你雇佣了你的第一位员工。录用通知书已签署，W-4表就放在你桌上，然后现实来了：你实际上需要从第一张工资单中预扣多少联邦税，什么时候把钱寄给国税局，以及哪些表格能证明你做对了？任何一步出错，罚款就会迅速累积——仅迟缴存一项就要支付2%到15%的罚款。
第15号出版物，也称为《通告E》，正是国税局针对雇主的唯一行动指南。它并非轻松读物，有70多页，但关于联邦所得税预扣、社会保障和医疗保险、缴存时间表以及季度和年终申报的所有答案都在其中。以下是实用的解读。
《通告E》到底是什么（以及谁需要它）
第15号出版物（《通告E》），《雇主税务指南》，是国税局每年更新一次的规则手册，适用于任何支付需缴纳联邦预扣税工资的企业或家庭雇主。如果你有员工——全职、兼职、季节性甚至只有一名兼职咖啡师——你就是此意义上的雇主。
它涵盖：
- 谁是雇员（基于联邦定义），以及为什么1099承包商不在此范围内很重要
- 什么算作工资（薪水、奖金、小费、应税附加福利、某些报销）
- 如何正确预扣联邦所得税、社会保障税和医疗保险税
- 何时以及如何缴存这些税款
- 需要提交哪些申报表——每个季度提交941表，每年为FUTA提交940表，年底提交W-2表和W-3表
两份配套出版物对其进行扩展：第15-A号出版物涵盖补充工资和更复杂的预扣情况，第15-B号出版物涵盖健康保险和团体定期寿险等附加福利的税务处理。对于90%的小企业来说，第15号出版物本身在日常工作中已经足够。
如果你使用薪资服务提供商，你仍然需要了解《通告E》。服务提供商执行你的指令，但你仍然对及时缴存和准确申报承担法律责任。
每张工资单上你需要预扣或缴纳的三种税
每张常规工资单都涉及三个联邦组成部分。《通告E》告诉你2026年的税率、工资基数和如何应用它们。
1. 联邦所得税预扣
没有固定税率。你根据员工的W-4表、发薪频率以及《通告E》中的国税局预扣表或百分比法表格进行预扣。
2026年的关键点：
- 国税局每年都会根据通货膨胀更新工资等级表和百分比法表格。对于2026年，单身标准扣除额为15,000美元，已婚联合申报扣除额为30,000美元，因此表格与2025年相比略有变化。使用去年的表格会导致预扣不足。
- W-4表（2020年改版）不再使用预扣免税额。员工现在直接申报申报状态、受抚养人、其他收入和额外预扣额。如果你仍有旧版W-4表存档，在员工提交新表之前，你需要按旧表执行。
- 允许使用两种方法：工资等级法（在表格范围内快速查找工资）和百分比法（基于公式，更适合薪资软件）。正确应用时，两者会得出相同结果。
实用提示：如有疑问，在查找基数金额后，加上员工W-4表第4(c)步中的额外预扣金额。这个额外金额是小雇主最常忘记添加的地方。
2. 社会保障税（OASDI）——各6.2%
对于2026年，你需要为社会保障税预扣工资的6.2%，最高不超过年度工资基数176,100美元（该基数每年1月根据指数调整——在首次发薪前确认你的薪资软件反映的是当前年度的数字）。作为雇主，你需要再匹配6.2%。一旦员工年内累计工资超过工资基数，你就停止预扣社会保障税——但要继续预扣医疗保险税。
W-4表的选择不会影响这点。这是一个在限额内的固定百分比。
3. 医疗保险税——1.45%加上额外的0.9%
你需要为所有工资预扣1.45%的医疗保险税，没有上限，并且你需要匹配1.45%。对于日历年内超过200,000美元的工资（对于预扣目的，不考虑申报状态；员工在自己的申报表上解决联合或单身的问题），你还需要预扣额外医疗保险税0.9%——仅员工部分，雇主无需匹配。
这个200,000美元的门槛适用于每位员工、每个工资期，不考虑配偶工资。当员工首次超过200,000美元时，你从该工资期开始预扣额外的0.9%，并在当年剩余时间内持续适用。
60,000美元年薪每两周发薪一次的快速计算：
- 社会保障税：2,307.69美元 × 6.2% = 预扣143.08美元，雇主部分143.08美元
- 医疗保险税：2,307.69美元 × 1.45% = 每方33.46美元
- 联邦所得税：取决于W-4表——对于使用2026年表格且无调整的单身申报者，大约在180–210美元之间，具体取决于税前扣除
要点：社会保障税和医疗保险税是机械性的。联邦所得税才是W-4表准确性至关重要的地方。
如何不靠猜测实际计算预扣税
《通告E》规定了两种国税局批准的方法。选择一种并保持一致。
方案A：工资等级表
适用于使用单一发薪频率的手动薪资处理。你找到适合你的工资期的表格（周薪、双周薪、半月薪、月薪），在减去税前401(k)和第125条福利后找到员工的调整后工资，然后交叉参考申报状态。表格会给出预扣金额。
