Служител има нужда от пари преди следващото начисляване на заплати. Искате да помогнете, затова му ги изпращате днес и планирате да „оправите нещата“ по-късно. Това малко действие може да се превърне в упорит проблем при съгласуването: банковото салдо е по-ниско, ведомостта не обяснява плащането и никой не може да каже дали сумата е заем, аванс за служебни разходи или платено предварително възнаграждение.
Практичното решение е да класифицирате плащането, преди да напусне банковата сметка. След това използвайте един разчетен път, определете отговорник и падеж за аванса и преглеждайте непогасеното салдо във всеки платежен период. Добрите записи улесняват администрирането на съпричастното решение — и правят последващото погасяване, отчета за разходи или записа за заплати предвидими.
Започнете с определяне на същността на плащането
„Аванс за служител“ е удобно наименование, но може да прикрива три много различни сделки. Счетоводното и платежното ви третиране трябва да следва същността на уговорката, а не основанието в платежното нареждане.
Аванс за бъдещи възнаграждения
Ако плащате на служител предварително за работа, която ще извърши, това по принцип е плащане на възнаграждение, а не актив на дружеството. IRS разграничава аванса по заплата от действителния заем; авансът по заплата подлежи на третиране за данъци върху заетостта при плащането му. Не го осчетоводявайте като вземане от служител само защото очаквате да намалите следващата заплата.
Прекарайте плащането през ведомостта за периода, в който е платено, с обичайните удръжки и записи за възнаграждения. Вашият доставчик на услуги по заплати може да помогне да определите най-чистия начин служителят да получи дължимото, като същевременно брутното възнаграждение и данъчното отчитане останат правилни. Следващата ведомост следва да показва оставащото обичайно възнаграждение, вместо да представя по-ранното плащане като погасяване.
Аванс за служебни разходи
Това са средства на дружеството, които служителят ще похарчи от името на бизнеса: аванс за пътуване преди посещение при клиент, касова наличност за покупки на място или средства за консумативи от доставчик, който не приема карта.
Първоначално това обикновено е временно вземане от служителя, а не разход. След като служителят представи касови бележки и служебна цел, прекласифицирайте обоснованата сума към правилната сметка за разход или актив. Неизползваната сума трябва да се върне на дружеството.
За данъчни цели в САЩ отчетното споразумение за възстановяване на разходи изисква три неща: връзка с дейността, навременно обосноваване и навременно връщане на излишните средства. Документацията трябва да показва сумата, датата, мястото, когато е приложимо, и служебната цел. Аванс за служебни разходи без последващо счетоводно отчитане може да се превърне във възнаграждение вместо в коректно възстановяване на разходи.
Личен заем към служител
Ако служителят получава средства за лична нужда и трябва да ги върне независимо дали продължава да работи, третирайте сумата като заем. Това означава писмено споразумение, главница, график за погасяване и ясен процес при прекратяване на трудовото правоотношение. Не бива да зависи само от неформално обещание, че ведомостта „ще го прихване по-късно“.
При по-голям или по-дългосрочен заем от работодателя се консултирайте с данъчния си съветник относно лихвата. IRS има правила за заеми под пазарната лихва; по принцип пропуснатата лихва по някои заеми от работодател над 10,000 долара може да се третира като допълнително възнаграждение. Правилата на щатите за удръжки от заплата също се различават, затова потърсете местен съвет по трудово право, преди да разчитате на удръжки от ведомостта.
Използвайте една временна сметка за салдото, което очаквате да получите обратно
Създайте сметка за текущ актив, например Assets:Employee-Advances. Тя е място за временно отчитане на пари, които бизнесът е платил, но все още не е класифицирал като разход, възнаграждение или уреден заем.
