Patriot vs. OnPay vs. SurePayroll: de goedkoopste fullservice loonadministratie voor een microbusiness

Een zaak met drie mensen kan ergens tussen ongeveer 50 dollar en ongeveer 67 dollar per maand betalen aan iemand anders om de loonbelasting te berekenen, aan te geven en te storten — dezelfde aangiften, dezelfde stortingen, een verschil van 34 procent. Vergelijk je verkeerd, dan betaal je jarenlang elke maand te veel; geef je verkeerd aan, dan begint de IRS-boete wegens niet-storten bij 2 procent van de onbetaalde belasting en loopt die op tot 15 procent, nog vóór een staat zijn eigen boete erbij optelt. Voor een microbusiness die op dunne marges loonadministratie draait, is de goedkoopste juiste optie geen afrondingsfout. Het is het hele spel.

Deze gids vergelijkt de drie budgetaanbieders van fullservice loonadministratie die microbusinesses daadwerkelijk op hun shortlist zetten — Patriot Full-Service Payroll, OnPay en SurePayroll van Paychex — op basisprijs, kosten per werknemer, reikwijdte van belastingaangiften, kosten van jaaropgaven en multi-state ondersteuning, met de maandelijkse rekensom uitgewerkt bij één, vijf, tien en vijfentwintig werknemers.

Wat "fullservice" je daadwerkelijk oplevert​

Aanbieders van loonadministratie gebruiken "fullservice" om te zeggen dat zij het compliance-werk van je bureau halen, niet alleen het rekenwerk. Voordat je prijzen vergelijkt, controleer of elk plan alle vijf deze elementen bevat:

• Belastingberekening bij elke run: federale loonheffing, Social Security en Medicare, staatsloonheffing, staatswerkloosheid (SUTA) en lokale belastingen waar die bestaan.
• Belastingstortingen die op het juiste moment naar de juiste instanties gaan, zodat je zelf nooit een EFTPS-deadline hoeft aan te raken.
• Belastingaangiften opgesteld en ingediend: Forms 940 en 941 federaal, plus kwartaalaangiften van de staat en lokale aangiften.
• Jaaropgaven: W-2's voor werknemers en 1099's voor contractors, ingediend bij de instanties en verstrekt aan de werknemers.
• Melding van nieuwe werknemers aan de staat, wat de meeste staten binnen ongeveer 20 dagen na indiensttreding vereisen.

Patriot verkoopt fullservice als een duurdere tier; het goedkopere Basic-plan berekent belastingen maar laat aangifte en stortingen aan jou over. OnPay heeft één plan dat standaard fullservice is. SurePayroll verkoopt zowel een selfserviceplan als een fullserviceplan, dus zorg dat je het fullserviceplan prijst wanneer je vergelijkt. Elke prijs hieronder is de fullservice-optie waarbij de belastingen worden geregeld.

De drie kandidaten in één oogopslag​

Alle drie draaien onbeperkt loonruns, betalen W-2-werknemers en 1099-contractors per directe storting en dienen federale, staats- en lokale loonbelastingaangiften in. De verschillen zitten in de prijsstructuur, wat extra kost en hoeveel HR er in het pakket zit.

Prijzen zijn de gepubliceerde list prices van de aanbieders op het moment van schrijven; alle drie voeren regelmatig introductiekortingen, dus bevestig het actuele aanbod voordat je koopt. De kosten per werknemer gelden voor werknemers die in die maand daadwerkelijk zijn betaald, wat uitmaakt als je personeelsbestand fluctueert met seizoenshulp.

De maandelijkse rekensom: wie is het goedkoopst bij elke omvang?​

List prices misleiden, want een lage basis met een hoge kosten per werknemer wordt ingehaald door een hoge basis met een lage kosten per werknemer naarmate je groeit. Uitgewerkt voor een werkgever in één staat:

Eén werknemer (alleen jij, in loondienst van je eigen S corp):

• SurePayroll: 29 plus 7, of 36 dollar
• Patriot: 37 plus 5, of 42 dollar
• OnPay: 49 plus 6, of 55 dollar

SurePayroll wint het geval van de solo-eigenaar met een duidelijke zes dollar per maand.

