Влезте в папката със задължения към доставчици на всяка компания, която работи от повече от пет години, и почти сигурно ще откриете малко гробище: чекове към доставчици, които са били издадени, изпратени по пощата и никога не са били осребрени; чекове за заплати на бариста, който е напуснал преди деня за плащане; купчина кредити от отстъпки, които никой клиент не е използвал; салда по карти за подарък, които не са били докосвани от празничния сезон преди три години.
За финансовия контрольор тези салда изглеждат като намерени пари — незабележим приход, който увеличава другите приходи в отчета за приходите и разходите за следващото тримесечие. За щата, в който собственикът на тези пари е живял последно, те са нещо различно. Те са непотърсено имущество. И съгласно закона за есхийт на всеки един щат, тези пари не са ваши. Те принадлежат на щатското управление на доверително съхранение за законния им собственик, а вашата компания има законово задължение като „държател“ да ги идентифицира, да извърши последен опит за връзка, за да открие собственика, и да ги преведе по график, определен от щатската администрация — обикновено веднъж годишно, в специфичен електронен формат, със специфична придружаваща декларация, на конкретна дата.
Приблизително един на всеки седем американци има непотърсено имущество в щатската администрация. В момента в цялата страна се съхраняват около 77 милиарда долара. Значителна част от това идва от малки и средни предприятия, които тихомълком са отписвали стари чекове като „други приходи“, вместо да ги докладват. Някои от тези предприятия скоро ще получат писмо за одит. Ето как да избегнете попадането в този списък.
Какво се счита за непотърсено имущество (и какво не)
Непотърсеното имущество е концепция на щатското право, а не на федералното. Данъчната служба (IRS) не играе никаква роля тук. Всеки щат — плюс окръг Колумбия, Пуерто Рико и Гуам — управлява своя собствена програма, обикновено чрез офиса на щатския ковчежник или контрольор, и всеки има собствен закон, таблица с периоди на неактивност, правила за надлежна проверка и краен срок за подаване.
Основната идея е проста. Ако вашият бизнес държи нематериално имущество, което законно принадлежи на някой друг, и сте загубили контакт с това лице за определен период („период на неактивност“), имуществото се счита за изоставено. След като бъде обявено за изоставено, вие преставате да бъдете кредитор и ставате държател, а щатът поема попечителството над парите от името на собственика. Собственикът може да си ги поиска от щатската администрация по всяко време — няма давностен срок за правото на законния собственик да ги възстанови — но вие, като бизнес, губите правото да ги използвате.
Категориите, които изненадват малките предприятия:
- Неосребрени чекове към доставчици. Вашият доставчик се е преместил, забравил е да депозира чека или чекът е бил „изяден“ от офис принтера. Три до пет години по-късно той все още фигурира в банковото изравняване като неизпълнен.
- Неосребрени чекове за заплати и окончателни плащания. Особено често срещано в ресторантьорството, търговията на дребно, строителството и всеки бизнес с голямо текучество. Повечето щати определят едногодишен период на неактивност за заплатите — най-краткият от всички видове имущество.
- Кредити, възстановявания и надплащания от клиенти. Клиент е платил два пъти, вие сте записали кредита, но той никога не е поискал парите си обратно.
- Неизползвани карти за подарък и кредити в магазина. Дали те подлежат на есхийт зависи от щатските закони и дали картата има срок на годност или такси. Някои щати ги освобождават напълно; други изискват пълната номинална стойност; трети вземат само процент.
- Рабати и промоционални кредити. Издадени, но никога непотърсени.
- Гаранционни депозити. Особено депозити за наем, комунални услуги и наем на оборудване.
- Дивиденти от акции, минерални роялти и приходи от застраховки. По-рядко срещани при малките предприятия, но съществуват.
- Неидентифицирани депозити и стари касови бележки. Парите са постъпили, вие сте ги осчетоводили, но никога не сте разбрали чии са.
Полезен тест: ако дадена позиция в оборотната ви ведомост представлява задължение, което дължите на конкретно, идентифицируемо трето лице, и не сте имали новини от него от няколко години, това е потенциален кандидат.
