При Renoбация за 2 милиона долара разликата между клауза за 10% задържан процент и 5% е 100 000 долара от вашите пари, които стоят в нечия чужда банкова сметка — без лихва — дълго след като екипите ви са си отишли у дома. Ако строите в Ню Йорк, тиха поправка на щатския Закон за своевременното плащане току-що промени сметката: всяка клауза в частен строителен договор, която изисква задържан процент над 5% от договорената сума, вече е нищожна и неприложима.
Това звучи като техническа бележка под линия. На практика променя начина, по който преговаряте договорите, кога вземанията ви се превръщат в пари и какво трябва да показва графикът ви за незавършено производство. Това ръководство разглежда какво се промени, какво Законът за своевременното плащане вече ви гарантираше (много изпълнители никога не го прилагат) и как да приведете книгите си в съответствие.
Какво се промени: Задържан процент над 5% вече е нищожен
Задържаният процент — частта от всяко междинно плащане, която собственикът удържа като обезпечение, докато работата не приключи — исторически е варирал от 5% до 10% при търговски проекти, като 10% не е необичайно при частни поръчки, където собственикът е имал цялата тежест. Съгласно изменението на член 35-Е от Общия търговски закон на Ню Йорк (статутът, който повечето хора наричат Закон за своевременното плащане), договорна разпоредба, изискваща задържан процент над 5% от договорената сума, е нищожна. Прочетохте правилно: не „несправедлива“, не „подлежаща на договаряне“ — нищожна, точно както е нищожна незаконна клауза.
Основните правила за удържане в Закона вече са подредени, както следва, за отговарящите на условията частни проекти:
- Собствениците могат да удържат не повече от 5% от договорената сума и то само по взаимно съгласие, отразено в договора.
- Изпълнителите и подизпълнителите също могат да удържат не повече от 5% от нивото под тях — и в никакъв случай не повече от това, което собственикът реално удържа. Ако собственикът удържа 3%, вашите подизпълнителски договори не могат да удържат 5%.
- Задържаният процент трябва да бъде освободен в рамките на 30 дни след окончателното одобрение на работата. Ако този срок бъде пропуснат, удържащият дължи лихва от 1% на месец върху дължимата сума.
Две предупреждения, преди да зачертаете с червен химикал всеки договор в чекмеджето. Първо, Законът се прилага за частни строителни договори, при които общата стойност на проекта е равна или надвишава 150 000 щатски долара — публичните поръчки се уреждат от отделни щатски финансови правила, а малките жилищни проекти (индивидуални жилища за едно до три семейства и малки жилищни квартали) са изключени. Второ, „нищожна“ е щит, а не меч: тя ви защитава от прекомерна клауза, но стара клауза за 10%, останала в стар шаблон, все още провокира спорове, забавени събирания и адвокати. Обновете документацията.
Какво Законът за своевременното плащане вече ви даваше (и вероятно не използвате)
Таванът на задържания процент стъпва върху рамка за срокове на плащане, която е в статута от години — и която поразителен брой малки изпълнители третират като незадължителна. Не е. За покрити частни проекти:
Дванадесет работни дни за одобряване или отхвърляне на вашето искане за плащане. Собственикът трябва да действа по вашата фактура в рамките на 12 работни дни, а одобрението не може да бъде неоснователно отказано. Отказът трябва да бъде писмен и да посочва оспорваните позиции. „Ще се заемем“ не е съобразен с правилата отговор.
Тридесет дни за плащане след одобрение. След като фактура бъде одобрена, плащането от собственика е дължимо не по-късно от 30 дни след одобрението — или, когато строителен кредитор финансира плащанията, седем дни след като собственикът действително е получил парите по сметката си.
Седем дни надолу по веригата. След като изпълнителят разполага с реални средства, подизпълнителите и доставчиците трябва да бъдат платени в рамките на седем дни — а всяко удържане изисква писмено известие, посочващо сумата, причината и какво трябва да бъде коригирано, с плащане в рамките на седем дни след отстраняването.
Един процент лихва на месец. Забавените плащания към изпълнител или подизпълнител натрупват лихва от 1% на месец (12% годишно) върху неплатеното салдо, или по-висок процент, ако договорът предвижда такъв.
