Один допис з тегом "FTE"

Розуміння розміру вашої робочої сили не завжди таке просте, як підрахунок голів. Незалежно від того, чи керуєте ви поєднанням працівників, які працюють повний та неповний робочий день, плануєте бюджети чи заповнюєте документацію щодо відповідності, знання того, як розрахувати еквівалент повної зайнятості (FTE), є важливою навичкою для будь-якого власника бізнесу.

Що таке FTE і чому це важливо?​

Еквівалент повної зайнятості (FTE) – це стандартизований показник, який перетворює години, відпрацьовані всіма працівниками – як повний, так і неповний робочий день – у кількість еквівалентних працівників, що працюють повний робочий день. Цей показник дає вам чіткіше уявлення про фактичну потужність вашої робочої сили, ніж просто підрахунок окремих працівників.

Ось чому FTE важливий для вашого бізнесу:

• Точне бюджетування та прогнозування: FTE допомагає вам обчислити справжні витрати на оплату праці та спланувати майбутні потреби в наймі
• Вимоги відповідності: Багато нормативних актів, граничних значень пільг і податкових кредитів базуються на підрахунку FTE, а не на кількості персоналу
• Розподіл ресурсів: Розуміння FTE допомагає вам оптимізувати рівень укомплектованості персоналом у різних відділах
• Бізнес-аналітика: FTE надає значущі показники для аналізу продуктивності, такі як дохід на FTE
• Заявки на позики та гранти: Багато програм фінансування вимагають розрахунків FTE для визначення права на участь

Стандартне визначення FTE​

Хоча конкретні розрахунки можуть відрізнятися залежно від вашої мети, найпоширеніший стандарт визначає одного FTE як працівника, який працює 40 годин на тиждень. Це становить 2080 годин на рік (40 годин × 52 тижні).

Майте на увазі, що деякі організації або нормативні акти можуть використовувати інші стандарти – наприклад, 37,5 або 35 годин на тиждень – тому завжди перевіряйте конкретні вимоги для вашої ситуації.

Як розрахувати FTE: Крок за кроком​

Крок 1: Визначте свій період розрахунку​

Спочатку визначте період часу, для якого ви робите розрахунок. Поширені періоди включають:

• Щотижня
• Щомісяця
• Щокварталу
• Щорічно

Для більшості бізнес-цілей річні розрахунки дають найкориснішу інформацію, але вам можуть знадобитися різні періоди для конкретних вимог відповідності.

Крок 2: Розподіліть своїх працівників за категоріями​

Розділіть своїх працівників на дві групи:

Працівники, які працюють повний робочий день: Ті, хто працює 40 або більше годин на тиждень (або визначення повного робочого дня у вашій організації)

Працівники, які працюють неповний робочий день: Ті, хто працює менше 40 годин на тиждень

Крок 3: Розрахуйте FTE для працівників, які працюють повний робочий день​

Це просто: кожен працівник, який працює повний робочий день, рахується як 1,0 FTE, незалежно від того, чи час від часу він працює понаднормово. Один працівник ніколи не може перевищувати 1,0 FTE, навіть якщо він регулярно працює 60 годин на тиждень.

Приклад: Якщо у вас 8 працівників, які працюють повний робочий день, ваш FTE для працівників, які працюють повний робочий день, становить 8,0.

Крок 4: Розрахуйте FTE для працівників, які працюють неповний робочий день​

Для працівників, які працюють неповний робочий день, вам потрібно буде розрахувати середню кількість відпрацьованих годин:

1. Підсумуйте загальну кількість годин, відпрацьованих усіма працівниками, які працюють неповний робочий день, протягом вашого періоду розрахунку
2. Розділіть на кількість годин, які дорівнюють одному FTE за той самий період

Приклад розрахунку (щотижня):

• Працівник A працює 20 годин/тиждень
• Працівник B працює 15 годин/тиждень
• Працівник C працює 25 годин/тиждень

Загальна кількість годин, відпрацьованих працівниками, які працюють неповний робочий день: 20 + 15 + 25 = 60 годин Розрахунок FTE: 60 ÷ 40 = 1,5 FTE

Приклад розрахунку (щорічно):

• Працівник A працює 1040 годин/рік (20 годин/тиждень × 52 тижні)
• Працівник B працює 780 годин/рік (15 годин/тиждень × 52 тижні)
• Працівник C працює 1300 годин/рік (25 годин/тиждень × 52 тижні)

Загальна кількість годин, відпрацьованих працівниками, які працюють неповний робочий день: 3120 годин Розрахунок FTE: 3120 ÷ 2080 = 1,5 FTE

Крок 5: Розрахуйте загальний FTE​

Додайте FTE для працівників, які працюють повний робочий день, і FTE для працівників, які працюють неповний робочий день:

Загальний FTE = FTE для працівників, які працюють повний робочий день + FTE для працівників, які працюють неповний робочий день

Використовуючи наш приклад: 8,0 + 1,5 = 9,5 FTE

Це означає, що ваша робоча сила еквівалентна наявності 9,5 працівників, які працюють повний робочий день, хоча насправді у вас працює 11 осіб.

Спрощені методи розрахунку​

Деякі ситуації дозволяють використовувати спрощений підхід. Замість обчислення точної кількості годин ви можете використовувати:

• 1,0 для кожного працівника, який працює повний робочий день (працює 40+ годин/тиждень)
• 0,5 для кожного працівника, який працює неповний робочий день (працює менше 40 годин/тиждень)

Хоча цей метод менш точний, він прийнятний для певних форм відповідності та надає швидку оцінку. Просто не забудьте використовувати один і той самий метод послідовно протягом усіх ваших розрахунків.