Vijf werknemers:

• Patriot: 37 plus 25, of 62 dollar
• SurePayroll: 29 plus 35, of 64 dollar
• OnPay: 49 plus 30, of 79 dollar

Patriot neemt de leiding. De kosten van vijf dollar per werknemer verslaan SurePayroll's zeven dollar met genoeg marge om de hogere basis te compenseren.

Tien werknemers:

• Patriot: 37 plus 50, of 87 dollar
• SurePayroll: 29 plus 70, of 99 dollar
• OnPay: 49 plus 60, of 109 dollar

Patriot vergroot de voorsprong tot twaalf dollar per maand ten opzichte van SurePayroll.

Vijfentwintig werknemers:

• Patriot: 37 plus 125, of 162 dollar
• OnPay: 49 plus 150, of 199 dollar
• SurePayroll: 29 plus 175, of 204 dollar

Bij vijfentwintig werknemers onderbiedt OnPay's zes dollar per werknemer eindelijk SurePayroll's zeven dollar, en Patriot blijft met ruime marge het goedkoopst.

Het patroon: SurePayroll is het goedkoopst bij één werknemer, Patriot is het goedkoopst vanaf ongeveer drie werknemers, en OnPay is nooit het goedkoopst op basis van alleen de stickerprijs. Maar de stickerprijs is slechts het openingsbod. De kleine lettertjes hieronder verschuiven echt geld.

De kleine lettertjes die de winnaar veranderen​

Multi-state kosten​

Huur één remote werknemer over de staatsgrens en de rangorde verschuift. Patriot rekent 12 dollar per extra staat per maand. SurePayroll rekent een vast bedrag van 9,99 dollar per maand voor multi-state, hoeveel extra staten je ook toevoegt. OnPay heeft alle vijftig staten inbegrepen zonder extra kosten.

Werk het voorbeeld van vijf werknemers opnieuw uit met werknemers in twee staten: Patriot stijgt naar 74 dollar, SurePayroll naar ongeveer 74 dollar, en OnPay blijft op 79 dollar. Met werknemers in vier staten stijgt Patriot naar 98 dollar terwijl SurePayroll rond 74 dollar blijft en OnPay op 79 dollar blijft. Als je team verspreid is over staten, wissen SurePayroll's vaste vergoeding en OnPay's inbegrepen dekking Patriots voordeel op de basisprijs snel uit.

Kosten van jaaropgaven​

Patriot en OnPay hebben de voorbereiding en indiening van W-2's en 1099's inbegrepen in de maandprijs. SurePayroll factureert jaaropgaven apart — ongeveer 5 dollar per formulier plus een verwerkingskosten. Tien werknemers betekent elke januari ongeveer 50 dollar plus de kosten, wat de werkelijke kosten van SurePayroll met ongeveer vijf dollar per maand verhoogt wanneer je het afschrijft. Het draait de rangorde zelden op zichzelf om, maar het verkleint SurePayroll's voorsprong bij de solo-eigenaar en vergroot de achterstand op Patriot bij elke grotere omvang.

Lokale belastingen​

Werk je waar stads- of county-loonbelastingen bestaan, bevestig dan dat lokale aangifte is gedekt. Patriot en OnPay hebben lokale belastingaangiften en -stortingen inbegrepen in fullservice. SurePayroll regelt lokale belastingen in veel jurisdicties, maar behandelt sommige lokale aangiften als add-ons, dus prijs je werkelijke locatie in plaats van dekking aan te nemen.

