Всяка седмица вашият бизнес плаща два пъти за храната, която изхвърля: веднъж, когато я купува, и отново, когато плаща, за да я закара до контейнера. В цялата хранителна система на САЩ почти една трета от цялата храна се губи или разхищава по пътя от фермите до чиниите — около 60 милиона тона годишно, или приблизително 114 милиарда ястия храна, според данните на ReFED за хранителните отпадъци. Ако управлявате ресторант, магазин за хранителни стоки, кетъринг компания, пекарна, ферма или дистрибутор на храни, част от този отпадък в момента седи във вашия хладилен склад и тихо ви струва пари.
Ето какво повечето собственици никога не чуват: когато дарите този излишък на хранителна банка или обществена кухня, вместо да го изхвърлите, данъчният кодекс ви позволява да приспаднете до два пъти стойността, която храната ви е струвала. Не само вашата цена — вашата цена плюс половината от печалбата, която бихте реализирали при продажбата ѝ. Това е едно от малкото приспадания в целия кодекс, което може да надхвърли това, което реално сте похарчили, то е постоянно законодателство за всички видове бизнес от 2015 г. насам и идва с федерална защита от отговорност, която покрива дарители с добри намерения. Това ръководство обяснява как работи разширеното приспадане, кой отговаря на условията, документацията, която го прави валидно, и навикът за водене на документация, който превръща вашия регистър на даренията в спестявания, устойчиви на данъчни ревизии.
Защо даренията на храна получават специално третиране
Започнете с общото правило, защото контрастът е целият смисъл. Когато бизнес дари инвентар на благотворителна организация, приспадането обикновено е ограничено до неговата цена (база). Дарете кашон паста, който ви е струвал 40 долара и би се продал за 100 долара, и обикновеното благотворително приспадане е 40 долара. Неосъществената печалба от 60 долара просто изчезва.
Конгресът реши, че тази математика обезкуражава даренията на храна, затова създаде изключение в Раздел 170(e)(3) от Вътрешния данъчен кодекс: разширеното приспадане за квалифицирани дарения на хранителни запаси. Съгласно това правило, същият кашон паста може да генерира приспадане значително над цената от 40 долара.
С десетилетия имаше уловка — постоянната версия на изключението се прилагаше само за корпорации от тип C. Еднолични търговци, съдружия, LLC и S корпорации получаваха разширеното приспадане само чрез временно удължаване, което Конгресът трябваше да подновява на всеки една или две години. Законът PATH от 2015 г. сложи край на тази несигурност: той направи разширеното приспадане постоянно за бизнеси от всякакъв размер и структура, повиши годишния лимит и добави специално правило за цената за фермерите. Ако сте пропуснали това облекчение преди години, защото вашият счетоводител ви е казал, че е привилегия само за C корпорации, този съвет е с десетилетие остарял.
Математиката: Цена плюс половината от надценката, ограничено до два пъти вашата цена
Разширеното приспадане е равно на по-малката от двете суми:
- Вашата цена плюс половината от неосъществената надценка: цена + ½ × (справедлива пазарна стойност − цена)
- Два пъти вашата цена
Нека разгледаме конкретен пример. Вашата пекарна дарява вчерашен хляб, който е струвал 1000 долара за производство и би се продал за 2500 долара на дребно. Половината от надценката от 1500 долара е 750 долара, така че формула 1 дава 1750 долара. Два пъти вашата цена е 2000 долара. По-малката сума — 1750 долара — е вашето приспадане. Похарчили сте 1000 долара и приспадате 1750 долара.
Сега предположете, че надценката е по-голяма: същите 1000 долара цена за стоки, които биха се продали за 4000 долара. Формула 1 дава 1000 долара + 1500 долара = 2500 долара, но ограничението за двойна цена влиза в сила и задържа приспадането на 2000 долара. Ограничението е предпазната мярка: приспадането може да надхвърли цената ви, но никога не може да надхвърли двойната цена.
Справедлива пазарна стойност означава цената, на която същата или значително подобна храна реално се е продавала от вашия бизнес по време на дарението — вашата цена от менюто, вашата цена на едро, вашата цена на рафта. Това не е число, което измисляте след факта. Ако сте дарили хляба, защото е бил вчерашен и вече не е продаваем на пълна цена, оценете го на цената, на която сравними стоки реално са се продавали, и документирайте как сте стигнали до там. Надценяването на стойността е най-бързият начин да превърнете законно приспадане в данъчна корекция при ревизия.
Кой отговаря на условията: Всеки бизнес с излишна храна
Допустимостта е умишлено широка. Всяка търговска дейност — едноличен търговец, съдружие, LLC, S корпорация или C корпорация — може да претендира за разширеното приспадане. Изискванията се отнасят до храната и получателя, а не до вида на вашето дружество:
- Трябва да е хранителен инвентар. Имотът трябва да е инвентар (или имот, държан за продажба на клиенти), който е „очевидно здравословна храна" — храна, предназначена за човешка консумация, която отговаря на всички стандарти за качество и етикетиране, наложени от федералните, щатските и местните закони, дори ако не е лесно продаваема поради външен вид, възраст, свежест, клас, размер, излишък или подобни условия. Вчерашен хляб, вдъннати консерви, грешно етикетирани, но безопасни опаковки и козметично несъвършени плодове и зеленчуци — всичко се брои. Развалена или опасна храна — не се брои.