限制：表格只覆盖到一定的工资金额。超过该金额，你必须使用百分比法。
方案B：百分比法
更适合电子表格或软件。你需要：
- 从该工资期的总工资开始
- 减去税前扣除（401(k)、HSA、健康保险费）
- 减去一个工资期的标准扣除额和税级（已换算为每期金额）（《通告E》的工作表会执行此操作）
- 对剩余金额应用累进税率（10%、12%、22%等）
- 加上W-4表第4步的任何额外预扣额
大多数薪资软件在底层使用百分比法。如果你自己构建电子表格，请完全复制《通告E》的工作表——不要用年度税级除以26来近似计算。
别忘了税前调整
并非每一美元都需要预扣。顺序很重要：
- 减少联邦所得税工资：传统的401(k)、通过自助餐计划的HSA以及第125条健康保险费
- 不要减少社会保障和医疗保险工资：401(k)（401(k)仍然需要缴纳FICA税）
- 减少所有三项：第125条健康保险和家属护理福利（如果结构正确）
这个区别——401(k)免于所得税预扣但不免于FICA——会抓住许多首次使用电子表格的人。
缴存时间表：最容易产生罚款的部分
预扣税款还不够。你必须按国税局指定的时间表缴存你所预扣的金额加上雇主部分。
月度与半周——由回顾期决定
你的缴存时间表不是选择的。它取决于你在回顾期内报告的就业税总额：截至上一日历年6月30日的四个季度。对于2026年，回顾期为2024年7月1日至2025年6月30日。
- 如果你在回顾期内报告了50,000美元或以下，你是月度缴存人：缴存截止日期为发薪后下个月15日。
- 如果你报告了超过50,000美元，你是半周缴存人：发薪日为周三至周五→在下周三前缴存；发薪日为周六至周二→在下周五前缴存。
没有回顾历史的新雇主默认在头一年为月度缴存人。
100,000美元次日截止规则
如果你在任何一天累计了100,000美元或以上的纳税义务，你必须在下一个工作日缴存，并且你在该日历年剩余时间和下一年自动变为半周缴存人。
2,500美元季度例外条款
如果你的季度总纳税义务（941表第12行）低于2,500美元，你可以随申报表支付，而不是单独缴存——但前提是你必须是月度缴存人。半周缴存人即使金额很小也必须缴存。
如何缴存
所有缴存都通过EFTPS（电子联邦税款支付系统）进行。通过EFTPS从你的银行直接向国税局付款是必须的——大多数缴存不再接受随申报表邮寄支票。至少在截止日期前一个工作日安排付款；结算日期才是算数的。
未缴存罚款：
- 迟1–5天：2%
- 迟6–15天：5%
- 迟超过15天：10%
- 在国税局首次通知后超过10天仍未支付：15%
利息也从到期日开始累积。这就是为什么《通告E》花了大量篇幅说明缴存时间。
941表和W-2表：如何报告你所做的事
941表——每季度提交，每个支付工资的季度
941表（雇主季度联邦税申报表）核对你的预扣额和缴存额。
- 日历季度的截止日期为4月30日、7月31日、10月31日、1月31日。如果缴存及时且足额，你会获得额外10天。
- 你需要报告：总工资、预扣的联邦所得税、社会保障和医疗保险工资及税款（包括额外医疗保险税），以及小费和病假工资的调整。
- 如果你是月度缴存人，你还需要填写附表B或在941表上使用月度明细。
即使某个季度没有工资，但你仍然是雇主，你需要提交零申报表，直到你提交最终申报表并勾选最终申报框。
940表——年度FUTA
这不是《通告E》的主要焦点，但会提及：联邦失业税（FUTA）为每位员工前7,000美元工资的6%，如果及时缴纳州失业税，可获得最高5.4%的抵免。大多数雇主实际支付0.6%。在1月31日前每年提交940表。
W-2表和W-3表——年终申报
- 在1月31日前向员工提供W-2表（对于2026年的工资，由于2027年1月31日是星期日，实际为2027年2月1日——但请按1月31日计划）。
- 在1月31日前将W-2表A副本提交给社会保障管理局，并同时提交W-3表。
- 如果你提交10份或以上的信息申报表（W-2表和1099表合并计算），则必须电子申报。
W-2表上的第1栏是联邦应税工资（扣除税前扣除后），第3栏是社会保障工资（通常更高，因为401(k)未被扣除），第5栏是医疗保险工资。核对这三栏是发现预扣设置错误的最快方法。
《通告E》警告的五种错误（虽然没有明确这么说）
1. 将员工视为承包商以逃避预扣税
《通告E》适用于员工。如果根据普通法控制测试某人应该是员工，那么将其标记为承包商并不会消除预扣义务——这只会让责任加上罚款日后落在你身上。当雇佣关系看起来像员工（你设定工作时间、提供工具、控制工作方式）时，就要预扣。
