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美国国税局第15号出版物（《通告E》）规定了小雇主在每张工资单上必须遵守的规则——通过工资等级法或百分比法预扣联邦所得税，按年度工资基数缴纳6.2%的社会保障税，缴纳1.45%的医疗保险税以及超过20万美元部分额外0.9%的税，根据5万美元回顾期测试确定的月度或半周时间表通过EFTPS缴存税款，以及提交941表、940表、W-2表和W-3表。本指南将每条规则转化为该做什么、何时截止以及记入哪个会计科目——包括2%、5%、10%和15%的未缴存罚款阶梯。
使用电子 I-9 表格系统的雇主必须在 2026 年 7 月 31 日前更新至 2026 年 5 月 31 日的有效期。本指南涵盖哪些版本仍然有效、2025 年 1 月 20 日修订版的变化、雇佣后三年或离职后一年的保存规定，以及 ICE 现在认为实质性而非技术性错误的内容。
国税局（IRS）没有单一的“七年规则”。所得税记录保留3年，雇佣税记录4年，重大漏报收入6年，坏账和无价值证券损失7年，而未申报或欺诈性申报则永远有效——而财产记录需保留到出售年份的时效期结束。本指南将每个时间规则对应到其管辖的文件，并为小企业主提供可遵循的保留时间表。
2026年7月1日，超过20个州和地方司法管辖区上调了最低工资——阿拉斯加调至14.00美元，俄勒冈州和华盛顿特区按年度计划调整，另有加州、伊利诺伊州、马里兰州、明尼苏达州和俄勒冈州的17个市县上调——使超过36万名工人的薪资每年总计增加约2.21亿美元。为雇主提供一份七步清单，确保按工作地点支付最高适用费率，并正确处理跨越该日期的工资周期。
QuickBooks Desktop 2023 已于 2026 年 5 月 31 日停止支持——工资税表停止更新，银行源、Desktop Payments、直接存款、电子申报、Workforce、在线备份和安全补丁均于 6 月 1 日关闭，而本地公司文件仍可正常打开。包含迁移前清理检查清单、三条可行路径（QuickBooks Online、Enterprise 或不同平台）、Desktop 到在线导出的步骤，以及证明账本完整迁移的迁移后对账。
在没有文件证明的情况下支付的每月75美元互联网津贴属于补充工资——需在W-2表格第1栏中申报，并且雇主需要额外支付约7.65%的对应工资税。同样的75美元，如果按照书面责任计划满足《财政部条例》1.62-2中的三项测试：商业关联、60天内费用凭证以及120天内归还超额款项，则可以免税且不进入W-2。本指南涵盖IRS的两条路径、导致计划失效并转为应税的五个常见错误、保持处理正确的独立总账科目和工资支付类型，以及无论联邦税收待遇如何都要求报销的州法规定。
强制性服务费未通过IRS四要素小费测试，因此它是工资而非小费收入——你需要为其缴纳雇主和雇员的FICA份额，无法在表格8846上申请第45B条抵免，并且被排除在新的OBBBA合格小费扣除之外。涵盖四要素测试、将服务费收入与小费应付分开的会计分录，以及餐厅切换后遇到的工资单、小费抵免、销售税和费用披露变化。
佛蒙特储蓄计划于2026年7月1日覆盖拥有五名及以上员工的企业，纽约安心选择于2026年7月15日完成三波推广。各计划的要求、罚款（佛蒙特州每位员工从20美元升至75美元，纽约州每位员工每年250美元），以及如何将扣款作为薪资负债而非费用入账。
自2026年7月1日起，弗吉尼亚州SB 637将《弗吉尼亚人权法案》的雇主门槛从15人降至5人，并将申报期限从300天延长至两年。任何在20个或以上日历周内每个工作日拥有5名或以上员工的企业，现在将覆盖所有禁止的歧视行为——而不仅仅是解雇。以下是20周计算规则、七步合规清单以及调查员首先要求查看的薪资和保留记录。
工伤赔偿保费的计算公式为“工资 ÷ 100 × 分类费率 × 经验修正系数”，因此年终审计会根据你的实际记录重新核验这两个变量。本指南涵盖三种审计类型及其触发条件、审计员要求的文件、为什么加班溢价仅在按员工和周分别记录时才可根据NCCI规则2-B-2予以排除、2026年NCCI高管工资上限（每周最高3,400美元、最低1,700美元），以及为什么向没有有效保险凭证的分包商付款会被视为你的工资并计入保费。
新泽西州的ABC测试法规将于2026年10月1日生效，明确除非你能证明工人不受控制、工作内容在你通常业务范围或营业场所之外，并且他们拥有独立建立的行业，否则每个工人都是员工——了解三大要素、五个常见错误以及截止日期前的审计清单。
美国受抚养人护理FSA限额在2025年后的计划年度提高至7,500美元——联邦雇主和雇员必须做出哪些改变。
