Сейчас ваш план счетов работает нормально. У каждой транзакции есть свой «дом», отчёт о прибылях и убытках выглядит разумно, и налоговый сезон прошёл лишь слегка болезненно. А затем вы подаёте заявку на кредитную линию, и андеррайтер просит коэффициент текущей ликвидности, который вы не можете рассчитать, потому что краткосрочный и долгосрочный долг сидят на одном счёте. Или аудитор берёт выборку по вашему счёту «Общие расходы» и обнаруживает двенадцать месяцев разнородных трат, ни одну из которых невозможно проверить. План счетов, который служил вам при выручке в $100 000, незаметно становится причиной того, что ваша финансовая отчётность не может ответить на вопросы, важные при выручке в $1 миллион.
План счетов — это скелет вашей бухгалтерии: нумерованный список всех «корзин» — активов, обязательств, капитала, доходов, расходов, — в которые попадают транзакции. Большинство малых предприятий наследуют свой план счетов из настроек по умолчанию бухгалтерского ПО и никогда его не перепроектируют. Это руководство показывает, как построить план, который масштабируется вместе с вами: достаточно компактный, чтобы поддерживать его сегодня, достаточно структурированный, чтобы удовлетворить кредитора, и достаточно чистый, чтобы пережить первый аудит.
Почему план счетов большинства малых предприятий ломается
Стандартный план счетов в большинстве бухгалтерских программ рассчитан на то, чтобы вы начали вводить транзакции за десять минут, а не на то, чтобы через три года выдавать отчётность, пригодную для принятия решений. Три модели отказа повторяются снова и снова.
Всё попадает на слишком малое число счетов. Один счёт «Офисные расходы» содержит программное обеспечение, мебель, бумагу для принтера и случайный обед с клиентом. Один счёт «Продажи» смешивает выручку от продукции, выручку от услуг и доход от доставки. Итоги верны, но детализация исчезла — а вместе с ней и способность увидеть, какая часть бизнеса действительно прибыльна.
Или всё попадает на слишком большое число счетов. Противоположный провал: «Канцтовары — ручки», «Канцтовары — бумага», «Канцтовары — тонер». Сотни счетов с горсткой записей на каждом, непоследовательные названия («Офисные расходы», «Канцтовары» и «Офисная всячина» — это три разных счёта для вашей программы) и процесс закрытия периода, который занимает дни, потому что каждый тривиальный счёт нужно проверять.
Или структура отвечает на вопросы прошлого года. У плана счетов фрилансера нет счетов по зарплате, нет счетов по запасам, нет счетов по кредитам — и это было правильно на тот момент. Затем бизнес нанимает сотрудников, создаёт запасы и берёт кредиты, и каждая новая реальность заталкивается в ближайший существующий счёт. Изъятия собственника проводятся как расходы на зарплату. Поступления по кредиту проводятся как выручка. Остатки по кредитным картам смешиваются со счетами к оплате. К моменту, когда кто-то извне бизнеса читает отчётность, цифры приходится переводить.
Решение — не больше счетов. Решение — правильные счета, организованные так, чтобы рост, кредиторы и аудиторы нашли каждый своё.
Скелет: пять типов и нумерация с запасом для роста
Каждый счёт относится к одному из пяти типов, и нумерация должна делать тип очевидным с первого взгляда. Широко используемое соглашение выделяет каждому типу блок в тысячу номеров:
- 1000–1999: активы — то, чем вы владеете (банковские счета, дебиторская задолженность, запасы, оборудование)
- 2000–2999: обязательства — то, что вы должны (кредитные карты, счета к оплате, кредиты, налог с продаж к уплате)
- 3000–3999: капитал — то, что остаётся (вклады собственника, изъятия, нераспределённая прибыль)
- 4000–4999: доходы — то, что вы зарабатываете (разделённые по потокам, как обсуждается ниже)
- 5000–5999: себестоимость проданных товаров — прямые затраты на то, что вы продаёте
- 6000–6999: операционные расходы — всё остальное, что стоит ведения бизнеса
Два правила делают эту схему масштабируемой. Первое — оставляйте пропуски: нумеруйте счета 1010, 1020, 1030, а не 101, 102, 103, чтобы новые счета вставали в нужный «район» без перенумерации. Второе — зеркальте финансовую отчётность: сначала счета баланса, затем счета отчёта о прибылях и убытках, в том порядке, в котором вы хотите их видеть в отчётах. Большинство программ сортируют по номеру, так что нумерация — это и есть порядок в отчёте.
