一家当地的食品银行收到了一家连锁超市赠送的一卡车罐头食品。一家律师事务所免费为一家非营利组织进行合同审查。一家建筑公司捐赠了建造游乐场的人工。这些组织都没有开出支票，但每个组织都刚刚收到了一笔必须体现在非营利组织财务报表上的捐赠——以公允价值、归入正确的类别，并附带正确的附注披露。
大多数非营利组织在这方面都会犯这样或那样的错误。有些组织因为“没有现金交易”而完全不记录实物捐赠。另一些组织虽然记录了，但将金额埋在单一且含糊的行项目中，或者在没有证明文件支持的情况下凭空估计一个价值。这两种错误都会带来真正的问题：少报财务数据从而隐瞒了组织运营的真实规模，或者多报财务数据导致无法通过审计。
自 2020 年以来，处理这一问题的规则已经变得相当具体。以下是每个非营利组织——从全志愿者的免费汤厨房到拥有多个项目的区域性慈善机构——都需要了解的关于如何正确记录实物捐赠的知识。
什么是实物捐赠
实物捐赠（也称为受赠非金融资产）是指现金或有价证券以外的任何捐赠。这是一个很宽泛的范畴。常见的例子包括：
- 货物：食品、衣物、医疗用品、设备、车辆、存货
- 设施：免费或低于市场价格使用的办公空间、活动场地、仓库
- 专业服务：法律工作、会计、建筑设计、IT咨询、市场营销
- 材料：建筑材料、软件许可证、广告版面
- 专业志愿服务：创造或改善资产的技术工种工作，例如电工为新设施接线
然而，并非志愿者的所有行为都算作实物捐赠。这是最容易让组织感到困惑的区别：**只有专业技能服务才能被记录为实物捐赠。**如果一名注册会计师（CPA）自愿为你的组织编制财务报表，这就是一项应记录的实物捐赠——她拥有一项专业的技能，否则你必须花钱购买这项服务。如果同一位注册会计师在星期六花时间在你的收容所分发食物，那只是普通的志愿劳动，根据美国公认会计原则（U.S. GAAP），无论她投入了多少小时，这都不会被记录为收入。该规则（见于 ASC 958-605）专门针对那些要么需要捐赠者具备且在未捐赠情况下通常需要购买的专业技能，要么能够创造或增强非金融资产的服务。
改变一切的标准：ASU 2020-07
多年来，非营利组织在如何呈报实物捐赠方面拥有很大的自由度，这使得捐赠者、资助机构和监管机构很难对不同组织进行比较，也很难发现虚高的估值。财务会计准则委员会（FASB）通过发布会计准则更新（ASU）2020-07 弥补了这一差距，该准则自 2021 年 6 月 15 日之后开始的财政年度起生效——因此现在它已经成为实施了几个完整审计周期的标准，审计人员对那些尚未适应的组织的耐心也所剩无几了。
ASU 2020-07 要求非营利组织：
- 在活动报表中将受赠非金融资产作为单独的单行项目进行呈报，与现金捐赠和拨款区分开来。
- 在附注中按类别对该单行项目进行细分——例如食品、医疗用品、专业服务、设施使用等——而不是将所有内容合并为一个数字。
- 披露用于确定每个类别公允价值的估值技术和输入值，包括所考虑的主要市场。
- 披露组织是将该捐赠变现还是使用，如果使用，需说明如何使用。如果捐赠者对捐赠附加了限制条件，这也必须予以披露。
其意图非常直接：一个实际由 48 万美元捐赠药品和 2 万美元公益法律服务组成的 50 万美元“实物收入”行项目，与平均分配在十个类别中的 50 万美元相比，所传递的信息完全不同。出资人越来越多地仔细研读这些附注，特别是对于食品银行、救灾机构、医疗慈善机构等实物捐赠占总支持比例很大的组织。
如何实际评估这些捐赠的价值
估值标准是 ASC 958-605 下的公允价值：在计量日，市场参与者之间在有序交易中出售资产所能收到（或转移服务所能支付）的价格。在实践中，根据你收到的具体内容，具体操作会有所不同。
对于货物，请寻找捐赠者通常用于处置该资产的市场中的可比零售或批发价格——不一定是你的组织零售购买该物品时需要支付的价格。制造商提供的一托盘即将过期的罐头食品，其估值与超市货架上的新鲜库存是不同的。
对于专业服务，请询问捐赠者如果按其标准收费率会计费多少，然后乘以工作小时数。记录下收费率和小时数——审计人员会要求提供这两项内容。
