Je šesť hodín večer v posledný deň mesiaca, váš obchod drží 4 000 SKU na dvoch predajniach a váš účtovník chce mať do rána číslo konečných zásob. Zatvoriť obchod a všetko spočítať neprichádza do úvahy — ako teda priradíte dôveryhodnú dolárovú hodnotu tovaru, ktorý sedí na vašich regáloch? Ak predávate s pomerne stabilnými prirážkami, odpoveďou je metóda maloobchodných zásob: spôsob, ako odhadnúť, koľko vás konečné zásoby stáli, pomocou ničoho viac než vašich predajných záznamov a vzťahu medzi tým, čo za tovar platíte, a tým, čo zaň účtujete.
Tento sprievodca vás prevedie tým, ako metóda funguje, pomerom nákladov k maloobchodnej cene v jej jadre, rozpracovaným príkladom, ktorý si prispôsobíte vlastným knihám, a nástrahami — zľavami, úbytkom zásob, nerovnomernými prirážkami — pre ktoré odhad nevychádza správne.
Čo metóda maloobchodných zásob vlastne robí
Metóda maloobchodných zásob (RIM) odhaduje vaše konečné zásoby v nákladovej cene tak, že postupuje spätne od maloobchodných hodnôt. Logika pozostáva z troch krokov:
- Poznáte maloobchodnú hodnotu všetkého, čo ste mali k dispozícii na predaj (počiatočné zásoby plus nákupy, všetko v predajnej cene).
- Odpočítate to, čo ste predali (čisté tržby v maloobchodnej cene), aby ste dostali maloobchodnú hodnotu toho, čo by vám malo ešte zostať.
- Túto zostávajúcu maloobchodnú hodnotu prevediete späť na náklady pomocou pomeru nákladov k maloobchodnej cene.
Je to odhad, nie inventúra. Predpokladá, že mix tovaru, ktorý ste predali, má približne rovnakú prirážku ako mix, ktorý ešte držíte — preto metóda funguje najlepšie vtedy, keď sú percentá vašich prirážok naprieč produktmi podobné. Veľké obchodné domy a maloobchodné reťazce ju používajú na mesačné čísla zásob bez počítania na každej predajni; majitelia malých obchodov môžu použiť rovnakú matematiku na uzavretie svojich kníh načas.
Základný vzorec: Pomer nákladov k maloobchodnej cene
Všetko visí na jednom percente: pomer nákladov k maloobchodnej cene (niekedy nazývaný nákladový komplement). Odpovedá na jednoduchú otázku — na každý dolár predajnej ceny, koľko centov vás tovar stál?
Pomer nákladov k maloobchodnej cene = Náklady na tovar dostupný na predaj ÷ Maloobchodná hodnota tovaru dostupného na predaj
Ak kúpite sviečku za 12 $ a predáte ju za 20 $, váš pomer pri tejto položke je 60 %. Pomer za celý obchod zmiešava všetky produkty dohromady: celkové náklady počiatočných zásob plus nákupov, vydelené celkovou maloobchodnou hodnotou toho istého tovaru.
Keď máte pomer, výpočet konečných zásob je priamočiary:
Konečné zásoby v maloobchodnej cene = Maloobchodná hodnota tovaru dostupného na predaj − Čisté tržby Konečné zásoby v nákladovej cene = Konečné zásoby v maloobchodnej cene × Pomer nákladov k maloobchodnej cene
A odtiaľ vyplynie náklad na predaný tovar automaticky:
Náklady na predaný tovar = Náklady na tovar dostupný na predaj − Konečné zásoby v nákladovej cene
Rozpracovaný príklad: Juniper Home Goods
Povedzme, že prevádzkujete butik s tovarom pre domácnosť. Na začiatku marca majú vaše zásoby hodnotu 40 000 $ v nákladovej cene a 66 667 $ v maloobchodnej cene (pomer 60 %). Počas marca nakúpite tovar za 25 000 $ v nákladovej cene, ocenený na predaj za 41 667 $. Čisté tržby za mesiac sú 70 000 $.
Krok 1 — Pomer nákladov k maloobchodnej cene. Tovar dostupný na predaj je 65 000 $ v nákladovej cene (40 000 $ + 25 000 $) a 108 334 $ v maloobchodnej cene (66 667 $ + 41 667 $). Pomer je 65 000 $ ÷ 108 334 $ = 60 %.
Krok 2 — Konečné zásoby v maloobchodnej cene. Tovar dostupný v maloobchodnej cene (108 334 $) mínus čisté tržby (70 000 $) zanecháva 38 334 $ stále na sklade v maloobchodnej hodnote.
