IRS verhoogt High-Low Per Diem naar $329/$230 op 1 oktober: Wat Notice 2026-60 betekent voor uw accountable plan

Uw medewerker vliegt op 2 oktober naar een klantlocatie, en u vergoedt de reis tegen hetzelfde dagtarief dat u de hele zomer hebt gebruikt. Niets ziet er anders uit — totdat uw jaarafsluiting onthult dat elke vergoeding sinds oktober is berekend op basis van de IRS-tarieven van vorig jaar, en de verwerking van het overschot in uw boeken de verkeerde kant op wijst dan u verwachtte. De IRS heeft nu de vereenvoudigde per diem-tarieven verhoogd voor het reisjaar oktober 2026 tot en met september 2027, en als uw accountable plan de oude cijfers hard heeft ingeprogrammeerd, is 1 oktober de dag waarop het stilletjes verouderd raakt.

Op 24 september 2026 publiceerde de IRS Notice 2026-60, waarin de speciale per diem-tarieven worden vastgesteld voor de periode van 1 oktober 2026 tot en met 30 september 2027. Dit is wat er is veranderd, hoe de high-low-methode werkt, en welke updates uw vergoedingsbeleid en boekhouding nodig hebben voordat de eerste oktoberreis plaatsvindt.

Wat er veranderde op 1 oktober​

De belangrijkste wijziging betreft de high-low substantiation-methode — het vereenvoudigde alternatief waarmee werkgevers verblijf, maaltijden en incidentele kosten (M&IE) kunnen vergoeden tegen een van twee vaste dagtarieven voor reizen binnen de continentale Verenigde Staten (CONUS), in plaats van het federale tarief voor elke stad op te zoeken.

Een paar dingen vallen op. De totale vergoedingen stegen bescheiden — $10 per dag in hoogkostensteden, $5 elders — terwijl elke maaltijd- en incidentele component exact gelijk bleef. Dat betekent dat de hele verhoging toe te schrijven is aan verblijfskosten. Voor een medewerker die twintig nachten per jaar in hoogkostensteden doorbrengt, is de extra vergoeding ongeveer $200 per jaar: geen beslissingsveranderend bedrag, maar genoeg dat een beleid dat nog $319 vermeldt elke reis te laag vergoedt (of verkeerd rapporteert).

De drempel voor wat als een hoogkostengebied telt, is ook gestegen. Een gebied kwalificeert nu wanneer het federale per diem-tarief $280 of meer bedraagt, tegen $272 vorig jaar — een herinnering dat de high-low-lijst de onderliggende federale verblijfstarieven volgt, niet een vaste lijst van dure steden.

De lijst met hoogkostengebieden is door elkaar geschud​

Omdat reiskosten elk jaar verschuiven, herziet de IRS jaarlijks de lijst met hoogkostengebieden. Voor 2026–2027:

Toegevoegd aan de hoogkostenlijst:

• Tucson, Arizona
• San Mateo, Foster City en Belmont, Californië
• Albuquerque, New Mexico
• Cody, Wyoming

Verwijderd van de lijst:

• Panama City, Florida — wordt nu vergoed tegen het "overige gebieden"-tarief van $230

Seizoensvensters veranderden voor vijftien gebieden die de hoogkostenstatus behielden, maar alleen voor een ander deel van het kalenderjaar, waaronder Napa, South Lake Tahoe en Yosemite National Park in Californië; Aspen, Steamboat Springs en Telluride in Colorado; Fort Myers in Florida; Falmouth in Massachusetts; Toms River in New Jersey; New York City; Philadelphia; en Hilton Head in South Carolina.

De wijzigingen in seizoensvensters zijn het detail dat een klein bedrijf het meest waarschijnlijk zal laten struikelen. Als uw medewerker elk jaar dezelfde jaarlijkse conferentie in dezelfde stad bijwoont, kan het juiste tarief van het ene jaar op het andere omslaan — of zelfs afhangen van de maand waarin het evenement valt. Wanneer een reis de grens overschrijdt, volgt het tarief de status van het gebied op elke reisdag, dus één declaratie kan legitiem dagen van $329 en dagen van $230 door elkaar bevatten. Uw vergoedingsformulier moet reisdatums per dag vastleggen, niet alleen een reistotaal, zodat het juiste tarief op elke nacht van toepassing is.

