката в един параграф — кои сметки съдържат кои такси — и я прилагайте идентично всеки месец. Когато кредитор или купувач по-късно попита защо брутният ви марж се е преместил с три пункта, отговорът трябва да е ценообразуване или доставки, никога прекласификация, която сте забравили, че сте направили.
Данък върху продажбите върху доставката: събраният данък е задължение, не приход
Таксуването на клиент 8 долара за доставка не прави доставката приход от 8 долара, ако вашият щат облага разходите за доставка. В много щати — включително Тексас, Ню Йорк, Вашингтон и Пенсилвания — доставката при облагаема продажба е облагаема, дори когато е посочена отделно във фактурата. В други отделно посочената доставка се освобождава от данък, но само ако наистина я посочите отделно; включете доставката в цената на артикула и тя е облагаема навсякъде, където продажбата е облагаема. Няколко щата разделят разликата допълнително, освобождавайки транспорта, но облагайки обработката.
Следват три счетоводни правила:
- Данъкът върху продажбите, събран върху доставката, е задължение в момента, в който го съберете, точно както данъка върху продукта. Той стои в сметка за дължим данък върху продажбите, докато го внесете. Никога не позволявайте да се смесва с приходите.
- Приходът от доставка и разходът за доставка са отделни редове. Ако съберете 8 долара и етикетът струва 6,40, осчетоводете 8 долара приход от доставка и 6,40 разход за доставка. Приспадането им до 1,60 скрива както истинската тенденция на разходите, така и облагаемата база, ако вашият щат някога провери реда за доставка.
- Проверете какво действително е събрал Shopify. Shopify Tax може да изчисли и събере данък върху доставката според настройките ви, но настройките са ваши за конфигуриране — облагаемост на продуктите, замествания на облагаемостта на доставката, регистрации за нексус. Изтеглете месечен отчет за събрания данък върху доставката и го съпоставете със сметката за задължения, преди да подадете всяка декларация.
Грешката тук се проваля в скъпата посока: недосъбраният данък все още излиза от джоба ви при подаването, плюс санкции и лихви за месеците, през които е стоял невнесен.
Месечен работен процес за осчетоводяване
Отделете една сесия месечно и работете разходната страна по същия начин, по който работите изплащанията. Нуждаете се от четири изходни документа: отчетите за изплащанията за месеца, фактурите за таксуване от Shopify за месеца, фактурите от вашия 3PL или превозвач и отчета за събрания данък върху продажбите.
Стъпка 1: Прекарайте изплащанията през клирингова сметка. Запишете брутните продажби, възстановяванията, таксите и събрания данък върху продажбите от всеки отчет за изплащане в клирингова сметка на Shopify, след което запишете банковия депозит срещу същата сметка. Нулев клирингов баланс доказва, че приходната страна е осчетоводена.
Стъпка 2: Разделете всяка фактура от Shopify. За всяка такса за таксуване отделете абонамента, приложенията и разхода за етикети от детайлите на фактурата. Осчетоводете частта за етикети в сметката си за разходи за доставка с датата на фактурата, не с датата, на която сте купили етикетите.
Стъпка 3: Осчетоводете изпълнението от трети страни. Въведете фактурите от 3PL в сметките за изпълнение, които политиката ви определя — таксите за поръчка в сметки от страната на себестойността, минимумите за съхранение в оперативни разходи. Съпоставете таксите за поръчка с броя изпратени поръчки; такса без съответна пратка е или грешка във фактурирането, или пратка, която никога не е тръгнала.
Стъпка 4: Напаснете корекциите и анулиранията. Корекциите от превозвача и кредитите за анулирани етикети се осчетоводяват след факта, понякога седмици по-късно. Осчетоводете всяка в същата сметка за доставка като оригиналния етикет, в месеца, в който е осчетоводена, така че сметката да отразява истинския разход.
Стъпка 5: Съпоставете данъка върху доставката. Общият данък, събран върху доставката според отчетите ви, трябва да се равнява на движението в сметката за дължим данък върху продажбите, отнасящо се до доставката. Всяка разлика е или погрешно конфигуриран продукт, или невнесено задължение.
Стъпка 6: Прегледайте маржа. Изчислете брутния марж с включени разходи за изпълнение от страната на себестойността. Внезапно подобрение при непроменено ценообразуване обикновено означава липсваща фактура, а не печалба от нищото — проверете, преди да празнувате.
Грешки, които тихо развалят себестойността на продадените стоки в Shopify
Осчетоводяване на нетното изплащане като приход. Най-честата единствена грешка, и тя отравя и двете страни на счетоводния баланс: приходите са занижени, таксите са невидими — и има несъответствие с отчета за плащания 1099-K, който Shopify подава на IRS. Записвайте брутните продажби и разделяйте всяка такса.
Смесване на разходите за етикети с абонамента. Една фактура от Shopify, три вида сметки. Ако счетоводителят ви осчетоводи цялата такса като софтуер, разходът ви за доставка е нула на хартия, докато превозвачите са събрали хиляди.
Дублиране на прихода от доставка. Записването на банковия депозит като приход и след това също записването на продажбите от Shopify от отчет за продажби осчетоводява всеки долар два пъти. Клиринговата сметка в Стъпка 1 съществува именно за да предотврати това.
Пренебрегване на корекциите и анулиранията. Анулираните етикети и корекциите за тегло от превозвача изглеждат като дреболии по 4 долара всеки, но при стотици пратки те местят сметката за доставка с реални пари — и винаги в посоката, която завишава разходите ви, ако пропуснете кредитите.
Промяна на класификациите в средата на годината. Преместването на таксите за изпълнение от себестойността в оперативни разходи през юли, защото отчетът за приходите и разходите изглежда по-добре, ви дава графика на маржа, който лъже. Решете веднъж, документирайте го, преглеждайте най-много веднъж годишно.
Забравяне на времето на входящия товарен превоз. Входящият товарен превоз е стойност на инвентара, не разход за януари. Търговците, които го осчетоводяват при получаване, занижават печалбата за януари и завишават печалбата за март за същите стоки.
Дръжте разходите си за доставка видими от първия ден
Всеки етикет, такса и фактура за товарен превоз в това ръководство е ред, който бъдещото ви аз ще одитира — по време на данъци, при кандидатстване за кредит или в деня, в който купувач отвори счетоводните ви книги. Поддържането на ясни записи от самото начало превръща този одит от проект за реконструкция в разпечатка. Beancount.io предлага счетоводство на обикновен текст, което поддържа всеки един от тези редове прозрачен, версиониран и готов за анализ — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