Правото да спрете работа. Ако неоспорени суми останат неплатени, можете да преустановите изпълнението, след като дадете 10 календарни дни писмено предизвестие — и изпълнител, който преустанови работа правилно, не е в неизпълнение. Подизпълнителите имат същото право, с уведомление както до собственика, така и до изпълнителя. Договорни клаузи, които се отказват от правото на преустановяване, сами по себе си са нищожни, както и клаузи за приложимо право и подсъдност извън щата (с тясно изключение за доставчици на материали) и клаузи, които блокират ускорен арбитраж: неразрешени спорове за плащане могат да бъдат отнесени до бърз арбитраж по правилата на ААА.
Обобщено, Законът дава на дисциплиниран изпълнител пълен ритъм на събиране: фактурирайте точно, оставете часовника от 12 работни дни да тече, съберете на ден 30 и ескалирайте с лихва, известие за преустановяване или арбитраж, когато чекът не пристигне. Повечето изпълнители не използват нищо от това. Таванът на задържания процент добавя липсващото парче — парите, които преди бяха заложници до „окончателното одобрение“, сега са ограничени, дефинирани и освобождавани на законов срок.
Защо това има значение повече, отколкото звучи
Задържаният процент е мястото, където парите на малките изпълнители отиват да умрат. Тъй като удръжката се натрупва при всяко междинно плащане, към средата на проекта изпълнител с 8% нетен марж може да има паркирана при собственика сума, еквивалентна на цялата печалба за една година. Оборотният капитал трябва да дойде отнякъде: кредитна линия (лихва, която плащате), бавно плащане на собствените подизпълнители (риск за доверителния фонд, повече по-долу) или отлагане на оборудване и наемане на персонал.
Намаляването на максималния задържан процент от 10% на 5% освобождава половината от този паркиран капитал по време на живота на проекта. Но таванът също така премахва буфер, който собствениците исторически са използвали, за да управляват риска от завършване — списъци с недостатъци, гаранционни рекламации, гаранционна експозиция. Собствениците не просто поемат този риск; те оказват натиск върху дефинициите на етапите, документацията на фактурите и воденето на записи. Победителите при новия режим ще бъдат изпълнители, чиито искания за плащане са достатъчно чисти, за да бъдат одобрени още от първия ден, и чиято документация за приключване прави окончателното одобрение недвусмислено.
Контролен списък за договора: Поправете документацията преди следващата поръчка
- Извадете всеки шаблон, който използвате — договори със собственици, подизпълнителски договори, поръчки за покупка — и ограничете задържания процент до 5% навсякъде. Нищожна клауза все пак ви струва пари, докато двете страни спорят какво означава договорът.
- Синхронизирайте задържания процент в подизпълнителските си договори с главния договор. Помнете правилото за пропорционалност: това, което удържате от подизпълнителите, никога не може да надвишава това, което собственикът удържа от вас. Закодирайте твърдо връзката („задържан процент, равен на по-малката от 5% или процента, реално удържан от собственика“), вместо фиксирано число.
- Изтрийте клаузи за плащане, които противоречат на статута. Клаузи, установяващи условия за плащане, които се различават от законовата рамка, също са нищожни — така че подизпълнителски договор, който обещава „нето 60 след плащане от собственика“, не е просто небрежен, той е неприложим, и показва на подизпълнителите ви, че не познавате закона.
- Не се отказвайте от правата за преустановяване или арбитраж. Клаузи, които ги забраняват, са нищожни; оставете ги навън и запазете лоста.
- Договаряйте намаления на процента и алтернативи. Нищо не пречи на честен договор да намали задържания процент при 50% завършеност или съществено завършване, да замени паричния задържан процент с гаранция за задържан процент или да финансира удръжката в ескроу. Повдигнете тези въпроси при подписването, не при списъка с недостатъци.
- Дефинирайте „окончателно одобрение на работата“ в договора. Часовникът за 30-дневно освобождаване започва при окончателното одобрение; двусмислен процес на приключване е последният оставащ начин парите да стоят. Уточнете проверката, срока за списъка с недостатъци и документа за подписване.
Счетоводната страна: Махнете задържания процент от пода и го поставете в графика
Задържаният процент не е загубен приход — това е спечелен приход, който не сте събрали, и книгите ви трябва да го показват. Ето къде правилното водене на записи престава да бъде задължение за съответствие и започва да ви носи пари.
