Približne 5,6 milióna amerických domácností, čo je asi 4,2 % krajiny, nemá bankový účet. Ak prevádzkujete reštauráciu, sklad, stavebnú firmu alebo akýkoľvek podnik s hodinovými pracovníkmi, je pravdepodobné, že aspoň jeden z vašich zamestnancov je medzi nimi. Ako teda zaplatíte niekomu, kto nemôže prijať priamy vklad a nechce nosiť papierový šek do služby na vyplácanie šekov, ktorá si z každej výplaty vezme poplatok?
Mzdové karty sú najbežnejšou odpoveďou a sú skutočne užitočným nástrojom. Avšak nachádzajú sa aj v jednom z najkomplikovanejších zákutí súladu s pracovnoprávnymi predpismi: federálne pravidlá Nariadenia E, spleť viac ako 20 štátnych zákonov o platobných kartách a zákony o vyplácaní miezd, ktoré boli väčšinou napísané pred existenciou predplatených debetných kariet. Ak to urobíte správne, vyriešili ste skutočný problém pre váš tím. Ak to urobíte zle, vytvorili ste porušenie zákona o mzdách a hodinách, ktorého náprava je nákladná.
Prečo "stačí použiť priamy vklad" nefunguje pre každého
Priamy vklad v súčasnosti využíva viac ako 93 % amerických pracovníkov a pre zamestnávateľov je to najjednoduchší spôsob platby: žiadna tlač, žiadne obálky, žiadna cesta do banky. Vyžaduje si to však bankový účet a nie každý zamestnanec ho má. Ľudia sa ocitnú bez bankového účtu z rôznych dôvodov – nedostatočné prostriedky na splnenie požiadaviek na minimálny zostatok, nedôvera voči bankám, minulé zrušenie účtov pre poplatky za prečerpanie, alebo jednoducho nedostatok prístupu k pobočke v blízkosti vo vidieckych oblastiach.
Pre týchto zamestnancov sú realistické alternatívy:
- Papierový šek, čo zvyčajne znamená cestu do služby na vyplácanie šekov, ktorá si účtuje 1 – 5 % z nominálnej hodnoty šeku len za jeho premenu na hotovosť.
- Mzdová karta, znovu nabíjateľná predplatená debetná karta vydaná prostredníctvom bankového partnera, ktorú zamestnávateľ dobíja každé výplatné obdobie.
Mzdové karty existujú práve preto, aby vyplnili túto medzeru – ale "jednoducho zaplatíme kartou každému, kto nemá bankový účet" je presne ten typ východiskového postoja, ktorý dostáva zamestnávateľov do problémov, pretože federálny zákon vám nedovoľuje urobiť toto rozhodnutie za vašich zamestnancov.
Federálne pravidlo, ktoré nemôžete obísť: Voľba zamestnanca
Jediný najdôležitejší fakt o zhode s predpismi týkajúci sa mzdových kariet je tento: nemôžete požadovať od zamestnanca, aby prijal mzdovú kartu ako svoju jedinú platobnú možnosť. Toto nie je len osvedčená prax – je to zakotvené v pravidle CFPB o predplatených účtoch podľa Nariadenia E (12 CFR § 1005.18), ktoré riadi finančné inštitúcie vydávajúce mzdové karty, a odráža sa to takmer v každom štátnom zákone o platobných kartách.
Konkrétne to znamená:
- Musíte ponúknuť aspoň jednu ďalšiu platobnú metódu — zvyčajne papierový šek alebo priamy vklad — popri možnosti mzdovej karty.
- Voľba musí byť skutočne dobrovoľná. Zákon štátu Illinois to hovorí na rovinu: súhlas nie je dobrovoľný, "ak je zamestnanec vedený k presvedčeniu, že je to podmienka prijatia do zamestnania alebo jeho súčasné pracovné podmienky by boli nepriaznivo ovplyvnené neprijatím." Niekoľko ďalších štátov používa takmer identické znenie.
- Mnoho štátov vyžaduje písomný súhlas predtým, ako vôbec môžete zamestnanca platiť prostredníctvom platobnej karty – príkladmi sú New Jersey, Vermont a Západná Virgínia, hoci presné požiadavky na formu a načasovanie sa líšia.