Hoe de high-low-methode werkelijk werkt​

De high-low-methode is een van twee manieren om per diem-tarieven voor substantiatie te gebruiken. De reguliere methode gebruikt het exacte federale per diem-tarief voor het specifieke reisgebied; de high-low-methode vat het hele land samen in de twee vaste tarieven hierboven. Werkgevers kiezen per medewerker en moeten de gekozen methode consistent toepassen — u kunt niet high-low gebruiken voor de ene reis en stadsspecifieke federale tarieven voor de volgende reis van dezelfde medewerker in hetzelfde kalenderjaar.

Het is essentieel om te begrijpen wat per diem wel en niet aantoont:

Per diem substantieert het bedrag — en alleen het bedrag. Wanneer u vergoedt tegen of onder het toepasselijke federale tarief onder een accountable plan, beschouwt de IRS het dollarbedrag als gesubstantieerd. Er is geen hotelbon nodig om het bedrag te rechtvaardigen.

U moet nog steeds tijd, plaats en zakelijk doel substantiëren. Voor elke reis hebben uw administratie nog steeds de reisdatums, de bestemming en de zakelijke reden nodig. Een per diem-betaling zonder registratie van waar iemand naartoe ging of waarom is niet gesubstantieerd, en de "we betalen per diem dus we hebben geen administratie nodig"-kortere weg is een van de meest voorkomende manieren waarop kleine bedrijven de belastingvrije behandeling verliezen.

Bedragen boven het federale tarief zijn loon. Als u meer vergoedt dan het toepasselijke tarief, wordt het overschot behandeld als belastbare beloning: het moet als loon worden gerapporteerd, aan inhouding worden onderworpen en op het formulier W-2 worden opgenomen. Dit is de mechanische reden waarom uw beleid de verandering van 1 oktober moet bijhouden — de grens tussen belastingvrije vergoeding en belastbaar loon is net met $10 en $5 per dag verschoven.

Verblijf, maaltijden en incidentele kosten horen bij elkaar. De bedragen van $329 en $230 dekken verblijf plus maaltijden en incidentele kosten (M&IE). Als u verblijf tegen werkelijke kosten vergoedt en alleen per diem voor maaltijden wilt, gelden in plaats daarvan de alleen-M&IE-tarieven ($86 hoogkosten, $74 elders). Incidentele kosten — fooien voor kruiers, bagagedragers en hotelpersoneel — kunnen ook alleen worden vergoed tegen $5 per dag wanneer dat alles is wat u dekt.

De accountable plan-regels die vergoedingen belastingvrij houden​

Per diem-tarieven leiden alleen tot belastingvrije vergoedingen binnen een accountable plan. Zonder een plan is elke vergoeding loon vanaf de eerste dollar, ongeacht het tarief. Een accountable plan moet aan drie vereisten voldoen:

1. Zakelijke connectie. Vergoedingen dekken alleen kosten die voor uw bedrijf zijn gemaakt — aftrekbare zakelijke kosten van medewerkers die zijn betaald of gemaakt tijdens het verrichten van diensten voor u.

2. Substantiatie. Medewerkers verantwoorden elke kostenpost binnen een redelijke termijn: het bedrag (geacht gesubstantieerd tegen of onder het federale tarief), plus de tijd, plaats en het zakelijke doel zoals hierboven beschreven.

3. Terugbetaling van overschot. Medewerkers betalen elk bedrag dat boven de gesubstantieerde kosten is betaald binnen een redelijke termijn terug. Voorschotten voor een geannuleerde reis, of voorschotten die de federale tariefvergoeding overschrijden, moeten terugkomen — anders faalt het plan en worden de betalingen loon.