2. 忘记应税附加福利
雇主支付的超过50,000美元的团体定期寿险、公司车辆的私人使用以及某些奖金和奖励都属于预扣的工资。第15-B号出版物列出了估值规则。在提供福利的当期将其记为工资，而不是在年末作为意外。
3. 处理小费不当
如果你经营餐厅或美发沙龙，员工必须在次月10日前向你报告小费。你需要对报告的小费预扣所得税和FICA税，并在941表上报告。你不需要从自己的口袋里支付员工的部分——你从员工的常规工资中收取，如果工资不足，差额会结转。
4. 未调整多份工作或额外预扣的情况
同时从事两份工作的员工，如果两个雇主都使用标准表格，可能会预扣不足。W-4表第2步复选框（或多份工作工作表）和第4(c)步的额外预扣就是为此而设。鼓励预扣不足的员工更新他们的W-4表，而不是面临补缴税款。
5. 使用净发薪日期而不是纳税义务日期而导致迟缴存
缴存时钟从发薪日——工资可用的日期——开始计时，而不是从工资期结束或你运行薪资处理时开始。周一运行薪资流程但支票日期为周五，纳税义务在周五产生。
2026年实际需要更新什么
《通告E》每年12月重新发布。对于2026年，在首次1月发薪前检查以下项目：
- 预扣表——根据新的标准扣除额和税级通胀调整进行了更新。立即替换去年的表格。
- 社会保障工资基数——2026年为176,100美元。调整你的薪资上限。
- FICA税率不变——社会保障税仍为6.2%，医疗保险税为1.45%，超过200,000美元的额外医疗保险税为0.9%。
- FUTA工资基数——联邦仍为7,000美元，但注意许多州的失业基数通常更高（许多州为12,000–20,000美元）。
- W-4表——2026年没有重新设计，但提醒员工生活变化（结婚、孩子、第二份工作）应触发新的W-4表。
- 电子申报门槛——10份或以上信息申报表仍强制要求W-2表和1099表电子申报。
国税局也在继续淘汰纸质流程：如果你纸质提交941表或940表，预计处理速度会更慢。通过国税局批准的软件或服务提供商电子申报仍然最快。
适用于拥有2–10名员工的小企业的简单实施清单
首次发薪前：
- 获得EIN（如果还没有）、注册EFTPS，并确认你的州预扣和失业账户
- 收集签署的W-4表和州预扣表；对照社保卡验证社会安全号码，以避免W-2表不匹配
- 决定发薪频率并坚持执行——在季度中途更改频率会使941表附表B复杂化
每次发薪：
- 计算总工资，按正确顺序减去税前福利，应用《通告E》表格，并单独记录雇主部分
- 按你的时间表缴存；保留EFTPS确认号码与薪资记录
- 保存显示每位员工工资、预扣额和雇主税的薪资登记簿——这是你的审计追踪
每个季度：
- 核对薪资登记簿与EFTPS的银行扣款；在提交941表前修正差异
- 即使零工资季度也要提交941表
- 按州自己的时间表缴纳州预扣税和州失业税（这不属于《通告E》的一部分，但同样需要缴纳）
每年1月：
- 在发放W-2表前，核对所有四个季度941表与W-3表总额——如果不匹配，在员工申报前找出错误
- 在1月31日前向员工提供W-2表，向SSA提交W-2/W-3表，并为FUTA提交940表
- 在1月31日前向支付600美元以上的承包商发放1099-NEC表（与W-2表不同，但通常同时到期）
记账如何让《通告E》变得轻松——或者痛苦
薪资税错误很少从税率表开始。它们从账簿开始：所有东西用一个银行账户，薪资负债混入“费用”，季末手忙脚乱地重建预扣记录。
为每项薪资税设置单独的会计科目：联邦所得税预扣应付、社会保障税应付（员工和雇主分开）、医疗保险税应付和FUTA应付。当你运行薪资时，贷记这些应付款项，借记工资费用和雇主薪资税费用。当你通过EFTPS缴存时，借记应付款项。在任何时刻，这些应付款项中的剩余余额应恰好等于你欠但未缴存的金额——不多不少。
每月对账。如果你的薪资服务提供商扣款一笔总额，请使用服务提供商的明细报告在账簿中拆分。并保留薪资记录至少四年（从税款到期或支付之日起，以较晚者为准）——《通告E》的记录保存要求，不是建议。
良好的账簿还能揭示决策。将雇主社会保障和医疗保险视为单独的月度成本（大致为工资的7.65%直至上限），可以在发出录用通知前澄清加薪或新聘用的真实成本。
简化你的财务管理
正确处理预扣、缴存以及941表和W-2表，实际上是一种记账纪律：在正确的科目中跟踪每项薪资负债，按时缴存，并在申报前对账。Beancount.io为你提供透明的纯文本记账，支持版本控制，并已为AI做好准备——这样你的薪资应付款项、缴存和季度对账保持可审计，并完全符合你的预期。免费开始，将《通告E》带给薪资的严谨性同样应用到你的账簿中。