Platby na pomoc pri katastrofách podľa oddielu 139: Daňovo oslobodená pomoc zamestnávateľa po federálne vyhlásených katastrofách

Okresom sa preženie lesný požiar. Hurikán zaplaví pobrežné mesto. Tornádo zrovná so zemou celú štvrť. V priebehu niekoľkých dní dostávajú zamestnávatelia v postihnutej oblasti od svojho finančného tímu rovnakú otázku: „Môžeme našim ľuďom jednoducho poslať nejaké peniaze na pomoc?“

Odpoveď, skrytá v jednostranovom oddiele amerického zákona o dani z príjmov (Internal Revenue Code), znie áno – a daňové zaobchádzanie je oveľa veľkorysejšie, než si väčšina majiteľov uvedomuje. Oddiel 139 zákona o dani z príjmov umožňuje zamestnávateľovi odovzdať zamestnancovi šek po federálne vyhlásenej katastrofe a tieto peniaze sa nepovažujú za mzdu. Nepodliehajú federálnej dani z príjmu. Nepodliehajú sociálnemu poisteniu, Medicare ani federálnej dani v nezamestnanosti. Neobjavujú sa na formulároch W-2 ani 1099. Zamestnávateľ si túto platbu stále odpisuje ako bežný obchodný výdavok.

Znie to až príliš dobre na to, aby to bola pravda, čo je presne dôvod, prečo to väčšina zamestnávateľov buď nevyužíva, alebo robí chyby v dokumentácii. Tento sprievodca vás prevedie pravidlami, kvalifikovanými výdavkami, limitmi, ktoré neexistujú (a tými, ktoré existujú), dokumentáciou, ktorú skutočne potrebujete, a praktickým príkladom toho, ako spravovať program za niekoľko hodín namiesto mesiacov.

Čo v skutočnosti hovorí oddiel 139

Oddiel 139 bol pridaný do daňového zákonníka v roku 2002 v reakcii na útoky z 11. septembra. Jeho ústredné pravidlo má dĺžku jednej vety: hrubý príjem nezahŕňa žiadnu sumu prijatú jednotlivcom ako kvalifikovanú platbu pomoci pri katastrofe.

„Kvalifikovaná platba pomoci pri katastrofe“ je akákoľvek suma vyplatená jednotlivcovi alebo v jeho prospech na jeden zo štyroch účelov:

Refundácia alebo úhrada primeraných a nevyhnutných osobných, rodinných, životných nákladov alebo nákladov na pohreb spôsobených kvalifikovanou katastrofou.
Refundácia alebo úhrada primeraných a nevyhnutných nákladov na opravu alebo obnovu osobného bydliska alebo na opravu či výmenu jeho vybavenia v rozsahu, v akom je táto potreba pripísateľná kvalifikovanej katastrofe.
Poskytnutie platieb zo strany verejných dopravcov cestujúcim v dôsledku smrti alebo zranenia spôsobeného kvalifikovanou katastrofou.
Poskytnutie platieb zo strany federálnych, štátnych alebo miestnych vlád v súvislosti s kvalifikovanou katastrofou na podporu všeobecného blaha.

Pre súkromných zamestnávateľov sú dôležité iba prvé dve cesty. Háčik v oboch je v rovnakej fráze: výdavok nemôže byť inak kompenzovaný poistením alebo iným zdrojom. Ak už poistenie nehnuteľnosti zamestnancovi zaplatilo výmenu strechy, zamestnávateľ nemôže tú istú strechu preplatiť oslobodenú od dane podľa oddielu 139.

Čo sa považuje za „kvalifikovanú katastrofu“

Oddiel 139 nadväzuje na definíciu federálne vyhlásenej katastrofy v oddiele 165(i)(5)(A), ktorý zase odkazuje na zákon o pomoci pri katastrofách a núdzovej pomoci Roberta T. Stafforda (Stafford Act). V praxi je federálne vyhlásená katastrofa taká, pre ktorú prezident vydal buď vyhlásenie o veľkej katastrofe, alebo vyhlásenie o stave núdze. FEMA udržiava aktuálny zoznam na stránke fema.gov/disasters, usporiadaný podľa štátov a dátumov.

