Управление на задълженията към доставчици за малкия бизнес: Как да плащате сметките по-интелигентно и да защитите паричния поток

Малките предприятия губят средно по 12 000 долара на месец само от дублиращи се сметки. Добавете към това средната цена от 9,40 долара за ръчна обработка на една фактура и става ясно: начинът, по който управлявате изходящите плащания, е толкова важен, колкото и управлението на входящите приходи. И все пак за повечето собственици на малък бизнес задълженията към доставчици се третират като нещо второстепенно – нещо, с което трябва да се справят само когато се обади събирачът на дългове.

Този подход е скъп. Лошото управление на задълженията към доставчици води до такси за закъснение, пропуснати отстъпки за ранно плащане, обтегнати отношения с доставчиците и проблеми с паричния поток, които могат да застрашат бизнеса ви. Това ръководство обхваща всичко, което трябва да знаете за ефективното управление на задълженията към доставчици – от изграждането на правилните процеси до избора на инструменти, които ви спестяват време и пари.

Какво представляват задълженията към доставчици и защо са важни

Задълженията към доставчици (accounts payable - AP) представляват всички пари, които вашият бизнес дължи на търговци, доставчици, изпълнители и доставчици на услуги. Всеки път, когато получавате стоки или услуги на кредит – от офис материали през софтуерни абонаменти до суровини – това задължение попада във вашите задължения към доставчици.

За малкия бизнес управлението на задълженията не е само плащане на сметки навреме. То пряко влияе върху:

• Разпределението на паричния поток: Кога и как плащате, определя колко налични пари имате за операции.
• Отношенията с доставчиците: Постоянните и надеждни плащания водят до по-добри условия, приоритетно обслужване и отстъпки за обем.
• Финансовата точност: Всяко изходящо плащане трябва да бъде записано правилно за спазване на данъчното законодателство и планиране на бизнеса.
• Предотвратяването на измами: Без подходящ контрол, задълженията към доставчици са една от най-уязвимите области за измами и грешки.

Залозите са високи. Изследванията показват, че 82% от фалитите на малки предприятия се дължат на лошо управление на паричния поток, а задълженията към доставчици са един от най-големите лостове, които имате за контрол на момента, в който парите напускат вашия бизнес.

Реалната цена на ръчните процеси по задълженията към доставчици

Ако все още управлявате сметки с електронни таблици, хартиени чекове и ръчно въвеждане на данни, плащате повече, отколкото си мислите.

Разходи за време

На по-малките предприятия отнема средно 25 дни за ръчна обработка на фактури. Това време включва получаване на фактурата, въвеждане на данни, насочване за одобрение, издаване на чекове или иницииране на преводи и записване на плащането. За бизнес, който обработва 50 фактури на месец, това е значително източване на ресурси, които биха могли да бъдат изразходвани за дейности, генериращи приходи.

Разходи за обработка

Средната стойност за обработка на една фактура в индустрията е приблизително 9,40 долара, като отнема около 9,2 дни от получаването до плащането. Най-добрите в класа си операции постигат 2,78 долара на фактура само за 3,1 дни. Разликата между средните и най-добрите в класа си представлява огромна възможност за ефективност.

Разходи за грешки

Ръчното въвеждане на данни неизбежно води до грешки. Дублиращи се плащания, неправилни суми, пропуснати фактури и неправилно разпределени плащания се натрупват с времето. Несъответствията в ръчно въведената информация за доставчика, сумите на фактурите или кодирането могат да доведат до двукратно плащане на една и съща фактура – а възстановяването на дублиращи се плащания е трудоемко и неудобно.

Разходи за забавени плащания

Средните годишни разходи от забавени плащания за малкия бизнес са 39 406 долара, като 10% от фирмите търпят над 100 000 долара свързани разходи. Закъснелите плащания не само ви струват санкции – те увреждат доверието на доставчиците и могат да доведат до загуба на благоприятни условия на плащане.

Изграждане на ефективен процес за задълженията към доставчици

Силният процес за задължения към доставчици не изисква голям екип или скъп корпоративен софтуер. Той изисква ясни процедури и последователно изпълнение.

Стъпка 1: Стандартизиране на получаването на фактури

Установете единна входна точка за всички фактури. Независимо дали става въпрос за специален имейл адрес, физическа пощенска кутия или портал за цифрово качване, всяка фактура трябва да преминава през същия канал. Това предотвратява загубата на фактури в индивидуални имейл кутии или заравянето им на нечие бюро.

Стъпка 2: Проверка и кодиране на фактури

Всяка фактура трябва да се проверява спрямо първоначалната поръчка за покупка и разписката за доставка – процес, наречен тристранно съответствие (three-way matching). Проверете дали:

• Изброените артикули или услуги съответстват на поръчаните
• Количествата съответстват на получените
• Цените съответстват на договорените условия
• Информацията за доставчика е правилна

След като бъде проверена, кодирайте всяка фактура към съответната категория разходи. Последователното кодиране прави финансовата отчетност точна, а подготовката на данъците – лесна.