- Фермерите получават правило за условна цена. Производителите често нямат установена данъчна база в храната, която отглеждат, което би направило „два пъти вашата цена" почти нула. Законът решава това, като позволява на данъкоплатец без установена цена да третира цената като 25 процента от справедливата пазарна стойност само за целите на разширеното приспадане. Фермер, който дарява продукция на стойност 10 000 долара, може следователно да използва условна цена от 2 500 долара и да приспадне до 5 000 долара.
- Дарението трябва да е на правилния вид получател — което ни води до правилото, което спъва повече дарители от всяко друго.
Правилото за получателя: Болни, нуждаещи се или кърмачета — и го вземете писмено
Разширеното приспадане е налично само когато храната отива за публична благотворителна организация, описана в Раздел 501(c)(3), която ще я използва единствено за грижа за болни, нуждаещи се или кърмачета. Хранителните банки, хранителните шкафове, обществените кухни, приютите за бездомни и училищните програми за раници са класическите отговарящи на условията получатели.
Три условия се отнасят до получателя и всичките три трябва да бъдат изпълнени:
- Изискване за изключителна употреба. Организацията трябва да използва храната единствено за грижа за болни, нуждаещи се или кърмачета. Тя не може да я препродава, да я търгува или да я използва като заплащане.
- Без прехвърляния срещу стойност. Получателят не може да обменя дарената храна за пари, друго имущество или услуги. (Тесният изключение: организацията може да таксува крайните получатели номинална сума в определени случаи — но ако вашият получател продава вашето дарение, приспадането ви изчезва.)
- Писмено изявление до вас, дарителя. Организацията трябва да ви предостави писмено изявление, описващо дареното имущество, посочващо датата, на която е получила храната, и заявяващо, че ще използва храната в съответствие с тези правила. Това не е незадължителна документация — това е законово условие за приспадането.
Третата точка заслужава подчертаване, защото е тази, която дарителите най-често пропускат. Ръкостискане с директора на хранителния шкаф и разписка, която казва „благодарим за вашето дарение", не удовлетворяват изискването. Преди да направите първото си дарение на нова организация, поискайте писменото изявление, покриващо тези точки, и го съхранявайте с данъчните си записи. Реномираните хранителни банки издават тези документи рутинно; ако организация не желае да го оформи писмено, дарете другаде.
Още едно предупреждение: дарение на организация, която не е 501(c)(3) — приложение за спасяване на храна с нестопанска цел, което препродава излишъка, обществен хладилник, управляван от нерегистрирана група, църква, която никога не е получила освобождаване — може да е щедро, но не отговаря на условията за разширеното приспадане. Проверете статута на освобождаване на организацията, преди да дарите, а не в данъчния сезон.
15-процентният лимит и петгодишният пренос
Разширеното приспадане за хранителни запаси е ограничено всяка година до 15 процента от съвкупния ви нетен доход от всички търговски дейности (изчислен без оглед на самото дарение на храна). За C корпорациите лимитът е 15 процента от облагаемия доход с обичайните корекции за благотворителни дарения.
Ако даренията ви надхвърлят 15-процентния таван, излишъкът не се губи: той се пренася за до пет последователни данъчни години, при спазване на същия лимит всяка година. Кетъринг компания, която има слаба година, но дарява много — например, след като анулиран договор я оставя с пълен фризер с приготвена храна — може да пренесе неизползваната част в по-печеливши години.
Две бележки за планиране следват от тази структура. Първо, тъй като лимитът зависи от нетния бизнес доход, година със загуби силно ограничава това, което можете да използвате текущо — планирайте големи дарения за печеливши години, когато можете. Второ, преносът прави групирането жизнеспособно: дори необичайно голямо еднократно дарение запазва стойността си през следващите пет данъчни декларации, така че не позволявайте на едногодишен лимит да ви разубеди от даряване.
Защитата от отговорност: Защо „Ами ако някой се разболее?" е грешната грижа
Попитайте собствениците на хранителен бизнес защо изхвърлят излишъка вместо да го даряват и най-честият отговор е страхът от съдебен иск, ако някой се разболее. Този страх е разбираем — и федералният закон директно го е адресирал от 1996 г. насам.
Законът за добрия самарянин Бил Емерсън за дарения на храна защитава всяко лице, бизнес или събирач на реколта, който дарява очевидно здравословна храна добросъвестно на организация с нестопанска цел, от гражданска и наказателна отговорност, произтичаща от състоянието на храната. Защитата покрива и организацията с нестопанска цел, която я получава и разпределя. Изключенията са само груба небрежност и умишлено лошо поведение — например, знаейки, че дарявате храна, която смятате за фалшифицирана или опасна. Обикновена небрежност при боравенето, пропуснат етикет с дата или храна, която просто не понася на някого, не пробива щита.