Oddiel 139 sa vzťahuje aj na:

Teroristické alebo vojenské akcie.
Katastrofické nehody týkajúce sa verejných dopravcov, podľa rozhodnutia ministra financií.
Iné udalosti, o ktorých príslušný federálny, štátny alebo miestny orgán rozhodne, že si vyžadujú pomoc.

Čisto lokálna udalosť – požiar jednej budovy, izolované prasknuté potrubie, rodinná tragédia jednotlivého zamestnanca – nie je kvalifikovanou katastrofou, aj keď je pre zúčastnených ľudí skutočne zdrvujúca. Federálne vyhlásenie je základnou podmienkou. Pred vypísaním šeku podľa oddielu 139 potvrďte, že katastrofa bola vyhlásená, a do spisu si poznačte číslo katastrofy FEMA.

Prečo je daňové zaobchádzanie také výhodné

Pri bežnom zamestnaneckom benefite vyzerá cesta nasledovne. Zamestnávateľ zaplatí zamestnancovi. Platba je mzdou. Zamestnávateľ zrazí federálnu daň z príjmu, sociálne poistenie a Medicare. Zamestnávateľ zaplatí zamestnávateľskú časť FICA a federálnu daň v nezamestnanosti. Suma sa objaví v kolónke 1 na formulári W-2. Zamestnanec dlhuje daň z príjmu z celej sumy.

Porovnajme si čísla pri príspevku na pomoc v núdzi vo výške 10 000 USD v štáte s vysokým zdanením. Po odvedení daní zo mzdy a zaplatení hraničnej federálnej a štátnej dane z príjmu zamestnanca môže zamestnancovi zostať 5 500 až 6 500 USD. Zamestnávateľ zaplatil zhruba 10 800 USD, aby mu túto sumu doručil.

Platba podľa oddielu 139 je iná. Zamestnávateľ zaplatí 10 000 USD. Zamestnanec dostane 10 000 USD. Zamestnávateľ si odpíše 10 000 USD. Neexistujú žiadne zrážky, žiadne nahlasovanie na W-2, žiadne 1099, žiadna FICA na oboch stranách. IRS v daňovom usmernení (Revenue Ruling) 2003-12 potvrdil, že zamestnanci nie sú povinní dokladovať zamestnávateľovi skutočné výdavky, pokiaľ sú sumy primerané výdavkom, ktoré pravdepodobne vzniknú.

Čistá platba pomoci pri katastrofe je jedným z mála benefitov v zákone o dani z príjmov, ktorý je pre zamestnanca skutočne oslobodený od dane a pre zamestnávateľa zároveň plne daňovo uznateľný.

Výdavky, ktoré sa jasne kvalifikujú

Zákon používa frázu „primerané a nevyhnutné osobné, rodinné, životné náklady alebo náklady na pohreb“. IRS a komunita odborníkov si za dve desaťročia vybudovali pracovný zoznam:

Dočasné bývanie, pobyty v hoteloch a krátkodobé prenájmy, kým je dom neobývateľný.
Stravovanie a potraviny počas vysídlenia.
Náhrada oblečenia, hygienických potrieb a nevyhnutných potrieb pre domácnosť.
Opravy osobného bydliska — sadrokartón, strecha, podlahy, okná, konštrukčné práce súvisiace s katastrofou.
Náhrada poškodeného osobného majetku: nábytok, spotrebiče, posteľná bielizeň, elektronika, vozidlá používané na osobné účely.
Náklady na prejdené kilometre, palivo a dopravu pri evakuácii, dočasnom presídlení alebo dochádzaní na náhradné pracovisko.
Starostlivosť o deti a seniorov, ktorá sa stala nevyhnutnou v dôsledku zatvorenia škôl, evakuácie alebo vysídlenia opatrovateľa.
Lekárske výdavky vzniknuté v dôsledku katastrofy, ktoré nepokrýva poistenie.
Náklady na pohreb členov rodiny stratených pri katastrofe.
Poradenstvo v oblasti duševného zdravia súvisiace s traumou z udalosti.
Doučovanie alebo náklady na doplnkové vzdelávanie počas zatvorenia škôl.

