Efektívne stratégie na znižovanie obchodných nákladov

Organizácie v USA strácajú ročne takmer 400 miliárd dolárov len kvôli neefektívnym stretnutiam. Ak k tomu pripočítate plytvanie zásobami, nepoužívané predplatné a prehliadnuté vyjednávania s dodávateľmi, skryté náklady odčerpávajúce vaše ziskové marže sa stávajú ohromujúcimi.

Výzvou nie je nájsť náklady, ktoré treba znížiť, ale vedieť, ktoré škrty sú skutočne dôležité. Drastické znižovanie nesprávnych výdavkov môže poškodiť morálku, zhoršiť zákaznícky servis alebo ochromiť váš rastový potenciál. Inteligentné znižovanie nákladov si vyžaduje stratégiu, nielen nožnice.

Tento sprievodca organizuje stratégie znižovania nákladov podľa úrovne náročnosti – od rýchlych víťazstiev, ktoré môžete implementovať dnes, až po zásadné zmeny, ktoré preformujú spôsob vášho fungovania. Vyberte si prístupy, ktoré vyhovujú vašej situácii, a začnite získavať svoje marže späť.

Rýchle víťazstvá: Okamžité úspory s minimálnym úsilím

Tieto zmeny si vyžadujú málo času alebo investícií, ale môžu priniesť zmysluplné úspory.

Auditujte svoje opakujúce sa výdavky

Začnite kompletnou revíziou každého predplatného, členstva a opakujúceho sa poplatku, ktorý zaťažuje vaše účty. Mnohé firmy stále platia za služby, ktoré už neprinášajú hodnotu – softvér, ktorý nikto nepoužíva, členstvá, na ktorých sa nikto nezúčastňuje, alebo prémiové balíky tam, kde by stačili základné verzie.

Vytiahnite si bankové výpisy a výpisy z kreditných kariet za posledné tri mesiace. Kategorizujte každý opakujúci sa výdavok a položte si otázku: Je to nevyhnutné? Kedy sme to naposledy použili? Mohla by namiesto toho fungovať bezplatná alternatíva?

Pravdepodobne nájdete:

• Duplicitný softvér (dva nástroje na správu projektov, viacero služieb cloudového úložiska)
• Zabudnuté predplatné (odborné publikácie, ktoré nikto nečíta)
• Predimenzované služby (platenie za 50 používateľských licencií, hoci máte 12 zamestnancov)

Optimalizujte svoje energie a služby

Plytvanie energiami sa sčítava rýchlejšie, než si väčšina majiteľov firiem uvedomuje. Zariadenia s LCD obrazovkami spotrebúvajú energiu aj v režime spánku. Zle izolované okná spôsobujú úniky tepla a chladu. Svetlá ponechané v prázdnych miestnostiach spaľujú peniaze nepretržite.

Vytvorte pre zamestnancov kontrolný zoznam na konci dňa:

• Vypnite všetky nepodstatné svetlá
• Nastavte termostaty na hodiny, kedy je priestor neobsadený
• Odpojte zariadenia, ktoré v noci nepotrebujete
• Poriadne zatvorte okná a dvere

Prejdite sa po svojich priestoroch a hľadajte neefektívnosť: kvapkajúce kohútiky, zastarané systémy HVAC (klimatizácia a kúrenie), okná s jednoduchým sklom. Počiatočné náklady na opravy sa často vrátia v priebehu mesiacov prostredníctvom znížených účtov za energie.

Štandardizujte využívanie zásob

Odhadovanie množstva zásob "od oka" vytvára nekonzistentnosť a plytvanie. Upratovacia čata, ktorá odhaduje množstvo čistiaceho roztoku, môže spotrebovať o 40 – 50 % viac produktu, než je potrebné.

Stanovte špecifické usmernenia:

• Presné množstvá pre rutinné úlohy
• Spúšťače doobjednávania na základe skutočnej miery spotreby
• Jasné postupy pri žiadaní o dodatočné zásoby

Nejde o to byť lakomý – ide o to byť dôsledný. Keď všetci dodržiavajú rovnaké štandardy, odpad prirodzene klesá.

