Попитайте един изпълнител как е минала дадена поръчка и обикновено ще получите усещане, а не число. "Беше напечено." "Изкарахме добри пари от ремонта на кухнята." "Работата по верандата беше главоболие." Балансът в банката се е увеличил, така че нещата сигурно са наред.
Затова в края на годината финансовите отчети пристигат и картината е по-грозна, отколкото са подсказвали усещанията. Компанията е фактурирала 2,1 милиона долара, работила е изтощителни часове и е приключила с 4 процента печалба. Някъде в тези четиридесет обекта парите са изтекли – но без отчитане на разходите по обекти няма как да разберете кои обекти са били губещи, с колко и защо.
Отчитането на разходите по обекти (job costing) е дисциплината, която превръща "беше напечено" в "загубихме 7400 долара от обекта Хендерсън, защото трудът за дървената конструкция надвиши планираното с 60 часа и никой не го забеляза до приключването". Това е най-ценната счетоводна практика, която един изпълнител или занаятчийски бизнес може да внедри, а повечето малки фирми я правят лошо или изобщо не я правят.
Какво всъщност представлява отчитането на разходите по обекти
При отчитането на разходите по обекти всеки долар се разпределя към конкретния проект, който го е предизвикал. Вместо един голям общ разход, наречен "труд", и друг, наречен "материали", всеки обект има своя собствена счетоводна книга. Когато дърводелецът отчете осем часа работа, тези часове отиват към конкретен обект. Когато се доставят дървени материали, тази фактура отива към съответния обект. Когато наемете подемник за две седмици, наемът се зачислява към обекта.
Това е обратното на процесното отчитане на разходите (process costing), което е подходящо за бизнеси, произвеждащи идентични единици – завод за бутилиране или производител на суровини. Там всяка единица струва приблизително еднакво, така че усредняването работи добре. Изпълнителите правят обратното: всеки проект е уникален. Ремонтът на баня и изграждането на веранда нямат почти нищо общо като структура на разходите. Усредняването им скрива всичко важно.
Резултатът от това отчитане е отчет за себестойността на обекта – постоянно сравнение между това, което сте предвидили в офертата, и това, което действително сте похарчили, разбито по категории за всеки активен проект. Ако се чете правилно, той ви показва, че даден обект е "на загуба", докато все още можете да направите нещо по въпроса.
Четирите категории разходи
Всяка система за отчитане на разходите по обекти проследява едни и същи четири категории. Поддържайте ги чисти и последователни и останалото ще се подреди само.
1. Преки разходи за труд
Заплатите на хората, които физически извършват работата на този обект. Това звучи просто и е най-честото място, където изпълнителите грешат – не защото забравят да следят часовете, а защото следят чистата заплата вместо пълните разходи за труд (с начислените тежести). Повече за това в следващия раздел, защото темата го заслужава.
2. Преки материали
Дървен материал, арматура, бетон, кабели, гипсокартон – всичко, което физически се влага в обекта. Тук дисциплината изисква кодиране на всяка фактура от доставчик към правилния обект в деня на пристигането ѝ, а не в края на месеца, когато никой не помни коя доставка къде е отишла. Купчината некодирани фактури е система за отчитане, която вече се е провалила.
3. Подизпълнители и оборудване
Разходи за подизпълнители, наем на оборудване, такси за контейнери за отпадъци, разрешителни и други преки разходи по проекта. Те вървят с обекта точно както материалите. Ако притежавате собствено оборудване, вместо да го наемате, обикновено ще начислявате на обектите вътрешна ставка на час или на ден, така че всеки проект да поеме справедлива част от разходите за собственост.
4. Общи разходи (Косвени разходи)
Разходите, които поддържат работата на компанията, но не могат да бъдат приписани на един обект: офисът, заплатата на оценителя, счетоводният софтуер, застраховката за обща отговорност, камионът на собственика, маркетингът. Общите разходи не изчезват само защото са трудни за разпределяне – те трябва да бъдат алокирани между обектите, което ще разгледаме по-долу.
Капанът на трудовото бреме
Ето грешката, която тихо унищожава маржовете на изпълнителите.