Krok 3 — Prevod na náklady. 38 334 $ × 60 % = 23 000 $ (zaokrúhlene). To je váš odhadovaný stav konečných zásob v nákladovej cene.
Krok 4 — Náklady na predaný tovar. 65 000 $ − 23 000 $ = 42 000 $.
V štyroch riadkoch aritmetiky máte dve čísla, ktoré váš mesiac uzávierka potrebuje — konečné zásoby pre súvahu a náklady na predaný tovar pre výkaz ziskov a strát — bez toho, aby ste sa dotkli jediného regála.
Prirážky a zľavy: Kde sa matematika stáva realitou
Jednoduchý príklad vyššie predpokladá, že každá položka sa predáva za svoju pôvodnú cenovku. Skutočné obchody neustále zvyšujú a znižujú ceny a maloobchodná metóda má špecifickú slovnú zásobu na sledovanie týchto zmien:
- Dodatočné prirážky zvyšujú cenu nad jej pôvodnú maloobchodnú cenu (zvýšenie nákladov od dodávateľa, ktoré prenášate ďalej). Tieto vstupujú do nákladového stĺpca (ak vzrástli aj náklady) aj do maloobchodného stĺpca pomeru.
- Zrušenia prirážok rušia časť predchádzajúcej dodatočnej prirážky.
- Zľavy znižujú cenu pod pôvodnú maloobchodnú cenu — výpredaje, sezónne zľavy, zľavy na poškodené obaly.
- Zrušenia zliav rušia časť predchádzajúcej zľavy (zvýšite výpredajovú cenu späť, pretože zásoby sa míňajú).
Čisté prirážky a čisté zľavy sú jednoducho každá dvojica vyrovnaná voči svojmu zrušeniu. Váš pokladničný systém by už mal zaznamenávať predaje v skutočnej predajnej cene, takže zľavy poskytnuté pri pokladni sa automaticky premietnu do čistých tržieb. Úpravy vyššie sú dôležité pre tovar, ktorý ešte máte na sklade a ktorého cenovky sa počas obdobia zmenili.
Konvenčná maloobchodná metóda: Konzervatívny zvrat
Existujú dve verzie výpočtu a líšia sa len v tom, ako zľavy vstupujú do pomeru:
- Verzia s priemernými nákladmi zahŕňa čisté zľavy do maloobchodného menovateľa, čím rozdeľuje ich vplyv na celý pomer.
- Konvenčná maloobchodná metóda vylučuje zľavy z výpočtu pomeru (stále sa však neskôr odpočítavajú, v maloobchodnom stĺpci, pri výpočte konečných zásob v maloobchodnej cene).
Vylúčenie zliav udržiava menovateľ väčší, čo udržiava pomer nákladov k maloobchodnej cene vyšší — a keďže tento pomer násobí menšie číslo konečných zásob v maloobchodnej cene, čistý efekt je nižšia hodnota konečných zásob. Je to zámerné: konvenčná metóda aproximuje pravidlo nižšej z nákladov alebo trhovej ceny, pričom okamžite uznáva stratu hodnoty zo zliav namiesto jej odkladania. Vždy, keď existujú zľavy, vytvára nižší stav zásob a vyššie náklady na predaný tovar než verzia s priemernými nákladmi. Ak poskytujete časté zľavy, konvenčná metóda je konzervatívnejšia — a zvyčajne vhodnejšia — voľba.
Problém úbytku zásob: Čo vzorec nedokáže vidieť
Maloobchodná metóda predpokladá, že každý dolár maloobchodnej hodnoty, ktorý nebol zaznamenaný ako predaj, stále sedí vo vašom obchode. Realita nesúhlasí. Krádeže v obchode, krádeže zamestnancami, chyby pri príjme tovaru, poškodenie a skazenie odstraňujú tovar bez toho, aby vytvorili predaj, takže vzorec nadhodnocuje to, čo držíte, o sumu tohto úbytku zásob.
Existujú dva spôsoby, ako s tým naložiť:
- Odhadnite a odpočítajte ho. Mnohí maloobchodníci aplikujú historickú mieru úbytku zásob — povedzme 1,5 % z čistých tržieb — čím znižujú konečné zásoby v maloobchodnej cene pred prevodom na náklady. Ak boli vaše marcové tržby 70 000 $ a vaša miera úbytku zásob je 2 %, najprv by ste odpočítali 1 400 $ z konečných zásob v maloobchodnej cene.
- Zosúlaďte s pravidelnými fyzickými inventúrami. Počítajte podľa rotačného alebo cyklického plánu inventúr, porovnajte inventúru s odhadom metódy a rozdiel zaúčtujte ako stratu z úbytku zásob. Rozdiel medzi nimi je sám o sebe cennou informáciou: rastúci rozdiel znamená, že krádeže alebo zlyhania procesov rastú.