Vyjednajte si zľavy za predčasnú platbu

Mnohí dodávatelia ponúkajú 2 % zľavu pri platbe do 10 dní namiesto štandardných 30. Pri ročných výdavkoch 50 000 USD u jedného dodávateľa to predstavuje 1 000 USD späť do vášho vrecka.

Ak vám váš cash flow umožňuje rýchlejšiu platbu, opýtajte sa každého dôležitého dodávateľa na podmienky predčasnej úhrady. Aj keď zľavy neinzerujú, mnohí budú vyjednávať, aby si zlepšili vlastný cash flow.

Nakupujte repasované vybavenie

Úplne nové vybavenie často nie je nevyhnutné. Repasované počítače, nábytok, stroje a kancelárske vybavenie môžu poskytnúť 80 % funkčnosti za 40 % ceny.

Hľadajte:

• Výrobcom certifikované repasované položky so zárukou
• Firemné likvidačné aukcie
• Predajcov použitého vybavenia špecializujúcich sa na vaše odvetvie
• Firemné vybavenie po skončení lízingu

Pred kúpou zariadenie otestujte, ale použité vybavenie nezavrhujte automaticky.

Stredné úsilie: Zmeny, ktoré si vyžadujú určitý prieskum

Tieto stratégie trvajú dlhšie na implementáciu, ale prinášajú podstatné priebežné úspory.

Konsolidujte svoj technologický stack

Mnohé firmy využívajú viacero softvérových programov na fakturáciu, plánovanie, reporting a správu zákazníkov. Každý ďalší nástroj zvyšuje licenčné náklady, čas na zaškolenie a komplikácie s integráciou.

Zmapujte svoj aktuálny softvérový ekosystém:

• Čo robí každý nástroj?
• Prekrývajú sa niektoré funkcie?
• Mohla by jedna komplexná platforma nahradiť niekoľko špecializovaných?

Konsolidácia znižuje zložitosť, znižuje náklady a často zvyšuje efektivitu, pretože tímy pracujú v zjednotených systémoch namiesto žonglovania s neprepojenými nástrojmi.

Prejdite na inbound marketing

Tradičná platená reklama – billboardy, rádiové spoty, bannerové reklamy – si vyžaduje neustále výdavky na udržanie viditeľnosti. Keď prestanete platiť, zmiznete.

Inbound marketing (tvorba obsahu, sociálne médiá, SEO) si vyžaduje dôslednejšie úsilie, ale buduje aktíva, ktoré generujú leady dlho po svojom vytvorení. Užitočný blogový príspevok môže priťahovať zákazníkov roky. Silná prítomnosť na sociálnych médiách sa časom znsobuje.

Prechod si vyžaduje odhodlanie, ale mnohé firmy zisťujú, že ich náklady na získanie zákazníka výrazne klesnú, akonáhle inbound kanály dozrejú.

Prehodnoťte zmluvy s dodávateľmi

Firmy často zostávajú u rovnakých dodávateľov roky bez toho, aby prehodnotili ceny. Trhy sa menia. Váš objem odberu mohol vzrásť. Konkurenti môžu ponúkať lepšie podmienky.

Pred vyjednávaním:

• Preskúmajte ceny konkurencie
• Zdokumentujte svoju platobnú históriu a dĺžku vzťahu
• Pripravte si údaje o svojom raste a budúcom potenciáli
• Poznajte svoj hraničný bod, kedy od zmluvy odstúpite

Pristupujte k dodávateľom ako k partnerom, nie ako k protivníkom. Koncipujte diskusie okolo vzájomného prospechu: „Chceme rásť s vami, ale potrebujeme ceny, vďaka ktorým to bude udržateľné.“

Zlepšite výber platieb

Neefektívne platobné systémy ticho odčerpávajú peniaze prostredníctvom vysokých spracovateľských poplatkov, oneskorených platieb a manuálnej práce pri fakturácii.

Zvážte implementáciu:

• Automatizovaná fakturácia, ktorá znižuje čas strávený zamestnancami
• Možnosti ACH platieb s nižšími poplatkami než pri kreditných kartách
• Jasné platobné podmienky a dôsledné sledovanie neuhradených pohľadávok
• Motivácia k včasným platbám pre zákazníkov

Rýchlejší výber platieb tiež zlepšuje cash flow, čo vám potenciálne umožní využiť zľavy za včasnú úhradu u vašich vlastných dodávateľov.

