Счетоводство за мобилни нотариуси и агенти по подписване на заеми: Отделяне на нотариални такси, освободени от данък за самоосигуряване, в Schedule C и Schedule SE

Мобилен нотариус подписва пакет за рефинансиране на кредитополучател на кухненската маса във вторник вечер, събира 150 долара от компанията за застраховане на правото на собственост (title company) и се прибира вкъщи. Това, което изглежда като едно плащане, всъщност са три различни вида доходи за данъчни цели — и грешното им разпределение може да означава преплащане на данък за самоосигуряване със стотици или хиляди долари всяка година.

Повечето нотариуси и агенти по подписване на заеми (LSAs) отчитат целия си приход в Schedule C и след това надлежно плащат 15,3 процента данък за самоосигуряване върху цялата сума. Това е грешка. Раздел 1402(c)(1) от Данъчния кодекс (IRC) изключва таксите, спечелени за нотариални действия, от определението за нетна печалба от самостоятелна заетост. Тези такси все още се вписват в Schedule C, но се премахват от изчислението на Schedule SE. Ако вашето счетоводство не може да различи нотариалната такса от таксата за пътуване, не можете да поискате това изключение — а IRS няма да направи изчисленията вместо вас.

Това ръководство описва как да настроите сметкоплан, който зачита това разграничение, какви записи са ви необходими, как да проследявате пробега по начин, който издържа при одит, и как да прехвърлите цифрите от вашето счетоводство в Schedule C и Schedule SE.

Защо съществува изключението за нотариални такси и какво всъщност обхваща то

Нотариусите са публични длъжностни лица. Таксите, разрешени от държавния закон за извършване на нотариално действие — вземане на потвърждение на подпис, администриране на клетва, удостоверяване на копие, свидетелстване на подпис — се третират от IRS по същия начин като таксите, плащани на други публични служители. Възнаграждението на публичните служители е изключено от данъка за самоосигуряване съгласно IRC Раздел 1402(c)(1).

Изключението е тясно. То се прилага само за таксата за всяко отделно действие, определена или ограничена от щатското законодателство. В повечето щати това е между 5 и 25 долара на подпис или печат. Всичко над тази законова такса е просто доход от самостоятелна заетост, както всеки друг приход от малък бизнес.

Тази разлика е важна, тъй като подписването на заем — основният бизнес модел на LSA — почти винаги включва малка нотариална такса в рамките на много по-голяма такса за услуга. Компанията за застраховане на правото на собственост плаща от 125 до 200 долара на подписване. От тях може би 20 до 60 долара представляват законовите нотариални такси за документите, които действително изискват нотариална заверка (тръстов акт, клетвена декларация за подпис, понякога пълномощно). Останалата част е компенсация за отпечатване на пакета документи, пътуване до кредитополучателя, преглед на 80 до 150 страници разкрития, сканиране на копия и предаване на пакета на FedEx. Нищо от това не е нотариално действие и нищо от него не отговаря на условията за изключението.

Математиката на ниво документ: Как агентите всъщност изчисляват нотариалната част

Най-чистият начин да изчислите нотариалната част от таксата за подписване е да умножите броя на нотариално заверените подписи в пакета по максималната законова такса за действие във вашия щат. Няколко примера:

Калифорния ограничава нотариалните такси до 15 долара на подпис. Типично рефинансиране има четири или пет нотариално заверени подписа, така че освободената част е от 60 до 75 долара.
Флорида позволява 10 долара на действие. Същото рефинансиране носи 40 до 50 долара освободен доход.
Тексас ограничава потвържденията на подписи на 10 долара, а декларациите под клетва на 6 долара. Пакет с три потвърждения и една декларация носи 36 долара.
Пенсилвания ограничава повечето действия до 5 долара, така че типично подписване може да има само 25 до 30 долара освободени такси в себе си.

Каквато и да е математиката, запишете изчислението в поръчката за подписване или в счетоводния регистър. Числото, което изключвате в Schedule SE, е числото, което можете да защитите, а „числото, което мога да защитя“ означава „числото, което документирах в момента, по метод, свързан с щатското право“.

Ако кредитополучател или компания за собственост ви плати една обща сума, не ви е необходим отделен чек за нотариалната част. Нуждаете се от отделен ред във вашите книги.

Сметкоплан, който прави данъчния сезон безпроблемен

Единствената най-полезна промяна, която един нотариус може да направи в своето счетоводство, е да раздели приходите на поне три сметки:

Такси за нотариални действия (освободени от SE данък) – законовата част за всяко действие при всяко подписване, всяка нотариална заверка на място, всяко посещение в затвор или болница.
Такси за услуги по подписване (облагаеми) – ненотариалната част от таксите за подписване на заеми, такси за подписване на недвижими имоти, подписване на споразумения за обезщетения и всякаква обща нотариална работа с фиксирана такса, която надвишава законовите лимити на щатите.
Такси за пътуване и печат (облагаеми) – възстановяване на разходи за пробег, такси за пътуване, такси за извънработно време, такси за печат, такси за сканиране и всеки артикул, който компанията за собственост обозначава като ненотариална такса.

