Най-продаваният ви продукт може да губи пари с всяка изпратена бройка — а счетоводната ви система никога няма да ви го каже. Ако разпределяте всичките си режийни разходи с един-единствен процент на базата на човекочасове или машинни часове, обикновените поръчки с голям обем тихомълком субсидират сложните с малък обем. Разходното калкулиране по дейности (ABC) поправя това сляпо петно, като проследява режийните разходи до дейностите, които действително ги консумират, така че всяка поръчка поема справедливия си дял. Ето как работи, кога си заслужава за малък цех и как да внедрите версия, която наистина можете да поддържате.
Защо традиционното разпределение на режийни разходи лъже цеховете за поръчково производство
Повечето малки производители използват единен заводски процент за режийни разходи: събират всички косвени разходи за годината, разделят ги на една база като преки човекочасове или машинни часове и прилагат този процент към всяка поръчка. Просто е и одиторите го приемат за финансовите отчети. Но то отговаря на грешния въпрос. Казва ви какво струва всяка поръчка средно, а не какво действително консумира всяка поръчка.
Помислете какво живее във вашия пул от режийни разходи: настройки на машини, поръчки за покупка, обработка на материали, инспекции по качеството, програмиране, ускоряване, преработка. Поръчка по поръчка с пет настройки, три инженерни ревизии и дузина инспекции консумира далеч повече от тези ресурси, отколкото дълъг производствен цикъл на стандартна част — дори ако и двете поръчки отчитат еднакви машинни часове. При единен процент и двете поръчки получават еднакво начисляване на режийни разходи на час. Обикновената поръчка изглежда по-скъпа, отколкото е, сложната изглежда по-евтина, отколкото е, и офертите ви се отклоняват точно в грешната посока: надценявате лесната работа, която конкурентите с радост открадват, и подценявате взискателната работа, която изяжда маржа ви.
Тази кръстосана субсидия е невидима в традиционния отчет за себестойност на поръчка. Общите режийни разходи все още се съгласуват. Всеки долар е разпределен някъде. Нищо не изглежда счупено — докато не забележите, че поръчките, които печелите най-често, са тези, които оставят най-малко печалба.
Как работи разходното калкулиране по дейности в пет стъпки
Разходното калкулиране по дейности заменя единния пул от режийни разходи с няколко пула разходи по дейности, всеки от които се отнася към поръчките със свой собствен фактор на разходите — измерим фактор, който причинява разхода. Механиката се свежда до пет стъпки:
- Идентифицирайте дейностите, които консумират режийни разходи. Обиколете цеха и офиса и избройте какво действително правят хората и машините: настройват машини, получават материали, работят с машини, инспектират части, програмират CNC задачи, обработват промени в поръчки от клиенти, изпращат поръчки.
- Разпределете режийните разходи към всеки пул дейности. Изтеглете разходите от главната книга в пулове. Трудът за настройка, консумативите за настройка и престоят, свързан с настройка, отиват в пула за настройка. Трудът за инспекция и калибрирането отиват в пула за инспекция.
- Изберете фактор на разходите за всеки пул. Факторът трябва да измерва колко от дейността използва всяка поръчка: брой настройки за пула за настройка, брой инспекции за инспекция, машинни часове за обработка, брой поръчки за покупка за доставки.
- Изчислете процент на дейността. Разделете общия разход на всеки пул на общото количество на неговия фактор. Ако настройките струват $100 000 годишно и извършвате 200, процентът е $500 на настройка.
- Отнесете разходите по дейности към поръчките. Умножете използването на фактора за всяка поръчка по процентите на дейностите и добавете преките материали и прекия труд. Резултатът е пълната ABC себестойност на поръчката.
Това е целият метод. Всичко останало — софтуер, измервания на време, дебати за разпределение — са детайли по внедряването.
Пример от поръчков цех с реални числа
Да предположим, че вашият цех има $300 000 годишни режийни разходи и произвежда два продукта:
- Стандартни скоби: 10 000 бройки, един производствен цикъл, 1 настройка, 5 000 машинни часа.
- Персонализирани корпуси: 1 000 бройки в много малки поръчки, 20 настройки, 1 000 машинни часа.
При традиционен процент на базата на машинните часове, процентът е $300 000 разделено на 6 000 часа, или $50 на машинен час. Стандартните получават $250 000 режийни разходи ($25 на бройка), а Персонализираните получават $50 000 ($50 на бройка).
Сега разделете режийните разходи на два пула дейности: $100 000 за настройки (общо 21) и $200 000 за обработка (6 000 машинни часа). Процентите на дейностите са около $4 762 на настройка и $33,33 на машинен час. Отнесете ги:
- Стандартни: 1 настройка × $4 762 + 5 000 часа × $33,33 = около $171 429, или $17,14 на бройка.
