Účtovníctvo bezodpadovej doplňovacej predajne: Váženie zásob, postupy pri táre, záväzky záloh a skutočné marže

Prací prostriedok kupujete po 55-galónových sudoch a predávate ho po dvoch unciach. Každý gram stratený nedbalou tárou, lepkavým čerpadlom alebo odparujúcim sa éterickým olejom je marža, ktorá uniká priamo z vašich hromadných zásobníkov. Účtovníctvo doplňovacej predajne nevyzerá vôbec ako účtovníctvo bežného maloobchodníka: vaše zásoby sa merajú v librách a litroch, vaše „obaly" odchádzajú z predajne v pohároch zákazníka a zálohy sedace vo vašej pokladnici sú záväzky, nie výnosy. Zvládnite tieto mechanizmy správne a doplňovacia predajňa je skutočne dobrý biznis. Zvládnite ich nesprávne a budete sa čudovať, prečo sú regály plné, ale bankový účet prázdny.

Ako doplňovacia predajňa skutočne zarába​

Odstráňte poslanie a doplňovacia predajňa je maloobchodník rozdeľujúci hromadné balenia: nakupujete vo veľkom za veľkoobchodné ceny a predávate v malých množstvách s prirážkou na jednotku. Marže môžu byť na papieri vynikajúce. Hromadné suché potraviny ako obilniny a strukoviny zvyčajne prinášajú hrubé marže 40 až 60 percent a tekuté mydlá a pracie prostriedky môžu dosiahnuť 50 až 70 percent, pretože zachytávate prirážku za obal a značku, ktorá by inak išla výrobcovi.

Ale papierové marže a realizované marže sú dve rozdielne zvieratá. Bezodpadové modely zvyčajne vykazujú realizované hrubé marže 20 až 30 percent, keď sa zohľadní úbytok, kazenie a zľavy. Rozdiel medzi nimi je miesto, kde vaše účtovníctvo buď obháji svoju existenciu, alebo zlyhá. Ak sledujete len nákupy a predaje, nikdy neuvidíte, kam sa tých 20 bodov stratilo. Ak sledujete úbytok, únik táry a zálohový obrat ako prvoradé čísla, môžete ich riadiť.

Druhé číslo, ktoré je dôležité, je obrat zásob. Zdravý maloobchodník so špecializovanými potravinami obráti zásoby 10 až 14-krát ročne a doplňovacia predajňa by mala cieliť na rovnaké pásmo. Rýchlo sa kaziace hromadné potraviny starnú, oleje žltnú a prírodné čistiace prostriedky bez silných konzervantov majú reálnu trvanlivosť. Pomaly sa pohybujúce hromadné zásoby nie sú len mŕtva hotovosť — je to mŕtva hotovosť, ktorá expiruje.

Účtovníctvo zásob podľa hmotnosti, nie podľa kusov​

Bežní maloobchodníci počítajú kusy. Vy vážite nádoby. Tento jediný rozdiel poháňa celý váš systém zásob.

Príjem: zaúčtujte to, čo pristane na váhe​

Keď dorazí 50-librový vrece ovsených vločiek alebo 5-galónová demižón kastilského mydla, zaznamenajte prijatú hmotnosť alebo objem proti objednávke, nielen sumu v dolároch. Podplnenia od dodávateľa sa dejú — „5-galónová" nádoba, ktorá v skutočnosti obsahuje 4,7 galónu, je 6-percentné zvýšenie nákladov skryté na očiach. Zaznamenajte nezrovnalosti pri príjme v deň, keď dorazia; spochybňovať nedostatočnú zásielku o tri mesiace neskôr je prehratý rozhovor.

Nastavte si účtovú osnovu so zásobami rozdelenými podľa kategórií (suché hromadné potraviny, tekutá starostlivosť o domácnosť, tekutá starostlivosť o telo, oleje a octy, nekonzumný tovar). Neskôr budete potrebovať náklady na predaný tovar na úrovni kategórií, aby ste videli, ktorá strana predajne skutočne nesie nájom.

Výdaj: úbytok je riadok COGS, nie záhada​

Každá doplňovacia predajňa stráca produkt medzi sudom a pohárom zákazníka:

• Rozliatie a kvapkanie okolo gravitačných zásobníkov a čerpacích staníc
• Odparovanie, najmä pri produktoch na báze alkoholu a éterických olejoch
• Kazenie a zatuchnutie pri rýchlo sa kaziacich hromadných potravinách — údaje z odvetvia uvádzajú úbytok 3 až 8 percent mesačných tržieb pri rýchlo sa kaziacich potravinách
• Únik táry, kde mierne ťažký záznam táry dáva produkt zadarmo (viac o tom nižšie)
• Degustácia a vzorkovanie, čo sú výdavky na marketing, nie úbytok

