Навигация в данъчния сезон: Пълно ръководство за собственици на малък бизнес

Данъчният сезон настъпва всяка година, но по някакъв начин все още хваща собствениците на малък бизнес неподготвени. Между управлението на ежедневните операции, обслужването на клиенти и поддържането на бизнеса, данъците лесно могат да останат на заден план — докато не дойде април и надпреварата започне. Добрата новина е, че с правилния подход данъчният сезон не трябва да бъде стресиращ. Това ръководство ще ви преведе през всичко, което трябва да знаете, за да подадете документи с увереност, да минимизирате данъчната си тежест законно и да се подготвите за по-лесен процес през следващата година.

Защо данъчният сезон изглежда непосилен (и как да промените това)

Безпокойството около данъчния сезон обикновено се свежда до едно нещо: неподготвеност. Собствениците на бизнес, които не проследяват финансите си през цялата година, внезапно се оказват в ситуация да ровят в банкови извлечения, да издирват квитанции и да се опитват да възстановят трансакции от месеци назад само за няколко седмици. Това е изтощително, предразполага към грешки и често е скъпо — било то под формата на по-високи такси за счетоводни услуги или пропуснати данъчни облекчения.

Решението не е по-добър данъчен консултант. То е в това да гледате на данъчната готовност като на постоянен процес, а не като на събитие веднъж годишно. Помислете за това по следния начин: всяка фактура, която категоризирате правилно през март, е едно главоболие по-малко през април. Всяка квитанция за разход, която вписвате през октомври, са пари, които е по-вероятно да си възстановите като данъчно признат разход.

Разбиране на ключовите срокове

Пропускането на данъчен срок може да доведе до неустойки и лихви, които бързо се натрупват. Ето списък на критичните дати, които всеки собственик на малък бизнес трябва да знае за своите федерални данъчни декларации за 2022 г. (през „данъчния сезон 2023“):

15 март 2023 г.: Краен срок за S-корпорации (Form 1120-S) и партньорства (Form 1065). Ако оперирате под някоя от тези структури, тази дата — а не 18 април — е вашият краен срок за подаване.

18 април 2023 г.: Крайният срок за подаване на федерални данъчни декларации за повечето физически лица и еднолични търговци. Това се отнася за подаващите Schedule C, собственици на ЕООД с един член и C-корпорации с край на календарната година.

Тримесечни прогнозни данъчни плащания: Ако сте самонаето лице или очаквате да дължите повече от 1000 долара федерални данъци за годината, сте длъжни да правите тримесечни прогнозни плащания. Сроковете за 2023 г. бяха 18 април, 15 юни, 15 септември и 16 януари 2024 г.

Удължаване на срока: Ако имате нужда от повече време, можете да подадете Form 4868, за да получите автоматично шестмесечно удължаване на крайния срок за подаване. Важна бележка: удължаването на срока за подаване не е удължаване на срока за плащане. Все още трябва да изчислите и платите всички дължими данъци до първоначалния краен срок, за да избегнете лихви и неустойки.

Създаване на списък за проверка за данъчния сезон

Добрата организация, преди да седнете да попълвате декларациите, спестява часове стрес. Ето какво трябва да подготвите:

Документи за бизнес приходите

• Банкови извлечения за цялата календарна година
• Отчети от платежни оператори (Stripe, Square, PayPal и др.)
• Регистри на продажбите или експорти от POS системи
• Всички форми 1099-K, получени от платежни оператори
• Форми 1099-NEC, ако сте получавали плащания като фрийлансър или изпълнител по договор
• Фактури за всички приходи, спечелени през годината

Документация за разходите

Всеки признат бизнес разход се нуждае от документация. Често срещаните категории включват:

• Наем или офисно пространство: Ако наемате търговско помещение, съберете договорите за наем и записите за плащания. Ако работите от вкъщи, изчислете облекчението за домашен офис, като използвате или опростения метод (5 долара на квадратен фут, до 300 квадратни фута), или стандартния метод (процент от дома, използван за бизнес, приложен към действителните разходи).
• Разходи за превозни средства: Бизнес пробегът е признат разход. Стандартната ставка на IRS за бизнес пробег беше 58,5 цента на миля за първата половина на 2022 г. и 62,5 цента на миля за втората половина. Водете дневник на пробега с дати, дестинации и бизнес цели.
• Пейрол и плащания към изпълнители: Форми W-2 за служители и всички форми 1099-NEC, които сте издали на изпълнители, на които е платено над 600 долара.
• Професионални услуги: Таксите за счетоводители, адвокати и бизнес консултанти са напълно признати разходи.
• Бизнес застраховка: Премиите за обща отговорност, професионална отговорност, обезщетения на работниците и други застраховки, свързани с бизнеса, са признати разходи.
• Офис консумативи и софтуер: Всички консумативи или софтуерни инструменти, използвани за вашия бизнес, се считат за признати разходи.
• Маркетинг и реклама: Разходи за уебсайт, разходи за реклама, промоционални материали — ако са били използвани за популяризиране на вашия бизнес, те вероятно са признати разходи.

