一家拥有两名员工和六名分包商的园艺公司，过去每年一月都会不假思索地邮寄纸质 W-2 和 1099-NEC 表格。今年，IRS 拒绝了纸质申报，并将其标记为不合规。该公司的业务没有任何变化——是规则变了。曾经不受关注的八份表格，现在成为了大多数小企业主从未听说过的门槛的一部分。
如果你发放任何形式的 W-2、1099 或其他信息申报表，这都会影响到你，而且计算方法比以前严格得多。
没人告诉你的门槛
几十年来，IRS 只要求企业在同一日历年度内提交超过 250 份同类型表格时才需进行电子申报。提交 200 份 1099-NEC 表格？纸质申报没问题。提交 240 份 W-2 表格？也没问题。这个门槛足够宽松，以至于绝大多数小企业根本无需考虑电子申报。
但现在，这一切都变了。从 2023 纳税年度提交的申报表开始（并且此后每年持续），IRS 将你所有的信息申报表合并计算，涵盖所有表格类型，触发强制电子申报的门槛骤降至仅 10 份申报表总数。
这不是每种表格 10 份，而是你提交的各类申报表总数加起来达到 10 份。一家发出 4 份 W-2 和 7 份 1099-NEC 的企业不再是提交两小批申报表——而是提交了 11 份申报表，其中每一份都必须以电子方式提交，包括 W-2 表格。
哪些表格会计入这 10 份
合并规则包含的表格类型远比大多数企业主预期的要多。对于小企业来说，最常见的包括：
- 表格 W-2 — 员工工资单
- 表格 1099-NEC — 非雇员报酬（承包商、自由职业者）
- 表格 1099-MISC — 租金、奖金、法律和解费及其他杂项付款
- 表格 1099-INT / 1099-DIV — 利息和股息支付
- 表格 1099-K — 第三方支付网络交易
- 表格 5498 — IRA 缴款报告
- 表格 8027 — 餐饮业雇主小费收入报告
- 表格 1095-B / 1095-C — 健康保险覆盖报告（适用于适用的大雇主）
一个值得注意的例外：就业税申报表（如表格 940 和表格 941）不计入这 10 份申报表的门槛。它们仍沿用各自的申报轨道。但你簿记员在年底处理的几乎每份信息申报表都计入在内，而且 IRS 几乎每个申报季都会在合并清单中增加几种表格类型。
如何正确计算（在收到通知之前）
大多数小企业犯的错误是像旧规则那样，将表格类型分开计算。根据现行规则，你必须先汇总所有表格，然后与 10 份进行比较。
用一个简单的例子说明：一家小型营销机构向员工发出 3 份 W-2，向合同设计师发出 6 份 1099-NEC，并向一位个人房东发出 2 份 1099-MISC 作为办公室租金。总共是 3 + 6 + 2 = 11 份信息申报表。因为 11 超过了 10 份的门槛，所以这些表格中的每一份——包括 W-2——都必须以电子方式提交。以纸质方式提交任何一份，哪怕是仅仅两份 1099-MISC，都会使企业处于不合规状态。
这就是让人困惑的地方：一旦超过门槛，这就是一个全有或全无的规则。没有“W-2 用纸质，1099 用电子”这种选项。一旦总数超过 10 份，整批申报表都必须以电子方式提交。
实际的解决方案是尽早进行统计，理想情况下是在 12 月，而不是在申报表截止日期前一周。如果你知道全年支付了多少需要 1099 表格的供应商和承包商，以及你的员工人数，你就可以提前判断是否需要电子申报——并在高峰期到来之前，处理好你簿记和薪资软件的电子申报设置。
不遵守规定的后果
当需要电子申报而你选择跳过时，这不会被当作文书工作上的小问题——IRS 会采用与提交不正确或延迟的信息申报表相同的罚款结构。对于需要在 2027 年提交（涵盖 2026 纳税年度）的申报表，最高罚款为 每份申报表 340 美元。
罚款根据你纠正问题的速度分档：
- 在截止日期后 30 天内纠正：每份申报表罚款减免
- 在 8 月 1 日前纠正：每份申报表中等罚款
- 在 8 月 1 日之后纠正，或从未纠正：适用每份申报表 340 美元的全额罚款
对于拥有 15 份信息申报表的企业，在截止日期后以纸质方式提交所有表格——在需要电子申报的情况下——可能意味着数千美元的罚款，而这原本只是一次常规邮寄。总收入低于 500 万美元的小企业的年度总罚款上限低于大型申报者，但即使在这个上限内，每份申报表的罚款也会迅速累积。
