Спросите подрядчика, как прошел проект, и вы, скорее всего, услышите о его ощущениях, а не конкретные цифры. «Там все было впритык». «Мы неплохо заработали на ремонте кухни». «С террасой намучились». Остаток на банковском счете вырос, значит, дела идут нормально.
Затем приходят финансовые отчеты за год, и картина оказывается куда мрачнее, чем подсказывали чувства. Компания выставила счета на $2,1 млн, работала в бешеном ритме, а чистая прибыль составила всего 4 процента. Где-то на этих сорока объектах деньги «утекли» — но без пообъектного учета затрат невозможно узнать, на каких именно заказах произошла утечка, в каком объеме и почему.
Пообъектный учет (job costing) — это дисциплина, которая превращает фразу «там все было впритык» в «мы потеряли $7 400 на объекте Хендерсона, потому что трудозатраты на каркасные работы превысили план на 60 часов, и никто не заметил этого до завершения проекта». Это самая ценная практика бухгалтерского учета, которую может внедрить подрядчик или сервисная компания, и при этом большинство малых предприятий ведут такой учет плохо или не ведут вовсе.
Что такое пообъектный учет на самом деле
Пообъектный учет относит каждый доллар затрат к конкретному проекту, который их вызвал. Вместо одной большой корзины под названием «труд» и другой под названием «материалы», каждый объект получает свою собственную учетную книгу. Когда плотник отрабатывает восемь часов, эти часы записываются на конкретный объект. Когда привозят пиломатериалы, счет за них относится на объект. Когда вы арендуете подъемник на две недели, аренда списывается на объект.
Это противоположность попроцессному учету, который подходит предприятиям, выпускающим идентичные единицы продукции — заводу по розливу напитков или производителю сырья. Там каждая единица стоит примерно одинаково, поэтому усреднение работает хорошо. У подрядчиков все наоборот: каждый проект индивидуален. Ремонт ванной комнаты и пристройка террасы не имеют почти ничего общего в структуре затрат. Усреднение между ними скрывает всё самое важное.
Результатом пообъектного учета является отчет о затратах по объекту — текущее сравнение сметы и фактических расходов, разбитое по категориям, для каждого активного проекта. Если читать его правильно, он покажет, что проект «кровоточит», пока вы еще можете что-то с этим сделать.
Четыре корзины затрат
Любая система пообъектного учета отслеживает одни и те же четыре категории. Сделайте их чистыми и последовательными, и остальное приложится.
1. Прямые трудозатраты
Заработная плата людей, физически выполняющих работу на данном объекте. Это звучит просто, но именно здесь подрядчики ошибаются чаще всего — не потому, что забывают учитывать часы, а потому, что учитывают чистую ставку, а не стоимость труда с учетом нагрузки. Подробнее об этом в следующем разделе, так как он заслуживает отдельного внимания.
2. Прямые материальные затраты
Пиломатериалы, сантехника, бетон, провода, гипсокартон — всё, что физически воплощается в проекте. Главное здесь — кодировать каждый счет от поставщика на нужный объект в день его получения, а не в конце месяца, когда никто не помнит, какая доставка куда уехала. Стопка некодированных счетов — это признак того, что система пообъектного учета уже провалилась.
3. Субподрядчики и оборудование
Расходы на субподрядчиков, аренду оборудования, вывоз мусора, разрешения и другие прямые расходы по проекту. Они закрепляются за объектом так же, как и материалы. Если вы владеете собственным оборудованием, а не арендуете его, обычно за использование назначается внутренняя ставка за час или за день, чтобы каждый проект поглощал справедливую часть стоимости владения.
4. Накладные расходы (косвенные затраты)
Расходы, которые обеспечивают работу компании, но не могут быть отнесены к одному конкретному объекту: офис, зарплата сметчика, бухгалтерское программное обеспечение, страхование ответственности, машина владельца, маркетинг. Накладные расходы не исчезают только потому, что их трудно распределить — они должны быть аллоцированы между объектами, о чем мы поговорим ниже.
Ловушка нагрузки на оплату труда
Вот ошибка, которая потихоньку уничтожает маржу подрядчика.