对于设施使用，请使用同一地区类似空间的可比市场租金，并按实际使用期限按比例分配。
对于建造或改善资产的专业志愿服务（例如承包商为新收容所捐赠框架搭建人工），按你雇佣专业人员做同样工作所需支付的费用进行估值。
对于高价值或特殊物品——艺术品、车辆、房地产以及任何超过 5000 美元的物品——请获取独立且合格的评估报告。公认会计原则（GAAP）和国税局（IRS）都会对超过该门槛的自我估值进行更严格的审查，而且捐赠者通常也需要一份合格的评估报告，以便对超过 5000 美元的捐赠申请其自身的税收减免。
无论属于哪种类别，请在记录捐赠时写下你的估值方法，而不是等到几个月后审计人员询问时才去回忆。“根据日期为 [日期] 的电子邮件，捐赠者针对 25 小时的拨款申请书撰写咨询服务报出了 200 美元/小时的标准时薪”——这类记录能让原本需要五分钟的审计问答直接变得无需赘言。
记录分录
一旦确定了价值，记账就是对称的：在同一期间内将相同的金额同时记为收入和对冲费用（或资产），这样分录就会相互抵消，既不会扭曲你的净收益，又能完整记录活动的全貌。
对于一项价值 10,000 美元的公益法律服务，其分录如下：
- 借：法律费用（功能性费用科目）— 10,000 美元
- 贷：实物捐赠收入 — 专业服务 — 10,000 美元
对于计划分发而非转售的受赠存货，借方通常计入项目费用科目（如“已分发食物”），而不是作为存货留在资产负债表上，除非你将其保留供以后使用——在这种情况下，它最初作为资产入账，并在实际使用时转为费用。
因为这从根本上说是一个复式记账问题——一边是捐赠，另一边是匹配的费用或资产，并按类别以及基金（如果你跟踪受限与非受限支持）进行标记——纯文本、版本控制的会计工具可以干净利落地处理它。每一笔实物捐赠都会变成一笔带有清晰审计线索的可审计交易，而不是别人必须记住在年末进行的电子表格调整。
审计中暴露的错误
少数几个错误占了审计师报告的实物捐赠发现的大多数：
- 完全不记录实物捐赠，理由是“没有支付任何费用，所以没有什么可记账的”。这低估了收入和费用，并可能严重误导你的项目规模——如果你正在申请询问项目规模的补助金，这会是一个真实存在的问题。
- 没有确定价值的记录线索。一个只有金额而没有证明凭证的分录是审计师最先标记的项目之一，因为在有序交易中，它无法被验证为公允价值。
- 将普通志愿服务时间视为实物捐赠。在 GAAP（公认会计准则）下，即使是没有专业、本可计费技能的人员提供的大量志愿服务时间，也不属于活动表（statement of activities）的内容（你仍然可以为了补助金的目的单独跟踪和报告它们——只是不能将其作为收入）。
- 忽略了 ASU 2020-07 所要求的拆分披露——仅报告一个总体的“实物”数字，而没有按类别进行拆分并提供必要的定性披露。
- 遗漏 Form 990 Schedule M。如果你的年度非现金捐赠总额超过 25,000 美元，或者你收到了任何价值的艺术品、历史文物或保护性财产，则需要填写 Schedule M 表——其 28 个财产类别大致对应了 GAAP 已经要求的拆分类别，因此如果你正确进行了会计处理，税表在很大程度上只是一个抄写工作。
为什么这不仅仅关乎合规
准确的实物捐赠报告不仅仅是为了顺利通过审计。资助方和主要捐赠者越来越多地利用这些披露来评估机构的运营效率以及支持来源的多样化程度。一个记录详实、分类合理的实物捐赠附注展示了财务纪律——这与准确的账目向一般商业运营所传递的信号是一样的。将实物估值视为真正的会计职能而非事后想法的非营利组织，其其他各处的财务状况往往也更干净，这使得年度审计更快、更便宜。
保持你非营利组织的记录清晰且可审计
无论你是在跟踪现金捐赠、受限补助，还是跨多个项目类别的实物捐赠，底层的需求都是相同的：对每笔交易进行清晰、可验证的记录。Beancount.io 提供纯文本会计（plain-text accounting），为非营利组织提供完全的透明度，并为每个分录提供随时可供审计的线索——没有黑箱，没有供应商锁定。免费开始使用并看看为什么各大机构纷纷转向使用纯文本会计来记账。