Продадохте всичките четиридесет места за съботната поп-ъп вечеря по $95 на човек. Това са $3,800 в банката, преди да сте купили дори един морски гребен — и точно в този момент повечето начинаещи домакини на вечери изпадат в затруднение. Тези пари още не са ваши. Докато чиниите не стигнат до масата, всеки долар от приходите от билети е пасив, който дължите на гостите си, и харченето им предварително е начинът, по който разпродадените събития завършват месеца на червено.
Храната с билети работи по различна счетоводна логика от обикновения ресторант. Парите пристигат седмици преди разходите, депозитите и членствата следват всяко свои собствени правила, а няколко неявили се могат да заличат маржа за цялата вечер. Ето как да поддържате книгите в ред.
Парите от билети са пасив, докато вечерята не бъде сервирана
Когато гост купи билет три седмици преди събитието ви, вие сте събрали пари, но не сте доставили нищо. При счетоводството на база начисляване (accrual accounting) това предплащане е отложен приход (наричан още неспечелен приход) — пасив в баланса ви, а не приход в отчета за приходите и разходите.
Счетоводните записи разказват историята:
- Когато билетът се продаде: дебитирайте Cash, кредитирайте Deferred Revenue (сметка за пасиви, в идеалния случай по една за всяко събитие, например „Deferred Revenue — Oct 12 Harvest Dinner").
- Когато вечерята бъде сервирана: дебитирайте Deferred Revenue, кредитирайте Ticket Revenue. Едва сега продажбата е спечелена.
Счетоводният стандарт зад това е ASC 606, който гласи, че приходите от билети се признават, когато задължението за изпълнение бъде удовлетворено — тоест когато събитието действително се състои. Художествените организации и залите следват същото правило за абонаментни билети и предварителни продажби.
Ако работите на касова основа (cash method of accounting), ще отчетете прихода при получаването му, което е по-просто, но скрива риска: солидното салдо в банката през септември може да представлява октомврийски вечери, които все още трябва да сготвите, да осигурите персонал и да платите. Дори домакините на касова основа трябва да проследяват отложените пасиви по билети в проста таблица или в отделна банкова сметка, за да не похарчат никога октомврийския бюджет за храна през септември.
Какво се случва, когато вечерята бъде отменена
Отмяната е моментът, в който рамката на пасива престава да бъде теоретична. Ако отмените, дължите възстановявания — и ако вече сте похарчили парите от билети за оборудване или наем, тези възстановявания излизат от собствения ви джоб. Дръжте приходите от билети в отделна сметка, докато събитието приключи. Много опитни домакини също поддържат малък резерв за възстановявания, често 5 до 10 процента от брутните продажби на билети, за неизбежните отменени в последния момент и спорове по картови плащания.
Депозитите, билетите и членствата са три различни неща
Поп-ъп храната обикновено смесва три вида предварителни пари. Всяка от тях влиза в книгите по различен начин.
Възстановими депозити
Депозит от $25 на място, който се приспада от крайната сметка, е чист пасив. Той стои в сметка за депозити, докато гостът вечеря (тогава става част от прихода) или отмени в рамките на срока за възстановяване (тогава се връща). Никога не прекарвайте депозитите през приходите при получаване — месец с много резервации ще ви накара да изглеждате изключително печеливши точно преди да дължите всичко обратно.
Невъзстановими билети
„Невъзстановим" описва вашата политика за възстановяване, а не счетоводството ви. Дори невъзстановимият билет е отложен приход, докато вечерята се състои, защото все още дължите на госта хранене. Ако гостът не се яви и политиката ви казва без възстановяване, загубената сума става приход (често проследяван отделно като forfeited deposits или breakage) — но само след като датата на събитието отмине и задължението изтече.
Членски и абонаментни такси
Много вечерни клубове начисляват годишно членство — да речем $150 годишно за първи достъп до билети — върху цената на всяко събитие. Членските такси покриват период от време, така че се спечелват постепенно: годишно членство от $150, признато равномерно, е $12.50 приход на месец, а остатъкът стои в отложен приход. Отчитането на цялата сума от $150 като приход през януари завишава зимата ви и занижава всеки следващ месец.
Математиката на неявилите се, която плаща за предплатеното билетиране
Празните места на поп-ъп са по-лоши от празните места в ресторант. Ресторантът може да настани отново маса; вашата вечеря за четиридесет души с фиксирано меню и предварително поръчани съставки не може. Всеки неявил се е чиста загуба на марж за храна, която вече сте купили.