Стъпка 3: Внедряване на работни процеси за одобрение

Нито едно лице не трябва да има възможността да създава доставчик, да въвежда фактура, да я одобрява и да извършва плащане. Това разделение на задълженията е от съществено значение за предотвратяване на измами и улавяне на грешки. Дори в малък бизнес можете да създадете основни проверки:

• Лицето, което поръчва стоки, не трябва да одобрява фактурата
• Лицето, което одобрява фактури, не трябва да обработва плащанията
• Някой независим трябва редовно да съпоставя сметките

За фирми с множество членове на екипа, управляващи финансите, установете ясни прагове за одобрение. Фактури под 500 долара може да се нуждаят от едно одобрение, докато тези над 5000 долара изискват две.

Стъпка 4: Планирайте стратегически плащания

Не плащайте сметките просто при тяхното пристигане. Вместо това установете редовни цикли на плащане – седмични или двуседмични – по време на които преглеждате и обработвате всички чакащи фактури. Този подход ви позволява да:

• Приоритизирате по краен срок и възможност за отстъпка: Плащайте първо фактурите, при които можете да спечелите отстъпки за ранно плащане (обикновено 1-2% за плащане в рамките на 10-15 дни)
• Групирате плащанията: Обработката на няколко плащания наведнъж е по-ефективна от индивидуалното им управление
• Управлявате паричните потоци проактивно: Можете да видите общите си задължения за плащане за периода и да планирате съответно

Стъпка 5: Записване и равняване

Всяко плащане трябва да се записва незабавно с дата, сума, доставчик, номер на фактура и метод на плащане. Равнявайте записите за задълженията си към доставчици спрямо банковите си извлечения поне веднъж месечно, за да уловите несъответствията навреме.

Автоматизация на задълженията (AP): Кога е време за надграждане

Когато се появи някой от тези признаци, е време да помислите за автоматизация:

• Прекарвате повече от няколко часа седмично в обработка на сметки
• Направили сте дублирани плащания или сте пропуснали фактури
• Запитванията от доставчици относно статуса на плащанията се увеличават
• Екипът ви расте и няколко души управляват различни части от процеса по задълженията
• Пропускате отстъпки за ранно плащане, защото обработката отнема твърде много време

Какво предлагат инструментите за автоматизация на задълженията

Модерните платформи за задължения (AP) поемат най-времеемките части от управлението на сметките:

Заснемане на фактури и извличане на данни: Инструменти, задвижвани от ИИ, сканират фактури (хартиени или цифрови) и автоматично извличат име на доставчик, сума, краен срок и отделни позиции. Не е необходимо ръчно въвеждане на данни.

Маршрутизиране за одобрение: Задайте правила, които автоматично насочват фактурите към правилния одобряващ въз основа на сума, доставчик, отдел или категория разходи.

Гъвкавост на плащанията: Плащайте на доставчици чрез ACH банков превод, кредитна карта, дебитна карта или дори хартиен чек – независимо от това как доставчикът предпочита да получи плащането. Много платформи предлагат безплатни ACH преводи, като таксуват само за плащания с кредитна карта (обикновено около 2,9%).

Интеграция със счетоводството: Синхронизирайте директно с QuickBooks, Xero или друг счетоводен софтуер. Плащанията, информацията за доставчиците и категориите разходи се прехвърлят автоматично, елиминирайки проблемите с равняването.

Международни плащания: Плащайте на чуждестранни доставчици в предпочитаната от тях валута, без да преминавате през сложни процеси на банков превод.

Избор на подходящия инструмент за задълженията

Когато оценявате платформи за автоматизация на задълженията, вземете предвид:

• Интеграция със съществуващия ви счетоводен софтуер: Инструментът трябва да се синхронизира безпроблемно с вашата счетоводна система
• Структура на таксите: Някои таксуват месечни абонаменти, други са базирани на трансакции. ACH преводите често са безплатни, докато плащанията с кредитни карти носят процентна такса
• Опции за плащане: Можете ли да плащате с карта, дори ако вашият доставчик приема само чекове? Гъвкавостта тук спестява време
• Работни процеси за одобрение: Поддържа ли инструментът вашите вътрешни изисквания за одобрение?
• Мобилен достъп: Можете ли да одобрявате плащания и да проверявате статуса от телефона си?
• Управление на доставчици: Поддържа ли записи за доставчици и история на плащанията?

Управление на паричния поток чрез стратегия за задълженията

Умното управление на задълженията към доставчици всъщност е скрито управление на паричните потоци. Ето стратегии, които защитават вашите средства, като същевременно поддържат силни отношения с доставчиците.

