Creació i Seguiment de Factures amb Beancount

Una plantilla de text pla, un flux de treball repetible i una sola consulta per a "Qui em deu diners encara?"

---

Facturar pot semblar una feina pesada, atrapada entre la feina que heu acabat i el pagament que esteu esperant. Però un bon procés de facturació és la columna vertebral d'un flux de caixa saludable. Té una doble funció: indica clarament als vostres clients què deuen i quan, i alimenta el vostre sistema de comptabilitat amb els fets inqüestionables que necessita.

Tot i que les aplicacions SaaS dedicades poden enviar PDF elegants i automatitzats, sovint tenen quotes mensuals i bloquegen les vostres dades en un silo propietari. Un enfocament lleuger de text pla utilitzant Beancount ofereix una alternativa potent. Podeu convertir cada factura en un conjunt clar d'entrades comptables, donant-vos tots els avantatges del control de versions, metadades potents i consultes instantànies, sense necessitat de subscripció.

---

La Factura Mínima Viable (Camps que No Heu de Saltar Mai)

Abans de tocar el vostre llibre major, necessiteu una factura professional. El format pot ser simple, però el contingut ha de ser precís. Aquests camps, prestats de la pràctica provada de les petites empreses, no són negociables.

• Dades del venedor: El nom de la vostra empresa i l'adreça física.
• Dades del client: El nom del vostre client i (idealment) la seva adreça.
• Número de factura: Un ID únic i seqüencial que no es reutilitza mai. FAC-045 segueix FAC-044.
• Dates d'emissió i venciment: Indiqueu clarament quan es va emetre la factura i quan s'espera el pagament.
• Línies d'articles: Una descripció clara dels serveis o productes, juntament amb la quantitat, la tarifa i el total de la línia.
• Subtotal, impostos i total: Mostreu els càlculs perquè el client els pugui seguir fàcilment.
• Notes opcionals: Un lloc per a un agraïment, instruccions de transferència o un número de comanda de compra proporcionat pel client.

Per començar, hem creat un conjunt de plantilles llestes per editar que inclouen tots aquests camps. Les versions de full de càlcul fins i tot precalculen els totals per a vosaltres.

Obteniu les nostres plantilles aquí: beancount.io/invoice‑templates (Disponible en formats Google Docs, Word, Sheets, Excel i PDF)

---

Registreu la Factura al Vostre Llibre Major

Un cop hàgiu enviat el PDF de la factura al vostre client, heu de registrar-la a Beancount. Aquest és un pas crucial que reconeix els ingressos quan es guanyen, no només quan es paguen. El procés implica dues transaccions diferents.

1. Quan emeteu la factura:

Creeu una transacció que mogui l'import total del vostre compte Ingressos a Actius:FacturesPendentsDeCobrar. Això crea un rebut digital als vostres llibres.

; 2025‑07‑21 Factura #045  Sprint de disseny web per a Acme Corp.
2025-07-21 * "Acme Corp" "FAC-045 Sprint de disseny web"
  Actius:FacturesPendentsDeCobrar    3500.00 USD  ; venciment:2025-08-04
  Ingressos:Disseny:Web
  id_factura: "FAC-045"
  correu_contacte: "ap@acme.example"
  enllaç: "docs/factures/2025-07-21_Acme_FAC-045.pdf"

Aquí, debiteu FacturesPendentsDeCobrar i acrediteu el vostre compte Ingressos. Fixeu-vos en les metadades riques: la data de venciment, un id_factura únic i fins i tot un enllaç: directe al PDF que heu enviat.

2. Quan el client paga:

Quan els diners arriben al vostre compte bancari, registreu una segona transacció per "tancar" el rebut. Això mou el saldo de FacturesPendentsDeCobrar al vostre compte corrent.