Fráza „primerané a nevyhnutné“ tu zohráva dôležitú úlohu. Skromný pobyt v hoteli v blízkosti domova vysídlenej rodiny je primeraný. Tri mesiace v luxusnom rezorte nie sú. IRS jasne uviedla, že tento štandard nie je pevným stropom, ale testom faktov a okolností, pričom meradlom je „úmernosť vynaloženým výdavkom“.

Výdavky, ktoré sa nekvalifikujú

Niekoľko kategórií stojí pevne mimo Oddielu 139:

Ušlá mzda alebo náhrada príjmu. Oddiel 139 uhrádza výdavky, nie výplaty. Platba označená ako „platíme vám za dva týždne, kedy ste nemohli prísť do práce“ je mzda, plne zdaniteľná a podliehajúca výkazníctvu. Ak chcete zamestnancov počas katastrofy naďalej platiť, môžete — ale tieto peniaze prechádzajú bežnou mzdovou evidenciou.
Výdavky už uhradené poisťovňou, FEMA alebo iným zdrojom. Dvojité čerpanie zneplatňuje oslobodenie pre danú časť.
Obchodné výdavky. Ak je poškodené vybavenie domácej kancelárie zamestnanca a zamestnávateľ ho chce nahradiť na obchodné účely, ide o bežnú náhradu výdavkov, nie o platbu podľa Oddielu 139.
Dary maskované za pomoc. Oddiel 139 nie je nástrojom na obchádzanie pravidiel Oddielu 102 o daroch od zamestnávateľa. Súvislosť s katastrofou musí byť reálna.

Limity, ktoré neexistujú

Oddiel 139 nestanovuje žiadny zákonný strop na sumu na zamestnanca. Žiadny celkový strop na program. Žiadny limit frekvencie. Žiadne minimum alebo maximum počtu zamestnancov. Žiadny test nediskriminácie, čo je pri zamestnaneckých benefitoch nezvyčajné — zamestnávateľ môže platiť viac lepšie plateným zamestnancom ako menej plateným zamestnancom, ak to odôvodňujú skutočné výdavky na katastrofu, hoci väčšina zamestnávateľov volí paušálne alebo vzorcové sumy na zjednodušenie administratívy.

Neexistuje ani požiadavka, aby bol zamestnanec priamou obeťou. Platba na pomoc zamestnancovi, ktorého rodinný príslušník bol zranený alebo ktorého dom staršieho rodiča bol zničený, sa môže kvalifikovať, ak pokrýva vlastné hotovostné rodinné výdavky zamestnanca súvisiace s katastrofou.

Dokumentácia: Čo potrebujete a čo nie

Najdôležitejšia vec, ktorú treba pochopiť v súvislosti s administratívou podľa Oddielu 139: bremeno je ľahké pre zamestnanca a významné pre zamestnávateľa.

Zamestnanci nemusia:

Predkladať zamestnávateľovi účtenky.
Sledovať a vykazovať skutočné výdavky dolár po dolári.
Podpisovať čestné vyhlásenie o strate.

Zamestnávatelia by mali:

