Tvorba a sledovanie faktúr pomocou Beancountu
Textový template, opakovateľný workflow a jeden dopyt na otázku “Kto mi ešte dlhuje?”
Fakturácia sa môže javiť ako otravná povinnosť, uviaznutá medzi prácou, ktorú ste dokončili, a platbou, na ktorú čakáte. Ale dobrý proces fakturácie je chrbticou zdravého cash flow. Plní dvojitú úlohu: jasne informuje vašich klientov, čo a kedy dlhujú, a zároveň poskytuje vášmu účtovníckemu systému nespochybniteľné fakty, ktoré potrebuje.
Zatiaľ čo špecializované SaaS aplikácie dokážu posielať elegantné, automatizované PDF súbory, často sú spojené s mesačnými poplatkami a uzamknú vaše dáta v proprietárnom sile. Ľahký, textový prístup pomocou Beancountu ponúka silnú alternatívu. Každú faktúru môžete premeniť na jasný súbor účtovných zápisov, čo vám poskytne všetky výhody verziovania, výkonných metadát a okamžitého dopytovania – bez nutnosti predplatného.
Minimálna životaschopná faktúra (Polia, ktoré by ste nikdy nemali vynechať)
Predtým, ako sa dotknete svojej účtovnej knihy, potrebujete profesionálnu faktúru. Formát môže byť jednoduchý, ale obsah musí byť presný. Tieto polia, prevzaté z overenej praxe malých podnikov, sú nevyhnutné.
- Údaje o predávajúcom: Názov vašej firmy a fyzická adresa.
- Údaje o klientovi: Meno vášho klienta a (ideálne) jeho adresa.
- Číslo faktúry: Jedinečné, sekvenčné ID, ktoré sa nikdy nepoužíva opakovane.
FA-045
nasleduje poFA-044
. - Dátum vystavenia a splatnosti: Jasne uveďte, kedy bola faktúra vystavená a kedy sa očakáva platba.
- Položky faktúry: Jasný popis služieb alebo produktov spolu s množstvom, sadzbou a celkovou sumou za položku.
- Medzisúčet, daň a celková suma: Ukážte výpočet, aby ho klient mohol ľahko sledovať.
- Voliteľné poznámky: Miesto na poďakovanie, pokyny na prevod alebo číslo objednávky poskytnuté klientom.
Aby sme vám uľahčili začiatok, vytvorili sme súbor šablón pripravených na úpravu, ktoré obsahujú všetky tieto polia. Verzie tabuliek dokonca vopred vypočítajú celkové sumy za vás.
Note: Invoice templates are coming soon! In the meantime, you can create your own using the fields listed above in Google Docs, Word, Sheets, Excel, or any other document format.
Zaznamenanie faktúry vo vašej účtovnej knihe
Keď pošlete klientovi PDF faktúry, musíte ju zaznamenať v Beancounte. Toto je kľúčový krok, ktorý rozpoznáva príjmy v čase, keď sú zarobené, nie až v čase, keď sú zaplatené. Proces zahŕňa dve odlišné transakcie.
1. Pri vystavení faktúry:
Vytvoríte transakciu, ktorá presunie celkovú sumu z vášho účtu Príjmy
na účet Aktíva:Pohľadávky
. Týmto sa vo vašich záznamoch vytvorí digitálna pohľadávka.
; 2025‑07‑21 Faktúra #045 Web design sprint pre Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "FA-045 Web design sprint"
Aktíva:Pohľadávky 3500.00 USD ; splatnosť:2025-08-04
Príjmy:Dizajn:Web
invoice_id: "FA-045"
contact_email: "[email protected]"
link: "docs/invoices/2025-07-21_Acme_FA-045.pdf"
Tu zaúčtujete Pohľadávky
na strane dlhu a Príjmy
na strane mádať. Všimnite si bohaté metadáta: dátum splatnosti, jedinečné invoice_id
a dokonca priamy link:
na PDF, ktoré ste odoslali.
2. Pri platbe od klienta:
Keď peniaze dorazia na váš bankový účet, zaznamenáte druhú transakciu na "uzavretie" pohľadávky. Týmto sa zostatok presunie z Pohľadávky
na váš bežný účet.
2025-08-01 * "Acme Corp" "Platba FA-045"
Aktíva:Banka:BežnýÚčet 3500.00 USD
Aktíva:Pohľadávky
invoice_id: "FA-045"
Zostatok pre FA-045
v Aktíva:Pohľadávky
je teraz nula a vaše záznamy sú perfektne vyrovnané.
Pripojte PDF: Kľúč metadát
link:
je obzvlášť výkonný pri použití s Favou, webovým rozhraním Beancountu. Fava zobrazí klikateľný odkaz priamo v zobrazení transakcie, takže zdrojový dokument je vždy len na jedno kliknutie. Tento workflow bol navrhnutý už v roku 2016 v požiadavke na funkciu (GitHub).