如果你持有单份价值 20 万美元或以上的联邦合同，你必须在 9 月 30 日前向劳工部提交一份员工人数报告——而且没有人会提醒你。退伍军人就业与培训服务局（VETS）不会就申报窗口发送任何邮件，不会发出截止日期警告，也不会发出逾期通知。2026 年的申报平台已于 8 月 1 日开放，而错过截止日期的承包商往往要以高昂代价才发现问题：当联邦合同合规计划办公室（OFCCP）在审计中要求出示申报证明时。
本指南涵盖谁必须申报、报告中包含哪些数据、多地点雇主如何处理，以及如果你漏报会发生什么。
谁必须申报：一份合同，20 万美元，任何员工人数
如果你是非豁免的联邦承包商或分包商，持有单份 20 万美元或以上的受涵盖合同或分包合同，你就必须提交 VETS-4212 报告。关于这一触发条件，有三点会让小企业感到意外：
这是一份合同，而不是联邦收入总额。 两份 12 万美元的合同不触发申报义务；一份 20 万美元的合同则触发。检查你最大的单份合同，包括将其推过门槛的合同变更。
员工人数无关紧要。 与通常从 100 名员工起算的 EEO-1 报告不同，VETS-4212 无论员工规模大小都适用。一家只有五名员工但持有一份合格合同的分包商，与一家拥有 5,000 名员工的总承包商提交同样的报告。
门槛过去是 15 万美元。 联邦采购监管委员会通过对采购门槛进行通胀调整，将其提高到了 20 万美元。如果你过去几年是基于一份介于 15 万至 20 万美元之间的合同申报的，在假定自己仍受涵盖之前，请确认你仍持有合格合同——而如果你唯一的合同恰好略低于 20 万美元，本轮你就不在范围内。
“受涵盖”合同指从任何美国部门或机构采购动产或非个人服务——包括公用事业、建筑、运输、研究、保险和资金存管协议。当单份协议达到门槛时，银行和 FDIC 承保机构也在涵盖范围内，包括担任联邦资金存管机构或美国储蓄债券发行与付款代理的协议。
有一条时间规则对新手很重要：在某一日历年内签订受涵盖合同，申报义务会在下一年产生。如果你在 2026 年赢得第一份合格合同，你的首份 VETS-4212 将在 2027 年周期到期——但如果你在 2025 年任何时候持有过一份，你现在就要申报。
报告中包含哪些数据
表格针对每个申报地点有两个数据部分，二者都直接来自你的薪资和人力资源记录。
员工快照：按职位类别划分的受保护退伍军人与员工总数。 A 列报告受保护退伍军人人数，B 列报告员工总人数，各自按照相同的十个 EEO-1 职业类别细分（高管/高级官员与经理、一级/中级官员与经理、专业人员、技术人员、销售人员、行政支持、工艺工人、操作员、劳工与助手、服务工人）。如果你已将员工映射到 EEO-1 类别，可复用该映射。
招聘活动：过去 12 个月，无类别细分。 C 列报告在你所选薪资周期结束日期之前的 12 个月期间的受保护退伍军人录用人数，D 列报告总录用人数。与快照不同，录用数据按地点整体总数报告。
公司标识和地点详情。 表格顶部包含你的公司标识符、申报地点，以及报告期间员工人数的最大值和最小值。
四类“受保护退伍军人”
“受保护退伍军人”是《越战时期退伍军人重新调整援助法》（VEVRAA）下的一个定义术语。它涵盖四类人群：
- 残疾退伍军人——有权获得退伍军人事务部残疾补偿（或因服役相关残疾而退役）。
- 近期退役退伍军人——在退役或现役解除后三年内。
- 战时或战役勋章现役退伍军人——在战争期间或经授权颁发战役勋章的战役或远征中服过现役。
- 武装部队服务勋章退伍军人——在现役期间被授予武装部队服务勋章。
你报告一个汇总的受保护退伍军人数字，而不是按类别细分。但这些类别对数据收集仍然重要：“近期退役”身份在退役三年后失效，因此去年被计为受保护退伍军人的员工今年可能不再计入。如果你的自我身份识别记录没有记录退役日期，你就无法逐年准确维持这一计数。
多地点雇主需要提交不止一份报告
单地点承包商通过网络系统提交一份报告。如果你在多个招聘地点运营，规则会分叉：
- 提交一份涵盖主要办公室或总部的报告。
- 为每个雇用 50 人或以上的招聘地点提交一份单独报告。
- 对于不足 50 人的地点，要么按地点分别提交报告，要么按州提交一份合并报告涵盖这些较小地点。
申报方式取决于地点数量。拥有超过 10 个地点的承包商必须提交电子数据文件（每份按州合并的报告算作一个地点）；拥有 10 个或更少地点的仍可纸质申报。无论哪种方式，通过 VETS 网络系统进行电子申报都是首选方式，批量上传、邮寄、快递和电子邮件附件选项在表格说明中均有详细列出。请从 DOL 的 VETS-4212 报告页面开始，该页面链接了当前的申报系统和规范。