Данните за предплатени спрямо безплатни резервации са недвусмислени:
- Данни от билетиране на Tock, обхващащи милиони вечерящи, установиха нива на неявилите се от около 8 процента за обикновени резервации спрямо под 1 процент за предплатени резервации.
- OpenTable съобщава, че предплатените изживявания с храна намаляват неявилите се с 45 процента в сравнение с непредплатените.
- Отрасловите бенчмаркове за събития последователно показват, че безплатните събития губят една четвърт до половината от регистриралите се, докато платените събития виждат голямото мнозинство от притежателите на билети да се явят.
- Проучване на Eventbrite установи, че 80 процента от вечерящите предпочитат да посетят поп-ъп, който продава билети предварително, отколкото да платят в края на вечерята.
За книгите ви това означава, че предплатеното билетиране не е просто удобство за паричния поток — то е застраховка на маржа. Вечеря за 40 места по $95 с 8 процента неявили се губи около $300 очакван приход на вечер (преди да се брои цената на похабената храна). Предплатеното билетиране до голяма степен елиминира този теч, а политиката за загубени билети превръща останалите неявили се от загуби в приход от breakage.
Практичен съвет: настройте тикет платформата си да събира диетични ограничения и предпочитания за сядане при плащането, вместо по имейл след това. Всеки разменен имейл е време на персонала, което не проследявате, а информацията за алергии, събрана при покупката, става част от записа на поръчката, ако някога възникне спор.
Изчисляване на себестойността на поп-ъп вечеря на човек
Ресторантите живеят и умират от първичните разходи (prime cost) — храна плюс труд като дял от продажбите — и поп-ъпите трябва също. Разликата е, че разходите ви са неравномерни: едно голямо пазаруване, една нощ с наети готвачи и сервитьори, една такса за помещение. Решението е да изчислите себестойността на всяка вечеря като отделна задача.
Изградете бюджет за всяко събитие, преди билетите да бъдат пуснати в продажба:
- Цена на храната на човек. Оценете цялото меню по цена на съставките на дребно, добавете 5 до 10 процента за отпадъци и дегустационни порции, след което разделете на очакваните места (използвайте реалистична посещаемост, не капацитет). Повечето печеливши поп-ъпи се стремят към цена на храната от 28 до 35 процента от цената на билета.
- Цена на напитките. Ако комбинациите са включени, изчислете ги като храната. Ако виното се продава отделно, проследявайте го като отделен поток от приходи със собствен процент на разходите.
- Труд. Включете часовете за подготовка, не само часовете в нощта на събитието. Вечеря, която отнема на двама готвачи осем часа подготовка и пет часа сервиране, има 26 готварски часа в себе си, плюс сервитьори, миячи и собственото ви време.
- Такси за помещение и обща кухня. Независимо дали наемате ресторант в почивния му ден, плащате почасово за обща кухня или споделяте приходи с домакин от пивоварна, отнесете пълната цена към събитието.
- Такси на тикет платформата. Такса от 3 до 5 процента върху $3,800 продажби е $115 до $190 — реални пари, които трябва да излязат от маржа на събитието, а не от общите ви режийни разходи.
- Разрешителни и застраховки. Разрешителните за временна храна, застраховките за отговорност за еднодневни събития и разрешителните за алкохол (където са необходими) са разходи за всяко събитие.
Съберете всичко и разделете на реалистичните места. Ако общата цена на човек надвишава 70 процента от цената на билета ви, вдигнете цената, намалете менюто или добавете места, преди да обявите — не след като билетите се продадат.
Проследявайте изплащанията от платформата брутно, не нетно
Тикет платформите обикновено депозират продажбите ви минус техните такси. Отчитайте брутните продажби на билети като приход и таксата на платформата като разход — не отчитайте просто нетния депозит като приход. Брутното отчитане поддържа цифрите ви за приходите честни, съответства на 1099-K, който платформата може да ви изпрати, и прави маржовете по събития сравними между платформи с различни структури на таксите.
Разрешителни, данък върху продажбите и документи варират по градове
Поп-ъп хранителното обслужване се регулира локално и изискванията се различават значително. Обичайни позиции за бюджетиране и проследяване:
- Разрешителни за временно хранително заведение. Повечето градове и окръзи изискват по едно за всяко събитие или на всеки доставчик на всяко събитие, кандидатства се дни или седмици предварително. Ню Йорк например изисква всеки доставчик на храна на временно събитие да притежава разрешително от здравния отдел, независимо дали храната се сервира от щанд, маса или превозно средство, и дали събитието е на частна собственост или на обществена улица. Таксите и сроковете варират — включете и двете в бюджета и времевия график на събитието.