- Vydavateľ karty musí v krátkom informačnom dokumente o účte uviesť, že zamestnanec nemusí kartu prijať a môže sa zamestnávateľa opýtať na iné spôsoby platby. Táto povinnosť zverejnenia informácií pripadá na banku vydávajúcu kartu, ale ako zamestnávateľ ste to vy, kto musí alternatívu v praxi skutočne ponúknuť.
Ak zamestnanec odmietne platobnú kartu, alebo sa neskôr chce vrátiť k papierovému šeku, potrebujete proces, ktorý mu to umožní bez trenia – a bez akéhokoľvek náznaku, že to ovplyvňuje jeho prácu.
Pravidlá poplatkov: Čo môžete a nemôžete preniesť na zamestnancov
Ustanovenia Nariadenia E o predplatených účtoch boli špeciálne navrhnuté tak, aby zastavili najhoršie zneužívanie platobných kariet spred desiatich rokov, keď niektoré programy účtovali poplatky za dopyty na zostatok, zamietnuté transakcie a dokonca aj za rozhovor so zástupcom zákazníckeho servisu. Podľa súčasných pravidiel:
- Zamestnanci musia mať prístup k svojim plným mzdám bez poplatku, vrátane aspoň jedného bezplatného spôsobu výberu celého zostatku každé výplatné obdobie (zvyčajne jeden bezplatný výber z bankomatu v sieti alebo jeden bezplatný výber v hotovosti na pobočkách vydávajúcej banky).
- Poplatky za zamietnuté transakcie a iné "chytené" poplatky sú úplne zakázané – zamestnancovi nemožno účtovať poplatok jednoducho preto, že transakcia bola zamietnutá pre nedostatok finančných prostriedkov.
- Akékoľvek existujúce poplatky musia byť jasne zverejnené predtým, ako zamestnanec kartu vôbec aktivuje – ide o oznámenie pred získaním, ktoré pokrýva sadzobník poplatkov, kedy sa poplatky uplatňujú a ako sa im vyhnúť.
- Karta musí mať nejakú formu prenosného poistenia vkladov FDIC alebo NCUA, a to musí byť uvedené v oznámení.
Prakticky to znamená, že vašou úlohou ako zamestnávateľa je skutočne prečítať sadzobník poplatkov, ktorý vám poskytne váš poskytovateľ mzdových služieb alebo dodávateľ platobných kariet, a nespoliehať sa len na ich slovo, že "je to v súlade s predpismi." Spýtajte sa konkrétne: aký je poplatok za výbery z bankomatov mimo siete, za papierové výpisy, za nečinnosť účtu a za výmenu stratenej karty? Potom sa uistite, že sa tieto informácie dostanú k zamestnancom pred ich registráciou, a nie až potom, ako ich prekvapí prvý poplatok za výber.
Vrstva štátnych predpisov: Viac ako 20 rôznych súborov pravidiel
Federálny predpis E stanovuje minimálne požiadavky, ale metódy vyplácania miezd sú zásadne vecou štátneho práva a viac ako 20 štátov má svoje vlastné zákony o výplatných kartách navrch – Arizona, Florida, Georgia, Havaj, Illinois, Kansas, Maine, Maryland, Michigan, Minnesota, Nebraska, New Hampshire, Severná Dakota, Oklahoma, Oregon, Tennessee, Vermont, Virgínia, Západná Virgínia a ďalšie, plus Portoriko. Pred zavedením programu výplatných kariet je potrebné v jednotlivých štátoch skontrolovať niekoľko vecí:
- Formát súhlasu: Stačí ústny súhlas, alebo štát vyžaduje podpísaný písomný súhlas a musí byť tento súhlas obnoviteľný alebo odvolateľný?
- Výpovedná lehota: Niektoré štáty vyžadujú vopred písomné oznámenie o podmienkach výplatnej karty – vrátane úplného sadzobníka poplatkov – určitý počet dní pred prvou platbou zamestnanca prostredníctvom výplatnej karty.
- Záruky bezplatného výberu: Štáty často špecifikujú minimálny počet bezplatných výberov za výplatné obdobie nad rámec toho, čo vyžaduje nariadenie E, a niektoré úplne obmedzujú alebo zakazujú poplatky za neaktivitu/spanie.