为什么 OFCCP 关心你向 VETS 提交的表格
VETS 管理这份报告，但 OFCCP 执行围绕它的整个生态。在合规评估期间，OFCCP 会检查配套的 VEVRAA 义务——包括你是否申报了 VETS-4212，以及你是否按规定的工作清单规则向州劳动力机构列出了职位空缺。漏报是一项独立的违规行为，它可以通过调解程序追究，而 VEVRAA 的制裁最高可达合同取消、暂停或终止、扣留进度付款，以及禁止参与未来的联邦工作。
报告数据也为更广泛的平权行动计划提供依据。VEVRAA 要求受涵盖承包商为受保护退伍军人维护书面平权行动计划，跟踪申请人和录用数据，并根据 OFCCP 的年度招聘基准衡量招聘情况。VETS-4212 的数字应与你的 AAP 记录显示的录用情况相符——发现两者说法不一致的审计员会问哪个是错的。
2026 年的背景：当其他联邦就业报告面临回退压力时，VETS-4212 完好无损地保留了下来——平台按计划于 8 月 1 日开放。而且在截止日期前几天，OFCCP 的 Section 503 最终规则于 9 月 21 日生效，从 AAP 中删除了残疾利用率目标分析，但书面计划和退伍军人义务保持不变。如果你曾希望退伍军人报告会随残疾文书一起悄然消失，它并没有。
三个招致后续问题的错误
计算过时的“近期退役”退伍军人。 这是唯一有到期日的受保护类别，也是计数虚高最常见的来源。2022 年退役的员工在 2023–2025 周期属于受保护列，但在 2026 年退出。如果记录中没有退役日期，你就无法让任何人到期退出——因此计数只会增长，而这正是让审计员索要佐证的模式。
从不同日期提取快照和录用数据。 员工人数列描述一个薪资周期结束日期；招聘列描述截至同一日期的 12 个月。匆忙的承包商有时将当前员工人数与日历年录用数据一起报告，产生一份各部分描述不同员工队伍的报告。先确定日期，然后从中提取两个数字。
忘记小地点。 多机构雇主记得总部和大型站点，然后完全忽略不足 50 人的地点——既没有单独报告，也没有按州合并的报告。在开始申报前枚举每个招聘地点，并提前决定按州合并的方式。
五天冲刺计划（以及明年的系统）
距离 9 月 30 日只有几天了，从截止日期倒推：
- 今天确认覆盖范围。 调出你最大的单份联邦合同或分包合同，包括合同变更。达到或超过 20 万美元，你就需要申报。低于它，记录你为什么今年不申报，这样明年的团队不会猜测。
- 锁定你的参考日期。 选择快照的薪资周期结束日期，并提取截至该日期的员工人数以及之前 12 个月的录用数据。两者使用同一薪资系统导出，以便数字对得上。
- 清理退伍军人自我身份识别数据。 核实每个被标记为近期退役者的退役日期——任何超过三年标记的人都从受保护计数中移除。如果自我身份识别记录不完整，就用你手头最好的数据申报，并在今后修正收集工作；一份善意的完整申报胜过一份迟交的申报。
- 映射到 EEO-1 职位类别。 如果你有 EEO-1 映射，就借用它；如果没有，为每位员工分配一次，并保存交叉对照表以备明年使用。
- 电子申报并保留确认。 通过 VETS 系统电子申报，下载确认函，并与你的 AAP 记录一起保存。然后在日历上标记明年的 8 月 1 日——因为 VETS 不会提醒你。
对于明年，持久的解决办法是流程，而不是英雄主义。将退伍军人自我身份识别加入入职流程，按计划重新调查员工队伍，并每季度将受保护退伍军人录用与薪资核对，而不是每年九月重建。
让你的员工人数数据全年保持审计就绪
VETS-4212 归根结底是检验你的雇佣记录能否按需回答一个精确问题：有多少人在此工作、担任什么职位、录用了谁，以及有多少人是受保护退伍军人。每年九月手忙脚乱的承包商通常有同样的根本问题——员工人数、录用数据和职位类别存在于三个不同的系统中，直到一次申报迫使问题浮出水面才有人核对。
这既是一种记账纪律，也是一种人力资源纪律。当薪资记录、新员工日志和职位类别映射每月都与同一账本相符时，九月的申报就变成了导出而非挖掘——而你报告的数字将与审计员找到的数字一致。Beancount.io 提供纯文本会计，让你对自己的财务和员工数据拥有完全的透明度和控制权——没有黑箱，没有供应商锁定。免费开始使用，看看为什么开发者和财务专业人士正在转向纯文本会计。