Contractors​

Alle drie betalen 1099-contractors en dienen 1099's in, maar de economie verschilt als contractors het grootste deel van je betalingen vormen. Patriot en OnPay tellen contractors als betaalde werknemers tegen hetzelfde tarief per werknemer. Betaal je alleen contractors en heb je helemaal geen W-2-werknemers, dan is geen van deze drie het goedkoopste antwoord — verschillende aanbieders verkopen plannen voor alleen contractors zonder basisvergoeding — maar binnen deze drie is Patriots tarief van vijf dollar per werknemer de laagste kosten per contractor.

HR, benefits en urenregistratie​

Hier verdient OnPay zijn hogere stickerprijs terug. OnPay bundelt HR-tools, sjablonen voor aanbiedingsbrieven, PTO-tracking, benefits-beheer, 401(k)-integraties en pay-as-you-go workers' comp in zijn ene plan. Patriot rekent apart voor HR-software en urenregistratie, tegen zes dollar basis plus twee dollar per werknemer per stuk per maand. SurePayroll zit ertussenin, met bescheiden ingebouwde HR-ondersteuning plus een speciaal plan voor huishoudelijke werkgevers dat geen van de concurrenten evenaart. Zou je zelfs maar één HR-add-on van Patriot kopen, dan is OnPay's all-in prijs ineens concurrerend: Patriot fullservice plus HR voor vijf werknemers kost ongeveer 78 dollar, vrijwel gelijk aan OnPay's 79 dollar — en OnPay gooit er benefits-beheer en PTO bovenop.

Welke past bij jouw microbusiness?​

Solo-eigenaar die alleen zichzelf betaalt. SurePayroll fullservice is de goedkoopste compliance-optie op ongeveer 36 dollar per maand. Onthoud alleen de rekening voor de jaaropgaven in januari, en bevestig dat je staat geen verrassing op lokaal belastinggebied heeft.

Twee tot tien werknemers in één staat. Patriot fullservice wint op prijs en heeft jaaropgaven en lokale aangiften inbegrepen. Het is het standaardantwoord voor de klassieke microbusiness op één locatie: de koffiebar, de tandartspraktijk, het bureau met vijf mensen.

Werknemers in drie of meer staten. Prijs het op drie manieren voordat je je vastlegt. SurePayroll's vaste multi-state vergoeding van 9,99 dollar wint meestal op kosten, OnPay's inbegrepen multi-state plus gebundelde HR wint vaak op waarde, en Patriots kosten per staat stapelen zich op tegen je met elke staat die je toevoegt.

Een huishoudelijke werkgever (nanny, zorgverlener, huishoudster). SurePayroll's speciale huishoudplan is hier doelbewust voor gebouwd en is de reden dat veel gezinnen daar terechtkomen. Noch Patriot noch OnPay richt zich specifiek op huishoudelijke loonadministratie.

Een team dat ook HR-, PTO- of benefits-hulp nodig heeft. OnPay's ene plan bundelt wat de andere twee extra rekenen of missen. Vergelijk OnPay's all-in bedrag met Patriot-plus-add-ons, niet met Patriots kale basis, en het verschil verdwijnt grotendeels.

Alleen contractors, geen werknemers. Heroverweeg of je überhaupt fullservice loonadministratie voor werknemers nodig hebt. Een plan voor alleen contractors van een andere aanbieder kost doorgaans minder dan elk van deze drie; blijf je bij dit trio, dan is Patriots tarief per werknemer het laagst.

Loonadministratie boeken in je eigen grootboek​

Welke aanbieder je ook kiest, zijn maandelijkse afschrijving van je bankrekening is niet één kostenpost. Het bundelt brutolonen, het werkgeversaandeel in de loonbelasting, ingehouden belastingen die je slechts doorgeeft aan instanties, en de eigen vergoeding van de aanbieder — en je boeken moeten elk onderdeel afzonderlijk tonen, anders onderschat je winst-en-verliesrekening de loonkosten en sluiten je verplichtingen nooit aan.