Типові сценарії розрахунку FTE​

Сценарій 1: Плинність кадрів​

Коли працівники звільняються та замінюються протягом вашого періоду розрахунку, підраховуйте кожну посаду на основі фактично відпрацьованих годин:

• Працівник A відпрацював 800 годин до звільнення
• Працівник B (заміна) відпрацював 500 годин після найму
• Разом: 1300 годин ÷ 2080 = 0,625 FTE для цієї посади

Сценарій 2: Сезонні працівники​

Для сезонних працівників враховуйте лише години, які вони фактично відпрацювали протягом періоду розрахунку:

• 3 сезонних працівники відпрацювали по 520 годин протягом літніх місяців
• Разом: 1560 годин ÷ 2080 = 0,75 FTE

Сценарій 3: Працівники зі змінним графіком роботи​

Для працівників з плаваючим графіком:

1. Обчисліть їх середню кількість годин на тиждень за період вимірювання
2. Якщо середнє значення становить 40+ годин = 1,0 FTE
3. Якщо середнє значення менше 40 годин = включіть до розрахунку неповного робочого дня

Використання програмного забезпечення для нарахування заробітної плати для відстеження FTE​

Більшість сучасних платформ для нарахування заробітної плати містять функції розрахунку FTE. Ці інструменти можуть:

• Автоматично відстежувати години, відпрацьовані кожним працівником
• Створювати звіти FTE за різні періоди часу
• Враховувати плинність кадрів і сезонні коливання
• Експортувати дані для цілей відповідності

Перевірте функції звітування свого постачальника послуг із нарахування заробітної плати – можливо, у вас уже є доступ до попередньо розрахованих чисел FTE, що заощадить вам значний час і зменшить ризик помилок ручного обчислення.

Найкращі практики FTE для власників бізнесу​

Ведіть точний облік робочого часу. Ваші розрахунки FTE настільки ж точні, наскільки точним є ваш облік робочого часу. Впроваджуйте надійні системи для обліку робочого часу, чи то за допомогою годинників, програмного забезпечення для відстеження часу, чи то табелів обліку робочого часу на основі довіри.

Документуйте свою методологію. Запишіть, який метод розрахунку ви використовуєте та чому. Це забезпечує послідовність і полегшує пояснення ваших чисел кредиторам, аудиторам або регуляторним органам.

Регулярно переглядайте. Обчислюйте FTE через регулярні проміжки часу, а не лише тоді, коли це потрібно. Це допоможе вам виявити тенденції у складі вашої робочої сили та приймати обґрунтовані рішення щодо найму.

Враховуйте граничні значення пільг. Багато вимог щодо пільг вступають в силу на певних рівнях FTE. Розуміння вашого показника FTE допомагає вам планувати, коли вам потрібно буде запропонувати додаткові пільги або дотримуватися нових правил.

Враховуйте відпустки. Працівники, які перебувають у оплачуваній відпустці, як правило, все ще враховуються в FTE, тоді як ті, хто перебуває у неоплачуваній відпустці, можуть не враховуватися, залежно від конкретного правила, для якого ви робите розрахунок.

Поширені помилки FTE, яких слід уникати​

Не враховуйте понаднормову роботу кілька разів. Пам’ятайте, що один працівник ніколи не може перевищувати 1,0 FTE, незалежно від понаднормової роботи.

Не змішуйте методи розрахунку. Після того, як ви вибрали метод розрахунку (точна кількість годин або спрощений підхід 1,0/0,5), використовуйте його послідовно протягом усього процесу.

Не забувайте про підрядників. Незалежні підрядники та фрілансери, як правило, не враховуються в FTE для більшості цілей, оскільки вони не є працівниками. Однак завжди перевіряйте конкретні вимоги.

Не використовуйте неправильний період часу. Переконайтеся, що ви обчислюєте FTE за правильний період, який вимагається для вашої конкретної мети.

Не ігноруйте відмінності між працівниками, які мають право на отримання пільг, і тими, хто не має такого права. Деякі розрахунки можуть вимагати різного ставлення до працівників, які мають право на отримання пільг, і тих, хто не має такого права.

Коли обчислювати FTE​

Вам знадобляться розрахунки FTE для різних бізнес-ситуацій:

• Щорічне планування та бюджетування робочої сили
• Звітність про відповідність вимогам Закону про доступне медичне обслуговування (ACA)
• Заявки на гранти та позики
• Державні контракти та сертифікати
• Аналіз продуктивності та ефективності
• Визначення порогів права на отримання пільг
• Державні та місцеві вимоги відповідності

Підсумок​

Обчислення FTE може здатися складним на перший погляд, але воно стає простим, щойно ви зрозумієте основні принципи. Точно вимірюючи свою робочу силу з точки зору FTE, а не простої кількості персоналу, ви отримуєте цінну інформацію, яка допомагає вам приймати кращі бізнес-рішення, забезпечувати відповідність і планувати зростання.

Незалежно від того, чи обчислюєте ви FTE вручну, чи використовуєте програмне забезпечення для нарахування заробітної плати, головне – послідовність і точність. Ведіть належний облік, виберіть відповідний метод розрахунку для ваших потреб і не соромтеся звертатися до свого бухгалтера або фахівця з персоналу, коли виникають запитання.

Розуміння вашої справжньої потужності робочої сили за допомогою розрахунку FTE – це не просто про перевірку полів відповідності – це про більш ефективне ведення вашого бізнесу та прийняття обґрунтованих рішень щодо вашого найціннішого ресурсу: ваших людей.