Може също да искате подсметки за:

Такси за време на изчакване (когато кредитополучателят ви държи на масата два часа)
Такси за анулиране (когато подписването пропадне на вратата)
Такси за изтегляне на Edoc, начислявани на компанията за собственост за отпечатване на пакета

Всички те принадлежат към облагаемата категория. Никое от тях не е нотариално действие.

От страна на разходите, поддържайте минимум тези сметки:

Транспортни разходи и пробег (или действителни разходи, ако изберете този метод)
Нотариални материали (печати, тампони, регистри, мастило, сертификати)
Застраховка „Професионална отговорност“ (E&O) и премии по гаранционни облигации
Такси за комисионни и подновяване, платени на държавния секретар
Проверки на съдебно минало и NNA сертификация
Продължаващо обучение и курсове
Такси за платформи за услуги по подписване (Snapdocs, NotaryDash и др.)
Офис материали и разходи за принтер (тонерът е най-големият консуматив за LSAs с голям обем работа)
Телефон и интернет (част за служебно ползване)
Банкови и обработващи такси
Домашен офис (само ако отговаряте на условията — вижте по-долу)

Маркирането на всяка транзакция в момента, в който се случи, е много по-добро от опитите за възстановяване на разписки за цяла година през март.

Пробег: Второто по големина отчисление след нотариалните консумативи и най-лесното за губене

Стандартната ставка за пробег на IRS за 2026 г. се определя ежегодно от IRS и за работещ нотариус обикновено е най-голямото индивидуално отчисление след самото изключване от данъка върху доходите от самоосигуряване (SE). За да го предявите, IRS изисква текущ дневник, който включва:

Датата на всяко пътуване
Бизнес целта (подписване за кой кредитополучател или имотна компания, или пътуване до FedEx, съда, банката и т.н.)
Началните и крайните показания на одометъра или общия бизнес пробег
Началното и крайното местоположение

„Текущ“ означава воден по време на или близо до момента на пътуването. Възстановени дневници, създадени вечерта преди данъчна среща, не издържат на одит. Приложения като MileIQ, Stride, Everlance или функцията за пробег в Notary Gadget работят във фонов режим и могат да бъдат класифицирани в края на всеки ден с две докосвания.

Няколко правила, които спъват нотариусите:

Първото ви пътуване от дома до първото подписване и последното ви пътуване от последното подписване обратно до дома подлежат на отчисление, тъй като нотариусите нямат постоянно работно място. Ако домашният ви офис отговаря на условията за ваше основно място на стопанска дейност, още по-добре — всяка бизнес миля от алеята ви се брои.
Пътуванията за оставяне на пратка във FedEx, закупуване на хартия в Staples или посещаване на продължаващо обучение подлежат на отчисление.
Пътуването до банка, за да депозирате собствен чек, обикновено не подлежи на отчисление, освен ако не е съпътстващо бизнес спиране.

Стандартната ставка за пробег покрива бензин, масло, гуми, поддръжка, амортизация и застраховка. Можете да преминете към метода на действителните разходи, но ако го направите, трябва да пазите всяка касова бележка и не можете да се върнете към стандартния пробег за същото превозно средство в следваща година, ако сте използвали ускорена амортизация. За повечето мобилни нотариуси стандартният пробег е по-прост и носи по-голямо отчисление.

Schedule C, ред по ред

След като сметкопланът е чист, Schedule C почти се попълва сам:

Брутни постъпления (Ред 1) – всеки събран долар, нотариален и ненотариален. Съпоставете това с формулярите 1099-NEC, които получавате от услугите по подписване, и добавете плащанията в брой и директните плащания, които не са генерирали 1099.
Връщания и отстъпки (Ред 2) – обикновено нула за нотариуси.
Себестойност на продадените стоки (Ред 4) – обикновено нула, освен ако не продавате инвентар (някои нотариуси продават апостилни услуги и третират транзитните разходи за доставка тук).
Разходи за леки и товарни автомобили (Ред 9) – стандартната ставка за пробег, умножена по бизнес милите, или процентът на бизнес ползване от действителните разходи.
Застраховка (Ред 15) – премии по застраховки за професионална отговорност (E&O).
Правни и професионални услуги (Ред 17) – подготовка на данъци, адвокатски хонорари по бизнес въпроси.
Офис разходи (Ред 18) – хартия за принтер, тонер, химикалки, пликове.
Консумативи (Ред 22) – печати, щифтове, журнали, преси за релефни печати, сертификати.
Данъци и лицензи (Ред 23) – подновяване на пълномощия, застрахователни премии за гаранции (някои счетоводители разпределят гаранциите в Ред 15 или 27a вместо това).
Пътувания и хранения (Ред 24) – редките пътувания с нощувка, като храненето се разделя съгласно правилото за 50 процента.
Други разходи (Ред 27a) – такси за платформи за подписване, членски внос в NNA, продължаващо обучение, проверки на миналото.