Potvrdiť federálne vyhlásenie o katastrofe a zaznamenať číslo katastrofy FEMA.
Prijať krátky písomný program popisujúci oprávnenosť, kvalifikované výdavky, limity platieb a obdobie, počas ktorého je program otvorený. IRS nenariadila písomný plán, ale písomný program je najčistejšou obranou, ak sa pri audite miezd neskôr objaví otázka, či platby boli skutočne pomocou pri katastrofe podľa Oddielu 139 alebo maskovanou mzdou.
Stanoviť primerané, obhájiteľné sumy. Bežný prístup: paušálne platby na zamestnanca viazané na široké kategórie výdavkov (napr. 2 500 USD za vysídlenie z hlavného bydliska, až 5 000 USD za evakuáciu trvajúcu viac ako týždeň).
Zdokumentovať dátum katastrofy, geografický rozsah a zoznam zamestnancov v postihnutej oblasti.
Uchovávať záznamy o platbách mimo mzdovej evidencie. Vystavte samostatný šek alebo vykonajte samostatný mimomzdový prevod (ACH). Nerealizujte platbu cez mzdový systém, pretože väčšina mzdových systémov ju automaticky vyhodnotí ako mzdu.
Zaúčtovať výdavok na jasne označený účet v hlavnej knihe — napríklad „Oddiel 139 Pomoc pri katastrofách — [Názov udalosti]“.

Najlepšou praxou je jednostránkový písomný plán prijatý rozhodnutím predstavenstva alebo majiteľa, ktorý špecifikuje katastrofu (číslo FEMA), oprávnenú skupinu zamestnancov, kategórie výdavkov, maximum na zamestnanca, administratívny postup a dátum ukončenia programu. Tento dokument, uchovaný spolu s vyhlásením o katastrofe, registrom platieb a zoznamom príjemcov, je to, čo si kontrolór vyžiada v prípade akýchkoľvek otázok.

Presné účtovníctvo od začiatku

Prehľadné záznamy sú to, čo mení program podľa Oddielu 139 z potenciálneho rizika auditu na bezproblémovú záležitosť. Rozhodujúce sú tri účtovné rozhodnutia:

Vytvorte vyhradený účet v hlavnej knihe. Neskrývajte platby v rámci „Miezd“ alebo „Bonusov“. Samostatný nákladový účet — „Pomoc pri katastrofách — Oddiel 139“ — izoluje údaje pre kontrolu a pre audítora.
Označte katastrofu. Či už vediete účtovníctvo v plain-text systéme, tabuľkách alebo tradičnej hlavnej knihe, pridajte metaúdaj (tag), poznámku alebo podúčet s názvom katastrofy FEMA. Ak IRS niekedy spochybní, či bola platba skutočnou platbou podľa Oddielu 139, odkaz na katastrofu preukáže súvislosť.
Oddelte platobný tok. Realizujte platby podľa Oddielu 139 mimo mzdovej evidencie. Spárujte každú platbu s účtovným zápisom, ktorý zaúčtuje stranu Má dať na účet nákladov na pomoc pri katastrofách a stranu Dal na hotovosť. Negenerujte výplatnú pásku. Nezahŕňajte sumu do žiadneho súboru W-2 alebo 1099. Sledujte zoznam príjemcov, dátum a sumu v pracovnom dokumente pripojenom k účtovnému zápisu.

Pre organizáciu vedúcu účtovníctvo v systéme plain-text alebo so správou verzií sa samotná história verzií stáva súčasťou auditnej stopy. Zápisy vykonané v dňoch, kedy bola pomoc pri katastrofe schválená, so správami ku commitom uvádzajúcimi číslo FEMA, sú datovaným dôkazom programu.

Praktický príklad

Predpokladajme, že 15. augusta zasiahne pevninu hurikán. Prezident 17. augusta vydá vyhlásenie o stave veľkej katastrofy pre niekoľko pobrežných okresov. Zamestnávateľ s dvadsiatimi piatimi zamestnancami, z ktorých dvanásť žije v zasiahnutých okresoch, chce poskytnúť pomoc.

Dňa 18. augusta majiteľ podpíše jednostranový plán podľa Sekcie 139 prijatý uznesením správnej rady. Plán uvádza:

Katastrofa: FEMA-XXXX-DR, vyhlásená 17. augusta.
Oprávnená skupina: zamestnanci, ktorých hlavné bydlisko sa ku dňu katastrofy nachádza v jednom z vyhlásených okresov.
Kvalifikované výdavky: dočasné ubytovanie, strava počas vysídlenia, výmena poškodeného osobného majetku, opravy bydliska nekryté poistením, evakuačná doprava, starostlivosť o závislé osoby počas uzavretia škôl alebo škôlok.
Sumy platieb: počiatočných 2 500 $na oprávneného zamestnanca do piatich pracovných dní od prijatia plánu, s možnosťou ďalších až 5 000$ na zamestnanca na základe krátkeho písomného čestného vyhlásenia, že zamestnanec má nepreplatené výdavky súvisiace s katastrofou v kvalifikovaných kategóriách.
Obdobie programu: od 17. augusta do 30. novembra.

