Você está sentado diante de um bancário, pronto para abrir sua conta corrente empresarial, quando ele pede o único documento que você não consegue encontrar: sua carta de confirmação de EIN do IRS. Você sabe seu EIN de cor. Está em declarações de impostos antigas, nos W-2s que você emitiu, talvez até nos seus cartões de visita. Nada disso importa. O banco quer uma carta oficial do IRS, e o original se perdeu em algum lugar entre seu arquivo de documentos e sua última mudança de escritório.
A boa notícia: este é um dos problemas de papelada mais fáceis de resolver em um pequeno negócio. O IRS não vai reimprimir sua carta original, mas oferece duas substituições oficiais, e desde o verão de 2026 uma delas é um download que você pode obter sem precisar fazer uma ligação. Este guia explica o que é cada carta, qual solicitar e o que bancos e outras instituições realmente aceitam.
O Que São as Duas Cartas (e Por Que o IRS Não Vai Simplesmente Reimprimir a Sua)
Quando o IRS atribui um Número de Identificação de Empregador, ele envia um aviso de confirmação chamado CP575, Notice of New Employer Identification Number. Existem variantes da série (declarantes às vezes veem formulários identificados como CP575A até CP575J, como o CP575G enviado para LLCs), mas todos servem ao mesmo propósito: confirmam seu EIN de nove dígitos, o nome legal da sua empresa e o endereço que o IRS tem registrado, além dos formulários fiscais federais que o IRS espera que você apresente.
O ponto crítico a entender é que o CP575 é emitido exatamente uma vez. O "CP" significa que o aviso foi gerado pelo sistema de computador do IRS no momento em que seu EIN foi criado, e ninguém no IRS consegue recriar esse documento original. Se você solicitou online, teve a chance de baixá-lo ao final da sessão. Se solicitou por fax ou correio, o IRS o enviou pelo correio para o endereço no seu Formulário SS-4, o que normalmente levava de quatro a seis semanas para chegar. De qualquer forma, uma vez que se foi, se foi.
A substituição é a Carta 147C, EIN Previously Assigned (impressa como "LTR 147C" na própria carta). Enquanto o CP575 é gerado por computador, a 147C é gerada por um atendente do IRS a seu pedido, e reimprime seu EIN e nome legal diretamente dos registros do IRS. Apesar do nome e origem diferentes, é uma carta oficial do IRS em papel timbrado do IRS, e bancos, credores, processadores de pagamento e agências governamentais a tratam como comprovação equivalente do seu EIN.
Um ponto de terminologia que vale esclarecer: não existe um "Formulário 147C" para preencher ou protocolar. A 147C é puramente um código de carta. Se um banco pedir um "formulário 147C", ele quer dizer a carta, e este guia cobre exatamente como obtê-la.
Comece Aqui: Você Precisa do Número ou da Carta?
Antes de começar a solicitar documentos, descubra qual problema você realmente tem. Encontrar seu EIN em si costuma ser fácil. Obter o papel oficial do IRS comprovando-o dá mais trabalho.
Se você só precisa do número de nove dígitos
Seu EIN aparece em mais lugares do que você imagina. Verifique qualquer um destes antes de ligar para o IRS:
- Declarações de impostos federais empresariais apresentadas anteriormente (1120, 1120-S, 1065, 941, 940 ou Schedule C)
- Cópias de W-2s ou 1099s que sua empresa emitiu para funcionários ou prestadores de serviço
- Seu Formulário SS-4 original, se você guardou uma cópia
- Documentos de empréstimo, solicitações de conta de comerciante ou registros empresariais estaduais
- Extratos bancários empresariais ou o cartão de assinatura de uma conta existente
Se você é uma pessoa autorizada na conta, o IRS também simplesmente informará o número por telefone depois que você passar pela verificação de identidade. Qualquer uma dessas fontes fornece os dígitos. Mas apenas os dígitos não vão satisfazer um banco que pediu confirmação por escrito do IRS, o que nos leva à carta em si.
