Заложната къща е един от най-странните бизнеси в счетоводството на дребно. „Стоката“ в търговската зала всъщност не е стока — тя е обезпечение, което може или не може да се превърне в инвентар. Значителна част от приходите изобщо не идват от продажба на стоки, а от лихви, натрупани по краткосрочни, обезпечени заеми. А бек-офисът трябва да удовлетворява множество регулаторни органи, включително данъчните служби, органите за борба с финансовите престъпления (FinCEN), службите за контрол на оръжията (ATF), държавните разпоредби за заложните къщи и (често) местните полицейски управления, които изискват ежедневно качване на всеки издаден заложен билет.
Ако водите счетоводството на заложна къща по същия начин, по който го правите за магазин за стоки втора употреба, ще надцените приходите, ще подцените пасивите, ще пропуснете лихвени приходи, които трябва да бъдат начислени, и ще създадете одитна следа, която не съответства на очакванията на регулаторите. Ето как да го направите правилно.
Какво всъщност представлява заложният заем
Най-важната концепция в счетоводството на заложните къщи е, че заложната трансакция не е продажба. Това е нерекурсен заем, обезпечен с движимо имущество.
Клиентът предава пръстен, китара, генератор или огнестрелно оръжие. Заложният посредник предоставя пари в брой — средната сума в национален мащаб е около $150 — и съставя заложен билет, който функционира едновременно като договор за заем и складова разписка. Клиентът има законов срок за откупуване (обикновено от 30 до 90 дни, в зависимост от държавата), през който може да плати главницата плюс таксите за заложно обслужване и да получи обратно вещта си. Ако не я откупи и не удължи срока, обезпечението се отчуждава и става инвентар, който магазинът може да продаде.
Около 85% от кредитополучателите действително откупуват залозите си. Тази статистика трябва да промени начина, по който мислите за сметкоплана: основната икономическа дейност е кредитирането, а продажбите на стоки са до голяма степен механизъм за възстановяване на средства от неоткупените 15%.
Сметкопланът, от който всъщност се нуждае една заложна къща
Общият сметкоплан за търговия на дребно няма да свърши работа. Изградете го около двата отделни бизнеса в рамките на един обект — кредитиране и препродажба — и трите нива на регулаторни данни, които трябва да представяте при поискване.
Активи
- Пари в наличност — Каса
- Пари в наличност — Трезор
- Банка — Оперативна сметка
- Вземания по заложни заеми — Главница
- Вземания за начислени такси по залози
- Инвентар — Отчуждено обезпечение, по категории (Бижута, Електроника, Инструменти, Музикални инструменти, Огнестрелни оръжия, Други)
- Инвентар — Директни покупки (вещи, закупени директно, а не заложени)
- Инвентар — Скрап злато/сребро
- Резерв за загуби по заеми (рядко съществен, но използван от по-големите вериги)
- Дълготрайни активи — Витрини, Сейф, ПОС система, Система за сигурност
- Депозит за лиценз за огнестрелни оръжия (ако притежавате такъв)
Пасиви
- Неспечелени приходи от такси по залози
- Задължения по депозити за разсрочени плащания (Layaway)
- ДДС/Данък върху продажбите за плащане
- Резерв за полицейско задържане (вещи, маркирани при висящо разследване)
- Задължение за възстановяване на суми на клиенти
Собствен капитал — стандартен
Приходи
- Приходи от такси по заложни услуги (лихва)
- Такси за съхранение и обработка
- Продажби — Отчуждена стока
- Продажби — Директно закупена стока
- Продажби — Приходи от рафиниране на скрап
- Такси за парични услуги (осребряване на чекове, парични преводи)
- Други приходи (такси за прехвърляне на оръжие, задържани депозити)
Себестойност на продадените стоки (COGS)
- COGS — Отчуждена стока (заведена по главницата на заема)
- COGS — Директно закупена стока (заведена по цена на придобиване)
- COGS — Скрап
Забележете какво не влиза в приходите: главницата, предоставена при заложен заем. Тези пари никога не докосват отчета за приходите и разходите при излизането им, нито при връщането им. Всеки зает долар е замяна на активи (пари срещу вземане). Всеки откупен долар е обратното.
Отразяване на заложен заем: Правилният начин
Нека разгледаме един билет и счетоводните записвания ще станат очевидни.
Клиент залага 14-каратова златна верижка за $200 главница при 20% месечна такса за обслужване. Заложният билет е с падеж след 30 дни.
