Čo potrebujete na otvorenie firemného bankového účtu: Kompletný zoznam
Zaregistrovali ste svoje podnikanie, pripravili si pracovný priestor a možno ste už získali aj prvého klienta. Keď sa však pokúsite o platbu, narazíte na problém: ešte nemáte podnikateľský bankový účet.
Znie to ako jednoduchá záležitosť – stačí prísť do banky a jeden si otvoriť – no mnohých majiteľov malých podnikov zaskočia požiadavky na dokumentáciu, minimálne zostatky a štrukturálne rozdiely medzi typmi účtov. Tento sprievodca vás prevedie presne tým, čo potrebujete, usporiadaným podľa typu podnikania, aby ste si mohli otvoriť účet bez zbytočných prieťahov.
Prečo je dôležitý samostatný podnikateľský bankový účet
Približne 96 % malých podnikov si vedie samostatné podnikateľské bankové účty a existujú na to dobré dôvody. Miešanie osobných a firemných financií sa môže na začiatku zdať neškodné, ale v skutočnosti vytvára vážne problémy:
- Daňová zložitosť: Bez oddelenia si identifikácia odpočítateľných podnikateľských výdavkov vyžaduje zdĺhavé prechádzanie osobných výpisov.
- Právne riziko: V prípade s.r.o. a korporácií môže miešanie finančných prostriedkov viesť k „pretrhnutiu firemného závoja“, čím sa váš osobný majetok vystaví firemným záväzkom.
- Profesionalita: Klienti a dodávatelia platia na obchodné mená, nie na mená súkromných osôb. Šeky alebo platby vystavené na meno „Jana Nováková“ namiesto „Jana Nováková Consulting s.r.o.“ vyvolávajú pochybnosti.
- Riziko auditu: Daňové úrady sa na zmiešané financie pozerajú nepriaznivo a spätná rekonštrukcia účtovných záznamov je náročná.
Otvorenie vyhradeného účtu je jedným z najdôležitejších počiatočných finančných rozhodnutí, ktoré urobíte.
Všeobecné požiadavky
Bez ohľadu na štruktúru vášho podnikania bude každá banka vyžadovať:
1. Osobný doklad totožnosti
Prineste si aspoň dva doklady totožnosti vydané štátom. Prijateľné formy zvyčajne zahŕňajú:
- Vodičský preukaz alebo občiansky preukaz
- Cestovný pas
- Vojenský preukaz
Niektoré banky (napríklad Chase) vyžadujú dva doklady totožnosti. Vopred si to overte.
2. Identifikačné číslo zamestnávateľa (EIN)
Vaše EIN je pre vašu firmu niečo ako rodné číslo – banky ho používajú na overenie subjektu, ktorý si účet otvára. O EIN môžete požiadať bezplatne prostredníctvom webovej stránky IRS a zvyčajne ho dostanete okamžite online.
Výnimka: Živnostníci bez zamestnancov zo zákona EIN nepotrebujú a môžu používať svoje rodné číslo (SSN). Získanie EIN je však bezplatné, rýchle a chráni vaše súkromné údaje pred zverejnením v obchodných dokumentoch.
3. Dokumentácia o obchodnom mene
Budete potrebovať doklad o vašom registrovanom obchodnom mene. To, čo sa vyžaduje, závisí od vašej právnej formy:
- DBA (Doing Business As): Osvedčenie o obchodnom mene (DBA) z vášho okresu alebo štátu
- LLC (s.r.o.): Vaša zakladateľská listina alebo spoločenská zmluva (Articles of Organization)
- Akciová spoločnosť (Corporation): Vaše stanovy (Articles of Incorporation) alebo zakladateľská zmluva
4. Fyzická adresa podnikania
Banky vyžadujú skutočnú adresu ulice – nie P.O. Box ani adresu virtuálnej kancelárie. Ak pracujete z domu, postačuje vaša domáca adresa. Ak na právne účely využívate služby registračného agenta, táto adresa zvyčajne nebude pre bankové účely fungovať.
Požiadavky podľa formy podnikania
Živnosť (Sole Proprietorship)
Toto je najjednoduchší prípad. Zvyčajne budete potrebovať:
- Osobný doklad totožnosti vydaný štátom (vo väčšine bánk dva doklady)
- Rodné číslo (alebo EIN)
- Osvedčenie DBA, ak pôsobíte pod iným menom, než je vaše vlastné
Mnohé banky dokážu otvoriť účet pre živnostníka s minimálnou dokumentáciou, niekedy za menej ako 20 minút.
LLC (Spoločnosť s ručením obmedzeným)
LLC vyžadujú viac dokumentácie, pretože banka musí overiť právne postavenie subjektu:
- Zakladateľská listina (Articles of Organization): Dokument podaný na úrade pri vzniku LLC
- Prevádzková dohoda (Operating Agreement): Popisuje, ako je LLC riadená a kto má právomoci. Mnohé banky to považujú za povinné, aj keď nie všetky štáty vyžadujú písomnú formu.
- Partnerská alebo členská zmluva: Ak má LLC viacerých vlastníkov
- Podnikateľské licencie: Akékoľvek licencie vyžadované na prevádzku vo vašom odvetví alebo lokalite
- EIN: Vyžaduje sa pre LLC (pri LLC s viacerými členmi nemôžete použiť osobné rodné číslo)
Jedna častá chyba: prísť bez prevádzkovej dohody. Aj keď ste založili LLC bez jej písomného vypracovania, mali by ste tento dokument vytvoriť ešte pred návštevou banky.