- Персонализирани: 20 настройки × $4 762 + 1 000 часа × $33,33 = около $128 571, или $128,57 на бройка.
Общите суми все още се съгласуват до $300 000. Но историята се обърна: Персонализираните струват повече от два и половина пъти от това, което традиционният метод отчете, докато Стандартните струват близо една трета по-малко. Ако сте оферирали Персонализираните на $90, мислейки, че струват $50 режийни разходи плюс материали и труд, всяка поръчка е губила пари — и колкото повече персонализирана работа сте печелили, толкова по-лоша е ставала годината ви. Това е решението, което ABC съществува да промени: преоценете сложната работа, противопоставете се на прекомерните ревизии и инспекции или насочете капацитета към поръчките, които действително плащат.
Избор на дейности и фактори на разходите, подходящи за малък цех
Най-честият провал в ABC за малък цех е копирането на учебникарски списък от четиридесет дейности и удавянето в събиране на данни. Нуждаете се от пет до осем пула, които улавят къде действително отиват режийните ви разходи. Започнете с този кратък списък и го адаптирайте:
| Пул дейности | Типични разходи в пула | Разумен фактор на разходите |
|---|---|---|
| Настройка на машина | Труд за настройка, приспособления, брак от първия артикул | Брой настройки |
| Обработка / производство | Енергия, инструменти, поддръжка, амортизация | Машинни часове |
| Програмиране и инженеринг | Време за CAD/CAM, ревизии | Инженерни часове или брой поръчки |
| Доставки | Време на купувача, входящ транспорт, получаване | Брой поръчки за покупка |
| Инспекция по качеството | Труд на инспектора, калибриране, тестови консумативи | Брой инспекции |
| Обработка на материали | Време на мотокар, съхранение, комплектоване | Брой премествания или комплекти |
| Администриране на поръчки | Офериране, планиране, промени в поръчки, документи за изпращане | Брой поръчки или промени в поръчки |
Две правила поддържат списъка честен. Първо, разходите на всеки пул трябва да се движат с неговия фактор — ако разходът за инспекция едва се променя с броя инспекции, обединете го другаде. Второ, всеки пул трябва да е достатъчно голям, за да има значение. Пул, съдържащ 2 процента от режийните разходи, не си заслужава отделно проследяване; сгънете го в най-близкия свързан пул. Пет добре избрани пула побеждават двадесет прецизни, които никой не актуализира след март.
Откъде идват данните
Вече имате повечето от необходимото. Броят настройки се намира в технологичните карти или системата за планиране. Броят поръчки за покупка идва от счетоводния ви софтуер. Броят инспекции идва от регистрите за качество. Машинните часове идват от контролерите на машините или записите за време на операторите. Празнините обикновено са инженерните часове и промените в поръчки. Прост споделен регистър, дори електронна таблица, ги запълва. Въздържайте се от покупка на ABC софтуер, докато прототип в електронна таблица не оцелее едно пълно тримесечие; дисциплината да събирате количества на факторите на ръка ви учи кои пулове си заслужават поддръжката.
Опростеният път: ABC, водено от време
Ако дори пет пула ви се струват тежки, обмислете ABC, водено от време (TDABC), опростен вариант, разработен от Робърт Каплан и Стивън Андерсън. Вместо да анкетирате служителите как разделят времето си между дейности, TDABC се нуждае само от две оценки на група ресурси:
- Разходът на минута капацитет — общият разход на отдел, разделен на практичния му капацитет в минути (общо минути минус почивки, обучение и престой).
- Минутите, които всяка дейност отнема — наблюдавани или оценени веднъж, след което се използват повторно.
Пример за офериране: ако инженерният ви отдел струва $240 000 годишно с 90 000 практични минути капацитет, процентът е $2,67 на минута. Оферта, която се нуждае от 120 минути инженерно време, носи $320 инженерен разход. Добавете подобни времеви уравнения за настройки, инспекции и обработка на поръчки и всяка оферта оценява истинското си изразходване на ресурси с аритметика, която всеки може да провери.
TDABC също така разкрива неизползвания капацитет директно. Ако факторите ви отнасят само 70 000 от наличните 90 000 минути, останалите 20 000 минути — около $53 000 разход — са неактивен капацитет, а не разход на която и да е поръчка. Традиционният ABC ги погребва в себестойността на продуктите; TDABC ги показва като собствен ред, което е точно това, което ви трябва, когато решавате дали да търсите повече обем, или да намалите ресурсите.
Чести грешки, които потопяват внедряването на ABC
Проследяване на твърде много дейности. Всеки допълнителен пул умножава събирането на данни завинаги. Започнете малко, докажете стойност на едно продуктово семейство или един отдел и се разширявайте само там, където решенията се променят.