При отпускане на заема:
Дт Вземания по заложни заеми — Главница 200
Кт Пари в наличност — Каса 200Това е цялото записване. Няма приход. Месечната такса от 20% още не е спечелена, защото клиентът не е ползвал заема никакво време.
Начисляване на такси за обслужване (правете го ежемесечно, не при откупуване):
Много заложни къщи правят грешката да признават приходите от такси само когато клиентът откупи залога. Това е счетоводство на касова основа, представено като начисляване, и то подценява дохода за текущия период, като го прехвърля в бъдещ период, когато клиентът може вместо това да се откаже от залога. Правилното третиране при текущо начисляване е таксата да се признава пропорционално на срока на заема.
Ако същият заем със златната верижка трупа $40 такса за 30-дневен срок и вие правите приключване на месеца на 15-ия ден:
Дт Вземания за начислени такси по залози 20
Кт Приходи от такси по заложни услуги 20Ако билетът обхваща края на месеца, начислявате частично; ако е изцяло в рамките на месеца, начислявате пълната сума при падежа.
При откупуване (клиентът плаща $240 в брой):
Дт Пари в наличност — Каса 240
Кт Вземания по заложни заеми — Главница 200
Кт Вземания за начислени такси по залози 40Приходът вече е в отчета за приходите и разходите от записа за начисляване по-горе. Откупуването е чисто балансово събитие.
Ако клиентът не откупи залога (отчуждаване):
Обезпечението вече е вашият инвентар. Цената на придобиване е неплатената главница по заема, а не пазарната стойност на вещта. Браншовата практика и данъчните указания третират остатъка по главницата като стойност на инвентара.
Дт Инвентар — Отчуждени бижута 200
Кт Вземания по заложни заеми — Главница 200Начислената, но неплатена такса за обслужване е въпрос на преценка. Консервативната практика е тя да бъде сторнирана срещу приходите в периода на отчуждаване, тъй като клиентът никога не я е платил реално.
Дт Приходи от такси по заложни услуги 40
Кт Вземания за начислени такси по залози 40Когато верижката се продаде за $350 в брой:
Дт Пари в наличност — Каса 350
Кт Продажби — Отчуждена стока 350
Дт COGS — Отчуждена стока 200
Кт Инвентар — Отчуждени бижута 200Брутната печалба от $150 от продажбата, плюс лихвите, спечелени от откупените билети, е това, което финансира операцията. Ако брутният ви марж върху отчуждената стока изглежда слаб, значи или оценявате заемите твърде агресивно (давате твърде големи заеми спрямо стойността за препродажба), или не извършвате правилно счетоводното отразяване на отчуждаването.
Разграничаване на заеми срещу залог от директни покупки
Повечето заложни къщи също така изкупуват вещи директно. Когато клиент, който иска пари веднага и няма намерение да се връща, влезе в обекта, вие правите оферта, парите сменят собственика си и вещта веднага става част от инвентара.
Това е напълно различна транзакция и трябва да бъде осчетоводена по различен начин. Тук няма заем, няма вземане, няма начисляване на такси за обслужване, нито период за обратно изкупуване. Това е директно придобиване на инвентар по себестойност:
Дт Инвентар — Директно изкупена електроника 80
Кт Каса — Касово чекмедже 80Съхранявайте непотърсения (конфискуван) инвентар и директно изкупения инвентар в отделни сметки. Икономическите показатели са различни — непотърсените вещи се водят по главницата на заема (обикновено 25–50% от стойността при препродажба), докато директните покупки обикновено се договарят по-близо до 50–70% от стойността. Смесването им пречи на способността ви да анализирате реалния брутен марж за всяка от двете линии. Държавните закони за заложните къщи също обикновено изискват отделни регистри.
Федерални разпоредби за огнестрелни оръжия: Къде повечето заложници грешат със съответствието
Приблизително половината от всички заложни къщи в САЩ работят с огнестрелни оръжия. Ако и вие го правите, почти сигурно притежавате Федерален лиценз за огнестрелни оръжия тип 02 (FFL, специфичен за заложни къщи). Всяко събитие с огнестрелно оръжие — придобиване, обратно изкупуване, продажба, трансфер — генерира документация, която ATF (Бюрото за алкохол, тютюн, огнестрелни оръжия и експлозиви) може да изиска за проверка на място.