Nahraďte cestovanie videokonferenciami

Náklady na služobné cesty presahujú letenky a hotely – ide aj o čas strávený mimo inej práce, vyčerpanie, stravu a vedľajšie výdavky. Pri bežných stretnutiach môžu videohovory splniť rovnaké ciele za zlomok nákladov.

Vyhodnoťte každú cestu: Mohlo by toto stretnutie prebehnúť efektívne cez video? Osobné návštevy si rezervujte na budovanie vzťahov, zložité vyjednávania alebo situácie, kde na fyzickej prítomnosti skutočne záleží.

Výrazné zmeny: Zásadné prevádzkové posuny

Tieto stratégie si vyžadujú značné plánovanie a odhodlanie, ale môžu transformovať vašu nákladovú štruktúru.

Uprednostnite retenciu zamestnancov

Fluktuácia je drahá – oveľa drahšia, než si väčšina firiem vypočíta. Podľa výskumu SHRM sú priemerné priame náklady na prijatie nového zamestnanca približne 4 700 USD, a to je len začiatok. Nahradenie manažéra strednej úrovne zvyčajne stojí približno 20 % jeho platu, ak započítate nábor, onboarding, školenia a stratu produktivity.

Investujte do udržania dobrých ľudí:

• Vykonávajte pravidelné rozhovory, aby ste včas zachytili problémy
• Posúďte, či odmeňovanie zostáva konkurencieschopné
• Riešte problémy na pracovisku, ktoré frustrujú personál
• Ponúknite hodnotné benefity (flexibilita je často dôležitejšia než drahé výhody)

Peniaze, ktoré vynaložíte na udržanie si ľudí, sú takmer vždy nižšie než náklady na ich nahradenie.

Vyhodnoťte svoje potreby priestoru

Kancelárie sú v priemere o 20 % menšie ako v roku 2000, a to vďaka digitálnym nástrojom na spoluprácu a meniacim sa pracovným návykom. Potrebujete všetok ten priestor, za ktorý platíte?

Posúďte úprimne:

• Ktoré pozície môžu pracovať na diaľku časť alebo celý čas?
• Aké je vaše skutočné využitie pracovných miest počas bežného dňa?
• Mohli by ste nevyužitý priestor podnajať?
• Stačila by vašim potrebám menšia lokalita?

Aj mierne zníženie rozlohy môže ročne ušetriť tisíce na nájomnom, energiách a údržbe.

Zvážte modely externých dodávateľov

Pre firmy so sezónnymi výkyvmi alebo prácou založenou na projektoch nemusí celoročné udržiavanie zamestnancov na plný úväzok dávať finančný zmysel.

Externí dodávatelia môžu poskytnúť:

• Špecializované zručnosti bez trvalých režijných nákladov
• Flexibilitu pri zvyšovaní alebo znižovaní kapacity podľa dopytu
• Znížené odvody a náklady na zamestnanecké výhody

Nejde o vykorisťovanie pracovníkov – ide o prispôsobenie vášho personálneho modelu vašim skutočným potrebám. Niektoré roly dávajú zmysel ako pozície na plný úväzok; iné nie.

Vstúpte do nákupných skupín

Obchodné združenia a nákupné družstvá vyjednávajú objemové zľavy, ku ktorým jednotlivé malé podniky samy nemajú prístup. Spojením kúpnej sily s inými firmami získate páku pri vyjednávaní s dodávateľmi.

Hľadajte:

• Odborovo špecifické obchodné združenia s nákupnými programami
• Miestne obchodné družstvá
• Organizácie spoločného nákupu vo vašom sektore

Členské poplatky sa zvyčajne rýchlo vrátia vďaka zníženým nákladom na dodávky.

Zbavte sa nerentabilných zákazníkov

Nie každý zákazník stojí za udržanie. Niektorí sústavne platia neskoro, čo si vyžaduje opakované urgencie. Iní vyžadujú nadmernú pozornosť v pomere k tomu, čo platia. Niektorí môžu stále využívať zľavy z vašich začiatov, ktoré už nedávajú zmysel.