Nikdy nenechajte odhad bežať neopravený príliš dlho. Výsledky metódy sa samy o sebe nepovažujú za dostatočné pre ročné finančné výkazy — fyzická inventúra zostáva zábezpekou, ktorá bráni tomu, aby sa roky malých chýb naakumulovali do fikcie.
Kedy metóda funguje — a kedy zavádza
Funguje dobre, keď:
- Vaše prirážky sú konzistentné naprieč produktmi a stabilné v čase.
- Prevádzkujete viac predajní alebo dlhé otváracie hodiny, ktoré robia simultánne fyzické inventúry nepraktickými.
- Potrebujete mesačné alebo štvrťročné čísla zásob pre manažérske reporty a priebežné výkazy.
- Váš pokladničný systém spoľahlivo sleduje predaje v maloobchodnej cene podľa oddelení alebo kategórií.
Zavádza, keď:
- Prirážky sa divoko líšia. Obchod miešajúci elektroniku s 20 % maržou s doplnkami so 70 % maržou produkuje zmiešaný pomer, ktorý nereprezentuje ani jednu kategóriu. Riešením je počítať samostatné pomery pre každé oddelenie — väčšina POS systémov dokáže reportovať predaje podľa oddelení, čo to robí priamočiarym.
- Zľavy sú vysoké a nezaznamenané. Ak sa výpredajové zľavy nikdy nedostanú do vašich maloobchodných záznamov, konečné zásoby v maloobchodnej cene zostávajú nafúknuté a rovnako aj odhad nákladov.
- Mix tovaru sa mení. Po akvizícii, veľkom rozšírení kategórie alebo sezóne, ktorá neúmerne vypredá jedno oddelenie, historický pomer už neopisuje to, čo zostáva.
- Skazenie a poškodenie sú významné. Potravinári a iní predajcovia rýchlo sa kaziaceho tovaru čelia neustálym zníženiam bez predaja, ktoré základný vzorec ignoruje, pokiaľ sa samostatne nesledujú.
Užitočná disciplína: sledujte svoj pomer podľa oddelení, aktualizujte ho každé obdobie namiesto opätovného použitia pomeru z minulého štvrťroka a vyšetrujte vždy, keď sa pomer prudko pohne — náhly pokles často znamená, že zľavy predbiehajú vaše záznamy.
Maloobchodná metóda vs. metóda hrubého zisku
Majitelia obchodov si niekedy zamieňajú metódu maloobchodných zásob s metódou hrubého zisku a tieto dve sú príbuzné. Metóda hrubého zisku odhaduje náklady na predaný tovar tak, že na tržby aplikuje historické percento hrubého zisku; je rýchla, ale hrubá a všeobecne uznávané účtovné zásady ju neakceptujú pre ročné finančné výkazy. Maloobchodná metóda je prepracovanejšia, pretože odvodzuje svoj pomer z údajov o nákladoch a maloobchodných cenách bežného obdobia namiesto histórie, a prepojenie konvenčnej varianty na pravidlo nižšej z nákladov alebo trhovej ceny jej dáva pevnejšie postavenie. Použite metódu hrubého zisku na rýchlu kontrolu na obrúsok (alebo na poistný nárok po požiari, ktorý zničí vaše záznamy); použite maloobchodnú metódu na svoje skutočné priebežné knihy.
Ako to dostať do svojich kníh
Aby ste metódu používali mesiac po mesiaci, potrebujete dve priebežné čísla, ktoré musí vaše účtovníctvo udržiavať: tovar dostupný na predaj v nákladovej cene (zo záznamov o nákupoch) a tovar dostupný na predaj v maloobchodnej cene (zo záznamov o príjme tovaru v cenovkovej cene, upravených o prirážky a zľavy). Väčšina malých maloobchodníkov už má nákladovú stranu vo svojom účtovníctve; maloobchodná strana zvyčajne pochádza z POS alebo systému zásob. Zosúladenie oboch každý mesiac — a zaúčtovanie výsledných konečných zásob a nákladov na predaný tovar — je to, čo mení kopu predajných reportov na riadnu mesačnú uzávierku.
Sledovanie nákupov a predajov na samostatných, jasne označených účtoch robí túto rutinu dramaticky jednoduchšou. Keď každý nákup pristane na účte nákupov zásob a každý predaj sa zaznamená v jeho skutočnej predajnej cene, výpočet pomeru je desaťminútové cvičenie namiesto víkendového projektu.
Zjednodušte si správu financií
Keď sprísňujete účtovníctvo zásob a mesačné rutiny, udržiavanie jasných finančných záznamov je nevyhnutné. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi — žiadne čierne skrinky, žiadne viazanie na dodávateľa. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.