Най-често цитираното нарушение при инспекции на ATF в заложни къщи е пропускът да се попълни нов формуляр 4473 и да се извърши NICS проверка на миналото, когато клиент изкупува обратно собственото си заложено оръжие. Фактът, че клиентът първоначално е притежавал оръжието, е без значение. След като оръжието е вписано във вашия регистър (bound book) като придобиване, връщането му е разпореждане, а разпореждането към лице без лиценз изисква формуляр 4473 и успешна NICS проверка всеки път.
Това има директни счетоводни последици:
- Огнестрелните оръжия не могат да се третират като обща линия инвентар. Поддържайте отделна сметка „Инвентар — Непотърсени огнестрелни оръжия“ и отделна сметка „Инвентар — Директно изкупени огнестрелни оръжия“. Те се засичат с вашия регистър на ATF (Запис за придобиване и разпореждане), а не с наличността по главната книга.
- Оръжието в залог фигурира във вашия регистър като придобиване в момента, в който го приемете. Ако клиентът го изкупи обратно, вписването за разпореждане трябва да предхожда физическото предаване, а таксата за формуляр 4473 (ако събирате такава) е отделна линия за приходи.
- Ако клиентът не премине NICS проверката, не можете да му върнете оръжието. То остава под ваше наблюдение, докато въпросът не бъде решен — и във вашите книги — въпреки че клиентът технически притежава законното право на собственост и заемът се изплаща. Това създава сложен хибрид между вземане и инвентар, който трябва да следите в подсметка: „Огнестрелни оръжия — Задържани поради отказ на NICS“.
- Записите в регистъра трябва да се съхраняват, докато FFL лицензът е активен, плюс 20 години след прекратяването му. Третирайте ги като постоянни записи, а не като данъчни записи със седемгодишен срок.
Прагът от $10 000 в брой и CTR докладите на FinCEN
Заложните къщи се считат за нефинансови търговски обекти или предприятия за целите на Закона за банковата тайна, което звучи като освобождаване, но не е. Съгласно 31 CFR § 1010.330, всяко предприятие — включително заложна къща — което получи повече от $10 000 в брой при една транзакция или при две или повече свързани транзакции, трябва да подаде формуляр 8300 на IRS в рамките на 15 дни. (Формуляр 8300 е еквивалентът за нефинансови предприятия на формуляр 112 на FinCEN, който се подава от финансовите институции.)
Случаи, които заложните къщи често пропускат:
- Клиент купува Rolex от витрината за $11 000 в брой. Изисква се формуляр 8300.
- Клиент изкупува три отделни заложни билета при едно посещение, плащайки $4 000 + $4 500 + $3 000 в брой. Правилата за агрегиране се прилагат, тъй като транзакциите са свързани. Изисква се формуляр 8300.
- Един и същ клиент носи $7 000 днес и $5 000 следващата седмица, за да закрие един заем. Свързани транзакции в рамките на 24 часа или всякакви транзакции, за които бизнесът знае или има основание да знае, че са свързани, се сумират. Изисква се формуляр 8300.
Счетоводният похват: маркирайте всяка транзакция в брой над $3 000 във вашата POS система или леджър с ИД на клиента и дата, така че прегледът за агрегиране да бъде механичен. Електронна таблица, извлечена в края на месеца, която обобщава кумулативно получените пари от клиент за периоди от 12 месеца и 30 дни, е най-евтината застраховка, която можете да си осигурите. Неподаването на формуляр 8300 води до наказателна отговорност; структурирането (умишленото поддържане на индивидуални транзакции точно под $10 000) само по себе си е отделно федерално престъпление, което е затворило повече заложни къщи от данъчните одити.
Държавните разпоредби за заложна дейност добавят и свои изисквания за ежедневно качване на данни за транзакциите към правоприлагащите органи — обикновено чрез системи като LeadsOnline или RAPID — но това е оперативно съответствие, а не счетоводство. Просто се уверете, че системата, която използвате за тези отчети, чете от същите записи за транзакции, които постъпват в леджъра; това е единственият начин да защитите „това, което е в книгите“ срещу „това, което е докладвано на полицията“.
Такси за съхранение, изгубени билети и удължавания
Леджърът на заложна къща има няколко особености, които често изненадват начинаещите счетоводители.
Удължавания и подновявания. Много щати позволяват на клиента да плати само таксата за обслужване при падеж и да удължи заема. Полученото плащане е приход от лихви; главницата остава в книгите като ново вземане за нов срок. Начислявайте таксата за обслужване пропорционално за новия срок — не я събирайте предварително и не третирайте цялата предплатена сума като реализиран приход в първия ден.