Een typische loonboeking aan het einde van de maand in plain-text accounting ziet er zo uit:

2026-10-31 * "Oktober loonadministratie" "Loonperiode 10/16-10/31"
  Expenses:Payroll:Wages            8,400.00 USD
  Expenses:Payroll:Employer-Taxes     642.60 USD
  Liabilities:Payroll:Withholding  -1,680.00 USD
  Liabilities:Payroll:Employer-Tax   -642.60 USD
  Assets:Checking:Operating        -6,720.00 USD

Brutolonen en het werkgeversaandeel in de belasting gaan naar kostenrekeningen; de ingehouden inkomstenbelasting en beide helften van FICA staan op verplichtingenrekeningen tot de aanbieder ze afdraagt; het nettoloon verlaat de betaalrekening. Boek de maandelijkse vergoeding van de aanbieder apart als administratiekosten, zodat je kunt zien wat de loonverwerking zelf je per jaar kost. Ben je nieuw met dubbel boekhouden van loonadministratie, dan loodst de documentatie je stap voor stap door het opzetten van rekeningen en de reconciliatie.

Reconcileer het rapport van de aanbieder elke loonrun tegen je bankafschrijving, niet alleen aan het einde van het jaar. De meest voorkomende puinhoop in loonadministratie bij kleine bedrijven is een afschrijving van de aanbieder die elf maanden lang door niemand aan een loonstrook is gekoppeld, en pas ontdekt wordt wanneer de W-3-totalen in januari weigeren te sluiten.

Vijf fouten die meer kosten dan het abonnement​

Alleen op basisprijs inkopen. De basis is voor bijna elke werkgever de kleinere helft van de rekening. Vermenigvuldig de kosten per werknemer met je personeelsbestand, tel multi-state en jaaropgavekosten erbij op, en vergelijk dan. Een basis van 29 dollar met zeven dollar per werknemer kost meer dan een basis van 37 dollar met vijf dollar per werknemer bij elk personeelsbestand boven de vier.

De januari-rekening vergeten. Kosten voor jaaropgaven komen één keer per jaar en worden uit elke maandvergelijking weggelaten. Schrijf ze af — ongeveer vijf dollar per formulier bij SurePayroll — voordat je een winnaar uitroept.

Werknemers verkeerd classificeren om de kosten per werknemer te ontwijken. Een werknemer buiten de loonadministratie laten om vijf dollar per maand te besparen riskeert naheffingen, boetes en rente die een decennium aan abonnementskosten overtreffen. Ziet iemand er volgens de test van jouw staat uit als werknemer, zet hem dan op de loonlijst.

Aannemen dat je staat gedekt is. Alle drie dienen in alle vijftig staten in, maar dekking van lokale belastingen en doorlooptijden voor het opzetten van nieuwe accounts verschillen. Bevestig je specifieke staats- en lokale registraties vóór je eerste loondatum, niet erna.

Nooit reconciliëren. De aanbieder dient je belastingen in; hij houdt je boeken niet bij. Koppel elke loonrun aan de bankafschrijving en werk de ingehouden belastingverplichtingen maandelijks weg, zodat december geen verrassingen kent.

Je volgende stap​

Tel je W-2-werknemers en 1099-contractors, maak een lijst van de staten waarin ze werken, en prijs alle drie aanbieders tegen die twee getallen — basis plus kosten per werknemer maal personeelsbestand, plus de multi-state- en jaaropgave-add-ons die op jou van toepassing zijn. Voor de meeste microbusinesses in één staat met twee of meer werknemers wijst die rekensom naar Patriot; solo-eigenaren komen meestal bij SurePayroll uit; verspreide teams en iedereen die HR gebundeld wil, moeten OnPay's all-in plan prijzen voordat ze beslissen. Reken met je werkelijke personeelsbestand, bevestig de dekking van lokale belastingen voor jouw locatie, en start de gratis proefperiode een volledige looncyclus voordat je de eerste storting gedaan wilt hebben.