Как малките бизнеси трябва да осчетоводяват изплащанията, таксите и възраженията на плащания в Shopify

Вашето табло в Shopify показва 48 000 долара продажби за месеца. Банковата ви сметка е получила 44 100 долара от изплащания на Shopify. А формулярът 1099-K, който Shopify изпраща на IRS в края на годината, ще покаже пълните 48 000 долара — число, което счетоводните ви книги никога не са записвали, защото счетоводният ви софтуер послушно е импортирал банковото движение и е нарекъл 44 100 долара ваш приход. Три числа, един месец продажби, и разликата между тях е мястото, където счетоводството на електронната търговия тихо се разпада.

Решението не е сложно, но е конкретно: отчитайте брутните продажби, разделяйте всяка такса в отделна разходна сметка, третирайте събрания данък върху продажбите като задължение и осчетоводявайте всяко изплащане спрямо детайла на разплащането, вместо да се доверявате на депозита. Това ръководство преминава през това какво всъщност съдържа едно изплащане в Shopify, как възраженията на плащания преминават през книгите ви, когато спечелите и когато загубите, и защо данъкът върху продажбите върху доставката заслужава отделно внимание.

Какво всъщност съдържа едно изплащане в Shopify​

Изплащането чрез Shopify Payments е нетно разплащане, а не цифра на приход. За всеки период на изплащане Shopify взема всичко, което клиентите са платили, изважда своите такси за обработка, възстановявания, корекции и възражения на плащания, и депозира остатъка. В САЩ изплащанията пристигат по текущ график — обикновено два работни дни след като транзакцията се уреди — и можете да зададете честотата на дневна, седмична или месечна в настройките за плащане.

Едно типично дневно изплащане може да се състои по следния начин:

• Брутни продажби с карта от около 2300 долара
• Минус такси за обработка от около 70 долара (2,9% плюс 30 цента на онлайн транзакция при плана Basic; по-ниски ставки при плановете от по-високо ниво)
• Минус възстановяване от 120 долара, издадено същия ден
• Минус такса за възражение на плащане от 15 долара за оспорвана поръчка
• Нетен депозит: около 2095 долара

Отчетете тези 2095 долара като приход и две неща се объркват наведнъж: приходът е занижен с повече от 200 долара, а 85 долара приспадащи се такси плюс възстановяване от 120 долара никога не се появяват никъде в книгите ви. Умножете това за една година и отчетът ви за приходи и разходи описва по-малък, по-печелившо изглеждащ бизнес от този, който всъщност управлявате — докато вашият 1099-K казва на IRS за по-големия.

Три усложнения правят изплащанията в Shopify по-трудни за осчетоводяване, отколкото изглеждат на пръв поглед:

Множество платежни шлюзове, множество потоци. Ако приемате PayPal, Klarna, Shop Pay Installments или процесор на трета страна заедно с Shopify Payments, всеки шлюз изплаща по свой собствен график със своя собствена структура на таксите. По-специално PayPal не предава данни за такси обратно към Shopify, така че неговите удръжки са невидими, освен ако не осчетоводите извлечението от PayPal отделно.

Възстановяванията пресичат границите на изплащанията. Възстановяване, издадено днес, се приспада от следващото налично изплащане, което може да попадне в различна седмица или дори в различен месец от първоначалната продажба. Свързването на възстановяванията с техните продажби само чрез изплащането ще ги постави на грешно място.

Погасяванията по Shopify Capital изглеждат като такси. Ако имате заем или аванс в брой по Shopify Capital, погасяванията се удържат като процент от дневните продажби и се появяват като удръжки в изплащането. Това удържане е погасяване на заем — част главница, част разход — а не оперативен разход. Отчетете го като такса и ще завишите удръжките, докато салдото по заема никога не намалява в баланса ви.

Брутно срещу нетно: единственото правило, което поправя повечето книги в Shopify​

Отчитайте брутните продажби като приход. Отчитайте всяка удръжка — такси за обработка, възстановявания, възражения на плащания, корекции — в отделна сметка. След това докажете, че изплащането се равнява. Нетният депозит в банката ви е контролната цифра накрая, никога началният запис.