Плотник зарабатывает $30 в час. Подрядчик видит цифру $30, составляет смету исходя из $30 и отслеживает затраты по объекту по ставке $30 в час. Но $30 — это не то, во сколько вам обходится этот плотник. Сверх заработной платы ложатся:
- Налоги на фонд оплаты труда (социальное страхование, медицинское страхование и т.д.)
- Страхование от несчастных случаев на производстве — часто от 8 до 15 процентов от ФОТ для рабочих специальностей, и значительно выше для кровельщиков.
- Медицинское страхование и пенсионные взносы.
- Оплачиваемые отпуска, праздничные дни, обучение и сертификация.
- Расходные инструменты, пособие на телефон, расходы на автомобиль.
В сумме полная ставка оплаты труда (fully burdened labor rate) обычно на 30–50 процентов выше базовой зарплаты. Тот самый плотник с зарплатой $30 на самом деле обходится компании в $42–$45 в час.
Если в ваших отчетах о затратах используется чистая ставка $30, каждый отчет будет врать в одну и ту же сторону: проекты будут казаться прибыльными в процессе работы и разочаровывать при закрытии. Вы думаете, что работаете с маржой 18 процентов, а на самом деле она составляет 8. Вы оцениваете следующий проект по тем же неверным цифрам и занижаете цену. Ошибка накапливается.
Рассчитывайте нагрузку на оплату труда раз в год. Возьмите общие годовые расходы, связанные с персоналом (зарплаты плюс все вышеперечисленные пункты), разделите на общую сумму «продуктивных» зарплат, и вы получите коэффициент нагрузки — скажем, 1,38. Применяйте его к каждому часу в каждом отчете о затратах по объекту. Это самое эффективное исправление, которое можно внедрить в учет подрядчика.
Распределение накладных расходов по заранее установленной ставке
Накладные расходы невозможно отнести к конкретному проекту напрямую, поэтому они распределяются с использованием ставки, которую вы устанавливаете в начале года. Стандартная формула:
Ставка накладных расходов = Ожидаемые ежегодные накладные расходы ÷ Ожидаемая ежегодная база распределения
Базой распределения является то, что определяет ваши накладные расходы — большинство подрядчиков используют прямые трудозатраты в часах или общую сумму прямых затрат на проект. Пример: вы ожидаете $360,000 накладных расходов в следующем году и 24,000 часов прямых трудозатрат. Ваша ставка составляет $15 накладных расходов на один трудозасчас. Каждый проект «поглощает» по $15 за каждый час работы над ним.
Поскольку ставка является оценочной, фактические накладные расходы окажутся чуть выше или ниже распределенных. В конце года у вас останется небольшое сальдо избыточного или недостаточного распределения, которое закрывается на себестоимость реализованной продукции (или распределяется пропорционально проектам, если сумма значительна). Не позволяйте этой небольшой сверке пугать вас — несовершенное распределение накладных расходов в течение всего года гораздо лучше, чем их игнорирование и «открытие» вашей истинной маржи только после подачи налоговой декларации.
Коды затрат: Система систематизации
Коды затрат — это категории, которые превращают сырые данные о расходах в понятный отчет. Вместо одной строки «материалы», проект реконструкции может быть разбит на бетон, каркас, электрику, сантехнику, отделку и так далее. В строительной отрасли существует формальный стандарт — CSI MasterFormat, организованный по разделам, таким как Раздел 03 «Бетон» и Раздел 09 «Отделка», — и крупные коммерческие застройщики живут по нему.
Большинству мелких подрядчиков не следует внедрять MasterFormat в полном объеме. Упрощенный список из 15–30 кодов, охватывающий работы, которые вы реально выполняете, лучше, чем стандарт на 600 строк, который вы никогда не будете использовать последовательно. Три правила эффективной работы кодов затрат:
- Будьте лаконичны. Не включайте виды работ, которые вы не выполняете ни сами, ни через субподрядчиков. Излишняя детализация, которую вы не сможете поддерживать, — это просто шум.
- Соблюдайте последовательность. Используйте одну и ту же структуру кодов в каждом проекте, даже если некоторые коды остаются неиспользованными в небольших заказах. Постоянство — это то, что позволяет вам сравнить проект этого года с аналогичным проектом двухлетней давности.
- Используйте один набор кодов для всего. Классическая фатальная ошибка: сметчик составляет предложение с одним набором кодов, а руководитель проекта отслеживает затраты с другим. Это единственное несоответствие разрывает связь между сметой и фактом, а сравнение плана с фактом — это и есть главная цель.
