Uma nova dedução na folha de pagamento vem aparecendo nos contracheques de Washington desde julho de 2023, e a maioria dos funcionários que a notaram tinha uma pergunta para o empregador: "O que é isso, e por que não tem teto como o Social Security?" Neste mês, finalmente chega a outra metade da história. A partir de julho de 2026, o fundo alimentado por essa dedução está pagando seus primeiros benefícios de cuidados de longo prazo — até $36,500 por trabalhador qualificado. Se você processa a folha de pagamento de pelo menos um funcionário cujo trabalho está baseado em Washington, o WA Cares Fund agora é um item permanente e obrigatório no seu calendário de conformidade, e errar nisso traz risco financeiro real.
Este guia explica o que os empregadores de Washington realmente precisam fazer: para quem você deve prêmios, quanto reter, como funcionam as isenções, o que mudou para 2026 e o que acontece se você perder um prazo de envio.
O Que é Realmente o WA Cares Fund
O WA Cares é um programa de seguro de cuidados de longo prazo administrado pelo estado e financiado pelos funcionários — o primeiro do gênero no país. Diferente do programa de Licença Familiar e Médica Remunerada de Washington, cujo custo os empregadores podem compartilhar, os prêmios do WA Cares são pagos integralmente pelos funcionários. Seu papel como empregador é reter o prêmio dos salários, mantê-lo e repassá-lo ao estado dentro do prazo. Você não deve nenhuma contrapartida por parte do empregador, embora possa cobrir voluntariamente a parte do funcionário, se preferir.
A taxa do prêmio é de 0.58% sobre o salário bruto do funcionário, e, fundamentalmente, não há teto salarial. Os impostos do Social Security deixam de ser aplicados quando o funcionário ultrapassa a base salarial anual; o WA Cares não funciona assim. Cada dólar de salário coberto está sujeito à dedução de 0.58%, o ano todo, não importa quão alta seja a remuneração do funcionário.
Para Quem Você Deve Prêmios
O que determina a obrigação não é onde sua empresa está sediada — é se o trabalho do funcionário está "localizado em Washington". Na prática, isso significa:
- Funcionários baseados em Washington — cobertos por padrão, independentemente de onde sua empresa esteja registrada ou onde fique sua sede.
- Funcionários remotos que vivem e trabalham em Washington — cobertos, mesmo que você seja um empregador de fora do estado sem nenhuma outra presença em Washington.
- Funcionários que dividem o trabalho entre estados — geralmente cobertos se Washington for a base de operações ou onde ocorre a maior parte do trabalho.
- Funcionários que vivem fora de Washington, mas trabalham lá ocasionalmente — é aqui que a situação depende dos fatos específicos, e vale a pena uma consulta jurídica rápida se você tiver equipe híbrida ou distribuída entre vários estados.
Se qualquer parte da sua força de trabalho tiver relação com Washington, não presuma que o software de folha de pagamento já cuida disso automaticamente — confirme se o seu provedor de folha de pagamento está de fato enviando o relatório combinado do WA Cares/Paid Leave, e não apenas a parte do Paid Leave.
Isenções: O Que é Automático e O Que Não É
Funcionários podem ser isentos dos prêmios do WA Cares, mas a isenção nunca é algo que você, como empregador, decide unilateralmente. Ela exige aprovação do estado, e você precisa ter a carta de aprovação arquivada antes de parar de reter o prêmio.
As categorias de isenção reconhecidas incluem:
- Funcionários que adquiriram um seguro privado de cuidados de longo prazo qualificado antes de 1º de novembro de 2021
- Funcionários que vivem fora de Washington
- Cônjuges ou parceiros domésticos de militares dos EUA em serviço ativo
- Militares em serviço ativo que exercem um emprego civil
- Titulares de vistos não imigrantes com vistos de trabalho temporário — a partir de 1º de janeiro de 2026, essa isenção passou a ser automática, o que significa que os empregadores devem parar de reter o prêmio desses funcionários por padrão, a menos que o funcionário opte ativamente por participar
Essa última mudança é uma das atualizações mais relevantes para 2026. Se sua força de trabalho inclui titulares de visto com autorização de trabalho temporária, revise sua retenção agora — você pode estar cobrando prêmios em excesso de funcionários que passam a ser automaticamente isentos daqui para frente, e você vai querer documentação de qualquer forma.
Um limite importante: você não pode reembolsar retroativamente prêmios que deixou de reter de contracheques anteriores de um funcionário não isento simplesmente pulando retenções futuras para compensar. Prêmios não retidos são passivo do empregador, cobrados durante o relatório trimestral regular.