Ето модела, използвайки изплащането по-горе:

1. Отчетете 2300 долара брутни продажби като приход, когато поръчките възникнат, а не когато изплащането пристигне.
2. Отчетете таксата за обработка от 70 долара в разходна сметка за търговски такси.
3. Отчетете възстановяването от 120 долара като намаление на прихода (или контра-приходна сметка за възстановявания), с дата, когато сте го издали.
4. Отчетете таксата за възражение на плащане от 15 долара в същата сметка за търговски такси.
5. Когато депозитът от 2095 долара пристигне, съпоставете го срещу тези записи. Брутното минус удръжките трябва да се равнява на депозита до стотинка.

Най-чистият начин да правите това месец след месец е клирингова сметка — понякога наричана сметка „Shopify clearing" или „средства в транзит". Осчетоводете цялата дейност по продажби в Shopify в клиринговата сметка, докато се случва, след което осчетоводете всяко изплащане от нея, когато депозитът пристигне. Във всеки момент салдото по клиринговата сметка представлява пари, които Shopify ви дължи, но още не е изплатил: продажби от последните няколко дни, все още в прозореца на изплащане. Ако салдото по клиринговата сметка расте месец след месец или съдържа остарели записи, по-стари от един цикъл на изплащане, нещо не е осчетоводено — липсващо възстановяване, дублирана продажба или такса, осчетоводена два пъти.

Още едно разделение има огромно значение: данъкът върху продажбите, който събирате, не е приход. Това са пари, които държите за държавата. Отчетете ги в задължение за дължим данък върху продажбите, когато бъдат събрани, и ги приключете, когато ги внесете. Продавачите, които оставят събрания данък в прихода, завишават дохода и след това се борят в момента на подаването да извадят задължението. Това е двойно по-важно за продавачите в Shopify, защото, за разлика от Amazon, Shopify обикновено не е пазарен фасилитатор — в повечето щати вие сте страната, отговорна за събирането и внасянето, а данъчният механизъм на Shopify прави само това, което сте го конфигурирали да прави.

Възражения на плащания: жизненият цикъл, който повечето продавачи отчитат погрешно​

Възражението на плащане не е възстановяване. Възстановяването е когато вие връщате пари доброволно; възражението на плащане е когато банката на клиента изтегля пари обратно, след като клиентът оспори плащането. Всяко следва различен път през книгите ви и смесването им е една от най-честите грешки в електронната търговия.

Жизненият цикъл преминава през етапи:

1. Спорът се открива. Shopify ви уведомява и изтегля оспорваната сума, плюс фиксирана такса за спор (обикновено 15 долара в САЩ), от предстоящото ви изплащане. На този етап дебитирайте сметка за вземания по възражения на плащания или за спорове и кредитирайте клиринговата сметка за изтеглената сума, и отчетете таксата като разход. Все още не сторнирайте първоначалната продажба — спорът е нерешен и парите може да се върнат.
2. Вие представяте доказателства. Чрез администраторския панел на Shopify можете да добавите номера за проследяване, потвърждение за доставка, кореспонденция с клиента и вашата политика за връщане, преди Shopify да препрати отговора към картовата компания. Поръчките, покрити от Shopify Protect, се възстановяват автоматично, включително таксата, без тази стъпка.
3. Спорът се решава — спечелен или загубен. Ако спечелите, Shopify връща оспорваната сума и възстановява таксата; сторнирайте вземането и разхода за таксата. Ако загубите, загубата е окончателна: сторнирайте първоначалната продажба (или отпишете вземането в разходна сметка за загуби от възражения на плащания) и оставете таксата отчетена като разход.

Защо етапите имат значение: продавачите, които сторнират продажбата в деня, в който спорът се открие, занижават прихода за всеки спор, който впоследствие спечелят, а продавачите, които никога не сторнират загубен спор, носят фантомен приход и вземане, което никога няма да бъде събрано. Проследявайте процентите на печалби и загуби по статус — висящи, спечелени, загубени — по същия начин, по който Shopify ги отчита, и ги преглеждайте месечно.

Има и един праг, който си струва да уважавате. Картовите мрежи наблюдават процента ви на спорове и преминаването на около 1% от транзакциите може да предизвика резерв — Shopify задържа част от изплащанията ви — или преглед на акаунта. Наблюдението на процента е дисциплина за паричния поток, колкото и счетоводна: резервът тихо променя какво съдържа всяко изплащане и необяснимите недостиги са начинът, по който се раждат остарелите клирингови салда.