Se alguém quer comprovação oficial, você precisa de um de dois documentos
A partir de 2026, existem exatamente duas formas de comprovação de EIN emitidas pelo IRS que vale a pena buscar: o CP575 digital que você baixa da sua Conta de Impostos Empresariais do IRS, e a carta 147C que você solicita por telefone. Todo o resto — sua cópia do SS-4, um W-9 que você mesmo preencheu, uma captura de tela do seu número — é sua própria afirmação, não confirmação do IRS, e a maioria dos bancos vai rejeitar. Vamos percorrer as duas opções oficiais abaixo.
Opção 1: Baixe o CP575 Digital na Sua Conta de Impostos Empresariais
A rota mais rápida, e a grande mudança em 2026, é a Conta de Impostos Empresariais do IRS. Em sua expansão do verão de 2026, o IRS adicionou um CP575 digital, o EIN Verification Notice, para download, disponível em Tax Records. O IRS afirma explicitamente que bancos e outras instituições o aceitam como confirmação por escrito do seu EIN, e que ele substitui tanto a série CP575 original quanto a Carta 147C.
Esta é uma melhoria genuína em relação ao processo antigo. Historicamente, substituir uma carta de confirmação perdida significava uma ligação telefônica, uma fila de espera e depois aguardar pelo correio ou um fax. Um usuário elegível agora pode obter o documento em minutos. Se você puder usar esta rota, use-a primeiro.
Quem é elegível
A elegibilidade depende do seu papel e tipo de entidade. Um empresário individual (sole proprietor) geralmente se qualifica com um Social Security number ou ITIN, um EIN e um Schedule C ou Schedule F na declaração. Para sociedades, S corporations, C corporations e organizações isentas de impostos, o download deve vir de um designated official na Conta de Impostos Empresariais — a pessoa que a entidade autorizou a agir em sua conta fiscal. Se ninguém na sua empresa configurou acesso à Conta de Impostos Empresariais com o papel correto, você precisará fazer isso primeiro, o que envolve verificação de identidade e pode, por si só, levar algum tempo.
Quando o download não está disponível para você
O aviso digital só ajuda se você for elegível e estiver configurado. Novos negócios cujas contas ainda não estão totalmente estabelecidas, entidades com estruturas de autorização complicadas e qualquer pessoa que não consiga passar pela verificação de identidade online vai esbarrar aqui. Isso é normal, e é exatamente para isso que existe o processo telefônico da 147C. Não perca dias lutando com acesso à conta se você tem um compromisso no banco esta semana — ligue para a 147C.
Opção 2: Solicite uma Carta 147C por Telefone
A forma consagrada de obter comprovação do EIN é uma ligação para a IRS Business and Specialty Tax Line pelo 1-800-829-4933 (TTY 1-800-829-4059). O horário é de segunda a sexta, das 7h às 19h no seu fuso horário local, com Alasca e Havaí seguindo o horário do Pacífico. Não há formulário de solicitação online para a 147C nem opção por e-mail. A ligação é gratuita, e a carta é gratuita.
Espere um menu automatizado antes de chegar a um atendente. O caminho comumente relatado é inglês, depois informações de EIN, depois a opção para um EIN existente que precisa de confirmação. As opções do menu mudam com o tempo, então ouça o menu completo em vez de apertar botões de memória. Os volumes de ligação são maiores às segundas-feiras e no meio do dia; ligações no início da manhã ou no final da tarde tendem a fluir mais rápido.
Quem tem permissão para fazer a solicitação
O IRS só emitirá a carta para alguém autorizado na conta. Isso significa o responsible party — o proprietário, um sócio ou um diretor corporativo que pode vincular a empresa — ou um representante com um Formulário 2848, Power of Attorney, ou Formulário 8821, Tax Information Authorization, em arquivo. Seu contador, seu cônjuge e o assistente do seu sócio não podem ligar em seu nome sem essa autorização em vigor.
