Predstavte si, že končíte ziskový rok dizajnérskej práce na voľnej nohe zo svojho bytu v Brooklyne, podáte federálne priznanie a priznanie štátu New York a potom otvoríte list od ministerstva financií mesta New York, v ktorom vás žiadajú o tisíce dolárov na dani, o ktorej ste nikdy nepočuli, plus penále a úroky siahajúce roky dozadu. Touto daňou je Unincorporated Business Tax (UBT) a každý rok sa nachádza v slepom bode desiatok tisíc samostatne zárobkovo činných Newyorčanov.
UBT je 4-percentná mestská daň z čistého príjmu živnostníkov (sole proprietors), partnerstiev a LLC, ktoré podnikajú v piatich mestských častiach. Na rozdiel od federálnej dane zo samostatnej zárobkovej činnosti alebo dane z príjmov fyzických osôb štátu New York ide o samostatný odvod na úrovni účtovnej jednotky s vlastnými formulármi, vlastnými pravidlami pre to, čo sa považuje za uznateľný výdavok, a vlastnými bizarnými odchýlkami v tom, kto skutočne spĺňa podmienky pre takzvané „profesionálne“ oslobodenie. Ak to urobíte zle, môžete dlžiť dane za roky spätne. Ak to urobíte správne, kredity, oslobodenia a voľby na úrovni subjektu zabudované v zákone môžu vymazať väčšinu alebo celú vašu daňovú povinnosť.
Táto príručka prechádza tým, kto dlhuje UBT, ako ju vypočítať, aké kredity môžu zmazať účet a aké štrukturálne kroky vás legálne úplne zbavia tejto dane.
Čo je to vlastne UBT
Unincorporated Business Tax je 4-percentná daň, ktorú mesto New York uvaľuje na čistý príjem „podnikov bez právnej subjektivity“ vykonávajúcich obchod, podnikanie, profesiu alebo povolanie v meste. Vzťahuje sa na:
- Živnostníkov (podávané na formulári NYC-202)
- Partnerstvá a spoločnosti s ručením obmedzeným (LLC), s ktorými sa na federálne daňové účely zaobchádza ako s partnerstvami (podávané na formulári NYC-204)
- Spoločnosti s ručením obmedzeným s jediným spoločníkom, ktoré nie sú pre účely mesta ignorované (disregarded)
- Trusty a pozostalosti prevádzkujúce podnikanie
Daň je nadstavbou k federálnej dani z príjmu, federálnej dani zo samostatnej zárobkovej činnosti (sociálne a zdravotné poistenie), dani z príjmu fyzických osôb štátu New York a dani z príjmu fyzických osôb mesta New York, ktorú obyvatelia už platia. Ide o samostatnú daň so samostatným priznaním.
Existuje dôležitý subjekt, ktorý nepodlieha UBT: korporácia. Či už fungujete ako C-korporácia alebo S-korporácia podľa federálnych pravidiel, mesto vás zdaňuje podľa iného režimu (všeobecná korporátna daň alebo daň z podnikateľských korporácií), nie podľa UBT. Tento rozdiel sa stáva pákou pre jeden z najčistejších dostupných plánovacích krokov.
Kto musí podávať priznanie a kto musí platiť
Častým bodom zmätku je rozdiel medzi podaním priznania k UBT a povinnosťou zaplatiť daň. Nie je to to isté.
Hranica pre podanie. Podnik bez právnej subjektivity musí podať formulár NYC-202 (živnostníci) alebo NYC-204 (partnerstvá), ak má hrubý príjem zo zdrojov v NYC presahujúci 95 000 USD za rok. Pod touto hranicou sa priznanie nevyžaduje.
Hranica pre platbu. Samostatný súbor oslobodení a kreditov určuje, či podávateľ skutočne niečo dlhuje. Oslobodenie od zdaniteľného príjmu z podnikania bez právnej subjektivity chráni prvých 5 000 USD zdaniteľného príjmu a niekoľko ďalších odpočtov a kreditov môže znížiť výsledný účet na nulu aj pre osoby s vyššími zárobkami.
Freelancer s hrubými príjmami v NYC vo výške 97 000 USD musí podať priznanie k UBT, ale kombinácia obchodných odpočtov, oslobodenia vo výške 5 000 USD a kreditu UBT (viac o tom nižšie) často vedie k nulovej splatnej dani. Pascou je pokuta za neskoré podanie v prípade úplného vynechania priznania.
Čo sa počíta ako „podnikanie v NYC“
Mesto zastáva široký pohľad. Ak sa činnosť generujúca príjem odohráva v piatich mestských častiach, príjem pochádza zo zdroja v NYC, bez ohľadu na to, kde sídlia vaši klienti alebo kde ste registrovaní. Konzultant žijúci na Manhattane, ktorý obsluhuje klientov v Kalifornii, stále podniká v NYC. Grafický dizajnér vo Westchesteri, ktorý prichádza do mesta dvakrát týždenne na stretnutia s klientmi, podniká v NYC v rozsahu práce vykonanej tam.