Периоди на неактивност: Кога започва и кога спира отброяването
Периодът на неактивност е продължителността на времето, измервано от датата на последния контакт със собственика или последната активност, след което имуществото подлежи на отчитане. Ревизираният единен закон за непотърсено имущество от 2016 г. (RUUPA) — моделът на закон, към който Комисията за единно законодателство насочва щатите — определя общ период на неактивност от три години. На практика трябва да проверявате всеки щат поотделно, защото никой от тях не е приел RUUPA в чист вид.
Приблизителни граници по видове имущество:
- Заплати, възнаграждения, комисионни: една година в повечето щати.
- Чекове към доставчици и кредити по задължения към доставчици: три до пет години.
- Кредитни салда на клиенти: три до пет години.
- Карти за подарък и карти с предплатена стойност: силно варира. Пенсилвания например третира картите за подарък като изоставени две години след изтичане на срока им или пет години след издаването, ако няма срок. Много щати ги освобождават напълно, ако картата няма срок на годност и такса за обслужване. Други отнасят само неизползвания баланс, понякога на стойност по-ниска от номиналната.
- Парични преводи и пътнически чекове: седем години.
- Ценни книжа и дивиденти: три години след като позицията стане „загубена“.
Отброяването започва от „иницииращото събитие“ — обикновено датата на издаване на чека, датата на последния контакт със собственика или последната активност по сметката. Изпращането на извлечение, което се връща с надпис „връщане на подателя“, обикновено не нулира часовника. Подписана обратна разписка, върнато обаждане или регистриран отговор по имейл обикновено го правят.
Кой щат получава парите: Правилото Texas v. New Jersey
Ако имате доставчик от Тексас, служител на заплата в Ню Йорк и клиент от Калифорния, на кой щат докладвате? Върховният съд отговори на това в делото Texas v. New Jersey (1965) с правило за приоритет в две стъпки, което всеки щат и всеки държател следва и до днес:
- Първи приоритет: щатът на последния известен адрес на собственика, както е посочен във вашите книги и записи.
- Втори приоритет: ако нямате последен известен адрес (или адресът е в чужбина), щатът на регистрация (инкорпорация) на държателя.
Това правило за втори приоритет е причината Делауеър — юридическият дом на повече от един милион американски корпорации — да има най-агресивната програма за непотърсено имущество в страната. Ако в книгите ви пише „неосребрен чек към доставчик, получател Acme Widgets, неизвестен адрес“ и компанията ви е регистрирана в Делауеър, тези пари подлежат на докладване в Делауеър. Същата логика важи и за вашия щат на регистрация, независимо кой е той.
Ето защо водените от вас книги и записи са толкова важни. Пълният регистър на доставчиците с актуални адреси държи имуществото извън категорията с втори приоритет. Небрежният регистър го изпраща към вашия щат на регистрация, което почти винаги е най-лошото място за държателя.
Писма за надлежна проверка: Вашият последен шанс да избегнете докладването
Преди да предадете имуществото на щатa, всеки щат изисква да опитате още веднъж да намерите собственика. Това е писмото за надлежна проверка (due diligence) — последната покана преди прехвърлянето към държавата (escheat).
Механиката варира значително, но структурата е една и съща. Няколко седмици до няколко месеца преди крайния срок за отчета на държателя, изпращате писмо до собственика на последния известен адрес във вашите записи. Писмото трябва да идентифицира имуществото, да посочи, че то ще бъде предадено на щатa, ако собственикът не отговори до крайния срок, и да инструктира собственика как да го изиска директно от вас. Ако собственикът отговори и потвърди, че все още иска имуществото, вие премахвате този елемент от отчета и му плащате. Ако писмото се върне като недоставено или собственикът никога не отговори, имуществото остава в отчета.
Ключови параметри, които се различават в отделните щати:
- Праг на сумата. Повечето щати изискват писма за надлежна проверка само над определен праг. Много щати определят този праг между $25 и $50. В Тексас той е $250. Някои щати изискват писмото независимо от размера на сумата.