Избор на фактори, които не можете да измерите. „Сложност" не е фактор. „Брой инженерни промени в поръчки" е. Ако даден фактор изисква нова система за проследяване, за да се преброи, изберете по-груб фактор, който можете да преброите днес — броят поръчки за покупка от счетоводната ви система побеждава теоретично перфектен фактор, който никой не записва.
Задаване на проценти веднъж и никога актуализиране. Процентите на дейностите се отклоняват с промени в заплати, обеми и процеси. Преизчислявайте поне годишно и веднага след големи промени като добавяне на смяна или автоматизиране на инспекцията. Остарелите проценти тихомълком се разграждат обратно към същото грешно ценообразуване, което сте тръгнали да поправите.
Използване на ABC разходите за грешни решения — или пренебрегването им за правилните. ABC себестойността на продуктите информира ценообразуването, оферирането, продуктовия микс и решенията за производство или покупка. Те не заменят оценката на материалните запаси по GAAP и използването им, за да наказвате екипите в цеха за „скъпи" настройки, които те не контролират, ще убие сътрудничеството. Пазете целта видима: по-добри оферти и по-добър микс, а не вина.
Оставяне на перфектното да е враг на посоката. ABC оценките никога няма да са точни — разпределението на режийни разходи винаги включва преценка. Разход от $128 на бройка, който е насочващо правилен, побеждава традиционен $50, който е прецизно грешен. Решавайте на базата на подреждането на поръчките по рентабилност, което е устойчиво дори когато отделните проценти са приблизителни.
Кога ABC е излишно (и какво да правите вместо това)
ABC се изплаща най-добре, когато режийните разходи са големи спрямо преките разходи, поръчките варират широко по сложност и се конкурирате по оферирана цена — класическият профил на поръчков цех. Изплаща се най-зле, когато режийните разходи са малки, всяка поръчка изглежда еднакво или продавате на пазарни цени, които не можете да влияете. Цех, който произвежда един продукт на две машини, не се нуждае от пулове дейности; нуждае се от чист традиционен процент и добър контрол на разходите.
Има и среден път. Ако пълният ABC ви се струва твърде много, опитайте първо тези по-леки ходове:
- Отделете един пул. Ако настройките са най-голямото ви изкривяване, създайте процент за настройка и оставете всичко останало заводско. Един допълнителен процент улавя повечето от ползата в много цехове.
- Добавете надценка при офериране за факторите на сложност. Начислявайте на настройка, на ревизия и на ускоряване в офертите, дори ако книгите ви останат традиционни. Офертата отразява реалността, докато главната книга остава проста.
- Провеждайте ABC като периодично проучване, не като система. Преизчислявайте разходите по дейности веднъж годишно в електронна таблица, за да проверите ценообразуването и микса, без да преработвате ежедневното счетоводство.
Всеки от тези побеждава оферирането на сляпо. Целта никога не е била счетоводна елегантност — а да знаете кои поръчки да печелите.
Проследявайте разходите по дейности в книгите си, не само в електронна таблица
ABC проучване, което живее само в електронна таблица, се разпада в рамките на месеци, защото никой не го свързва обратно с главната книга. Поправката е структурна: настройте сметкоплана си така, че режийните разходи да се осчетоводяват в категории, които отразяват пуловете ви дейности — труд за настройка, консумативи за инспекция, време за програмиране, входящ транспорт — вместо един общ акаунт за производствени режийни разходи. Когато всеки пул съответства на реални сметки, месечното ви приключване произвежда общите суми на пуловете автоматично и актуализирането на процентите на дейностите става рутинно изчисление, а не археологическо разкопки.
Същата дисциплина се отнася за количествата на факторите. Записвайте настройките, инспекциите и промените в поръчки срещу номерата на поръчките, както вече записвате човекочасовете, и съгласувайте броя месечно, както съгласувате банковата сметка. Чистите данни за дейностите плюс чистите книги превръщат ABC от еднократно консултантско упражнение в постоянен управленски отчет — такъв, който ви казва всеки месец кои поръчки са си заслужили поддръжката.
Поддържайте разходите по поръчки организирани от оферта до приключване
Докато изостряте оферирането си с разходно калкулиране по дейности, поддържането на ясни финансови записи за всяка поръчка е от съществено значение — общите суми на пуловете, които се съгласуват с главната книга, са това, което отличава доверена система за калкулиране от оптимистична електронна таблица. Beancount.io предоставя счетоводство на обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни, така че пуловете ви дейности, разходите по поръчки и осчетоводяванията на материалните запаси остават с версионен контрол и одитируеми. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство на обикновен текст.