Tenha o seguinte pronto antes de discar:
- O próprio EIN (encontre-o usando as fontes acima se não o tiver memorizado)
- O nome legal exato da empresa como aparece nos registros do IRS
- O endereço comercial que o IRS tem registrado
- Suas próprias informações de identificação para passar pela verificação
A correspondência de nome e endereço é onde as ligações mais frequentemente travam. Se o nome legal ou endereço que você fornecer não corresponder exatamente aos registros do IRS — um sufixo "LLC" faltando, um número de sala que o IRS nunca registrou, uma mudança que você nunca reportou — o atendente não poderá verificá-lo. Fundadores não americanos esbarram nisso com frequência quando um nome de empresa foi inserido de forma ligeiramente diferente na constituição. Se você suspeita de uma divergência, esteja preparado para trabalhar com variações junto ao atendente.
Atualize um endereço alterado primeiro
Se sua empresa se mudou desde que o EIN foi emitido, atualize seu endereço com o IRS antes de solicitar a carta, usando o Formulário 8822-B, Change of Address or Responsible Party. A 147C enviada pelo correio vai para o endereço de registro, e uma carta mostrando um endereço desatualizado pode levantar suspeitas no banco, mesmo que o EIN em si não tenha mudado. Observe a irritante complicação: o formulário atualiza o registro do IRS, mas sua carta impressa antiga ainda mostra o endereço antigo. A única forma de obter um papel mostrando o endereço atual é uma 147C recém-emitida, solicitada após a atualização ser registrada.
Fax ou correio: como você realmente a recebe
Durante a ligação, o atendente oferecerá dois métodos de entrega:
- Fax, durante a ligação. Se você fornecer um número de fax, o atendente pode enviar a 147C enquanto você está na linha, tornando isso efetivamente um serviço no mesmo dia. Quase ninguém mais tem uma máquina de fax, mas isso não importa: serviços de fax online que fornecem um número de recebimento funcionam bem. Configure um antes de ligar para poder ler o número ao atendente.
- Correio para seu endereço de registro. Uma 147C enviada pelo correio normalmente chega em cerca de dez a quatorze dias úteis, embora declarantes relatem esperas mais longas em períodos de pico. O IRS só a enviará por correio para o endereço que tem registrado — você não pode redirecioná-la para um novo endereço ou uma caixa postal durante a ligação, o que é outra razão para protocolar o Formulário 8822-B primeiro se você se mudou.
Não há entrega por e-mail, por razões de segurança. Qualquer pessoa prometendo enviar por e-mail uma 147C oficial está confusa ou aplicando um golpe.
Onde os Bancos Traçam a Linha: O Que Conta como Comprovação
Os requisitos variam por instituição, mas o padrão é consistente. A maioria dos bancos pede aos novos solicitantes de conta empresarial um pacote: documentos de constituição, como Articles of Organization, um Operating Agreement, documento de identidade governamental para cada signatário e a carta de EIN do IRS. Nesse último item, veja como os substitutos se comparam:
- CP575 original ou download do CP575 digital: universalmente aceitos. Este é o padrão-ouro, e o IRS agora afirma isso explicitamente sobre a versão digital.
- Carta 147C: aceita por bancos, credores e processadores de pagamento como equivalente ao CP575. Se um bancário de linha de frente hesitar, peça um supervisor ou a equipe de business banking — a 147C é documentação padrão, e escalonamentos geralmente resolvem.
- Cópia do Formulário SS-4: geralmente não aceita. Esta é sua solicitação, não confirmação do IRS. Prova que você pediu um número, não que o IRS o emitiu para a entidade nomeada.
- W-9, declarações de impostos antigas, extratos bancários: úteis para sua própria referência, mas não são comprovação emitida pelo IRS da correspondência EIN-entidade. Algumas aberturas de conta em fintechs que o verificam eletronicamente nunca pedirão uma carta; bancos tradicionais com revisão manual geralmente pedirão.