Akciová spoločnosť (C-Corp alebo S-Corp)
Korporácie majú najformálnejšie požiadavky na dokumentáciu:
- Stanovy (Articles of Incorporation): Dokument podaný na štátnom úrade
- Zriaďovacia listina (Corporate charter): Váš riadiaci dokument
- Uznesenie predstavenstva (Corporate resolution): Dokument preukazujúci, že správna rada oprávnila konkrétne osoby na otváranie a správu bankových účtov
- Zápisnice zo stretnutí: Niektoré banky žiadajú dôkaz o schválení predstavenstvom
- EIN: Povinné pre všetky korporácie
- Zoznam funkcionárov a oprávnených osôb: Banky potrebujú vedieť, kto má podpisové právo
Napríklad Wells Fargo vyžaduje notársky overené formuláre, ak pri otváraní účtu nemôžu byť osobne prítomní všetci vlastníci.
Partnerstvo (Verejná obchodná spoločnosť alebo Komanditná spoločnosť)
Partnerstvá potrebujú:
- Partnerská zmluva: Podpísaná všetkými partnermi
- EIN: Povinné pre partnerstvá
- Osvedčenie DBA: Ak podnikáte pod obchodným názvom
- Podnikateľské licencie: Ak sú potrebné
Čo očakávať v banke
Minimálne vklady pri otvorení účtu
Požiadavky na počiatočný vklad sa výrazne líšia:
- Chase: 0 $ pre firemný bežný účet
- Wells Fargo: 25 $
- Bank of America: 100 $ pre niektoré účty, líši sa pod ľa typu účtu
- PNC: 100 $
- Online banky (Mercury, Relay, Found): Často 0 $
Majte na pamäti, že počiatočný vklad je niečo iné ako minimálny denný zostatok potrebný na odpustenie mesačných poplatkov za vedenie účtu. Väčšina tradičných bánk si účtuje 15 .
Mesačné poplatky, na ktoré si treba dať pozor
Transakčné poplatky v tradičných bankách sa môžu vyšplhať na 300 – 3 600 $ ročne, ak si nedáte pozor. Pred otvorením účtu si preverte:
- Mesačné poplatky za vedenie účtu a podmienky na ich odpustenie
- Poplatky za každú transakciu nad mesačný limit
- Poplatky za vklad hotovosti (na každých 100 $ vkladu)
- Poplatky za bankové prevody
- Poplatky za výbery z ATM mimo siete banky
Online banky vs. tradičné banky
Správna voľba závisí od toho, ako vaše podnikanie funguje:
| Funkcia | Online banky | Tradičné banky |
|---|---|---|
| Mesačné poplatky | Často 0 $ | 15 $+ (možnosť odpustenia) |
| Otvorenie účtu | Minúty, online | V ten istý deň až 1 týždeň |
| Hotovostné vklady | Nie sú podporované | Áno |
| Úverové produkty | Obmedzené | Kompletná ponuka |
| Zákaznícka podpora | Chat/e-mail | Dostupná osobne |
| Integrácie | Silné (účtovníctvo, mzdy) | Rôzne |
Vyberte si online bankovníctvo, ak: Vaše podnikanie je primárne digitálne, zriedka narábate s hotovosťou a chcete nižšie poplatky a rýchlejšie zriadenie.
Vyberte si tradičné bankovníctvo, ak: Narábate s hotovosťou, plánujete žiadať o firemné úvery alebo preferujete osobnú podporu.
Obe možnosti sú poistené FDIC, takže vaše vklady sú chránené rovnako.
Bežné chyby, ktoré vás spomalia
1. Chýbajúca spoločenská zmluva (operating agreement)
Najmä pri spoločnostiach typu LLC je to najčastejší dôvod, prečo banky pošlú žiadateľov domov, aby sa vrátili inokedy.
2. Používanie virtuálnej adresy
Banky vyžadujú overiteľnú fyzickú adresu. Služby poštových schránok a virtuálne kancelárie zvyčajne nespĺňajú podmienky.
3. Prítomnosť nie všetkých podpisujúcich osôb
Ak má vaša firma viacerých vlastníkov, mnohé banky vyžadujú osobnú prítomnosť všetkých oprávnených osôb – alebo notársky overené splnomocnenia pre tých, ktorí sa nemôžu zúčastniť.
4. Žiadosť pred získaním EIN
Neplánujte si schôdzku v banke, kým nebudete mať potvrdené svoje EIN (identifikačné číslo zamestnávateľa). Spracovanie na IRS je zvyčajne okamžité online, ale môže dôjsť k oneskoreniam.
5. Ignorovanie štruktúry poplatkov
Nepýtajte sa len na požiadavky pri otvorení – zaujímajte sa o priebežné poplatky, požiadavky na minimálny zostatok a o to, čo sa stane, ak váš zostatok klesne príliš nízko.
Po otvorení účtu
Keď je účet aktívny:
- Aktualizujte svoje dokumenty o registrácii firmy tak, aby odrážali nový účet
- Nastavte si platobné brány (Stripe, Square, PayPal) na prevod prostriedkov na firemný účet
- Informujte klientov o platobných údajoch s názvom vašej firmy
- Prepojte účet so svojím účtovným softvérom pre automatické sledovanie transakcií
Udržujte si poriadok vo financiách od prvého dňa
Otvorenie firemného bankového účtu je základom, ale poriadok v transakciách je to, čo vám dodá kontrolu. Beancount.io poskytuje účtovníctvo v textových súboroch (plain-text accounting), ktoré vám poskytuje úplnú transparentnosť nad vašimi finančnými údajmi – každá transakcia je čitateľná pre človeka, kontrolovaná verziami a ľahko importovateľná z vašich bankových výpisov. Začnite zadarmo a zistite, prečo vývojári a finanční profesionáli prechádzajú na plain-text accounting.