Да предположим, че изпращате 1,200 долара на служител за тридневно посещение при клиент. Първоначалният запис е ясен:
Dr Assets:Employee-Advances 1,200
Cr Assets:Bank:Checking 1,200Дебитът показва, че дружеството има право или на документи за разхода, или на погасяване. Кредитът обяснява тегленето от банката. Водете отделна помощна книга или етикет в регистъра за всеки служител и всеки аванс; един общ сбор без имена и дати се събира трудно и почти не може да се прегледа добре.
Когато пристигне отчетът за разходите, прехвърлете от разчетната сметка само подкрепената с документи сума. Ако 1,050 долара са документирани като самолетни билети, настаняване и наземен транспорт, осчетоводете:
Dr Expenses:Travel 1,050
Cr Assets:Employee-Advances 1,050Оставащите 150 долара остават видими като сума за връщане. Ако служителят ги върне с банков превод, разчетният запис е:
Dr Assets:Bank:Checking 150
Cr Assets:Employee-Advances 150Този модел в три стъпки запазва одитната следа. Банката показва излизането и връщането на парите; сметката за разходи съдържа само обосновани служебни разходи; а салдото по авансите към служители достига нула, когато случаят е приключен.
Направете начина на погасяване изричен преди плащането
Най-честият проблем не е трудна счетоводна статия. Това е аванс без документиран начин за уреждане. Изберете писмено един от следните варианти, преди да отпуснете средствата.
Погасяване в брой, с чек или превод
Това е най-простият вариант за личен заем или неизразходван аванс за служебни разходи. Определете сумата и падежа, след което съпоставяйте всяка разписка или плащане с непогасеното салдо на служителя. Плащане никога не бива да се осчетоводява директно като други приходи само защото някой е забравил за какво е било.
Уреждане чрез отчет за разходи
Използвайте това само за действителен аванс за служебни разходи. Посочете какви документи са необходими и кога трябва да бъде представен отчетът. Когато е практично, възложете одобрението на друг човек, а не на служителя, особено ако покупките включват храна, пътуване или вещи, които биха могли да са лични.
Удръжка от бъдеща заплата
Удръжката от заплата може да е оперативно удобна, но не е пряк път за заобикаляне на правилата за заплати и трудово възнаграждение. Потвърдете, че писменото съгласие на служителя, правилата за минимална заплата и извънреден труд, правилата за окончателна заплата, условията по колективното трудово договаряне и изискванията на щата позволяват удръжката. Координирайте счетоводния запис с регистъра на ведомостта, за да не бъде едно и също погасяване отчетено два пъти.
Записът за погасяването все пак представлява намаление на вземането. Системата за заплати определя допустимата механика на нетното възнаграждение; главната ви книга трябва да получи ясен запис, който кредитира Assets:Employee-Advances със сумата, действително възстановена.
Изградете малка система за контрол около всеки аванс
Не ви е нужна сложна програма за кредитиране, за да предотвратите натрупването на малки салда. Формуляр за заявка от една страница или прост работен процес може да покрие основните неща.
Съберете минимално необходимите данни
За всеки аванс записвайте:
- Име и отдел на служителя
- Дата и сума на плащането
- Цел: плащане на възнаграждение, служебен разход или личен заем
- Одобряващ и метод на плащане
- Разписки или договор за заем, според случая
- Краен срок за погасяване или обосноваване
- Оставащо салдо и дата на закриване
За личен заем добавете периодичността на погасяването, условията за лихва, когато са приложими, и какво се случва, ако служителят напусне. За аванс за служебни разходи добавете очакваните категории разходи и очакваните дати на пътуването или проекта.
Разделете одобрението и плащането, когато можете
В много малко дружество един и същ човек може да трябва да одобри и изплати аванса. В такъв случай собственикът или друг проверяващ трябва да преглежда отчета за откритите аванси поне веднъж месечно. С разрастването на екипа разделете етапите на заявяване, одобрение, плащане и съгласуване. Това е скромна контрола с несъразмерно голяма полза: прави необичайните плащания видими, преди да станат трудни за обяснение.