Осчетоводете го като договорен актив, разделен по дата на освобождаване. Съгласно ASC 606 задържаният процент е част от цената на сделката; правото ви върху него е обусловено от завършването на работата, а не просто от изтичането на времето, така че той живее като договорен актив (много изпълнители го наричат „вземане от задържан процент“). Частта, която очаквате да бъде освободена в рамките на дванадесет месеца, е текущ актив; останалата част е нетекуща. Тази класификация има значение повече, отколкото изглежда — тя движи коефициента на ликвидност, който движи линията за гаранции и банковите ви споразумения.
Носете го в графика за незавършено производство, не в главата си. График за незавършено производство, който показва договорената стойност, направените разходи, процента на завършеност, фактурираното до момента и удържания задържан процент — по проект — е начинът да знаете дали една поръчка се самофинансира или тихо изяжда кредитната ви линия. Ако използвате метода на процент на завършеност за дългосрочни договори (а повечето изпълнители с поръчки, обхващащи повече от една фискална година, трябва), задържаният процент преминава през спечеления приход в периода, в който работата е извършена, а не когато чекът най-накрая пристигне.
Старeйте задържания процент като всяко вземане. Проследявайте го по проект с датата на задействане на освобождаването. Когато 30 дни след окончателното одобрение преминат без плащане, в счетоводната книга вече трябва да се вижда натрупването на 1% лихва на месец — лихва, която имате право да претендирате и която отива в приходите, когато бъде спечелена. Отчетът за остаряване на задържания процент е също вашата система за ранно предупреждение за собственици, които структурно плащат бавно.
Следете праговете на брутните приходи за данъчни методи. Много малки изпълнители попадат под освобождаването за брутни приходи, което позволява метода на приключения договор за договори, приключващи в рамките на две години (прагът е от порядъка на 30 милиона долара, индексиран ежегодно); над него обикновено се изисква процент на завършеност. Който и метод да се прилага, записите ви за задържан процент определят дали данъчната декларация и книгите са в съответствие — одитируема следа от фактурирани, удържани и освободени суми по договор е това, което превръща болезнено известие от IRS или щата в незначително събитие.
Спазвайте правилата за доверителния фонд, когато парите най-накрая пристигнат. Съгласно Закона за залозите на Ню Йорк плащанията, които получавате по строителен проект — включително освободен задържан процент — са доверителни средства за вашите подизпълнители, работници и доставчици на материали, преди да финансират нещо друго. Статутът изисква да водите книги и записи на доверителните постъпления и плащания; служители и агенти, които отклоняват доверителни средства, могат да носят лична отговорност за тях. С прости думи: когато собственикът освободи 90 000 долара от задържан процент, вашите подизпълнители и доставчици по този проект се плащат от тях, преди плащането за камиона. Вашата счетоводна система трябва да може да проследи всяка проектна стотинка от получаването до допустимото за доверителния фонд плащане без археологически разкопки в електронни таблици.
Наръчник за 30-дневно приключване
Парите се печелят или губят в последния месец на поръчката:
- Направете собствена предварителна проверка на работата си, преди да поискате окончателно одобрение, така че проверката да не открие нищо.
- Подайте пълния пакет за приключване — чертежи „както е изпълнено“, гаранции, откази от залог, декларации — с окончателното искане за плащане, защото „непълна документация“ е последната защитима причина за удържане на задържания процент.
- Вземете окончателното одобрение писмено и маркирайте ден 30 в календара. Тази дата стартира законовия срок за освобождаване.
- На ден 31 изпратете искането, цитирайки Закона: сумата на задържания процент, натрупващата се лихва от 1% на месец и (ако ви трябва лост) известие за намерението ви да задействате процеса за разрешаване на спорове.
- Освободете надолу по веригата със същата дисциплина. След като ви платят, задържаният процент на подизпълнителите ви е дължим незабавно — и това са техните пари, държани в доверие.
Водете книгите, които ви носят плащане
Всяка разпоредба в тази статия — таванът от 5%, 30-дневното освобождаване, лихвата от 1%, записите за доверителния фонд — предполага едно нещо: че можете да докажете какво е фактурирано, какво е одобрено, какво е удържано и кога. Счетоводна книга в обикновен текст, в която всяко искане за плащане, освобождаване на задържан процент и натрупване на лихва е датиран, одитируем запис, е точно това доказателство. Beancount.io дава на изпълнителите счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с контрол на версиите и готово за ИИ — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и дайте на задържания си процент документацията, която заслужава.