- Правила за обща кухня и одобрени източници. Много юрисдикции изискват храната да се приготвя в лицензирана, инспектирана кухня — не във вашата домашна кухня — освен ако не отговаряте на условията по закон за домашна храна (който обикновено покрива само трайни продукти, не пълни вечери). Наемът на обща кухня е реална бюджетна позиция; включете го в цената на билетите.
- Данък върху продажбите на приготвена храна. В повечето щати приготвените ястия се облагат с данък и временният продавач все още трябва да го събере и внесе. Някои щати изискват временно разрешително за данък върху продажбите за всяко място на събитието. Знайте ставката на адреса на помещението — може да се различава от базата ви — и решете дали цените на билетите включват данък или го добавят при плащането.
- Алкохол. Сервирането на винени комбинации обикновено изисква временно разрешително за бира и вино, лицензиран партньор кетъринг или домакинство в вече лицензирано помещение. Правилата са специфични за всеки щат и санкциите за грешки са строги.
Нищо от това не е glamorous, но таксите за разрешителни, санкциите за закъсняло кандидатстване и задълженията за данък върху продажбите са обикновени разходи за събитието, които принадлежат в бюджета за всяка вечеря от самото начало.
„Ъндърграунд" сивата зона е данъчен капан
Някои вечерни клубове работят неформално — предложени дарения вместо цени на билети, вечери в частни домове, членски сдружения вместо бизнеси. Домакините понякога предполагат, че наричайки плащанията „дарения", държи дейността извън данъчната система. Това не е така.
IRS облага доходите от какъвто и да е източник, и парите, събрани да покрият съставки, подготовка и времето на домакина, изглеждат като бизнес доход, независимо как го нарича поканата. Структурата на частно членство може да повлияе на излагането на здравния кодекс и зонирането, но не превръща печеливша серия от вечери в необлагаемо хоби. Ако вечерите ви последователно печелят пари, декларирайте дохода, приспаднете легитимните разходи и плащайте авансов данък като всеки друг малък бизнес. Документалната следа от тикет платформа — включително потенциално отчитане по 1099-K — означава, че доходът е документиран, независимо дали го наричате дарение.
Работата законно също отключва приспадания, които ъндърграунд моделът оставя на масата: разходи за съставки, наем на кухня, километри, застраховка и разходи за домашен офис или съхранение са обикновени бизнес разходи, след като дейността се управлява като бизнес.
Чести счетоводни грешки при вечери с билети
Харчене на парите предварително. Режимът на провал номер едно. Парите от билети пристигат седмици преди сметките. Дръжте ги отделно, докато събитието приключи.
Забравяне на 1099-K от платформата. Тикет платформите отчитат обработените плащания на IRS над прага за отчитане. Сверявайте брутния общ размер от 1099-K с книгите си в началото на януари — той отчита брутни продажби, включително такси и възстановявания, така че няма да съвпадне с банковите ви депозити. Очаквайте несъответствието и го документирайте.
Смесване на бакшиш в приходите от билети. Ако билетите включват автоматична такса за обслужване, това е приход за заведението — и ако го разпределите на персонала, това са заплати, подлежащи на данък върху заплатите, а не бакшиш. Истинските доброволни бакшиши следват правилата за отчитане на бакшиши. Решете кой модел използвате преди първата вечеря и настройте заплатите съответно.
Липса на печалба и загуба за всяко събитие. Домакините, които водят един смесен набор от книги, не могат да кажат кои вечери печелят. Приключвайте всяко събитие отделно: брутни билети, възстановявания, храна, напитки, труд, помещение, такси, разрешителни. След три или четири вечери ще знаете реалната си цена на човек — и кои менюта да повторите.
Игнориране на собствения ви труд. Ако вечеря носи $600 нетно след плащане на всички освен вас, а вие сте работили 30 часа, сте спечелили $20 на час. Това може да е добре за страстен проект, но го проследявайте, за да е умишлено решението.
Поддържайте приходите си от билети организирани от първата вечер
Управлението на вечерни клубове и поп-ъп вечери означава жонглиране с отложени приходи, изчисляване на себестойността по събития, изплащания от платформи и данък върху продажбите в различни помещения — всичко това преди да сервирате дори едно ястие. Поддържането на тези пасиви по събития отделно от реалните печалби е това, което превръща забавна серия от вечери в устойчив бизнес.
Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
