Uma postagem marcado com "double-entry accounting"

Os demonstrativos financeiros não aparecem por mágica. Eles são o produto final de um processo estruturado e repetível conhecido como ciclo contábil. Embora os princípios sejam universais, as ferramentas que você usa podem mudar drasticamente a experiência. Este guia conduz você pelo ciclo contábil com foco no Beancount, a poderosa ferramenta de contabilidade em texto simples.

Veremos como a abordagem text‑first do Beancount elimina etapas tediosas, o que você deve automatizar e quais relatórios oferecem a visão mais clara da sua saúde financeira. 🧑‍💻

TL;DR: O Fluxo de Trabalho no Beancount​

• Captura & Diário: Registre cada transação como uma postagem limpa de partida dobrada no seu arquivo de texto .beancount.
• Validar & Conciliar: Use as asserções balance para confirmar que seu razão corresponde aos extratos bancários e execute bean-check para detectar erros.
• Revisar: Gere um trial balance não ajustado para uma verificação rápida de sanidade.
• Ajustar: Publique lançamentos para accruals, deferrals, depreciação e outros itens de fim de período.
• Re‑revisar: Verifique o trial balance ajustado para garantir que tudo esteja correto.
• Publicar & Fechar: Gere sua Demonstração de Resultados, Balanço Patrimonial e Demonstração de Fluxo de Caixa. O fechamento dos livros é opcional no Beancount, pois os relatórios são sensíveis a datas.

Este fluxo pode ser visualizado assim:

Etapa 1: Capturar e Registrar Transações​

Esta é a etapa fundamental. Todo evento financeiro — uma venda, uma compra, uma taxa bancária — deve ser registrado. No Beancount, você faz isso criando transações em um simples arquivo de texto, tipicamente chamado main.beancount ou organizado em múltiplos arquivos por ano.

Cada transação deve seguir as regras da contabilidade de partida dobrada, ou seja, a soma de todas as postagens deve ser zero. O Beancount impõe isso para você.

2025-08-10 * "Walmart" "Purchase of office supplies"
  Expenses:Office:Supplies      45.67 USD
  Assets:Bank:Checking         -45.67 USD

• Dica Profissional: Use tags como #project-phoenix ou #client-acme para adicionar dimensões aos seus dados. Isso torna a consulta e os relatórios incrivelmente flexíveis mais tarde.

Higiene de Reconciliação ✅​

O recurso mais poderoso para garantir precisão é a asserção de balance. No final de um período de extrato (por exemplo, fim do mês), você declara qual deve ser o saldo de uma conta.

2025-08-31 balance Assets:Bank:Checking  12345.67 USD

Se a soma de todas as transações que afetam Assets:Bank:Checking até essa data não for igual a 12345.67 USD, o Beancount emitirá um erro. Esta simples diretiva transforma seu razão em um documento auto‑auditado.

Para quem está retroalimentando dados históricos, a diretiva pad pode criar automaticamente uma transação de balanceamento para fazer seus saldos de abertura coincidirem com sua primeira asserção.

Etapa 2: “Postar no Razão” (Um Brinde !)​

Em sistemas contábeis tradicionais, você primeiro escreve lançamentos em um “diário” e depois um passo separado de “postagem” copia esses valores para o “razão geral”.

Com o Beancount, seu arquivo .beancount é simultaneamente o diário e o razão. Quando você escreve e salva uma transação, já a postou. Não há etapa separada. Essa diretividade é uma vantagem central da contabilidade em texto simples — o que você vê é o que obtém.

Etapa 3: Preparar um Trial Balance Não Ajustado​

Antes de começar a fazer ajustes, você precisa de uma verificação rápida “tudo soma?”. Um trial balance é um relatório simples que lista cada conta e seu saldo total. O total geral de saldos de débito deve ser igual ao total geral de saldos de crédito.

Você pode gerar isso com uma consulta simples:

bean-query main.beancount \
  "SELECT account, sum(position) GROUP BY 1 ORDER BY 1"

Ou, para uma abordagem mais visual, abra seu razão no Fava (a interface web do Beancount) e navegue até o relatório “Trial Balance”. Procure por algo incomum — uma conta de ativo com saldo credor, ou uma conta de despesa com valor estranho.

Etapa 4: Lançar Ajustes​

Lançamentos de ajuste são cruciais para relatórios precisos sob o regime de competência da contabilidade. Eles garantem que receitas sejam reconhecidas quando ganhas e despesas quando incorridas, independentemente de quando o caixa se move.

Ajustes comuns incluem:

• Accruals: Registro de receita que você já ganhou mas ainda não faturou, ou despesa que já incorrida mas ainda não paga.
• Deferrals: Tratamento de pré‑pagamentos. Se um cliente paga antecipadamente por um ano de serviço, você registra como passivo (Liabilities:UnearnedRevenue) e reconhece 1/12 dele como receita a cada mês.
• Itens Não Monetários: Registro de depreciação de ativos.
• Correções: Conserto de erros ou contabilização de itens perdidos em feeds bancários, como um pequeno pagamento de juros.