Если вы ведёте учёт в plain-text, та же дисциплина применима к вашей иерархии счетов — вложенные имена вроде Expenses:Office:Software дают группировку бесплатно. Документация Beancount по структуре счетов показывает, как иерархии заменяют диапазоны нумерации, сохраняя ту же логику пяти типов.
Проектируйте под этапы роста, а не только под сегодняшний день
План счетов, нужный вам как одиночному фрилансеру, — не тот план счетов, который нужен вам с шестью сотрудниками и двумя потоками выручки. Проектируйте под бизнес, которым вы будете через восемнадцать месяцев, и закладывайте «деформационные швы» уже сейчас.
Разделяйте потоки выручки с самого начала. Даже если сегодня 95 процентов дохода — это одна услуга, создайте отдельные счета выручки по каждому потоку: продажи продукции, доход от услуг, доход от доставки, процентный доход. Разделить один счёт на три позже означает переклассификацию истории; начать с трёх не стоит ничего. И кредиторы, и покупатели спрашивают, какие направления растут, и «всё в „Продажах“» — это не ответ.
Используйте аналитики для детализации, а счета — для структуры. Когда вы хотите отслеживать прибыльность по локациям, проектам или клиентам, сопротивляйтесь желанию клонировать счета расходов по локациям. Этот путь ведёт к «Аренда — Остин», «Аренда — Денвер», «Аренда — Удалённо» и монстру из 400 счетов. Вместо этого держите один счёт Аренда и используйте классы, теги или подразделения вашей программы для второго измерения. Практическое правило: если разбивка требует собственной строки в налоговой декларации или расчёта ковенанта по кредиту — это счёт; если она нужна для внутреннего анализа — это тег.
Спланируйте блок зарплаты до первого найма. В день, когда вы проводите первую зарплату, вам нужны как минимум: расход на валовую заработную плату, расход на налоги по зарплате (доля работодателя), обязательства по удержанным налогам и отдельные счета обязательств по каждому налоговому органу, которому вы перечисляете. Предприятия, которые импровизируют здесь, обычно в итоге сальдируют зарплату против обязательств или неверно относят долю работодателя в расходы — и то, и другое аудитор или налоговая служба развернут обратно.
Ожидайте, что баланс будет расти быстрее, чем отчёт о прибылях и убытках. Рост добавляет банковские счета, дебиторскую задолженность, запасы, предоплаченные остатки, оборудование, кредиты и начисления задолго до того, как добавит категории расходов. Резервируйте щедрое пространство в блоках 1000 и 2000. Пересмотр плана счетов раз в год — желательно до конца года — держит структуру впереди бизнеса, а не позади него.
Сделайте его готовым для кредитора: на что андеррайтеры действительно смотрят
Когда вы подаёте заявку на кредит или кредитную линию, андеррайтер не читает ваши транзакции. Он читает коэффициенты, рассчитанные из вашего баланса: коэффициент текущей ликвидности, отношение долга к капиталу, покрытие обслуживания долга. Ваш план счетов определяет, можно ли вообще рассчитать эти коэффициенты.
Разделите краткосрочное и долгосрочное. Это единственное самое ценное структурное изменение для заимствования. Краткосрочные активы (денежные средства, дебиторская задолженность, запасы) должны отделяться от долгосрочных активов (оборудование, депозиты), а краткосрочные обязательства (кредитные карты, счета к оплате, текущая часть кредитов) — от долгосрочного долга. Если пятилетний кредит на оборудование сидит на одном счёте с остатком по кредитной карте, ваш коэффициент текущей ликвидности неверен, и ни один андеррайтер не доверится остальному пакету. Создайте счёт «Текущая часть долгосрочного долга» и переносите туда ежегодные погашения — или как минимум держите каждый кредит на отдельном счёте, чтобы разделение можно было рассчитать.
Выделите каждому заёмному инструменту собственный счёт. Каждый кредит, кредитная линия и кредитная карта получают специальный счёт обязательств, названный по кредитору и инструменту: «Кредитная линия Chase», «Кредит SBA 7(a) — First Bank». Никогда не сальдируйте поступления по кредиту ни с чем и никогда не проводите заёмные деньги как выручку — и то, и другое на удивление распространено, и оба искажают доход. Учитывайте проценты на отдельном счёте расходов, отдельно от погашения основной суммы, потому что проценты вычитаются из налогооблагаемой базы, а основная сумма — нет.