Dôsledkom je, že môžete byť schopní alokovať príjem mimo mesta, ak sa významná časť vašej práce odohráva inde. Podrobné záznamy o tom, kde ste vykonávali každú zákazku – dátumy, miesta, hodiny – sú jedinou vecou, ktorá chráni alokáciu pri audite. Bez tejto dokumentácie mesto štandardne považuje celý čistý príjem za zdaniteľný.
4-percentná sadzba a ako vypočítať daň
Sadzba UBT je fixných 4 percent zo zdaniteľného príjmu z podnikania bez právnej subjektivity alokovaného mestu. Východiskovým bodom je váš federálny Schedule C, Schedule E alebo bežný príjem z partnerstva (Form 1065) s niekoľkými úpravami pre mesto New York.
Základný postup vyzerá takto:
- Začnite s federálnym čistým podnikateľským príjmom. Celkové výnosy mínus uznateľné obchodné výdavky, pred akýmikoľvek výbermi majiteľa.
- Pripočítajte konkrétne položky. UBT nepovoľuje odpočet štátnych, miestnych alebo zahraničných daní z príjmu. Dane z príjmu štátu a mesta New York, ktoré ste si odpočítali federálne, sa musia pripočítať späť.
- Odpočítajte investičné príjmy. Úroky, dividendy a zisky z predaja investičných cenných papierov, ktoré nie sú držané ako súčasť podnikania, sú vylúčené z príjmu UBT. To je významné pre živnostníkov, ktorí nechávajú nerozdelený zisk na úročených účtoch.
- Uplatnite odpočet na kompenzáciu partnerov (len pre partnerstvá). Partnerstvo si môže odpočítať odmenu vyplatenú partnerom za osobné služby, maximálne do výšky 10 000 USD na aktívneho partnera. Toto je jedna z významnejších technických úprav v rámci UBT a často sa na ňu zabúda.
- Alokujte príjem do NYC. Ak sa časť podnikania vykonáva mimo mesta, alokujete ho pomocou vzorca založeného na majetku, mzdách a hrubých príjmoch. Daňovníci sa môžu rozhodnúť použiť dvojito vážený faktor hrubého príjmu, čo zvyčajne zvýhodňuje servisné podniky s príjmami so sídlom v NYC, ale prevádzkovými nákladmi mimo mesta.
- Uplatnite oslobodenie 5 000 USD. Odpočítajte 5 000 USD od alokovaného zdaniteľného príjmu.
- Vynásobte 4 percentami. Výsledkom je hrubý záväzok k UBT.
Zjednodušený príklad: marketingový konzultant so sídlom na Manhattane s hrubými príjmami v NYC vo výške 180 000 USD a uznateľnými obchodnými výdavkami vo výške 40 000 USD má čistý príjem 140 000 USD. Po oslobodení 5 000 USD je zdaniteľný príjem 135 000 USD. UBT pred započítaním kreditov je 5 400 USD.
Tých 5 400 USD nemusí byť nevyhnutne to, čo sa zaplatí. Nasledujúca časť vysvetľuje prečo.
Kredit vo výške 95 000 USD, ktorý vymazáva daň pre väčšinu freelancerov
Najdôležitejším ustanovením v celom štatúte UBT pre malých prevádzkovateľov je kredit pre daňovníkov s nízkym zdaniteľným príjmom.
Plný kredit. Ak je váš zdaniteľný príjem z podnikania bez právnej subjektivity 95 000 USD alebo menej, získate plný kredit vo výške 100 percent UBT. Daň je nulová, aj keď možno budete musieť podať daňové priznanie, ak hrubý príjem prekročí prahovú hodnotu pre podanie.
Čiastočný kredit s postupným znižovaním. Ak je váš zdaniteľný príjem medzi 95 000 USD a 145 000 USD, získate čiastočný kredit na klesajúcej stupnici. Nad 145 000 USD nie je k dispozícii žiadny kredit.
Kredit sa vypočítava priamo vo formulári NYC-202 alebo NYC-204 a je nevratný, ale pre väčšinu freelancerov a konzultantov v NYC – ktorí zvyčajne fungujú hlboko pod hranicou čistého príjmu 95 000 USD po odpočítaní výdavkov – úplne čistí stôl.