Exemplo: Accrual de Receita​

Você finalizou um projeto em 31 de agosto, mas só enviará a fatura em setembro. Para reconhecer a receita no período correto (agosto), faça um lançamento de ajuste:

2025-08-31 * "Accrue revenue for client project #1042"
  Assets:AccountsReceivable      3000.00 USD
  Income:Consulting             -3000.00 USD

Exemplo: Registro de Depreciação​

Sua empresa tem um cronograma de depreciação para seus ativos. No fim do período, registre a despesa:

2025-12-31 * "Annual depreciation on computer equipment"
  Expenses:Depreciation                  4800.00 USD
  Assets:Fixed:AccumulatedDepreciation  -4800.00 USD

Etapa 5: Executar um Trial Balance Ajustado & Validar​

Depois que seus lançamentos de ajuste estiverem inseridos, execute o relatório de trial balance novamente. Este é o seu Adjusted Trial Balance. Ele fornece o conjunto final de números que será usado para criar os demonstrativos financeiros.

Este também é o momento perfeito para rodar a verificação de sanidade embutida do Beancount:

bean-check main.beancount

Este comando verifica toda a sintaxe, regras de balanceamento e asserções. Se ele terminar sem saída, seus livros estão mecanicamente corretos.

Etapa 6: Publicar Demonstrativos Financeiros 📊​

Esta é a recompensa. Usando os números do seu adjusted trial balance, você pode gerar os relatórios financeiros principais. O Fava é a maneira mais fácil de fazer isso, pois fornece relatórios interativos e detalhados prontos para uso.

• Demonstração de Resultados (Profit & Loss): Mostra suas receitas e despesas ao longo de um período, resultando em seu lucro ou prejuízo líquido.
• Balanço Patrimonial: Um instantâneo do que você possui (Ativos) e do que deve (Passivos), além do seu patrimônio líquido (Equity), em uma data específica.
• Demonstração de Fluxo de Caixa: Reconcilia seu caixa inicial com o final mostrando de onde o dinheiro veio e para onde foi.

Para relatórios personalizados, você pode usar a Beancount Query Language (BQL). Aqui está uma consulta para uma demonstração de resultados mensal:

-- P&L for August 2025
SELECT account, sum(position)
WHERE account   '^(Income|Expenses)'
  AND date >= 2025-08-01 AND date <= 2025-08-31
GROUP BY account ORDER BY account;

Etapa 7: Fechamento dos Livros (Opcional)​

Na contabilidade tradicional, o processo de “fechamento” envolve criar lançamentos que zeram todas as contas temporárias (Receitas e Despesas) e transferem o lucro líquido para uma conta de equity chamada Retained Earnings. Isso reinicia formalmente as contas temporárias para o próximo ano.

No Beancount, esse passo geralmente é desnecessário. Os relatórios do Fava são sensíveis a datas; se você solicitar um P&L de 2025, ele usará apenas dados de 2025. Os saldos não “transbordam”. A maioria dos usuários simplesmente deixa os saldos como estão.

Entretanto, se você precisar fazer um fechamento formal por questões de conformidade ou relatório a acionistas, pode fazê‑lo com uma simples transação de fim de ano que move os saldos totais de receitas e despesas para Equity:Retained-Earnings.

Checklist Prático de Fechamento Mensal​

Aqui está um checklist repetível para fechar seus livros a cada mês usando o Beancount.

• Captura: Importe todas as transações de bancos e cartões de crédito. Insira manualmente despesas em dinheiro ou itens fora do fluxo.
• Reconciliação: Adicione asserções balance para todas as contas bancárias, cartões de crédito e empréstimos, combinando-as com seus extratos.
• Revisão: Analise o trial balance não ajustado no Fava. Investigue saldos estranhos ou inesperados. Verifique faturas não pagas (Assets:AccountsReceivable) ou contas a pagar (Liabilities:AccountsPayable).
• Ajuste: Lance entradas para receitas/despesas acumuladas, receitas diferidas e correções necessárias.
• Validação: Rode bean-check. Revise o trial balance ajustado final.
• Publicação: Gere o P&L e o Balanço Patrimonial. Envie-os aos interessados ou salve-os para seus registros.
• Encerramento: Opcionalmente, faça um lançamento de fechamento se seu negócio exigir. Arquive uma cópia dos arquivos .beancount do período.

Por Que o Beancount Brilha no Ciclo Contábil​

• Transparência e Auditabilidade: Seu razão é um arquivo de texto. Você pode usar git para versionar seu histórico financeiro, revisar mudanças com diff e colaborar com seu contador em um formato claro e inequívoco.
• Controle Total: Você define seu plano de contas. Não fica preso à estrutura de um fornecedor de software. Seus dados são seus, para sempre, em um formato aberto.
• Poder Inigualável: A combinação de consultas estilo SQL (BQL) e uma interface web rica (Fava) oferece poder sem precedentes para fatiar, analisar e entender seus dados financeiros.

Trechos Prontos para Copiar e Começar​

Plano de Contas Simples:

option "title" "My Personal Ledger"
option "operating_currency" "USD"

;; --- Accounts ---
1970-01-01 open Assets:Bank:Checking
1970-01-01 open Assets:AccountsReceivable
1970-01-01 open Liabilities:CreditCard
1970-01-01 open Liabilities:UnearnedRevenue
1970-01-01 open Equity:Owner:Capital
1970-01-01 open Equity:Retained-Earnings
1970-01-01 open Income:Consulting
1970-01-01 open Expenses:Office:Supplies
1970-01-01 open Expenses:Software
1970-01-01 open Expenses:Depreciation

Consulta BQL Útil:

-- Find all customers with an outstanding balance
SELECT payee, sum(position)
WHERE account = 'Assets:AccountsReceivable'
GROUP BY payee
HAVING sum(position) > 0
ORDER BY sum(position) DESC;

Ao mapear o atemporal ciclo contábil para as ferramentas modernas baseadas em texto do Beancount, você ganha um sistema robusto, transparente e feito para durar. Boas contabilidades!