Един строител печели $30 на час. Изпълнителят вижда тези $30, изготвя офертата на база $30 и проследява разходите за обекта на $30 на час. Но $30 не е това, което този работник струва. Върху заплатата се начисляват още:
- Осигуровки за сметка на работодателя (социални и здравни)
- Застраховка "Трудова злополука" – често между 8 и 15 процента от заплатите в строителния бранш, а при покривните работи дори повече
- Здравни осигуровки и вноски за допълнително пенсионно осигуряване
- Платен отпуск, празнични дни, обучение и сертифициране
- Малки инструменти, надбавки за телефон, разходи за автомобил
Като съберете всичко, пълната ставка на разходите за труд (fully burdened labor rate) обикновено е с 30 до 50 процента над основната заплата. Този работник, на когото плащате $30, всъщност ви струва $42 до $45 на час.
Ако вашите отчети за себестойността на обекта използват чистите $30, всеки отчет ще ви подвежда по един и същ начин: обектите ще изглеждат печеливши по средата на процеса и ще разочароват при приключването. Мислите си, че работите с 18 процента марж, а всъщност той е 8. Изготвяте следващата оферта на базата на същото грешно число и залагате твърде ниска цена. Грешката се натрупва.
Изчислявайте трудовото си бреме веднъж годишно. Вземете общите годишни разходи, свързани с труда (заплати плюс всички изброени по-горе позиции), разделете ги на общата сума на производствените заплати и ще получите коефициент на натоварване (burden multiplier) – например 1,38. Прилагайте го към всеки час във всеки отчет за разходите по обекти. Това е единствената най-ефективна корекция в счетоводството на един изпълнител.
Разпределяне на непреките разходи с предварително определена ставка
Непреките разходи (overhead) не могат да бъдат проследени до конкретен проект, затова те се прилагат чрез ставка, която определяте в началото на годината. Стандартната формула:
Ставка на непреките разходи = Прогнозирани годишни непреки разходи ÷ Прогнозирана годишна база за разпределение
Базата за разпределение е това, което определя вашите непреки разходи – повечето изпълнители използват часове директен труд или общи директни разходи по проекта. Пример: очаквате $360,000 непреки разходи през следващата година и 24,000 часа директен труд. Вашата ставка е $15 непреки разходи на час труд. Всеки проект поема по $15 за всеки час, изработен по него.
Тъй като ставката е прогнозна, действителните непреки разходи ще бъдат малко над или под това, което сте приложили. В края на годината ще имате малък баланс на прекомерно или недостатъчно приложени разходи, който се закрива към себестойността на продадените стоки (или се разпределя пропорционално между проектите, ако е голям). Не позволявайте на това малко изравняване да ви плаши – прилагането на непреки разходи по приблизителен начин през цялата година е много по-добро от това да ги игнорирате и да „откриете“ реалния си марж едва когато данъчната декларация е готова.
Разходни кодове: Системата за класификация
Разходните кодове са категориите, които превръщат суровите разходи в четим отчет. Вместо един ред „материали“, един ремонт може да бъде разделен на бетон, скеле, електричество, ВиК, довършителни работи и т.н. Строителната индустрия има официален стандарт – CSI MasterFormat, организиран в раздели като Раздел 03 Бетон и Раздел 09 Довършителни работи – и големите търговски строители го спазват стриктно.
Повечето малки изпълнители не трябва да приемат пълния MasterFormat. Опростен списък от 15 до 30 кода, покриващи работата, която действително извършвате, е по-добър от стандарт с 600 реда, който никога няма да използвате последователно. Три правила правят разходните кодове ефективни:
- Бъдете кратки. Не включвайте дейности, които нито изпълнявате сами, нито възлагате на подизпълнители. Детайли, които няма да поддържате, са просто шум.
- Бъдете последователни във всички проекти. Използвайте една и съща структура от кодове за всеки проект, дори когато някои кодове остават неизползвани при малки обекти. Последователността е това, което ви позволява да сравните проект от тази година с подобен отпреди две години.