Такси за изгубен билет. Ако клиент не може да представи оригиналния заложен билет, повечето закони позволяват малка административна такса (обикновено от $5 до $15) за декларация и замяна. Това е друг приход, а не приход от такси за обслужване на заема.
Такси за съхранение и застраховка. Някои юрисдикции позволяват отделна такса за съхранение върху таксата за обслужване. Осчетоводявайте я в собствена линия за приходи — вашият анализ на ефективния ГПР (който държавен инспектор може да поиска) разделя финансовите разходи от нефинансовите такива.
Продажби с отложено плащане (Layaway). Изненадващ брой заложни къщи предлагат продажби на изплащане за инвентара в шоурума. Депозитите са пасив, докато клиентът или не влезе във владение, или не се откаже. При отказ, депозитът се превръща в друг приход, а инвентарът остава наличен. Не признавайте депозитите за резервация като продажби в момента на получаването им.
Равнения, които разкриват кражби и грешки
Три месечни равнения трябва да бъдат абсолютно задължителни.
-
Движение на вземанията по заеми (Rollforward). Начално салдо + нови заеми − погашения (частта от главницата) − отнети залози (прехвърляния към инвентара) = крайно салдо. Крайното салдо трябва да съответства на подробния отчет от вашата система за управление на заложна къща (Bravo, PawnMaster, CompuPawn и др.). Разликите означават или че е изтрит заложен билет в ПОС системата без съответно записване в главната книга, или че отнето обезпечение е заведено в инвентара без да е изчистено вземането.
-
Инвентар по произход. Начален запас от отнети залози + входящи прехвърляния (по стойност на главницата) − себестойност (COGS) на продажбите от отнети залози = краен запас от отнети залози. Направете същото за инвентара от директни покупки. Равнение, което обединява двете, ще скрие всички съществени отклонения.
-
Дневник на касовите разлики. Касата на заложната къща обработва повече пари в брой от повечето търговски обекти. Ежедневното броене на парите по каси и месечното обобщение на липсите и излишъците — разбити по служители — е най-ефективният контрол срещу кражби, който можете да приложите. Постоянните отклонения в една и съща посока са ранен предупредителен сигнал.
Данъчно третиране: бележки, които си заслужава да знаете
Няколко елемента, които трябва да насочват работата ви в края на годината:
- Приходите от такси за обслужване са обикновен доход, и точка. Те не са приходи от лихви за целите на ограничението на разходите за инвестиционни лихви или правилата за портфейлни доходи. Те са брутни постъпления на заложния бизнес.
- Отнетата стока има данъчна основа, равна на неизплатената главница по заема към датата на отнемане. Това е вашата себестойност (COGS), когато артикулът бъде продаден. Не преоценявайте инвентара до продажна или пазарна стойност при отнемането — това създава фиктивен доход.
- Отчитането на касова основа почти никога не е подходящо. Салдото по вземанията от заеми, пасивите за неспечелени такси за обслужване и инвентарът, отчетен по себестойност, изискват начисляване (принцип на текущо начисляване), а проверяващите екипи, запознати с тази индустрия, ще очакват именно това.
- Ако извършвате рафиниране на злато за скрап, сетълментът от рафинерията е вашата продажба, а всеки метал в преход в края на годината е инвентар по последната спот цена, приложена към изпратеното тегло. Пазете протоколите от анализите — те доказват както количеството, така и качеството.
Поддържайте счетоводството на заложната си къща готово за одит от първия ден
Счетоводството на заложните къщи се намира в пресечната точка на потребителското кредитиране, търговския инвентар, законите за огнестрелните оръжия и спазването на мерките срещу изпирането на пари. Главната книга е и документът, който всеки от тези регулатори в крайна сметка ще поиска да види. Изграждането ѝ върху текстови записи с контрол на версиите означава, че можете да предоставите чиста одитна следа на вашия счетоводител, инспектор или държавен проверяващ без три седмици трескаво възстановяване на данни.
Beancount.io дава на собствениците на заложни къщи прозрачна, подлежаща на одит счетоводна книга, където всеки заем, отнемане на залог и касова трансакция се записват в разбираем за човека текстов формат — без непрозрачни бази данни, без обвързване с доставчик и с пълна история, която можете да претърсвате (grep), сравнявате (diff) и на която можете да се доверите. Комбинирайте го с Fava табла за управление за визуално отчитане и започнете безплатно за да поддържате обекта си в съответствие с правилата, а маржовете си — видими още от първия заложен билет.