O SB 906 do Oregon, em vigor a partir de 1º de janeiro de 2026, transforma o recibo de pagamento de um resumo em um documento de divulgação. Cada desconto agora precisa de um código de folha de pagamento por escrito e uma explicação que o funcionário pode solicitar por escrito — e o empregador deve fornecer em até 10 dias.
O Que o SB 906 Exige
- Detalhe no recibo: Salário bruto, salário líquido, horas, taxa e cada desconto com seu código de folha de pagamento e descrição em linguagem simples.
- Divulgação por escrito mediante solicitação: Um funcionário pode solicitar por escrito uma explicação detalhada dos códigos de folha de pagamento e de qualquer desconto que não seja exigido por lei. O empregador tem 10 dias para fornecê-la, e a divulgação deve ser específica ao pagamento daquele funcionário, não uma lista genérica de códigos.
- Retenção: Mantenha os registros de folha de pagamento, incluindo as explicações dos códigos, por seis anos e disponibilize-os ao Bureau of Labor and Industries (BOLI) mediante solicitação.
Controles de Folha de Pagamento
- Tabela de códigos: Uma tabela mestre de códigos de folha de pagamento com descrição em linguagem simples, atualizada quando um desconto é adicionado. O recibo puxa os dados da tabela, não de texto livre.
- Registro de solicitações por escrito: Data, funcionário, desconto questionado, data da resposta e a explicação fornecida. Esse registro é a evidência quando o BOLI pergunta se o prazo de 10 dias foi cumprido.
- Sistema vs. manual: Se o seu provedor de folha de pagamento não conseguir produzir o detalhamento em nível de código, exporte o detalhe e anexe a explicação. A exigência é do empregador, não do provedor.
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Um recibo de pagamento que também é um documento de divulgação é uma folha que deve ser escrita antes de ser impressa. Uma tabela de códigos atualizada, um registro de solicitações com datas e um arquivo de retenção completo transformam a lei de transparência em uma divulgação planejada, não em uma multa de US$ 500 por período de pagamento.
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