- Doručovanie výplatných pások: Ak váš štát vyžaduje tlačiteľné výplatné pásky (ako to robí niekoľko štátov vrátane Kalifornie a New Yorku), uistite sa, že vaša výplatná karta alebo mzdová platforma to skutočne podporuje, a nie len obrazovku aplikácie, ktorú zamestnanec môže zobraziť, ale nie vytlačiť.
- Zamestnávatelia pôsobiaci vo viacerých štátoch: Ak máte hodinových zamestnancov vo viacerých štátoch, nepredpokladajte, že jednotná národná politika výplatných kariet je všade v súlade – pre každé pracovisko platí najprísnejšie príslušné štátne právo.
Ak pôsobíte vo viacerých štátoch, toto je tá časť, ktorá si zaslúži krátky rozhovor s právnikom pre pracovné právo alebo s tímom pre dodržiavanie predpisov vášho poskytovateľa miezd pred spustením, nie po ňom.
Praktický kontrolný zoznam pre zavedenie výplatných kariet pre malých zamestnávateľov
- Potvrďte, že váš poskytovateľ miezd alebo dodávateľ výplatných kariet je v súlade s nariadením E a požiadajte o ich štandardný vzor formulára na zverejnenie poplatkov a súhlas – nestavajte ich od nuly.
- Ponúknite písomne možnosť každému novému zamestnancovi a každému súčasnému zamestnancovi: výplatná karta, priamy vklad alebo papierový šek. Zdokumentujte, že možnosť bola ponúknutá a ktorú možnosť si zamestnanec vybral.
- Získajte písomný súhlas pred prvou platbou výplatnou kartou a uchovávajte túto dokumentáciu tak dlho, ako to vyžaduje doba uchovávania mzdových záznamov vo vašom štáte.
- Overte, či je zamestnancovi k dispozícii aspoň jeden bezpoplatkový výber celého zostatku za výplatné obdobie – ak môžete, otestujte si to sami s ukážkovou kartou.
- Zverejnite sadzobník poplatkov niekde, kde ho zamestnanci môžu vidieť predtým, ako si vyberú, a nie zakopaný v obálke s kartou, ktorú otvoria po prvom vklade.
- Vybudujte proces zmeny späť. Zamestnanec by mal byť schopný prejsť z výplatnej karty na priamy vklad alebo šek v priebehu jedného alebo dvoch výplatných období, bez toho, aby musel zdôvodňovať prečo.
- Vykonávajte ročné audity. Poskytovatelia miezd menia sadzobníky poplatkov a vydavateľov kariet; to, čo bolo v súlade pri zavedení, nemusí byť o rok neskôr.
Ako sa to spája s vaším účtovníctvom
Výplatné karty nemenia spôsob, akým mzdové náklady ovplyvňujú vašu účtovnú knihu, ale pridávajú vrstvu, ktorú je potrebné sledovať oddelene od hotovostných miezd: poplatky za program kariet (ak ich vaše podnikanie znáša namiesto zamestnanca), akékoľvek požiadavky na flotáciu alebo rezervy od vydavateľa karty a dokumentáciu súhlasu a zverejnenia pre účely auditu. Uchovávanie týchto záznamov v systéme, ktorý skutočne ovládate – namiesto toho, aby boli roztrúsené po portáli dodávateľa miezd, ktorý vám zobrazuje len aktuálne obdobie – značne uľahčuje odpovedanie na otázky štátneho ministerstva práce, ak bude váš program výplatných kariet niekedy auditovaný.
Zjednodušte si finančné riadenie
Súlad s mzdovou agendou je jednou z oblastí, kde je papierová stopa rovnako dôležitá ako samotná platba – formuláre súhlasu, zverejnenia poplatkov a záznamy o výplatných páskach musia byť k dispozícii, keď ich potrebujete. Beancount.io ponúka účtovníctvo v prostom texte, ktoré vám poskytuje úplnú transparentnosť a históriu vašich finančných záznamov s kontrolou verzií, bez viazanosti na dodávateľa a bez čiernych skriniek. Začnite zadarmo a uchovávajte každú časť svojho účtovníctva – vrátane miezd – vo formáte, ktorý plne ovládate.