Disciplína účtovníctva je jednoduchá: úbytok dostane vlastný podúčet pod nákladmi na predaný tovar, rozdelený podľa príčiny, keď ju dokážete identifikovať. Vykonajte mesačnú reconciliáciu — počiatočné zásoby plus nákupy mínus zaznamenané predaje sa rovná očakávaným konečným zásobám — potom zvážte svoje nádoby, aby ste získali skutočné konečné zásoby. Rozdiel je úbytok. Ak ho zakopete tak, že jednoducho upravíte náklady na predaný tovar, nikdy nebudete vedieť, či je problém v lepkavých čerpadlách (riešiteľné 40-dolárovým odkvapkávacím podnosom) alebo vo vašom dodávateľovi, ktorý vás podvádza (riešiteľné telefonátom).

Cyklické inventúry sú lepšie ako ročné​

Počítať každý zásobník raz ročne je rušivé a produkuje jednu obrovskú nevysvetlenú úpravu. Namiesto toho vážte týždenne rotujúcu podmnožinu nádob — vysoko hodnotné položky ako éterické oleje a doplnky stravy každý týždeň, stabilné suché potraviny mesačne. Zaznamenajte každú inventúru s zdokumentovanou tárou nádoby, aby ktokoľvek zo zamestnancov dostal rovnaké číslo. Malé, časté úpravy udržujú vaše knihy čestné a odhaľujú problémy, kým sú ešte malé.

FIFO je dôležitejšie bez obalov​

Zapečatené maloobchodné produkty majú vytlačené dátumy minimálnej trvanlivosti a výrobcovia absorbujú väčšinu rizika kazenia. V bezodpadovej predajni je toto riziko vaše. Dodržiavajte prísnu rotáciu prvý dnu, prvý von pri každom zásobníku: nové zásoby idú pod alebo za, nikdy na vrch. Označte dátumom každú hromadnú nádobu, keď je naplnená. Pri rýchlo sa kaziacich potravinách nastavte spúšťač zľavy (napríklad 30 dní pred dátumom minimálnej trvanlivosti dodávateľa) a prahovú hodnotu likvidácie a zľavy účtujte na účet zliav, namiesto tichého znižovania predajnej ceny — chcete vidieť náklady nadmerného objednávania v zisku a strate.

Pracovný postup táry: Kde žije presnosť výnosov​

Tu je právny základ: produkty predávané podľa hmotnosti sa musia predávať podľa čistej hmotnosti. Hmotnosť nádoby — tára — sa musí odpočítať, aby zákazníci neplatili ceny mydla za sklo. Toto nie je zdvorilosť; zákony o mierach a váhach to vyžadujú a štátni inšpektori to vymáhajú.

Používajte váhy schválené pre obchod​

Každá váha použitá na určenie toho, čo zákazník zaplatí, musí byť schválená NTEP a „legálna pre obchod", spĺňajúca požiadavky NIST Handbook 44. Tá kuchynská váha z veľkoobchodu nespĺňa podmienky, nech sa zdá akokoľvek presná. Váhy legálne pre obchod majú číslo certifikátu zhody NTEP a označenie triedy presnosti. Rozpočítajte komerčné váhy s výpočtom ceny pri pokladni, dajte ich profesionálne kalibrovať pred prvým použitím a uschovajte certifikáty o kalibrácii — inšpektori si ich vyžiadajú. Účtujte poplatky za kalibráciu a certifikáciu ako opakujúce sa prevádzkové náklady, nie ako jednorazové náklady na zriadenie, pretože väčšina štátov vyžaduje pravidelnú opätovnú verifikáciu.

Navrhnite postup táry pred otvorením​

Existujú tri bežné prístupy a nastavenie vášho POS musí zodpovedať tomu, ktorý si vyberiete:

1. Vopred vytárované nádoby predajne. Predávate štandardizované poháre s hmotnosťou táry vytlačenou na dne alebo zakódovanou v čiarovom kóde. Pokladňa naskenuje táru nádoby a váha vykoná výpočet. Najrýchlejšie pri pokladni, ale vyžaduje sledovanie zásob nádob.
2. Zákaznícke nádoby vytárované na plniacej stanici. Personál odváži každú prázdnu nádobu na váhe plniacej stanice, napíše táru na štítok alebo nálepku a zákazník naplní. Pokladňa zadá táru manuálne alebo ju naskenuje. Flexibilné, ale každý manuálny vstup je príležitosťou na prehodenú číslicu, ktorá dáva produkt zadarmo.
3. Predvoľby táry podľa typu nádoby. POS uchováva prednastavené hmotnosti táry pre bežné nádoby (pinta, kvart, growler). Rýchle, ale presné len vtedy, ak zákazníci skutočne používajú predpokladané nádoby — overte náhodnou kontrolou.