"Redelijke termijn" heeft wettelijke veilige havens die veel kleine bedrijven direct overnemen: voorschotten binnen 30 dagen na de kosten, substantiatie binnen 60 dagen nadat de kosten zijn betaald of gemaakt, en terugbetaling van het overschot binnen 120 dagen. Als u deze deadlines in uw beleid opneemt, verdwijnt alle discussie over wat redelijk betekent.

Zet het plan op papier. De IRS vereist strikt genomen geen schriftelijk document, maar een ongeschreven "we vergoeden reizen"-afspraak is bijna onmogelijk te verdedigen wanneer de drie bovenstaande vereisten worden getoetst. Een beleid van één pagina met de tarieven, de substantiatie die medewerkers moeten indienen, en de deadlines voor voorschotten en teruggaven van overschotten is een van de meest waardevolle pagina's in de administratie van een klein bedrijf.

Als u zelfstandige bent, zijn de regels beperkter​

De high-low verblijfsvergoeding is ontworpen voor werkgevers die medewerkers vergoeden. Als u een eenmanszaak, een partner of een LLC-lid bent dat als een van beide wordt belast, kunt u per diem niet gebruiken om uw eigen verblijf te substantiëren — uw hotelovernachtingen moeten tegen werkelijke kosten met bonnen worden afgetrokken.

Wat u wel kunt gebruiken is de alleen-M&IE-methode: trek het federale tarief voor maaltijden en incidentele kosten voor uw bestemming af ($86 in hoogkostengebieden, $74 elders voor 2026–2027) in plaats van elke maaltijdbon bij te houden. Maaltijden blijven onderworpen aan de 50%-beperking die hieronder wordt besproken, en u heeft nog steeds administratie nodig van de tijd, plaats en het zakelijke doel van elke reis.

Een veelvoorkomende valkuil: een eigenaar van een S-corporation die ook medewerker is. In die dubbele rol kan de vennootschap u als medewerker vergoeden onder haar accountable plan — inclusief verblijf per diem — wat een wezenlijk beter resultaat is dan de regel voor eenmanszaken. Maar de vennootschap heeft een echt accountable plan met echte substantiatie nodig; vergoedingen aan eigenaren zonder declaraties zijn een staande uitnodiging tot herclassificatie.

De 50%-maaltijdlimiet geldt nog steeds — dus splits uw boeken​

Zelfs wanneer de volledige per diem belastingvrij is voor de medewerker, is de aftrek van de werkgever voor het maaltijddeel beperkt tot 50% onder Section 274(n). Daarom vermeldt Notice 2026-60 de maaltijdcomponenten van $86 en $74 afzonderlijk: dat zijn de bedragen waarop de 50%-korting van toepassing is.

Concreet: voor een reis van vijf dagen naar een hoogkostenstad die tegen $329 per dag wordt vergoed ($1.645 totaal), wordt $430 van dat totaal geacht maaltijden te zijn ($86 × 5) en slechts $215 daarvan is aftrekbaar; de resterende $1.215 is volledig aftrekbaar. Het claimen van het volledige bedrag van $1.645 overschat de aftrek met $215 per reis — klein per reis, materieel voor een reizend team over een jaar.

Hier is boekhouddiscipline belangrijker dan belastingkennis. Uw boeken moeten de verblijfs- en maaltijdcomponenten van elke per diem-vergoeding vanaf het begin als afzonderlijke boekingen vastleggen, niet als één "reis"-regel die u belooft te splitsen bij de belastingaangifte. Niemand reconstrueert die splitsing in april betrouwbaar. Als uw rekeningschema afzonderlijke categorieën heeft voor reisverblijf en reismaaltijden en elke declaratie op beide boekt, volgt de 50%-beperking automatisch uit het grootboek in plaats van een foutgevoelige exercitie aan het jaareinde.