- Прозорец за изпращане. Повечето щати изискват писмото да бъде изпратено 60 до 120 дни преди подаването на отчета. RUUPA разширява този прозорец до 60–180 дни. Калифорния е изключение — нейното писмо от първия цикъл трябва да бъде изпратено шест до дванадесет месеца преди отчета.
- Метод на доставка. Обикновената поща (First-class mail) покрива изискванията в повечето щати. Няколко — включително Охайо и Ню Йорк — изискват препоръчана поща, когато сумата надвишава $1000. Някои щати приемат имейл, ако разполагате с потвърден електронен адрес в досието.
- Съдържание. Няколко щати публикуват примерен модел на писмо или задължителни елементи. Стандартен текст от доставчик на услуги е приемлив в повечето щати; в няколко обаче не е.
Изненадващо голям брой елементи биват изискани на етапа на надлежната проверка. Собствениците получават писмото, спомнят си, че са възнамерявали да депозират чека, и го осребряват. Всеки елемент, който се приключи на този етап, е един артикул по-малко в държавния отчет, един трансфер на задължение по-малко и една точка от данни по-малко, която би могла да задейства одит.
Отчет на държателя: Формат, подаване и превод на средства
След затваряне на прозореца за надлежна проверка, съставяте годишния отчет на държателя. Отчетът се състои от три части: резюме на имуществото по вид и обща стойност, детайлен файл, изброяващ всеки елемент с името на собственика, адрес, код за вид имущество и сума, и паричен превод за общия баланс.
Почти всеки щат приема (а повечето вече и изискват) електронния файлов формат NAUPA II — стандартизирана схема, която Националната асоциация на администраторите на непотърсено имущество (NAUPA) поддържа повече от две десетилетия. Ако подавате отчети в множество щати — а щом достигнете определен мащаб, ще го правите — използването на формата NAUPA II от край до край е безалтернативно. Това е разликата между подаването на петнадесет отчета за три часа и подаването им за три седмици.
Крайните срокове за подаване се разделят на два лагера:
- 1 ноември е най-честият краен срок. Повечето щати изискват от общите бизнес държатели да подадат отчет до 1 ноември за имущество, което е станало подлежащо на докладване през предходната фискална година, приключваща на 30 юни.
- 1 март е крайният срок на Делауеър за общи държатели (банките подават до 10 ноември). Няколко други щати също използват 1 март.
Преводът на средствата става по същото време като отчета. Повечето щати приемат ACH; много приемат също банков превод (wire) и физически чек.
Санкции, одити и проблемът Делауеър
През последното десетилетие щатите стават все по-малко търпеливи. „Морковите“ — споразумения за доброволно разкриване, програми за амнистия, съкратени ретроспективни периоди — все още са на масата, но „тоягите“ стават по-големи:
- Лихвите обикновено са в размер от 10% до 18% годишно върху недокладвания баланс.
- Гражданските глоби варират от $100 до $200 на ден за всеки елемент, като в някои щати са ограничени, а в други — не.
- Глобите за измама могат да удвоят оценката, ако щатът докаже умишлено неизпълнение на задължението за докладване.
- Ретроспективните периоди при одит могат да обхванат десет, петнадесет или, в случая на Делауеър, ефективно да се върнат до 1981 г. — годината, в която програмата за есчийт на щата придобива модерната си форма. Ако никога не сте подавали отчет и Делауеър реши да ви одитира, паричната експозиция при тридесет и повече годишен ретроспективен период е екзистенциален риск, който повечето финансови директори не предвиждат.
Делауеър е щатът, който най-вероятно ще изпрати известие за одит на корпорация, за която не е чувал преди, тъй като там са регистрирани толкова много компании. Той сключва договори с външни одиторски фирми, които работят на комисионна основа — те задържат част от събраното — което означава, че има реален икономически двигател, движещ одитния процес.
Най-важният защитен ход за тези, които не са подавали отчети, е Споразумението за доброволно разкриване (Voluntary Disclosure Agreement или VDA). Делауеър (и повечето други щати) ще опрости глобите и лихвите и ще съкрати ретроспективния период до приблизително десет години, ако проактивно заявите желанието си, преди те да се появят. След като пристигне известие за одит, вратата към програмата за VDA се затваря. Ако никога не сте подавали отчет и смятате, че може да дължите нещо, запишете се за VDA, преди опашката да стигне до вас.