表格 8508 何时能真正豁免该要求
有一条合法的出路，但它比大多数企业主想象的要窄得多。表格 8508，申请豁免信息申报表电子申报，允许申报者请求豁免电子申报强制令——但前提是电子申报会带来“过度的经济困难”。
在指望将此作为逃生舱口之前，需要了解几点：
- 困难标准是真实的，不是形式上的。 IRS 专门寻找那些确实无法以电子方式合规的申报者——而不是那些只是偏好纸质申报或尚未着手设置电子申报软件的申报者。
- 时机很重要。 表格 8508 必须在你申请豁免的申报表截止日期前至少 45 天提交给 IRS。如果提交晚了，就不能保证在你的申报截止日期前能得到决定。
- 这是一年期的通行证，不是长期豁免。 批准的豁免仅适用于当前纳税年度。如果你明年仍然符合困难标准，则必须重新申请。
- 通过传真或邮寄提交，而不是通过在线门户——这是一个微小但容易被忽略的细节，曾让那些期望用数字流程来匹配数字申报强制令的申报者措手不及。
对于大多数小企业来说，更现实的路径不是寻求豁免——而是通过薪资软件、簿记员或 IRS 自己的信息申报收入系统（IRIS）一次性地设置好电子申报能力，之后就再也不用考虑这个门槛了。
让小企业陷入困境的三个误解
“我只提交少量 1099 表格，所以这不适用于我。” 这是对该规则最常见的误读。这个门槛的设计初衷正是针对这种情况——那些从未提交过接近 250 份任何一种单一表格，但一旦将所有表格类型加总起来，就会轻松超过 10 份的企业。如果你的企业同时有员工和承包商，先算清楚账，再假设自己可以豁免。
“每个客户或地点都会重置门槛。” 不会。这 10 份的计数是针对每个申报者（通常是根据每个雇主识别号 EIN），而不是针对每个客户关系、每个部门或每个实际地点。使用一个 EIN 进行申报的多地点企业仍然需要汇总所有数据。
“电子申报既昂贵又复杂，所以如果被罚款我就直接交钱了事。” 对大多数小企业来说，这种账算不通。通过 IRS 的免费信息申报收入系统（IRIS）进行电子申报——或者通过已经支持电子申报的薪资软件——除了设置时间外，无需任何费用。相比之下，如果一份包含十几份表格的批文面临每份 340 美元的罚款，“直接交钱”的做法很快就会变得昂贵，尤其是因为罚款是按每份申报表而不是每次申报征收的。
如何在不雇佣新人的情况下实际进行电子申报
你不需要新软件或申报服务来遵守规定。IRS 的信息申报收入系统（IRIS） 是一个免费的、基于网络的门户网站，专门为此规则而建立——它允许任何企业创建账户，手动输入或上传信息申报表，并免费以电子方式提交。它支持最常见的小企业表格，包括 1099 系列，并在你的申报表被接受后发出确认。
如果你已经使用薪资软件来处理 W-2，请检查它是否也处理 1099-NEC 和 1099-MISC 的申报——大多数主流薪资平台都将承包商付款的电子申报与员工工资捆绑在一起，这意味着你可能已经拥有所需的一切，无需添加新工具。唯一真正需要做的工作是确保每个需要 1099 表格的承包商和供应商付款在 1 月申报窗口开启前准确记录在你的账簿中，这样你提交的批文中就不会遗漏任何内容。
本申报季的简单合规清单
- 统计你发出的每种信息申报表类型——W-2、1099-NEC、1099-MISC 以及上述列表中的任何其他类型——覆盖整个日历年，而不是按表格类型统计。
- 将它们加总。 如果总数达到 10 份或以上，你必须对所有表格进行电子申报，不对单一表格类型做例外处理。
- 立即确认你的电子申报方式。 薪资提供商和会计软件通常支持电子申报，但请在 1 月之前确认，而不是等到申报周。
- 如果你有真正的困难情况，请在申报截止日期前至少 45 天提交表格 8508——不要等到截止日期临近。
- 全年保持对每个承包商和供应商付款的清晰、持续记录，这样在 12 月统计你的信息申报表就只需要五分钟查询，而不是手忙脚乱。
在门槛悄悄逼近你之前，保持记录就绪
判断你是否需要电子申报，首先要确切知道你在全年度支付了多少承包商、供应商和员工——而这既是税务问题也是簿记问题。Beancount.io 为你提供透明且版本控制的纯文本会计，因此每笔付款都以一种你可以查询、审计和统计的格式被追踪，方便你在需要检查信息申报表总数时使用。免费开始使用，全年掌控你的账簿——以及你的申报门槛。