Данък върху продажбите върху доставката: редът, който всички конфигурират погрешно​

Дали трябва да събирате данък върху продажбите върху таксите за доставка зависи от щата — и правилата се разделят на три вида:

• Винаги облагаем. Щати, включително Тексас, Флорида, Илинойс, Кънектикът и Вашингтон, третират таксите за доставка на облагаеми стоки като част от продажната цена, независимо дали посочвате доставката като отделен ред.
• Освободен, когато е посочен отделно. Щати, включително Калифорния, Вирджиния и Аризона, позволяват доставката да не се облага, когато се появява като самостоятелен ред и стоките пътуват с обществен превозвач — но я връщат обратно в облагаемата цена, когато я скриете в цената на артикула.
• Условен според стоките. В много щати доставката е облагаема, когато артикулите в пратката са облагаеми, и освободена, когато не са.

Два капана се крият в тези правила. Първо, обработката не е доставка. Няколко щата освобождават таксите за доставка, но облагат обработката, опаковането или „доставка и обработка" като комбиниран ред — така че един комбиниран ред може да направи иначе освободена такса облагаема. Второ, данъкът върху доставката следва връзката: дължите събиране само в щатите, където имате връзка, но праговете за икономическа връзка означават, че растящ магазин може да премине в правилата на нов щат посред годината, без да забележи.

За книгите ви третирането отразява данъка върху продажбите на продукти: данъкът, събран върху доставката, се отчита в същата сметка за дължим данък върху продажбите, никога в прихода. В Shopify проверете дали данъчните ви настройки начисляват данък върху тарифите за доставка, където се изисква — платформата може да автоматизира това за всеки регион, но само от обхвата на връзката, който ѝ предоставите. След това осчетоводявайте сметката за задължения спрямо действителните подавания всеки период; салдо на задължение, което се отклонява все нагоре, обикновено означава, че данък върху доставката (или цял щат) е бил събран, но никога внесен.

Грешки, които корумпират книгите в Shopify​

Повечето ангажименти за почистване се проследяват до кратък списък. Проверете вашите срещу него:

• Отчитане на нетните изплащания като приход. Депозитът е брутни продажби минус всичко. Отчитайте брутното и всяка удръжка отделно.
• Оставяне на банковото движение да води счетоводството. Импортираният ред на депозит не знае нищо за такси, възстановявания или данък. Той е вход за осчетоводяване, а не счетоводен запис.
• Отчитане на събрания данък върху продажбите като доход. Той е задължение от момента, в който клиентът го плати.
• Третиране на удръжките по Shopify Capital като такси. Разделяйте всяка удръжка между главница по заема и разход.
• Сторниране на оспорвани продажби преди да се решат. Проследявайте възраженията на плащания чрез вземане; сторнирайте само при загуба.
• Игнориране на потоците от шлюзове извън Shopify Payments. PayPal и процесорите на трети страни се нуждаят от собствено осчетоводяване.
• Пропускане на клиринговата сметка. Без нея няма салдо, което да доказва, че изплащанията и продажбите съвпадат.

Месечна рутина за осчетоводяване, която издържа​

Отделяйте време всеки месец — или всяка седмица при по-голям обем — и изпълнявайте същия цикъл:

1. Изтеглете отчета за изплащанията на Shopify Payments и детайла на транзакциите на ниво поръчка за периода.
2. Отчетете брутните продажби, отстъпките, възстановяванията, таксите и събрания данък в техните сметки от детайла на транзакциите, а не от банковото движение.
3. Съпоставете всеки банков депозит с неговото изплащане, потвърждавайки, че брутното минус удръжките се равнява на депозита.
4. Прегледайте клиринговата сметка: салдото трябва да приближава само неплатените продажби от последния прозорец на изплащане. Разследвайте всичко по-старо.
5. Проследете възрастта на отворените възражения на плащания, потвърдете, че спечелените спорове са сторнирани, а загубените отписани, и проверете процента на спорове спрямо линията от 1%.
6. Осчетоводете дължимия данък върху продажбите спрямо това, което сте подали и внесли, щат по щат, включително данъка върху доставката.

Правена последователно, тази рутина прави повече от това да поддържа книгите чисти. Тя разкрива нарастването на таксите, открива проблеми с възстановяванията рано, поддържа общите суми по 1099-K съпоставими с прихода ви и ви дава маржове на ниво SKU, от които действително можете да определяте цени — защото всяка такса най-накрая е там, където ѝ е мястото.

Поддържайте книгите си в Shopify осчетоводени от първия ден​

Докато магазинът ви расте през шлюзове и щати, математиката на изплащанията става само по-сложна — а продавачите, които остават точни, са тези, които изградиха навика за брутно отчитане рано. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.