Druhý kredit funguje na úrovni dane z príjmov fyzických osôb. Obyvatelia New York City, ktorí zaplatili UBT, si môžu uplatniť kredit voči svojej dani z príjmu fyzických osôb v NYC na formulári IT-219 priloženom k ich štátnemu priznaniu. Pre rezidentov so zdaniteľným príjmom mesta 42 000 USD alebo menej sa tento kredit rovná 100 percentám zaplatenej UBT. Pre rezidentov so zdaniteľným príjmom mesta medzi 42 000 USD a 142 000 USD sa kredit postupne znižuje zo 100 percent na 23 percent. Nad 142 000 USD zostáva zostatkové percento na úrovni 23 percent. Praktickým dôsledkom je, že živnostník, ktorý žije v meste a dlhuje UBT, často získa väčšinu alebo celú sumu späť prostredníctvom kreditu na dani z príjmu fyzických osôb.
Pointa: mnohí samostatne zárobkovo činní Newyorčania, ktorí sú technicky vystavení UBT, nakoniec nedlhujú nič – za predpokladu, že podajú daňové priznanie.
Výnimka pre „profesionálne služby“ je užšia, než sa zdá
Dlhodobé ustanovenie UBT oslobodzuje príjmy z výkonu určitých povolaní, ale len za špecifických podmienok:
- Činnosť musí patriť medzi menované povolania: výkon práva, medicíny, stomatológie, architektúry, inžinierstva, účtovníctva a určitých ďalších licencovaných odborov.
- Praktikant musí byť držiteľom príslušnej licencie.
- Kapitál nesmie byť podstatným faktorom produkujúcim príjem v podnikaní.
- Príjem musí pochádzať podstatnou mierou z poskytovania osobných služieb, nie z predaja produktov alebo prevádzky s významným počtom zamestnancov a aktív.
Výnimka sa nevzťahuje na väčšinu kreatívnych alebo technických freelancerov. Grafickí dizajnéri, softvéroví vývojári, marketingoví konzultanti, copywriteri, fotografi, realitní makléri, finanční poradcovia a manažérski konzultanti zvyčajne podliehajú UBT. Právnici a lekári vykonávajúci prax samostatne sú zvyčajne oslobodení; advokátska kancelária s asistentmi (paralegals), prenajatými kancelárskymi priestormi a významnou administratívnou infraštruktúrou môže o túto výnimku prísť, pretože kapitál sa stáva podstatným.
V prípade pochybností predpokladajte, že vaša práca nespĺňa podmienky, a spoliehajte sa radšej na kredit. Výnimka je úzka, špecifická pre dané fakty a často je predmetom auditu.
Ako sú do toho vtiahnuté partnerstvá
Partnerstvá a LLC s viacerými členmi čelia štrukturálnemu riziku, ktorému živnostníci nečelia. Ak hoci len jeden partner vykonáva časť podnikania v rámci NYC, celý príjem partnerstva z tejto línie podnikania môže podliehať UBT, pričom alokácia je možná len vtedy, ak sú záznamy čisté a zdroj príjmu je skutočne externý.
Dva praktické kroky znižujú toto riziko:
- Dokumentujte miesto výkonu práce a hodiny každého partnera. Konzultačná LLC s dvoma partnermi, pričom jeden je na Manhattane a druhý v New Jersey, by si mala viesť priebežné záznamy o tom, ktorý partner vykonával ktoré zákazky a kde. Vzorec alokácie od toho závisí.
- Využite odpočet odmeny partnera. Limit 10 000 USD na partnera je malý, ale pre partnerstvo s tromi alebo štyrmi aktívnymi partnermi môže znížiť základ dane UBT o 30 000 až 40 000 USD.
Partnerstvo s čistým príjmom 400 000 USD pred odmenou partnerov, tromi aktívnymi partnermi, z ktorých každý má nárok na odpočet 10 000 USD za osobné služby, a plnou alokáciou v NYC, má základ UBT 370 000 USD. Po oslobodení 5 000 USD je to 365 000 USD pri sadzbe 4 percentá, čo predstavuje 14 600 USD. S tromi partnermi ani jeden z nich individuálne nespĺňa podmienky na plný kredit UBT, pokiaľ ich podiel na zdaniteľnom príjme nie je nižší ako 95 000 USD.
Najčistejšia cesta von: Voľba zdanenia ako korporácia
Najjednoduchšou štrukturálnou opravou pre nepodnikateľský subjekt, ktorý konzistentne vytvára záväzok na dani UBT, je prestať byť nepodnikateľským subjektom na účely federálnej dane.
LLC, ktorá sa rozhodne byť zdanená ako korporácia podľa federálnych pravidiel „check-the-box“, sa považuje za korporáciu aj na účely mestskej dane a už nepodlieha UBT. Voľba sa vykonáva na federálnom formulári 8832 a najčastejším ďalším krokom je voľba statusu S-korporácie na formulári 2553, aby príjem stále prechádzal na vlastníkov bez federálnej dane na úrovni subjektu.