Принятые обязательства: Взгляд за горизонт
Отчет о затратах по проекту, который показывает только уже потраченные деньги, — это зеркало заднего вида. Число, которое предотвращает катастрофы, — это принятые обязательства (committed costs).
Принятые обязательства — это деньги, которые вы обязаны выплатить, но еще не выплатили: подписанный договор субподряда, выставленный заказ на закупку, заказ материалов, который был размещен, но по нему еще не выставлен счет. Предположим, бюджет проекта составляет $50,000, вы потратили $30,000 и выставили заказы на закупку еще на $25,000. Отчетность только по фактическим затратам говорит, что у вас осталось $20,000. Реальность: вы уже обязались выплатить $55,000 при бюджете $50,000. Вы превысили бюджет на $5,000, и вы видите это сегодня — до того, как пришли счета — а не в момент закрытия проекта.
Прогнозная стоимость по завершении = фактические затраты на дату + принятые обязательства + оценочная стоимость завершения оставшихся работ
Отслеживайте этот показатель еженедельно, и проект перестанет преподносить вам неприятные сюрпризы.
Чтение отчета о рентабельности проекта
Полезный отчет о затратах проекта содержит пять колонок бок о бок для каждого кода затрат:
| Колонка | Что она сообщает |
|---|---|
| Исходная смета | Ваше предложение по данной категории |
| Затраты на текущую дату | Фактические затраты с учетом начислений на данный момент |
| Принятые обязательства | Заказы и субподряды, по которым еще не выставлены счета |
| Затраты до завершения | Ваша текущая оценка оставшихся расходов |
| Прогнозное отклонение | Смета минус прогнозный итог — главный результат |
Изучайте колонку прогнозного отклонения. Код, стремящийся к превышению бюджета, когда проект выполнен только на 40 процентов, — это пожар, который вы еще можете потушить: переназначить бригаду, пересмотреть условия изменения заказа, сузить объем работ. То же самое превышение, обнаруженное при закрытии, — это просто убыток, который вам придется объяснять.
Формируйте отчет еженедельно по каждому активному проекту. Учет затрат по проектам, выполняемый ежемесячно, — это урок истории. Выполняемый еженедельно — это руль управления.
Почему точные записи делают учет затрат возможным
Учет затрат по проектам работает только в том случае, если базовый бухгалтерский учет ведется чисто и своевременно. В каждой ведомости начисления зарплаты часы должны быть распределены по проектам. В каждом счете поставщика должен быть указан проект и код затрат до его проведения. Каждое изменение в заказе должно обновлять соответствующий бюджет. Если транзакции накапливаются без кодировки в течение трех недель, ваши отчеты о затратах становятся вымыслом — и вы будете принимать реальные решения на основе вымышленных цифр.
Именно здесь дисциплинированный и прозрачный учет окупает себя. Когда каждая транзакция закодирована один раз, правильно и сохранена в формате, который вы действительно можете проверить, отчет о затратах становится побочным продуктом хорошего учета, а не мучительной реконструкцией в конце месяца. Подрядчики, для которых бухгалтерия — это ежедневная привычка, а не ежеквартальная гонка, — это те, кто может доверять своему учету затрат.
Держите затраты по проектам под контролем с первого дня
Учет затрат по проектам — это не функция программы, которую вы покупаете; это привычка относить каждый расход на вызвавший его проект, в полных долларах, с использованием последовательного набора кодов затрат, пока вы еще можете повлиять на ситуацию. Правильно рассчитывайте трудозатраты, распределяйте накладные расходы по заранее установленной ставке, отслеживайте принятые обязательства и еженедельно проверяйте колонку отклонений — и фраза «этот проект был впритык» превратится в цифру, которой вы можете управлять.
Beancount.io предоставляет инструменты для учета в текстовом формате, что дает вам полную прозрачность и контроль над вашими финансовыми данными — каждая транзакция закодирована, отслеживаема и находится под управлением системы контроля версий, без «черных ящиков» и привязки к конкретному вендору. Начните бесплатно и узнайте, почему разработчики и финансовые профессионалы переходят на plain-text accounting. Чтобы углубиться в механику, изучите документацию или возможности отчетности с помощью панели управления Fava.