Держите активность собственника вне операций. Вклады собственника, изъятия и распределения относятся к счетам капитала, а не к выручке или расходам. Андеррайтеры делают поправки на особенности вознаграждения собственника, когда видят их; когда изъятия погребены в «Зарплате» или «Прочих расходах», ваша прибыль выглядит ниже, чем есть, и условия кредита от этого страдают.
Сверяйтесь с отчётностью третьих сторон. Каждый счёт кредита должен сверяться с выпиской кредитора, каждый банковский счёт — с банковской выпиской, каждая карта — с выпиской по карте. Андеррайтер, заметивший остаток по кредиту, не совпадающий с письмом кредитора, предположит худшее обо всём остальном. О системном подходе читайте в нашем руководстве по автоматизации банковской сверки.
Сделайте его готовым к аудиту: структура, которую может проверить сторонний специалист
Под «аудитом» здесь понимается и налоговая служба, и региональный налоговый орган, и проверка финансовой отчётности для инвесторов, и просто первый взгляд вашего нового бухгалтера. Все они работают одинаково: выбирают счета, прослеживают выборки до первичных документов и проверяют, что счёт означает то, что говорит его название. Проектируйте под этот процесс.
Один счёт на каждые внешние отношения. Один банковский счёт в реальности — один счёт в учёте. Один кредит — один счёт. Одна налоговая юрисдикция по налогу с продаж, куда вы перечисляете, — один счёт к оплате. Когда аудитор может сопоставить остаток по счёту с единственной выпиской третьей стороны, проверка занимает минуты. Когда три кредитные карты делят «Кредитные карты к оплате», проверка занимает часы, а замечаний становится больше.
Уничтожайте сальдо счетов-экранов и клиринговых счетов перед закрытием. Счета-экраны («Спросить у бухгалтера», «Нераспределённые расходы») хороши как временные места для парковки в течение месяца. Как остатки на конец периода они — красные флаги. Аудитор воспринимает неразрешённый остаток счёта-экрана как признание того, что в учёте есть транзакции, которых никто не понимает. Обнуляйте их каждый месяц, без исключений.
Называйте счета точно и последовательно. «Питание», «Питание и представительские» и «Обеды с клиентами» в одном плане счетов гарантируют неверную классификацию. Выберите одно название для одного понятия, напишите однострочное определение для каждого счёта и держите определения там, где их увидит тот, кто вводит транзакции. Последовательность важнее изобретательности: человек, который будет разносить транзакции через полгода, — это тот, для кого вы пишете.
Сопоставьте счета со строками налоговой декларации. Каждый счёт доходов и расходов должен сопоставляться ровно с одной строкой вашей налоговой декларации — Schedule C, Form 1120-S или Form 1065. Если два счёта сопоставляются с одной строкой — это нормально; если содержимое одного счёта распределяется по двум строкам — счёт неверен. Это сопоставление — ещё и то, что делает налоговый сезон дешёвым: передайте бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость плюс карту сопоставления, и декларация практически напишется сама.
Сохраняйте аудиторский след нетронутым. Никогда не удаляйте счёт с историей, никогда не переименовывайте счёт так, чтобы он означал посреди года что-то другое, и никогда не редактируйте старые транзакции под новую структуру. Если структуру нужно изменить, делайте это в конце года с картой соответствия старых счетов новым и сохраните эту карту. Аудиторы сравнивают год к году; необъяснимые разрывы сопоставимости вызывают вопросы.
Счета, которых не хватает большинству малых предприятий
Сравните свой план счетов с этим кратким списком часто отсутствующих счетов. Каждого, которого у вас нет, — это небольшое искажение в вашей отчётности.
- Накопленная амортизация (контрактивный актив). Без неё оборудование вечно висит в балансе по цене покупки, а расход на амортизацию некуда отнести. Оприходуйте актив один раз, амортизируйте ежемесячно.
- Расходы будущих периодов. Годовые страховые взносы, ПО, оплаченное на год, депозиты — затраты, относящиеся к будущим месяцам. Отнесение их всех в расходы при оплате разрушает сопоставление месяц к месяцу.
- Начисленные обязательства. Заработная плата, заработанная, но ещё не выплаченная на конец месяца, начисленные проценты по кредитам, невыставленные работы поставщиков. Учёт методом начисления требует их; без них ваши обязательства занижены при каждом закрытии.