Конгресът разшири щита със Закона за подобряване на даренията на храна, подписан през януари 2023 г. Разширението защитава квалифицирани преки дарители, които дават храна директно на нуждаещи се лица (не само чрез организации с нестопанска цел), разширява покритието до дарения на храна, чийто етикетен срок е изтекъл, когато дарителят направи добросъвестна оценка, че тя все още е здравословна, и защитава храна, продавана на нуждаещи се лица на силно намалена „добра самарянска цена". Всички петдесет щата имат свои собствени статути за защита на дарителите в допълнение.
Практическият извод: правният риск от даряване на добра храна добросъвестно е далеч по-малък, отколкото повечето собственици си представят, докато разходите за депонирането ѝ — такси за транспортиране, наеми на контейнери и пропуснато приспадане на стойност до два пъти вашата цена — са сигурни. Ако страхът от отговорност е бил вашата причина за изхвърляне на излишъка, оттеглете го.
Често срещани грешки, които струват на дарителите приспадането
Повечето загубени приспадания се провалят на документацията, не на съществото. Избягвайте тези пет грешки:
Дарение без писменото изявление от получателя. Както беше отбелязано по-горе, изявлението, описващо храната, датата на получаване и декларацията за съответстваща употреба, е условие за приспадането. Вземете го по време на всяко дарение или по силата на постоянно споразумение — не шест месеца по-късно, когато вашият счетоводител попита.
Пропускане на потвърждението и Формуляр 8283. Общите правила за документиране на благотворителни дарения все още важат в допълнение към специфичното за храната изявление. Дарения от 250 долара или повече изискват своевременно писмено потвърждение от благотворителната организация (получено до момента на подаване на декларацията). Непарични дарения над 500 долара се вписват във Формуляр 8283, където отчитате данъчната база, справедливата пазарна стойност и как сте определили стойността. Дарения над 5 000 долара обикновено изискват квалифицирана оценка — въпреки че даренията на инвентар, оценени по вашите собствени установени продажни цени, имат добре познати методи, които вашият счетоводител ще знае.
Надценяване на справедливата пазарна стойност. IRS знае вашите маржове. Оценяването на вчерашен продукт на пълна цена от менюто, когато рутинно го намалявате, или използването на премиум цена на дребно за стоки, които продавате на едро, кани корекции — и санкции се прилагат за съществени грешки в оценката. Оценявайте на реални продажни цени и пазете сравнителните данни.
Дарение на неквалифициран получател. Стартъпът за спасяване на храна, нерегистрираният хладилник за взаимопомощ, добронамереният съсед — никой не отговаря на условията, освен ако не е 501(c)(3), използващ храната за болни, нуждаещи се или кърмачета. Проверете освобождаването първо.
Забравяне за щатските стимули. Няколко щата добавят свои собствени кредити в допълнение към федералното приспадане — щатски кредити за дарения на храна, стимули за компостиране и субсидии за отклоняване на отпадъци могат да направят даряването по-евтино от депонирането дори преди федералното облекчение. Проверете текущите предложения на вашия щат, преди да подновите договора за контейнери.
Следете всяко дарение като приспадането, което е
Тук счетоводството прави или разваля цялата стратегия. Разширеното приспадане е само толкова добро, колкото записите зад него: за всяко дарение ви трябват датата, получателят, описание на храната, вашата данъчна база, справедливата пазарна стойност и как сте я определили, писменото изявление на получателя и благотворителното потвърждение. Реконструирането на този списък през април от паметта и обувна кутия с благодарствени бележки е начинът, по който приспаданията умират.
Създайте прост регистър на даренията в деня, в който започнете — електронна таблица или специален раздел в книгите ви с един ред за всяко дарение и всяко поле по-горе. Запишете цената от записите за инвентар или себестойност на рецепти по време на дарението, отбележете основата на продажната цена за справедлива пазарна стойност и подредете изявлението на получателя и потвърждението заедно. Съпоставяйте регистъра месечно, както съпоставяте банкова сметка: нерегистрираните дарения излизат на повърхността, докато спомените и документацията са свежи. В края на годината регистърът плюс подадените изявления дават на вашия счетоводител всичко необходимо за Формуляр 8283 и декларацията — и дават на ревизора последователна, своевременна история вместо блъсканица.
Поддържайте записите си за дарения готови за ревизия от първия ден
Даряването на вашия излишък вместо депонирането му храни вашата общност, намалява сметката ви за транспортиране и печели приспадане на стойност до два пъти вашата цена — но само ако книгите ви могат да докажат всяка кутия, която сте дарили. Beancount.io предоставя счетоводство в открит текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол над вашите финансови данни, така че регистрите на даренията, разходите за инвентар и подкрепящите документи живеят в един главен регистър с контрол на версиите вместо в разпръснати електронни таблици. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводство в открит текст.