Определете кратък ритъм за преглед
Преглеждайте откритите салда при всяко начисляване на заплати, а не само в края на годината. Отбелязвайте всеки запис с изтекъл падеж, липсващи разписки, липсваща подписана документация за заем или прехвърлен напред повече от веднъж. Старите аванси към служители рядко са счетоводна загадка; обикновено са задача за последващи действия, която не е възложена на никого.
Използвайте справка за възрастта на вземанията с колони за 0–30, 31–60, 61–90 и над 90 дни. Справката трябва да показва отделния служител, първоначалната дата, целта и следващото действие, а не само общото салдо в баланса.
Избягвайте преките пътища, които създават проблеми със заплатите и данъците
Няколко навика правят иначе чистия аванс ненужно рисков.
Не наричайте всяко плащане „заем“
Етикетът не превръща аванс по заплата в заем. Ако погасяването зависи от бъдещи услуги, а не от реално задължение за връщане, включете вашия съветник по заплатите, преди да осчетоводите сумата във вземане. Обратно, истинският личен заем трябва да изглежда като заем и в записите: писмени условия, салдо и реални действия по събирането.
Не отчитайте парите като разход преди да получите документи
Осчетоводяването на първоначалното плащане като пътуване, консумативи или храна прави банковото съгласуване лесно днес, но премахва подканата за разписки утре. Използвайте разчетната сметка, докато не разберете за какво са платени парите. След това класифицирайте точно всяка подкрепена с документи сума, включително като дълготраен актив или запас, когато покупката принадлежи там.
Не прихващайте аванс срещу възнаграждение извън счетоводството
Намаляването на ред за разходи за заплати или тихото понижаване на следващия директен депозит може да доведе до разминаване между възнагражденията, удръжките и платежните фишове на служителя. Поддържайте синхрон между ведомостта, споразумението със служителя и регистъра. Ако сумата бъде опростена или не може да бъде събрана, спрете, преди да я отпишете; решението може да има последици за заплати, данъци и трудово право.
Не позволявайте старите салда да се превърнат в постоянни активи
Сметката за аванси към служители не е място за паркиране на необяснени плащания. Нарастващо или застаряващо салдо може да завиши активите и да прикрие възнаграждение, грешки или слаби контроли. Ескалирайте изключенията своевременно и документирайте решението да съберете, прекласифицирате или потърсите професионален съвет.
Създайте повтаряемо месечно съгласуване
Добавете авансите към служители към обичайното си приключване в края на месеца. Леко съгласуване може да изглежда така:
- Експортирайте подробните данни за откритите аванси по служители.
- Сверете общата сума с
Assets:Employee-Advancesв главната книга. - Съпоставете уредените позиции с отчети за разходи, разписки за погасяване или записи от регистъра на ведомостта.
- Проучете всяко старо, неподкрепено с документи или отрицателно салдо.
- Поискайте одобряващият да потвърди нерешените позиции и следващото действие по тях.
Отрицателните салда също заслужават внимание. Те могат да означават, че служител е върнал твърде много, отчет за разходи е осчетоводен два пъти или се дължи възстановяване на разходи. Съгласуване, което пита само дали общата сума е „малка“, ще пропусне тези грешки.
Това е и полезно място да сравните политиката си с реалността. Ако служителите многократно се нуждаят от лични аванси по заплата, това е разговор за политика и дизайн на заплащането, а не причина да оставите сметката за активи да се превърне в скрита система за заплати. Ако авансите за служебни пътувания многократно остават открити, обмислете фирмени карти, по-ниски лимити за аванси или по-кратък срок за отчета за разходи.
Поддържайте финансовото си управление организирано
Ясните записи за аванси към служители правят движенията на парични средства, заплатите, одобренията на разходи и прегледа в края на месеца по-лесни за доверие. Beancount.io предлага счетоводство с обикновен текст, което е прозрачно, управлявано с версии и готово за AI, така че финансовите ви записи да останат ясни без „черна кутия“. Започнете безплатно, когато сте готови да изградите регистър, който екипът ви може да преглежда уверено.