- Детализация капитала собственника. Отдельные счета для вкладов, изъятий/распределений и нераспределённой прибыли. Единственный счёт «Капитал собственника», поглощающий всё, не рассказывает никакой истории.
- Налог с продаж к уплате — по юрисдикциям. Один счёт на каждый штат или locality, где вы собираете налог. Объединённые остатки делают filings подверженными ошибкам, а проверки nexus — мучительными.
- Детализация себестоимости. Как минимум разделяйте закупки, прямые затраты на оплату труда, транспортные расходы на входящие и корректировки запасов. Валовая маржа — самая scrutinized строка в отчёте о прибылях и убытках; единый «себестоимостной» ком скрывает, в чём проблема — в ценообразовании, закупках или производстве.
- Комиссии за приём платежей. Комиссии за обработку платежей заслуживают собственного счёта, а не сальдирования против выручки. Сальдирование занижает и выручку, и расходы и усложняет бенчмаркинг комиссий.
Все эти счёта не нужны вам с первого дня. Добавляйте каждый, когда появляется соответствующая реальность — первая покупка оборудования, первый годовой предоплаченный платёж, первый сотрудник — и не раньше.
Когда и как реструктурировать, не ломая историю
В какой-то момент вашему плану счетов потребуется операция: бизнес перерастает структуру, или вы наследуете чужой беспорядок. Сделайте это аккуратно — и это проект на одни выходные; сделайте небрежно — и вы испортите годы сопоставимости.
Выберите момент на границе периода. Самый чистый момент — первый день финансового года с полностью закрытыми предыдущими книгами. Реструктуризация в середине года возможна, но требует переклассификации активности с начала года в новые счета, чтобы промежуточная отчётность оставалась согласованной. Никогда не реструктурируйте с несверенными счетами — вы перенесёте ошибки в новую структуру, где их труднее найти.
Постройте карту соответствия, затем переклассифицируйте. Перечислите каждый старый счёт, его остаток и новый счёт (или счета), с которым он сопоставляется. Проведите переклассификационные проводки датой первого дня новой структуры; сохраните карту как постоянный рабочий документ. Если один старый счёт разделяется на несколько новых, используйте историю транзакций — а не чутьё — для распределения остатка.
Деактивируйте, а не удаляйте. Помечайте выведенные счета неактивными, чтобы они перестали появляться в выпадающих списках, но сохраняйте их историю для сравнительных отчётов. Удаление счёта с транзакциями либо не удаётся, либо осиротеет проводки — в зависимости от программы. И то, и другое плохо.
Проверьте новую структуру до того, как зафиксировать. Прогоните ключевые отчёты — о прибылях и убытках, баланс, оборотно-сальдовую ведомость — по новой структуре за закрытый месяц и сравните каждую строку со старой версией. Итоги должны совпадать точно; меняется только группировка. Если что-то не сходится — неверна карта соответствия, а не старые книги.
Задокументируйте изменение. Заметка на одну страницу — что изменилось, почему, дата вступления в силу, карта соответствия счетов — экономит часы, когда ваш бухгалтер, кредитор или вы сами через год спросите, почему «Канцтовары» в марте упали до нуля. Храните её вместе с рабочими документами на конец года.
Пересматривайте план счетов раз в год
План счетов — не памятник, а инструмент, который нужно затачивать. Раз в год, до закрытия года, пройдите весь список счетов и задайте три вопроса о каждом счёте: не проводится ли здесь что-то, что относится в другое место; заслуживает ли этот счёт всё ещё своего места; и какая новая реальность требует «дома»? Объедините дубликаты, деактивируйте мёртвые, добавьте недостающие и обновите сопоставление со строками налоговой декларации. Тридцать минут «обрезки» лучше тридцати часов уборки во время проверки.
Более глубокая привычка — относиться к структуре бухгалтерии как к инфраструктуре: невидимой, когда она работает, и дорогой, когда она ломается. Каждый счёт, который вы вдумчиво добавляете сегодня, — это вопрос, который ваш кредитор, аудитор или покупатель не должен будет задать завтра.
Держите финансы организованными с первого дня
Проектируя план счетов, который растёт вместе с бизнесом, ведение чётких финансовых записей в системе, которую вы полностью контролируете, упрощает каждую реструктуризацию, сверку и аудит. Beancount.io обеспечивает учёт в plain-text, давая вам полную прозрачность и контроль над финансовыми данными — никаких чёрных ящиков, никакой привязки к поставщику. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые специалисты переходят на plain-text учёт.