Como e Quando Repassar os Prêmios
O relatório do WA Cares segue o mesmo ciclo trimestral da Licença Familiar e Médica Remunerada — um único envio combinado, feito através do Employment Security Department (ESD), cobre os dois programas (e, para a maioria dos empregadores, também o relatório do seguro-desemprego). Os prazos são:
| Trimestre | Período do Relatório | Data de Vencimento |
|---|---|---|
| 1º Trim | Jan–Mar | 30 de abril |
| 2º Trim | Abr–Jun | 31 de julho |
| 3º Trim | Jul–Set | 31 de outubro |
| 4º Trim | Out–Dez | 31 de janeiro |
Cada relatório exige salários, horas trabalhadas e os prêmios retidos no trimestre. Relatórios atrasados ou incompletos têm multas escalonadas — $25, $75 ou $250, dependendo da gravidade — mais juros mensais de 1% sobre qualquer prêmio não pago. Um relatório ausente é tratado como inadimplente e pode impedir que sua conta receba o aviso regular de taxa de imposto, o que gera complicações posteriores para envios não relacionados.
O Que Muda para os Funcionários a Partir de Julho de 2026
Entender o lado dos benefícios ajuda você a responder às perguntas que seus funcionários inevitavelmente farão agora que o fundo está de fato pagando benefícios.
A partir de julho de 2026, trabalhadores elegíveis podem acessar até $36,500 em benefícios vitalícios de cuidados de longo prazo (o valor é indexado para crescer com a inflação ao longo do tempo). O benefício pode ser usado para uma ampla gama de serviços: cuidadores domiciliares profissionais, pagamentos a um familiar qualificado (incluindo cônjuge) que preste os cuidados, modificações residenciais como barras de apoio e rampas, entrega de refeições, transporte médico e equipamentos assistivos.
Para se qualificar, o trabalhador precisa superar duas exigências distintas:
- Um limite mínimo de contribuição. Há três caminhos: contribuir por pelo menos 10 anos para acesso vitalício integral; contribuir por 3 dos últimos 6 anos no momento da solicitação para acesso integral; ou, para trabalhadores nascidos antes de 1º de janeiro de 1968, receber um benefício proporcional de 10% para cada ano de contribuição (aproximadamente $3,650 por ano qualificado), já que trabalhadores mais velhos têm menos tempo para atingir os limites padrão antes de precisar dos cuidados.
- Um limite de necessidade de cuidados. O solicitante deve ser avaliado como precisando de assistência prática em pelo menos três atividades da vida diária — como tomar banho, vestir-se, alimentar-se, gerenciar medicamentos ou se locomover.
Uma vez aprovado, o fundo paga os prestadores de serviço diretamente; não há burocracia de reembolso para o beneficiário correr atrás. Também novidade para 2026: trabalhadores que se mudam para fora de Washington após contribuir por pelo menos três anos (com 500+ horas trabalhadas por ano qualificado) podem optar por manter o benefício portátil se agirem dentro de um ano após deixar o estado — um detalhe que vale mencionar se você tiver funcionários se mudando.
Uma Lista de Verificação de Conformidade Para Este Trimestre
- Confirme se o seu sistema de folha de pagamento está deduzindo 0.58% do salário bruto sem teto, para todo funcionário cujo trabalho seja localizado em Washington
- Reúna sua lista de cartas de isenção arquivadas — confira em relação aos funcionários para os quais você parou de reter o prêmio
- Se você emprega trabalhadores com vistos de trabalho temporário, verifique se a isenção automática de janeiro de 2026 se aplica e atualize a retenção conforme necessário
- Verifique se o seu relatório combinado do 2º trimestre de 2026 (salários, horas, prêmios do WA Cares e do Paid Leave) foi enviado até 31 de julho
- Informe seu contato de RH ou folha de pagamento sobre o lado dos benefícios do programa — espere perguntas dos funcionários agora que os pagamentos começaram
Mantenha Seus Registros de Folha de Pagamento Organizados
Programas como o WA Cares são um lembrete de que a conformidade da folha de pagamento não é uma configuração feita uma única vez — é uma obrigação contínua, com mudanças de taxa, novas categorias de isenção e prazos trimestrais que se ajustam à medida que o programa amadurece. O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que fornece um registro claro e versionado de cada passivo e repasse da folha de pagamento, para que reconciliar o que você reteve com o que devia ao estado nunca seja um jogo de adivinhação. Comece gratuitamente e veja por que desenvolvedores e donos de negócios com conhecimento financeiro preferem uma contabilidade que possam realmente auditar.