Съберете ги, извадете ги от брутните постъпления и ще получите нетната печалба на Ред 31. Това число отива в Schedule 1, Ред 3 от Формуляр 1040.

Schedule SE, където се намира изключването

Тук вашият сметкоплан с три категории приходи се отплаща. В Schedule SE:

Ред 2 изисква нетната печалба от Schedule C.
Въвеждате пълната нетна печалба, след което изваждате частта от нотариалните такси, която е освободена от данък SE. Инструкциите на IRS ви казват да напишете „Exempt—Notary“ на пунктираната линия до Ред 3 заедно със сумата на изключените нотариални такси.

Така че, ако нетната ви печалба в Schedule C е 48 000 долара и вашите записи показват, че 9 600 долара от тях са дошли от такси за нотариални актове, пишете „Exempt—Notary $9,600“ на пунктираната линия и съответно намалявате базата за SE. Данъкът SE се изчислява само върху оставащите 38 400 долара.

Спестяванията не са незначителни. Данъкът SE е 15,3 процента до осигурителния праг за социално осигуряване, така че изключването на 9 600 долара спестява грубо 1 469 долара данък SE за една година — година след година, през цялото време, докато нотариусът практикува.

Няколко строги правила:

Ако 100 процента от доходите ви от самоосигуряване са нотариални такси и нямате други доходи от самоосигуряване, изобщо не подавате Schedule SE. Пишете „Exempt—Notary“ до реда за данък SE в Schedule 2 на Формуляр 1040.
Ако имате по-малко от 400 долара ненотариални доходи от самоосигуряване, не дължите данък SE върху тях. Все пак подавате Schedule C, но прескачате Schedule SE.
Нотариалните такси все още се броят за данък върху доходите. Не получавате освобождаване в самия 1040 — само по отношение на данъка SE.

Капанът при съгласуването на 1099-NEC

Имотните компании и услугите по подписване изпращат 1099-NEC на всеки, на когото са платили 600 долара или повече в рамките на календарната година. Те отчитат брутното плащане, включително всички нотариални такси, такси за пътуване и такси за печат, които са възстановили.

Две чести грешки:

Отчитане само на облагаемата част в Schedule C, Ред 1. Това води до това брутните постъпления във вашата декларация да бъдат по-ниски от 1099-NEC, които IRS има в архива си. Очаквайте писмо CP2000. Решението: отчетете пълната брутна сума на Ред 1, след което направете изключването на SE в Schedule SE.
Забравяне на нотариални заверки в брой и чрез Zelle/Venmo. Нотариални заверки „от улицата“ в UPS Store или обща нотариална работа, платена в брой, често остават неотчетени. IRS все пак ги очаква на Ред 1. Нотариалната част е освободена от данък SE, но не е освободена от данък върху доходите.

Съгласувайте всеки 1099-NEC с вашите записи през януари. Ако услуга по подписване показва платени 4 200 долара, но вашите записи показват 3 950 долара, намерете липсващите 250 долара, преди да подадете декларацията — а не след като IRS ги намери вместо вас.

Домашен офис: Струва си, но спазвайте правилата

Мобилен нотариус, който печата кредитни пакети, съхранява нотариални материали и регистри, приема обаждания за резервации, управлява календар и преминава през продължаващо обучение у дома, почти винаги има квалифициран домашен офис. Изискванията са:

Изключително ползване. Пространството трябва да се използва само за бизнес. Свободна спалня, която служи и за стая за гости, рядко отговаря на условията. Кът в трапезарията, използван единствено за печат, обикновено отговаря.
Редовна употреба. Инцидентното използване не се зачита.
Основно място на дейност. Въпреки че повечето действителни нотариални заверки се случват в домовете на заемополучателите, домашният офис все пак може да бъде основен, ако там се справяте с административната страна на бизнеса и нямате друг постоянен офис.

Два метода:

Опростен метод: 5 долара на квадратен фут, до 300 квадратни фута, максимум 1500 долара.
Редовен метод: процент от лихвата по ипотеката или наема, комуналните услуги, застраховката, ремонтите и амортизацията, съответстващ на бизнес ползването. Често осигурява по-голямо данъчно облекчение, но изисква Формуляр 8829 и по-подробно водене на документация.

За повечето нотариуси с малко обособено пространство опростеният метод е по-бърз, а разликата в облекчението е малка. За нотариуси, които притежават собствено жилище и имат ясно обособена стая или зона за принтер/скенер от над 200 квадратни фута, редовният метод обикновено е по-изгоден.