Практически работен процес за малък бизнес
Не се нуждаете от огромен екип за съответствие, за да се справите с това. Един малък бизнес може да изпълни целия цикъл с контролен списък и няколко уикенда:
- Инвентаризирайте потенциалните задължения. Извлечете хронологични ведомости за неосребрени чекове (задължения към доставчици и заплати), кредитни салда на клиенти, задължения по карти за подарък и всякакви други корекции на приходите или начисления за възстановяване на средства. Всичко, което е по-старо от най-краткия възможен период на неактивност (една година), се маркира.
- Идентифицирайте щата на собственика за всяка позиция, като използвате последния известен адрес във вашите записи. Позициите без адрес се причисляват по подразбиране към вашия щат на регистрация.
- Съставете таблица за неактивност за вашите щати. Проверете текущите законоустановени правила на всеки щат и потвърдете периода на неактивност за всеки тип собственост. Една електронна таблица върши работа; софтуерът е по-бърз, ако имате стотици позиции.
- Изпратете писма за комплексна проверка (due diligence) до всеки собственик над прага на съответния щат в рамките на прозореца за изпращане. Проследявайте отговорите. Изплатете сумите на всеки, който предяви претенция за своята собственост, и го извадете от отчета.
- Генерирайте NAUPA II файл, подпишете декларацията (афидавит) на държателя, финансирайте отчета (чрез ACH или чек) и го подайте преди крайния срок на щата.
- Документирайте всичко. Съхранявайте анализа на неактивността, дневника за изпращане на писма за комплексна проверка, отговорите, окончателния отчет и доказателството за предаване за периода на съхранение при одит (обикновено десет години).
- Повтаряйте ежегодно. Първият цикъл е най-трудният. След това се превръща в рутинен процес.
Ако счетоводните ви книги разкрият проблем, който датира от повече от година — например три години остарели чекове, които тихомълком са били отписани като други приходи — консултирайте се със специалист по непотърсена собственост относно VDA (Споразумение за доброволно оповестяване), преди да подадете документи. Подаването на чист отчет за текущата година не заличава експозицията от предходни години; само VDA го прави.
Счетоводната връзка
Двата оперативни навика, които предотвратяват бъркотията с непотърсената собственост, произтичат директно от вашата счетоводна система:
- Не отписвайте остарелите чекове като други приходи. Водете ги в баланса като пасив, докато не настъпи есчийт (прехвърляне към държавата). Отчитането им като приход ги прави невидими за одитния екип, който по-късно трябва да ги идентифицира, и надценява нетния доход в годината, в която сте ги отписали.
- Поддържайте актуални основните данни за доставчици, клиенти и служители. Всеки недоставено писмо поради грешен адрес е бъдеща позиция за есчийт. Качеството на адресите е най-важният инструмент, с който разполагате, за да контролирате експозицията си от втора степен.
Двата навика са част от вашата главна книга и сметкоплан. И двата са изключително лесни, ако книгите ви са чисти, и почти невъзможни за коригиране със задна дата, ако не са.
Поддържайте документацията си изрядна от първия ден
Съответствието по отношение на непотърсената собственост по своята същност е проблем с документацията. Компаниите, които биват одитирани и приключват проверката бързо, са тези, които могат да представят при поискване пълна картотека на доставчиците, хронологична оборотна ведомост, регистър на чековете, обвързан с банковите извлечения, и документирана история на изпратените писма за комплексна проверка. Компаниите, които биват одитирани и понасят сериозни санкции, са тези, чието счетоводство е „черна кутия“.
Beancount.io предоставя plain-text счетоводство, което ви дава пълен, контролиран по версии и четим от изкуствен интелект запис на всяка трансакция — включително неосребрения чек от 2022 г., който нито една друга система не би идентифицирала поименно. Без черни кутии, без обвързване с конкретен софтуер, без липсващи одитни следи. Започнете безплатно и вижте защо разработчици, финансови професионалисти и счетоводни фирми преместват отчетите си към plain-text формат.