Dňa 22. augusta spoločnosť spustí dávku platieb ACH mimo mzdového systému a vyplatí 2 500 $ každému z dvanástich oprávnených zamestnancov. Účtovný zápis je:

Má dať: Pomoc pri katastrofách — Sekcia 139 (Hurikán, FEMA-XXXX-DR): 30 000 $
Dal: Prevádzková hotovosť: 30 000 $

Počas nasledujúcich týždňov osem zamestnancov predloží krátke čestné vyhlásenia a dostane dodatočné platby v rozmedzí od 1 500 $do 5 000$ . Celkové náklady na program sú 54 000 $. Žiadna z týchto častí sa neobjaví na formulári W-2 žiadneho zamestnanca. Spoločnosť si odpočíta celých 54 000$ ako bežný obchodný výdavok. Žiadna zrážková federálna daň, žiadne FICA, žiadne FUTA, žiadne 1099, žiadne dôsledky pre formulár 941.

Ak sa niekedy IRS pri neskoršej kontrole spýta na tento výdavok na pomoc pri katastrofách vo výške 54 000 $, spoločnosť predloží vyhlásenie o katastrofe, plán prijatý správnou radou, zoznam oprávnených osôb, register ACH platieb, čestné vyhlásenia a vyhradený účet v hlavnej knihe. Celá výmena informácií trvá len niekoľko minút.

Časté chyby, ktorým sa treba vyhnúť

V programoch podľa Sekcie 139 sa opakovane objavuje niekoľko chýb:

Spracovanie platby cez mzdy. Týmto sa platba neúmyselne zmení na mzdu. Mzdový systém vykoná zrážky, prejaví sa to na formulári W-2 a oslobodenie od dane sa vyparí. Použite samostatnú výplatu prostriedkov.
Platenie za ušlú mzdu a jej označovanie za Sekciu 139. Náhrada príjmu nie je krytá. Ak je cieľom kompenzovať zamestnancom chýbajúce výplaty, spracujte to cez mzdy a akceptujte daňové náklady — alebo použite samostatnú politiku voľna súvisiaceho s katastrofou.
Rozširovanie definície katastrofy. Lokálny požiar, ktorý nie je federálne vyhlásenou katastrofou, nespĺňa podmienky. Izolovaná zdravotná pohotovosť v rodine zamestnanca nespĺňa podmienky. Bez federálneho vyhlásenia sa musí analýza zamerať inam — možno na dary podľa Sekcie 102, fondy pomoci zamestnávateľom podľa Sekcie 170 alebo jednoducho na zdaniteľné bonusy.
Ignorovanie kompenzácie z poistenia. Ak zamestnanec dostane poistné plnenie na ten istý výdavok, vylúčenie podľa Sekcie 139 sa na túto časť nevzťahuje. Programy to zvyčajne riešia jednoduchým čestným vyhlásením, že zamestnanec nežiada o preplatenie položiek, ktoré už boli kryté poistením.
Absencia písomného plánu a dokumentácie. Hoci zákon nevyžaduje ani jedno z toho, nezdokumentovaný program vyzerá v očiach kontrolóra na nerozoznanie od dobrovoľného bonusu. Písomný plán je lacným poistením.
Považovanie platieb za príjem podliehajúci 1099. Platby podľa Sekcie 139 sa nehlásia. Nevydávajte formuláre 1099-MISC ani 1099-NEC. Tých niekoľko poskytovateľov mzdových služieb, ktorí omylom vygenerovali 1099, spôsobilo zmätok, ktorého náprava trvá mesiace.