Vyhodnoťte každý významný vzťah so zákazníkom:

• Aké sú skutočné náklady na ich obsluhu?
• Platia načas?
• Je vzťah ziskový po započítaní všetkej vynaloženej práce?

Ukončenie nerentabilných vzťahov uvoľňuje zdroje na obsluhu lepších zákazníkov a hľadanie nových, ktorí za to stoja.

Príležitosť v oblasti AI a automatizácie

Pri pohľade do budúcnosti mnohé firmy nachádzajú výrazné úspory prostredníctvom inteligentnej automatizácie. Úlohy, ktoré kedysi vyžadovali hodiny manuálnej práce – zadávanie údajov, spracovanie faktúr, smerovanie dopytov zákazníkov – môže čoraz častejšie riešiť softvér.

Kľúčom je identifikácia opakujúcich sa úloh založených na pravidlách, ktoré nevyžadujú ľudský úsudok. Ich automatizácia uvoľní váš tím pre prácu, ktorá si skutočne vyžaduje ľudské zručnosti: budovanie vzťahov, kreatívne riešenie problémov, strategické myslenie.

Začnite v malom. Vyberte si jeden manuálny proces, ktorý spotrebúva veľa času, preskúmajte možnosti automatizácie a pred ostrým nasadením ho otestujte. Stavajte na úspechoch namiesto toho, aby ste sa snažili automatizovať všetko naraz.

Znižovanie nákladov bez straty kvality

Cieľom nie je len míňať menej – je ním míňať rozumnejšie. Každé rozhodnutie o znížení nákladov by malo prejsť týmto testom: Poškodí to našu schopnosť slúžiť zákazníkom alebo rozvíjať podnikanie?

Niekoľko zásad:

• Nikdy neobmedzujte školenia, ktoré predchádzajú nákladným chybám
• Neeliminujte kontrolu kvality s cieľom ušetriť na mzdových nákladoch
• Vyhnite sa zmenám dodávateľov, ktoré ohrozujú spoľahlivosť
• Zachovajte zdroje zamerané na zákazníka, ktoré generujú výnosy

Najlepšie znižovanie nákladov buď eliminuje čisté plytvanie (nevyužívané predplatné, energetickú neefektivitu), alebo zvyšuje efektivitu (automatizácia, optimalizácia procesov). Škrty, ktoré poškodzujú schopnosti firmy, zvyčajne stoja viac, než ušetria.

Budovanie kultúry vedomého narábania s nákladmi

Udržateľné riadenie nákladov nie je jednorazový projekt – je to neustála prax. Budujte povedomie v celej vašej organizácii:

• Zdieľajte finančné ciele so svojím tímom
• Oceňujte znižovanie plytvania a zlepšovanie efektivity
• Vytvorte jasné kanály, cez ktoré môžu zamestnanci navrhovať úspory
• Pravidelne kontrolujte výdavky, nielen počas kríz

Keď všetci pochopia, že kontrola nákladov umožňuje rast, stabilitu pracovných miest a lepšie odmeňovanie, vedomé narábanie s nákladmi sa stane súčasťou vášho fungovania a nie len občasnou núdzovou reakciou.

Sledujte svoje výdavky a nájdite úspory

Nemôžete znížiť náklady, ktoré nevidíte. Pred implementáciou akejkoľvek stratégie znižovania nákladov potrebujete jasný prehľad o tom, kam vaše peniaze v skutočnosti idú – nielen tam, kam si myslíte, že idú.

Beancount.io poskytuje textové účtovníctvo (plain-text accounting), vďaka ktorému sú vzorce výdavkov transparentné a sledovateľné. Kategorizujte výdavky podľa dodávateľov, oddelení a typov nákladov, aby ste identifikovali najväčšie príležitosti na úsporu. S údajmi uloženými v jednoduchých textových súboroch pod kontrolou verzií si zachovávate úplnú kontrolu nad svojimi finančnými záznamami a môžete analyzovať trendy v čase. Začnite zadarmo a zistite presne, kam idú vaše peniaze.