Документи според правната форма

В зависимост от структурата на вашия бизнес може да се нуждаете и от:

• Еднолични търговци и ЕООД с един собственик: Schedule C (Печалба или загуба от бизнес), който се прилага към личната ви декларация
• S-корпорации: Form 1120-S, плюс K-1 за всеки акционер
• Партньорства: Form 1065, плюс K-1 за всеки съдружник
• C-корпорации: Form 1120

Най-често пропусканите данъчни облекчения

Един от най-големите разходи при лошото водене на документация не е стресът — това са парите, оставени на масата. Ето някои данъчни облекчения, които собствениците на малък бизнес често пренебрегват:

Данъчно приспадане за самоосигуряващи се лица

Ако сте самоосигуряващо се лице, вие плащате както дела на служителя, така и дела на работодателя за данъците за социално осигуряване и Medicare — обща ставка от 15,3%. Добрата новина: можете да приспаднете половината от данъка върху доходите си от самоосигуряване от вашия облагаем доход. Това приспадане се прави в личната ви декларация (Формуляр 1040), а не в Приложение C.

Премии за здравно осигуряване

Самоосигуряващите се лица могат да приспадат 100% от премиите за здравно осигуряване, платени за себе си, своя съпруг/а и своите иждивенци. Това се прилага дори ако не детайлизирате удръжките си.

Вноски за пенсионно осигуряване

Вноските в SEP-IRA, SIMPLE IRA или Solo 401(k) намаляват вашия облагаем доход долар за долар. За 2022 г. вноските в SEP-IRA могат да бъдат до 25% от нетния доход от самоосигуряване, с максимум 61 000 долара. Тези вноски често могат да бъдат направени след края на данъчната година — до крайния срок за подаване на данъчната ви декларация, включително удълженията.

Разходи за стартиране на бизнес

Ако сте стартирали бизнеса си през 2022 г., IRS ви позволява да приспаднете до 5 000 долара от квалифицираните разходи за стартиране през първата година от дейността ви. Разходите над този праг се амортизират за период от 15 години.

Лихви и такси по бизнес кредитни карти

Лихвите и таксите за обработка по бизнес кредитни карти са напълно подлежащи на приспадане. Ако използвате лични карти за бизнес разходи, само частта, свързана с бизнеса, е допустима за приспадане.

Три стратегии за намаляване на данъчната ви тежест

Разбирането на това какво можете да приспаднете е само част от уравнението. Тези стратегии ви помагат да структурирате финансите си за максимална данъчна ефективност:

1. Отделете служебните от личните финанси

Това е основополагащо. Ако прекарвате бизнес приходите и разходите си през лични сметки, вие затруднявате живота си и увеличавате риска от одит. Отворете специална бизнес разплащателна сметка и бизнес кредитна карта. Всяка трансакция, която преминава през тези сметки, се счита за свързана с бизнеса, което опростява категоризацията и документацията.

2. Проследявайте разходите в реално време

Не чакайте до декември, за да преглеждате трансакции за 11 месеца назад. Отделяйте време всяка седмица — дори 15 минути — за категоризиране на разходите и архивиране на разписките. IRS изисква да съхранявате подкрепяща документация за период от три до седем години в зависимост от вида на искането. Снимка на касова бележка, съхранявана в организирана система, е много по-добра от измачкан лист хартия, който може никога да не се появи отново.

3. Координирайте се със своя счетоводител по-рано

Ако работите със счетоводител, не чакайте до март, за да се свържете с него. Данъчните специалисти са претоварени по време на активния сезон и клиентите, които се ангажират по-рано, получават по-задълбочено обслужване. Споделете документите си най-късно до февруари и планирайте среща преди края на годината, за да обсъдите стратегии като ускоряване на удръжките или отлагане на доходите.