Týmto sa mení jeden režim za druhý. S-corp podlieha všeobecnej korporátnej dani v NYC (General Corporation Tax) alebo dani z obchodných korporácií (Business Corporation Tax), ktorá má svoje vlastné sadzby a minimálnu daň. Pre mnohé servisné firmy je daňové zaťaženie korporácie nižšie než UBT – najmä po započítaní úspor z vyplácania časti odmeny vlastníka prostredníctvom miezd, čo znižuje aj vystavenie federálnej dani zo samostatnej zárobkovej činnosti.
Dve upozornenia:
- Voľba nie je retroaktívna. Konverzia nadobúda účinnosť do budúcnosti, takže rok, v ktorom sa rozhodnete pre zmenu, je z veľkej časti viazaný na UBT pre už zarobený príjem.
- S-corp prináša vlastnú administratívnu záťaž. Súčasťou dohody sa stávajú pravidlá o primeranej odmene, samostatné mzdy, štvrťročné federálne odvody dane zo zamestnania a korporátne daňové priznanie. Úspory musia odôvodniť režijné náklady.
Pre vysoko zarábajúcich freelancerov a partnerstvá vysoko nad hranicou 145 000 USD pre postupné znižovanie kreditu je voľba S-corp zvyčajne najefektívnejším dostupným krokom. Pre niekoho, kto zarába v čistom 80 000 USD, kredit už daň eliminuje a S-corp len zvyšuje náklady bez úžitku.
Odhadované platby a termíny podania
Daňovníci podliehajúci dani UBT musia uhrádzať štvrťročné odhadované platby, ak očakávajú, že budú dlhovať viac ako 3 400 USD (tento limit sa môže zmeniť, preto ho každý rok overte). Odhadované platby sú splatné 15. apríla, 15. júna, 15. septembra a 15. januára, čo kopíruje federálny harmonogram odhadovaných daní.
Ročné daňové priznanie sa podáva do 15. apríla (alebo nasledujúci pracovný deň) na báze kalendárneho roka. Partnerstvá podávajú formulár NYC-204; živnostníci podávajú formulár NYC-202. Šesťmesačné predĺženie lehoty je možné získať prostredníctvom formulára NYC-EXT, ale daň musí byť stále zaplatená do pôvodného termínu splatnosti, aby sa predišlo sankciám a úrokom. Pokuty za nepodanie priznania predstavujú 5 percent z nezaplatenej dane mesačne, maximálne do výšky 25 percent, a mesto má dlhú pamäť – osoby, ktoré v predchádzajúcich rokoch nepodali priznanie k UBT, sú bežne kontaktované s návrhmi výmerov zostavenými na základe údajov federálneho úradu IRS zdieľaných so štátom a mestom.
Prečo na poriadku v účtovníctve záleží viac než na samotnej dani
Väčšina rozhodnutí týkajúcich sa UBT – alokácia medzi prácou vykonanou v NYC a mimo NYC, odpočítateľné obchodné výdavky, odpočet odmien spoločníkov, či uplatnenie oslobodenia pre slobodné povolania – závisí od účtovníctva, ktoré jasne rozlišuje medzi jednotlivými typmi príjmov alebo výdavkov.
Tri návyky, ktoré urobia zásadný rozdiel v čase podávania priznania:
- Sledujte miesta realizácie zákaziek vo vašom systéme evidencie času a fakturácie. Pri každom projekte by sa malo zaznamenať, kde bola práca vykonaná, nielen kde sídli klient.
- Oddeľte podnikateľské a osobné bankové účty. Živnostníci, ktorí zmiešavajú výdavky, prichádzajú pri audite o daňové odpočty, pretože ich nedokážu preukázateľne doložiť.
- Označujte investičné príjmy samostatne. Úroky a dividendy z nevyužitej firemnej hotovosti by mali byť kódované oddelene, aby mohli byť vylúčené z príjmov podliehajúcich dani UBT.
Ide o všedné účtovné disciplíny, nie o daňové stratégie. Sú však základom, na ktorom stojí každý krok plánovania UBT.
Udržujte svoje financie organizované od prvého dňa
Keď rozvíjate svoju nezávislú prax alebo partnerstvo v New York City, udržiavanie presných a kontrolovateľných účtovných kníh je kľúčom k využitiu každej daňovej výhody – či už ide o kredit na UBT, alokáciu príjmov alebo rozhodnutie o voľbe právnej formy subjektu. Beancount.io poskytuje plain-text účtovníctvo, ktoré vám dáva plnú kontrolu nad vašimi finančnými údajmi, s hlavnými knihami pod správou verzií, ktoré môže audítor overiť riadok po riadku. Začnite zadarmo a zistite, prečo si vývojári a finanční profesionáli vyberajú transparentné, skriptovateľné účtovníctvo namiesto uzavretých „black-box“ nástrojov.