- Използвайте един набор от кодове за всичко. Класическата фатална грешка: оценителят оферира с един набор от кодове, а ръководителят на проекта проследява разходите с друг. Това несъответствие прекъсва връзката между прогноза и реалност – а сравнението „прогноза срещу факт“ е целият смисъл.
Ангажирани разходи: Да видиш зад ъгъла
Отчетът за разходите по проекта, който показва само вече похарчените пари, е като огледало за задно виждане. Числото, което предотвратява бедствия, е ангажираният разход (committed cost).
Ангажираният разход е сума, за която сте поели задължение, но все още не сте платили – подписан договор с подизпълнител, издадена поръчка за покупка, поръчка на материали, която е направена, но не е фактурирана. Представете си, че проектът има бюджет от $50,000, похарчили сте $30,000 и сте издали поръчки за още $25,000. Отчитането само на разходите казва, че ви остават $20,000. Реалността: вече сте ангажирали $55,000 срещу бюджет от $50,000. Вече сте с $5,000 над бюджета и можете да го видите днес – преди да пристигнат фактурите – вместо при приключването.
Прогнозна цена при завършване = разходи до момента + ангажирани разходи + прогнозна цена за завършване на останалата работа
Следете това число ежеседмично и проектът ще спре да ви изненадва.
Четене на отчета за рентабилност на проекта
Полезният отчет за разходите по проекта поставя пет колони една до друга за всеки разходен код:
| Колона | Какво ви казва |
|---|---|
| Първоначална оценка | Какво сте оферирали за тази категория |
| Разходи до момента | Натрупани реални разходи с включени начисления до момента |
| Ангажирани разходи | Поръчки и договори с подизпълнители, които още не са фактурирани |
| Разходи за завършване | Вашата текуща оценка на оставащите разходи |
| Прогнозирано отклонение | Оценка минус прогнозна обща сума – същината |
Прегледайте колоната за прогнозирано отклонение. Код, който клони към превишаване на бюджета, докато проектът е завършен само на 40 процента, е пожар, който все още можете да изгасите – преразпределете екип, предоговорете поръчка, стеснете обхвата. Същото превишение, открито при приключване, е просто загуба, която трябва да обяснявате.
Изготвяйте отчета ежеседмично за всеки активен проект. Калкулирането на разходите по проекти, правено месечно, е урок по история. Правено ежеседмично, то е волан за управление.
Защо точните записи правят калкулирането на разходите по проекти възможно
Калкулирането на разходите по проекти работи само ако основното счетоводство е чисто и актуално. Всяко изплащане на заплати трябва да разделя часовете по проекти. Всяка фактура от доставчик трябва да носи проект и разходен код, преди да бъде осчетоводена. Всяка промяна в поръчката трябва да актуализира засегнатия бюджет. Ако транзакциите се трупат некодирани в продължение на три седмици, вашите отчети за разходите по проекта са фикция – и ще вземате реални решения въз основа на измислени числа.
Тук дисциплинираното, прозрачно счетоводство се отплаща. Когато всяка транзакция е кодирана веднъж, правилно, и се съхранява във формат, който действително можете да инспектирате, отчетът за разходите по проекта се превръща в страничен продукт на доброто счетоводство, а не в болезнена реконструкция в края на месеца. Изпълнителите, които третират счетоводството като ежедневен навик – а не като тримесечна надпревара – са тези, на чието калкулиране на разходите може да се вярва.
Поддържайте разходите си по проекти честни от първия ден
Калкулирането на разходите по проекти не е софтуерна функция, която купувате; това е навик за разпределяне на всеки разход към проекта, който го е причинил, в реални суми, спрямо последователен набор от разходни кодове, докато все още можете да действате според това, което виждате. Направете трудовите разходи правилно, прилагайте непреките разходи с предварително определена ставка, следете ангажираните разходи и четете колоната за отклонение ежеседмично – и изразът „този беше труден“ ще се превърне в число, което можете да управлявате.
Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни – всяка транзакция е кодирана, проследима и с контролирана версия, без „черни кутии“ и без зависимост от конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към plain-text счетоводство. За да се задълбочите в механиката, разгледайте документацията или проучете отчитането с Fava дашборда.