Súvisiace nástroje, keď Sekcia 139 nie je vhodná

Ak udalosť nie je federálne vyhlásenou katastrofou, zamestnávateľ má stále možnosti, hoci žiadna z nich nedosahuje daňovú efektívnosť Sekcie 139:

Dary podľa Sekcie 102. Prevody od zamestnávateľa na zamestnanca sa na účely dane z príjmu vo všeobecnosti nepovažujú za dary, takže táto cesta je úzka.
Programy verejných charitatívnych organizácií podľa Sekcie 170(c). Samostatný fond pomoci zamestnancom pri katastrofách typu 501(c)(3) môže poskytovať zamestnancom granty v núdzi oslobodené od dane pre oveľa širšiu škálu udalostí, vyžaduje si to však charitatívnu štruktúru a nezávislý rozhodovací proces.
Programy zdieľania voľna sponzorované zamestnávateľom. Zamestnanci môžu darovať nazbierané platené voľno (PTO) do banky voľna pre kolegov zasiahnutých veľkou katastrofou podľa oznámenia IRS 2006-59, pričom darujúci zamestnanec neuznáva príjem.
Výbery z 401(k) z dôvodu finančnej tiesne. Plán ich musí povoľovať; zamestnanec dlhuje daň z príjmu a prípadne 10-percentnú dodatočnú daň.

Každý z týchto nástrojov má svoje miesto, ale iba Sekcia 139 prináša úplnú kombináciu oslobodenia od dane pre zamestnanca, odpočítateľnosti pre zamestnávateľa, absencie mzdovej agendy a absencie informačného hlásenia.

Koordinácia s ostatnými daňovými pravidlami súvisiacimi s katastrofami

Federálne vyhlásená katastrofa spúšťa viac než len Sekciu 139. Dotknutí zamestnávatelia a zamestnanci by si mali overiť aj:

Odpočty strát na majetku podľa Sekcie 165(h) pre majetok na osobné účely v oblasti federálne vyhlásenej katastrofy.
Odklady podania daňových priznaní a platieb podľa Sekcie 7508A pre daňovníkov v okresoch určených FEMA.
Výbery z dôchodkového sporenia bez sankcií pre kvalifikované výplaty pri katastrofách, ak ich Kongres schválil.
Pravidlá prenosu čistej prevádzkovej straty do minulosti pre straty v poľnohospodárstve a určité straty súvisiace s katastrofami.

Program podľa Sekcie 139 nevylučuje žiadne z týchto pravidiel — dopĺňa ich.

Udržujte svoje záznamy o mimoriadnych udalostiach pripravené na audit od prvého dňa

Program podľa Sekcie 139 stojí a padá na písomnej dokumentácii. Vyhlásenie katastrofy, písomný plán, zoznam oprávnených osôb, register platieb, účtovné zápisy a názov účtu v hlavnej knihe musia byť uložené niekde, kde ich váš tím nájde aj po rokoch. Beancount.io je platforma pre plain-text účtovníctvo, ktorá vám poskytuje transparentné, verziované finančné záznamy — keď v účtovnej knihe Beancount označíte platbu číslom katastrofy FEMA, táto poznámka je datovaná, nemenná a kedykoľvek dohľadateľná na požiadanie. Začnite zadarmo a zistite, prečo tímy, ktorým záleží na obhájiteľných záznamoch, prechádzajú na plain-text účtovníctvo. Pre podrobnejší pohľad na prehľad a reporting uľahčuje rozhranie Fava zobrazenie účtov súvisiacich s pomocou počas ročnej uzávierky.

Sekcia 139 je jedným z najštedrejších, no najmenej využívaných ustanovení v daňovom zákonníku. Keď sa nabudúce vyhlásenie katastrofy bude týkať okresu, v ktorom žijú vaši ľudia, tento rámec vám umožní reagovať v priebehu dní, nie týždňov — a umožní vašim zamestnancom ponechať si každý dolár, ktorý im pošlete.