Преговаряйте за условията на плащане

Стандартните условия за плащане обикновено са net-30 (плащане, дължимо в рамките на 30 дни), но те не са окончателни. Докато изграждате взаимоотношения с доставчиците, преговаряйте за условия, които работят за вашия цикъл на парични потоци:

• Удължени срокове: Net-45 или net-60 ви дават повече време да съберете собствените си вземания, преди да извършите плащания
• Отстъпки за ранно плащане: Условия като 2/10, net-30 означават, че получавате 2% отстъпка за плащане в рамките на 10 дни. При фактура от $10 000 това са спестени $200 – което на годишна база е приблизително 36% възвръщаемост
• Плащания на етапи: За големи проекти преговаряйте за плащане на конкретни етапи, вместо на една обща сума

Планирайте плащанията стратегически

Съобразете циклите си на плащане с вашите модели на приходи. Ако клиентите ви обикновено ви плащат в средата на месеца, планирайте големите си плащания към доставчици за втората половина на месеца. Това предотвратява недостига на парични средства от плащане преди постъпването на пари.

Следете отчетите за остарели задължения

Отчетът за остарели задължения показва всички неизплатени сметки, групирани според това от колко време са неплатени (текущи, 30 дни, 60 дни, 90+ дни). Преглеждайте го седмично, за да:

• Забележите фактури, чийто краен срок наближава
• Идентифицирате възможности за плащане (отстъпки, които са напът да изтекат)
• Маркирате всички оспорвани фактури, които се нуждаят от разрешаване
• Планирате нуждите си от парични средства за следващите седмици

Поддържайте паричен резерв

Един и при перфектно управление на задълженията се случват неочаквани разходи. Поддържайте достатъчен паричен резерв, за да покриете поне две седмици задължения. Този буфер ви предпазва от затруднения, когато голяма фактура стане дължима в неудобен момент.

Чести грешки при задълженията и как да ги избегнете

Плащане без проверка

Никога не плащайте фактура, без да я съпоставите с поръчка за покупка и да потвърдите получаването на стоките или услугите. Измамните фактури – при които измамници изпращат реалистично изглеждащи сметки за услуги, които никога не са били предоставени – стават все по-чести.

Игнориране на малки фактури

Малките повтарящи се разходи често остават незабелязани. Онзи месечен абонамент от $29, за който сте забравили, или тримесечната такса за обслужване от $75, която никой не е оторизирал – тези суми се натрупват. Преглеждайте всички повтарящи се разходи на тримесечие и анулирайте всичко, което вече не е необходимо.

Неизползване на отстъпки

Много фирми пропускат отстъпките за предсрочно плащане просто защото техният процес по обработка на задълженията (AP) е твърде бавен. Ако доставчик предлага условия 2/10 нето-30, вашата обработка на фактури трябва да се движи достатъчно бързо, за да платите в рамките на 10 дни. Автоматизирането на въвеждането и одобряването на фактури може да бъде решаващо.

Централизиране на твърде много функции в едно лице

Когато един човек управлява всички функции по задълженията към доставчици, вашият бизнес е изложен както на риск от измами, така и на оперативен риск. Ако този човек се разболее, излезе в отпуск или напусне компанията, цялата ви платежна операция спира. Обучете поне още един допълнителен човек и установете документирани процедури.

Липса на пълна документация

Всяко плащане, спор, кредит и комуникация с доставчици трябва да бъдат документирани. Това ви защитава по време на одити, помага за разрешаване на спорове и осигурява финансовия запис, необходим за данъчно съответствие и бизнес анализи.

Връзката между задълженията към доставчици и вашето финансово здраве

Вашият процес по управление на задълженията генерира критични финансови данни. Всяко плащане към доставчик разказва история за това къде отиват парите ви, кои разходи растат и къде бихте могли да намерите спестявания. Но тези данни са ценни само ако се събират точно и последователно.

Когато вашите записи за задълженията са чисти и организирани:

• Данъчната подготовка става лесна: Всеки разход, подлежащ на приспадане, е документиран и категоризиран
• Прогнозирането на паричните потоци се подобрява: Знаете точно какво се дължи и кога
• Възможен е анализ „бюджет спрямо фактически разходи“: Можете да сравните планираните разходи с реалните цифри
• Преговорите с доставчици стават по-ефективни: Разполагате с данни, показващи вашата история на плащанията и общите разходи

Поемете контрол над вашите бизнес финанси

Ефективното управление на задълженията към доставчици е част от по-голям финансов пъзел. Когато изходящите ви плащания се проследят точно и записите ви са добре организирани, получавате видимостта, необходима за вземане на уверени бизнес решения.

Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текстов формат, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни – включително всяко плащане към доставчик, категория разходи и модел на паричния поток. Със записи под контрол на версиите и без обвързване с конкретен доставчик на софтуер, вие винаги знаете точно къде отиват парите ви. Започнете безплатно и внесете ред във вашите бизнес финанси.