Mais um cenário que vale conhecer: os bancos às vezes pedem a carta não na abertura da conta, mas anos depois, durante uma atualização periódica de "know your customer" ou quando você adiciona um signatário. Se sua carta estiver enterrada, as mesmas duas rotas de substituição se aplicam. É também por isso que, uma vez que você tenha uma carta nova em mãos, deve digitalizá-la imediatamente e guardar a cópia em algum lugar onde você realmente a encontrará novamente.
Erros Que Transformam uma Pequena Tarefa em Uma Grande Confusão
Solicitar um EIN totalmente novo porque você perdeu a carta. Este é o erro mais custoso desta lista. Uma carta perdida é um problema de documentação, não um número faltante. Solicitar novamente cria um segundo EIN para a mesma entidade, dividindo seu histórico fiscal entre duas contas e provocando confusão que o IRS sinaliza com avisos sobre múltiplos EINs. Se você já fez isso, ligue para a Business and Specialty Tax Line e pergunte qual EIN é o correto para sua entidade daqui em diante; não escolha um aleatoriamente.
Pagar a um site de terceiros por uma "carta de substituição". Seu EIN foi gratuito, e a 147C também é. Sites que cobram uma taxa para "recuperar" sua carta de confirmação estão vendendo a você uma ligação telefônica que você mesmo pode fazer — ou pior, coletando os detalhes da identidade da sua empresa. O único emissor de cartas do IRS é o IRS.
Ter a pessoa errada ligando. Uma hora em espera terminando com "não podemos verificá-lo como parte autorizada" é péssimo e evitável. Confirme que quem liga é o responsible party ou tem o Formulário 2848 ou 8821 em arquivo antes de discar.
Solicitar a carta antes de corrigir uma divergência. Se você sabe que a empresa se mudou, mudou seu nome legal ou tem um DBA que o IRS nunca registrou, resolva a atualização do registro subjacente primeiro. Uma 147C que não corresponde ao nome na sua solicitação bancária apenas move a discussão da fila telefônica para o guichê do caixa.
Tratar o número de fax como opcional. Se você precisa da carta esta semana, a opção do fax é o jogo inteiro. "Não tenho máquina de fax" não é um obstáculo — um cadastro de dez minutos em um e-fax antes da ligação é a diferença entre papel no mesmo dia e uma espera de duas semanas pelo correio.
Guarde o Papel Que Você Acabou de Se Dar ao Trabalho de Substituir
Assim que a carta de substituição chegar, quebre o ciclo que criou essa tarefa. Digitalize-a no mesmo dia, mantenha a digitalização junto com seus documentos de constituição e operating agreement, e certifique-se de que pelo menos uma outra pessoa autorizada saiba onde o conjunto está guardado. Empresas que tratam a carta de EIN como parte de um kit de registros permanentes — documentos de constituição, comprovação de EIN, acordos de participação, licenças principais — nunca fazem essa ligação duas vezes.
Bons hábitos de registro compensam muito além de uma visita ao banco. Cada solicitação de empréstimo, renovação de licença e aviso fiscal flui mais rápido quando seus documentos essenciais estão organizados e recuperáveis. Se seus registros financeiros vivem hoje em pastas dispersas e PDFs misteriosos, esse é um problema que vale a pena corrigir de propósito em vez de redescobrir no pior momento possível.
Simplifique Sua Gestão Financeira
Enquanto você organiza a documentação da sua empresa, manter registros financeiros claros é tão essencial quanto ter suas cartas do IRS à mão. Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que é transparente, com controle de versão e pronta para IA — todo o seu histórico financeiro em arquivos que você possui, não uma caixa-preta. Comece gratuitamente e veja por que desenvolvedores e profissionais de finanças estão migrando para a contabilidade em texto simples.