Какво наблюдава IRS

Данъчните органи увеличиха фокуса си върху определени области, за които собствениците на малък бизнес трябва да са наясно:

Неотчетени доходи: IRS сравнява формулярите 1099, издадени от клиенти и системи за плащане, с това, което отчитате във вашата декларация. Несъответствията предизвикват проверка. Уверете се, че отчетеният ви доход съвпада с всички формуляри 1099 в обращение.

Прекомерни удръжки: Удръжки, които изглеждат непропорционално големи спрямо приходите на вашия бизнес, могат да маркират декларацията ви за преглед. Удръжките за домашен офис и разходите за превозни средства се проверяват особено стриктно. Документирайте ясно бизнес целта на всяко приспадане.

Бизнеси с голям обем плащания в брой: Бизнеси, които работят предимно с пари в брой — ресторанти, изпълнители, търговия на дребно — исторически са изправени пред по-високи нива на одит. Педантичното водене на документация не е просто добра практика в тези индустрии; то е от съществено значение за защита.

Класификация на служителите: Погрешното класифициране на служители като независими изпълнители е един от водещите приоритети за правоприлагане на IRS. Прегледайте отношенията си с работниците спрямо насоките на IRS, за да сте сигурни, че подавате правилните формуляри.

Възстановяване, ако изостанете

Ако данъчният сезон ви е хванал неподготвени, ето прагматичен план за възстановяване:

1. Подайте декларация навреме, дори ако не можете да платите изцяло. Глобата за неподаване (5% на месец, до 25%) е значително по-висока от глобата за неплащане (0,5% на месец). Подайте декларацията си или искане за удължаване в крайния срок, а след това договорете споразумение за плащане.

2. Помислете за споразумение за плащане на вноски. IRS предлага планове за плащане, които ви позволяват да изплащате данъчния си дълг с течение на времето. Кандидатствайте онлайн на IRS.gov. Ще се натрупат лихви, но това е много по-малко вредно от игнорирането на задължението.

3. Проучете възможността за опрощаване на глоби. Ако сте имали чиста история на подаване на декларации, може да се класирате за опрощаване на глоба за първо нарушение. Това позволява на IRS да се откаже от глобите за неподаване или неплащане. Това не става автоматично — трябва да го поискате — но може значително да намали сумата, която дължите.

4. Наваксайте със счетоводството. Възстановете финансовите си записи възможно най-точно. Банковите извлечения, извлеченията от кредитни карти и цифровите касови бележки могат да помогнат много за изграждането на точна картина на вашите приходи и разходи.

Изграждане на навици за по-добра следваща година

Най-доброто нещо, което можете да направите след преживяването на стресиращ данъчен сезон, е да се ангажирате да го направите по различен начин. Ето кратък списък с навици, които имат съществено значение:

• Равнявайте сметките си ежемесечно. Сравнявайте банковите си извлечения с записаните трансакции всеки месец. Това улавя грешките рано и поддържа счетоводството ви актуално.
• Плащайте тримесечни прогнозни вноски. Ако сте самоосигуряващо се лице, заделянето на 25-30% от всяко получено плащане предотвратява шока от голямо задължение през април.
• Правете данъчен преглед в средата на годината. През юни или юли погледнете прогнозирания си доход за годината и го сравнете с предходната година. Ако сте на път за значително по-високи печалби, коригирайте прогнозните си плащания или проучете стратегии за управление на данъчните си задължения.
• Запазвайте касовите бележки в цифров вид. Използвайте специална папка в облачното си хранилище или инструмент за проследяване на разходите. Хартиените бележки избледняват и се губят; цифровите записи — не.

Опростете финансовото си управление с осчетоводяване в обикновен текст

Оцеляването през данъчния сезон е едно — просперитетът през цялата година е друго. Тайната се крие в наличието на финансови записи, които са точни, достъпни и лесни за преглед във всеки един момент. Beancount.io предлага осчетоводяване в обикновен текст, което съхранява вашите финансови данни във формат, който контролирате изцяло — без „черни кутии“, без патентовани бази данни и без обвързване с конкретен доставчик. Вашите файлове с главната книга са под контрол на версиите, четими от човек и готови за AI за онзи вид анализ, който превръща суровите числа в полезни практически изводи.

Когато счетоводните ви записи са чисти и добре организирани през цялата година, данъчният сезон спира да бъде извънредна ситуация и се превръща в рутина. Започнете с Beancount.io и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към прозрачно осчетоводяване в обикновен текст.