2025-08-01 * "Acme Corp" "Pagament FAC-045"
  Actius:Banc:CompteCorrent          3500.00 USD
  Actius:FacturesPendentsDeCobrar
  id_factura: "FAC-045"

El saldo de FAC-045 a Actius:FacturesPendentsDeCobrar ara és zero, i els vostres llibres estan perfectament equilibrats.

Adjunteu el PDF: La clau de metadades enllaç: és especialment potent quan s'utilitza amb Fava, la interfície web de Beancount. Fava representarà un enllaç clicable directament a la vista de transaccions, de manera que el document font no està mai a més d'un clic de distància. Aquest flux de treball es va preveure ja el 2016 en una sol·licitud de funció (GitHub).

---

Una Consulta per Llistar Totes les Factures Pendents

Llavors, qui us deu diners encara? Amb aquest sistema, no cal que busqueu entre correus electrònics o fulls de càlcul. Només necessiteu una consulta senzilla.

Deseu el següent com a fitxer anomenat factures-pendents.sql:

SELECT
  meta('id_factura') AS id,
  beneficiari,
  narració,
  data,
  number(saldo) AS pendent
WHERE
  compte = "Actius:FacturesPendentsDeCobrar"
  AND saldo != 0
ORDER BY
  data;

Ara, executeu-lo des de la vostra línia d'ordres:

bean-query llibres.beancount factures-pendents.sql

En segons, obtindreu un informe d'envelliment net i actualitzat de totes les factures pendents, que mostra l'ID de la factura, el client, la data d'emissió i l'import degut. No es requereix cap programari addicional.

---

Automatitzeu la Feina Pesada

La bellesa del text pla és la capacitat d'escriure scripts. Podeu automatitzar les parts tedioses d'aquest flux de treball.

• Plantilla + Pandoc = PDF: Mantingueu la vostra plantilla de factura en Markdown. Un petit script de Python pot omplir les variables (nom del client, línies d'articles, número de factura) i l'eina de línia d'ordres Pandoc pot convertir-la instantàniament a un PDF professional.
• Hook Pre-commit de Git: Si emmagatzemeu el vostre llibre major a Git, un simple hook pre-commit pot executar comprovacions abans de desar la vostra feina. Pot verificar que cada nou id_factura sigui únic, que els assentaments de la transacció estiguin equilibrats a zero i que el fitxer al qual es fa referència a les metadades enllaç: existeixi realment.
• Treball Cron: Configureu una tasca programada (un treball cron) per executar la vostra consulta factures-pendents.sql cada nit i enviar-vos el resum per correu electrònic. Començareu cada dia sabent exactament qui necessita un toc amable.

---

Una Advertència Realista

Beancount és una eina de comptabilitat, no un servei de facturació. No enviarà automàticament recordatoris de pagament als vostres clients ni processarà els seus pagaments amb targeta de crèdit. El flux de treball és: creeu i envieu la factura utilitzant el mètode que trieu (com les plantilles anteriors) i, a continuació, registreu les entrades comptables al vostre llibre major.

Per a la majoria de professionals independents i petites botigues, aquest pas manual és un petit preu a pagar per un sistema de comptabilitat a prova de bales, auditable i gratuït que posseïu i controleu completament (beancount.io).

---

Passos Següents

A punt per prendre el control de la vostra facturació? Aquí teniu com començar.

1. Baixeu una plantilla i utilitzeu-la per crear la vostra propera factura real, assegurant-vos d'utilitzar un número de factura seqüencial.
2. Emmagatzemeu els vostres PDF enviats en una carpeta dedicada com docs/factures/ i utilitzeu la clau de metadades enllaç: a la vostra transacció Beancount per fer-hi referència.
3. Deseu la consulta factures-pendents.sql i feu que executar-la formi part de la vostra revisió financera setmanal.

La comptabilitat de text pla no vol dir renunciar a la pulcritud ni al control; només vol dir que la base de dades es pot cercar amb grep. Amb una plantilla senzilla i els fragments anteriors, cobrareu més ràpid i mantindreu els vostres llibres impecables.