Veelvoorkomende fouten die per diem in belastbaar loon veranderen​

• Vergoeden boven het tarief zonder loonbehandeling. De meest mechanische fout: beleid vermeldt nog $319, werkelijke federale tarief is $329, en niemand merkt het op — of het omgekeerde nadat een gebied van de hoogkostenlijst is verwijderd. Reizen naar Panama City die na 1 oktober tegen $329 worden vergoed, betalen $99 per dag te veel, en het overschot is loon.
• Geen schriftelijk accountable plan. Mondelinge afspraken falen bij de substantiatie- en teruggavetoetsen bij controle. Schrijf het beleid van één pagina.
• Ontbrekende administratie van het zakelijke doel. Per diem dekt alleen het bedrag. Declaraties hebben datums, bestemming en zakelijke reden nodig voor elke reis.
• High-low verblijf per diem gebruiken voor eigenaren of contractanten. Zelfstandigen en onafhankelijke contractanten kunnen per diem niet voor verblijf gebruiken. Een 1099-contractant een "alles inbegrepen $329/dag"-tarief betalen creëert voor hen geen per diem-aftrek — het is simpelweg bruto-inkomen dat zij rapporteren en waartegen zij werkelijke kosten aftrekken.
• Methoden voor dezelfde medewerker halverwege het jaar mengen. Kies high-low of gebiedsspecifieke federale tarieven per medewerker voor het kalenderjaar en blijf daarbij, met inachtneming van de overgangsregels voor het laatste kwartaal.
• De 50%-maaltijdlimiet vergeten. Het aftrekken van het volledige per diem-totaal overschat de aftrek op elke aangifte die het bedrijf indient.
• Seizoensvensters negeren. Het hele jaar door hoogkostenbehandeling voor een gebied dat de notice tot een deel van het jaar beperkt, betaalt elke reis buiten het seizoen te veel.

Wat u moet bijwerken vóór 1 oktober​

Werk deze korte checklist deze week door, voordat het eerste reisdeclaratieformulier van oktober op uw bureau belandt:

1. Werk de tarieven in uw schriftelijke beleid bij naar $329 hoogkosten en $230 overig CONUS voor reizen op of na 1 oktober 2026, met behoud van de maaltijdsplitsing van $86/$74 en het tarief van $5 voor alleen incidentele kosten.
2. Ververs de lijst met hoogkostengebieden in het beleid — voeg Tucson, San Mateo/Foster City/Belmont, Albuquerque en Cody toe; verplaats Panama City naar het standaardtarief; en markeer de vijftien wijzigingen in seizoensvensters voor steden die uw team daadwerkelijk bezoekt.
3. Bevestig dat uw declaratieformulier datums en bestemmingen per dag vastlegt, zodat reizen met gemengde tarieven en seizoensgrenzen correct worden geprijsd.
4. Controleer dat uw loonproces het overschot boven het federale tarief als loon behandelt, inclusief voorschotten die de vergoeding overschrijden en niet-terugbetaalde overschotten.
5. Splits verblijf en maaltijden in uw rekeningschema als u dat nog niet heeft gedaan, zodat de 50%-maaltijdbeperking uit het grootboek wordt berekend in plaats van uit het geheugen.
6. Informeer iedereen die reizen goedkeurt — managers die declaraties ondertekenen moeten de nieuwe cijfers kennen, niet alleen de boekhouder die ze boekt.

Als u de reguliere federale-per-diem-methode gebruikt in plaats van high-low, is de bijbehorende update de vrijgave van de GSA-tarieven voor FY2027, die de verblijfs- en M&IE-tabellen op gebiedsniveau in dezelfde cyclus van 1 oktober heeft herzien.

Houd uw reisuitgaven vanaf dag één controleerbaar​

Per diem vereenvoudigt de vraag naar het bedrag, maar het concentreert al het andere — datums, bestemmingen, zakelijk doel, de splitsing verblijf-maaltijden, de behandeling van overschotten — in uw administratie. De bedrijven die moeiteloos door de controle van reiskosten komen, zijn niet de bedrijven met het slimste beleid; het zijn de bedrijven waarvan de dagelijkse boekhouding de componenten van elke reis volledig en consistent vastlegt.

Terwijl u uw accountable plan bijwerkt voor de nieuwe tarieven, zorg ervoor dat uw financiële administratie bijblijft. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen vendor lock-in. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en finance-professionals overstappen op plain-text accounting.