Nech si vyberiete ktorýkoľvek, zabudujte do rutiny dve kontroly: náhodne kontrolujte táry pri pokladni opätovným vážením vzorky nádob každú zmenu a týždenne kontrolujte „úpravy táry" alebo denník stornovaní. Vzor ťažkých tár z jednej pokladne alebo od jedného zamestnanca je buď problém školenia, alebo problém krádeže, a denník je spôsob, ako rozlíšiť medzi nimi.

Myslite na matematiku úniku výnosov​

Chyby táry sú asymetrické: nadhodnotená tára dáva produkt zadarmo, zatiaľ čo podhodnotená tára účtuje zákazníkovi viac a vytvára právnu expozíciu. Systematická 10-gramová nadmerná tára na produkte predávanom za 1,20 dolára za uncu dáva zadarmo asi 0,42 dolára na transakciu. Pri 100 transakciách denne je to viac ako 1 200 dolárov mesačne odchádzajúcich z dverí — pravdepodobne viac ako celý váš marketingový rozpočet. Zosúlaďte zaznamenanú hmotnosť predaja proti úbytku nádob mesačne; pretrvávajúci rozdiel medzi tým, čo POS hovorí, že ste predali, a tým, čo odišlo zo zásobníkov, ukazuje priamo na únik táry alebo rozliatie.

Zálohy na obaly sú záväzky, nie výnosy​

Mnohé doplňovacie predajne účtujú zálohy na požičané alebo štandardizované nádoby — 2-dolárovú zálohu na sklenenú fľašu na mlieko, zálohu na čerpadlo dávkovača, zálohu na tašku, ktorú si veľkoobchodný zákazník vezme domov. Účtovné pravidlo je absolútne: záloha nie je predaj.

Účtovné zápisy​

Keď vyberiete zálohu:

• Na ťarchu Hotovosť, v prospech Záväzky zo záloh na obaly (účet krátkodobých záväzkov)

Keď zákazník vráti nádobu a vy vrátite zálohu:

• Na ťarchu Záväzky zo záloh na obaly, v prospech Hotovosť

V žiadnom kroku sa nevykazujú výnosy. Ak vediete zálohy cez pokladňu ako predaje, nadhodnotíte výnosy, potenciálne preplatíte daň z predaja a nebudete mať žiadny záznam o tom, čo dlhujete zákazníkom.

Rozbitie a nevyzdvihnuté zálohy​

Niektoré nádoby sa nikdy nevrátia. Po uplynutí vášho uvedeného obdobia na vyzdvihnutie môžu byť nevyzdvihnuté zálohy vykázané ako príjem — zvyčajne ako ostatný príjem („výnos z prepadnutých záloh"), nie ako výnos z produktov, aby neskresľoval vašu analýzu marží. Dve upozornenia:

• Skontrolujte pravidlá svojho štátu o nevyzdvihnutom majetku. Niektoré štáty považujú nevyzdvihnuté zálohy za nevyzdvihnutý majetok, ktorý musí byť nakoniec odvedený štátu, nie ponechaný. Poznajte svoju prahovú hodnotu a obdobie nečinnosti predtým, než zaúčtujete prepadnutie ako príjem.
• Udržujte prepadnutie mimo výpočtu marží. Prepadnutie je neočakávaný zisk, nie prevádzka. Ak je vaša predajňa zisková len vďaka nevyzdvihnutým zálohám, máte problém s cenotvorbou prezlečený za zálohu.

Sledujte obrat​

Váš zostatok Záväzkov zo záloh na obaly by mal približne zodpovedať nevyrovnaným nádobám krát suma zálohy. Zosúlaďte ho štvrťročne: spočítajte alebo odhadnite nádoby v rukách zákazníkov, porovnajte so zostatkom záväzku a vyšetrite veľké rozdiely. Zostatok záväzku oveľa vyšší ako odhadovaný obrat znamená, že pravdepodobne nesiete dávno mŕtve zálohy, ktoré mali byť vykázané alebo odvedené; zostatok oveľa nižší znamená, že vrátenia záloh boli vyplatené bez vyrovnania záväzku a vaše knihy podhodnocujú to, čo dlhujete.

Nastavte svoj POS tak, aby sa zálohy účtovali ako typ platby bez výnosu prepojený s účtom záväzkov. Ak to váš POS nedokáže natívne, účtujte zálohy ako záväzkový typ platby podobný darčekovým kartám — nikdy nie ako SKU produktu.