Тримесечни прогнозни данъци, защото IRS не чака

Самоосигуряващ се нотариус, който очаква да дължи 1000 долара или повече федерални данъци за годината, е длъжен да плаща тримесечни прогнозни данъци. Крайните срокове за 2026 г. са:

15 април 2026 г. (Q1)
15 юни 2026 г. (Q2)
15 септември 2026 г. (Q3)
15 януари 2027 г. (Q4)

Глоби за недостатъчно плащане се начисляват, когато пропуснете тримесечие. „Безопасно пристанище“ (Safe harbor): платете поне 100 процента от миналогодишния данък (110 процента, ако коригираният брутен доход е бил над 150 000 долара), разделен на четири равни плащания. Тъй като счетоводните ви книги показват нарастване на чистата печалба, коригирайте оставащите тримесечия, вместо да чакате до април, за да откриете изненада от 6000 долара.

Дръжте прогнозните данъци в отделна подсметка в банката. Много нотариуси отварят втора разплащателна сметка с етикет „Данъци“ и превеждат фиксиран процент — често от 25 до 30 процента — от всяко плащане за подписване в деня, в който то бъде преведено.

Ритъм на счетоводството, който действително работи

Най-добрата система е тази, която действително ще прилагате. Приложим седмичен ритъм за зает агент по подписване на кредити (LSA):

В края на всеки ден с подписи: Запишете пробега, категоризирайте доходите за деня в трите приходни категории, прикачете поръчката за подписване към записа.
Петък следобед: Равнете всяко получено плащане спрямо извършените подписвания. Отбележете всяко подписване, приключено от понеделник до четвъртък, което все още не е платено.
Край на месеца: Равнете банковите извлечения и извлеченията от кредитни карти, изгответе отчет за приходите и разходите, отделете прогнозните данъци.
Край на тримесечието: Платете прогнозните данъци, прегледайте разпределението от началото на годината между нотариални и ненотариални доходи, коригирайте изчислението на нотариалните такси за всяко подписване, ако държавният закон или вашият микс от дейности са се променили.
Край на годината: Сверете всеки формуляр 1099-NEC с вашите книги, подгответе чист експорт на Приложение C/SE за вашия счетоводител, архивирайте подкрепящите документи.

Ако извършвате 200 подписвания годишно, това са приблизително четири подписвания на седмица. Отделянето на 15 минути на седмица за счетоводство е разликата между данъчна декларация, която оцелява при одит, и такава, която не успява.

Чести грешки, които струват пари на нотариусите

Третиране на цялата сума по 1099-NEC като облагаема с данък за самоосигуряващи се лица (SE). Това е най-скъпата грешка. Често тя струва от 800 до 2000 долара годишно за умерено зает LSA.
Неводене на регистър. Повечето щати изискват нотариален регистър. Регистърът също така документира броя на нотариалните действия, които подкрепят вашето изключване от SE данък. Изгубите ли регистъра, губите и одита.
Смесване на личен и служебен пробег в един дневник. Приложенията, които проследяват всяко пътуване и изискват от вас да го класифицирате, се защитават по-лесно от електронна таблица, която попълвате по памет.
Забравяне, че премиите за облигации и застраховка „Професионална отговорност“ (E&O) се приспадат. Някои нотариуси плащат тези разходи с лични средства и никога не ги вписват в бизнес книгите си.
Нотариални заверки в брой извън книгите. Нотариални заверки на място, платени в брой, които никога не докосват банкова сметка, често изчезват от книгите, но те все пак трябва да бъдат докладвани.
Пропускане на приходите от такси за анулиране и печат. Те са облагаеми, не се появяват на реда за поръчка за подписване и често биват изпускани от счетоводната книга.

Поддържайте вашите нотариални книги готови за одит от първия ден

Изключването на нотариалните такси от данъка за самоосигуряващи се лица е едно от най-добрите данъчни облекчения за малкия бизнес в закона, но то оцелява само ако вашите книги могат да докажат разпределението. Текстово базираното счетоводство (plain-text accounting) е естествен избор за тази работа: по един запис в дневника за всяко подписване, сметки, които отразяват Приложение C и Приложение SE, проследяване на пробега и броя на нотариалните заверки заедно с паричните суми, и пълна одитна следа в система за контрол на версиите.

Beancount.io предлага текстово базирано счетоводство, което е прозрачно, с контролирани версии и готово за AI — без „черни кутии“, без обвързване с доставчик, а цялата ви счетоводна книга живее във формат, който вашият счетоводител или вие самият в бъдеще можете да прочетете във всеки текстов редактор. Започнете безплатно и вижте защо разработчици, финансови специалисти и самонаети експерти преминават към plain-text accounting.