Matematika marží veľkoobchodu a dodávateľov​

Vaše náklady na tovar začínajú obchodnými podmienkami dodávateľa a dodávatelia doplňovacích predajní sa pohybujú od regionálnych distribútorov po veľkoobchodníkov priamo od výrobcu. Niekoľko účtovných postupov sa zaplatí samo:

• Alokujte dopravu pri nákupe do nákladov na zásoby. Ak platíte 60 dolárov za dopravu pri objednávke 600 dolárov, vaše skutočné náklady na produkt sú o 10 percent vyššie ako jednotková cena na faktúre. Kapitalizujte dopravu do zásob a odúčtujte ju cez náklady na predaný tovar, ako sa produkt predáva — okamžité zaúčtovanie dopravy do nákladov podhodnocuje zásoby a nadhodnocuje náklady v skorom období.
• Sledujte riedenie a výťažnosť. Koncentráty sú v tomto odvetví bežné — galón koncentrátu, ktorý vytvorí 8 galónov čistiaceho prostriedku pripraveného na predaj, sa musí kalkulovať pri zriedenej výťažnosti, nie pri nakúpenom objeme. Zaznamenajte pomer výťažnosti na zázname položky a pravidelne ho overujte; zamestnanec, ktorý mieša bohatšie, vás stojí maržu pri každom stlačení čerpadla.
• Vyjednávajte a sledujte podmienky. Net-30 od distribútora je bezúročná pôžička; 2-percentná zľava za platbu do 10 dní je 36-percentný ročný výnos. Sledujte záväzky podľa dátumu splatnosti a dátumu zľavy, nielen podľa zostatku.
• Sledujte minimálne množstvá objednávky voči obratu. Skvelá jednotková cena za 12-mesačnú zásobu oleja s 9-mesačnou trvanlivosťou nie je skvelá cena. Pred objednaním vydeľte množstvá MOQ mesačnou spotrebou a nechajte svoj pomer obratu vetovať „výhodnú ponuku".

KPI, ktoré vám povedia pravdu​

Keď je vyššie uvedené potrubie na mieste, päť čísel riadi biznis:

1. Hrubá marža podľa kategórie. Suché potraviny, tekutá starostlivosť o domácnosť, starostlivosť o telo a trvanlivý tovar sa správajú odlišne. Zmiešaná marža skrýva zápasiacu kategóriu. Kontrolujte mesačne.
2. Úbytok ako percento tržieb, podľa kategórie. Čokoľvek pretrvávajúce nad 5 percent pri rýchlo sa kaziacich potravinách si zaslúži vyšetrenie, nie pokrčenie ramien.
3. Obrat zásob. Pod 8 obratov ročne znamená, že hotovosť skamenie na vašich regáloch; nad 16 s častými nedostatkami zásob znamená, že strácate predaje kvôli prázdnym zásobníkom.
4. Výnosy na štvorcový stopu. Zariadenia na doplňovanie sú objemné. Porovnajte svoje s benchmarkmi špecializovaného maloobchodu a buďte úprimní, či si stena zásobníkov zaslúži svoju pôdorysnú plochu.
5. Záväzok zo záloh vs. obrat nádob. Zosúlaďované štvrťročne, ako je opísané vyššie. Plávajúci zostatok je buď fiktívny príjem, alebo skrytý záväzok.

Compliance kúty, ktoré nemôžete obísť​

• Registrácia mier a váh. Väčšina štátov vyžaduje registráciu a inšpekciu komerčných váh. Nájdite svoj štátny program pred dňom otvorenia, nie po prvej návšteve inšpektora.
• Klasifikácia dane z predaja. Zdaniteľnosť hromadných potravín vs. pripravených potravín vs. domácich potrieb sa medzi štátmi enormne líši — a niektoré štáty oslobodzujú nespracované potraviny, zatiaľ čo čistiace prostriedky zdaňujú plnou sadzbou. Nakonfigurujte daňové kategórie vo svojom POS podľa jurisdikcie a vráťte sa k nim, keď pridáte produktové línie.
• Povolenia na manipuláciu s potravinami. Doplňovacia predajňa suchých potravín s obilninami, múkou a olejmi je vo väčšine jurisdikcií potravinárskym zariadením. Rozpočítajte povolenia, inšpekcie a hygienické potreby na ich absolvovanie.
• Kontrola alergénov. Zdieľané naberačky a susedné zásobníky vytvárajú riziko krížovej kontaminácie. Zdokumentujte svoje postupy pre alergény; váš poisťovateľ zodpovednosti sa spýta, a tak isto aj zákazník s alergiou na orechy.

Zjednodušte si finančné riadenie​

Vedenie doplňovacej predajne znamená sledovanie dolárov po unciach — zásoby podľa hmotnosti, predaje s presnou tárou, záväzky zo záloh a marže na úrovni kategórií, to všetko naraz. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v čistom texte, ktoré vám dáva úplnú transparentnosť a kontrolu nad vašimi finančnými údajmi, takže každý gram a každá záloha je sledovateľná v záznamoch pod verziovou kontrolou, namiesto toho, aby bola uzamknutá v aplikácii čiernej skrinky. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na účtovníctvo v čistom texte.