Als je goederen of diensten aan Roemenië verkoopt, leven je facturen nu op een andere klok dan vorig jaar — en de computer van de belastingdienst, niet het crediteurenadministratieteam van je klant, is het eerste publiek dat ertoe doet. Sinds 1 januari 2026 geeft Roemenië je vijf werkdagen in plaats van vijf kalenderdagen om elke factuur via het nationale RO e-Factura-systeem te verzenden. Dat klinkt als ademruimte. Maar dezelfde verordening die de termijn verlengde, verruimde ook het net: niet-ingezeten ondernemingen die voor de Roemeense btw zijn geregistreerd, vallen nu expliciet onder het bereik. Als je Roemeense klanten factureert en aannam dat e-Factura iemand anders' probleem was, dan is dit het jaar waarin die aanname vervalt.
Wat er op 1 januari 2026 werkelijk is veranderd
Het Roemeense e-facturatiekader berust op Noodverordening 120/2021, die het door ANAF, de nationale belastingdienst, beheerde RO e-Factura-clearingmodel invoerde. Op 23 december 2025 publiceerde de regering Noodverordening 89/2025 (GEO 89/2025), die dat kader wijzigde met verschillende veranderingen die op 1 januari 2026 ingaan. De belangrijkste verandering voor de dagelijkse praktijk is de verzendtermijn.
Voorheen moest elke factuur binnen vijf kalenderdagen na uitgifte naar RO e-Factura worden verzonden. Weekenddagen telden mee. Feestdagen telden mee. Een factuur die op vrijdag werd uitgegeven, gaf je in feite tot woensdag, waarbij twee van die vijf dagen in een weekend vielen wanneer niemand de wachtrij in de gaten hield.
Nu is de termijn vijf werkdagen vanaf de uitgiftedatum, voor zowel B2B- als B2C-transacties. Weekenddagen en feestdagen verbruiken geen kloktijd meer. Een factuur die op vrijdag wordt uitgegeven, is nu de volgende vrijdag verschuldigd, niet woensdag — een betekenisvol verschil voor kleine teams die hun facturatie wekelijks batchen.
Eén overgangsvalkuil verdient aandacht: de afsluiting is gebaseerd op de uitgiftedatum van de factuur, niet op de indieningsdatum. Facturen die op of vóór 31 december 2025 zijn uitgegeven, volgen nog steeds de oude regel van vijf kalenderdagen, zelfs als hun termijn in januari 2026 valt. Alleen facturen die vanaf 1 januari 2026 zijn uitgegeven, krijgen de nieuwe behandeling met werkdagen. Als je facturatiesysteem één regel op alles toepast, kunnen oudere decemberfacturen stilzwijgend de oude termijn overschrijden terwijl jij gelooft dat de nieuwe hen beschermt.
De grotere verandering: het net werd wijder
De verlichting van de termijn kwam gebundeld met een uitbreiding van het bereik die voor grensoverschrijdende verkopers meer uitmaakt dan de extra dagen.
Niet-ingezeten btw-geregistreerde verkopers vallen nu expliciet onder het bereik
GEO 89/2025 verduidelijkte en verscherpte de regels voor belastingplichtigen die in Roemenië voor de btw zijn geregistreerd maar daar geen vaste inrichting hebben. Als je een buitenlandse onderneming bent met een Roemeens btw-nummer en je goederen of diensten levert met een plaats van levering in Roemenië, moeten je facturen voor die binnenlandse transacties via RO e-Factura gaan. Dit sluit een grijs gebied waarin sommige niet-ingezeten verkopers opereerden — de lezing "we zijn hier niet echt gevestigd" werkt niet langer.
Het systeem blijft om je heen groeien
Om te begrijpen waar Roemenië naartoe gaat, helpt het om de trajectorie te zien:
- Januari 2024: B2B e-facturatie wordt verplicht tussen Roemeense btw-geregistreerde ondernemingen.
- Juli 2024: Alleen facturen die via RO e-Factura worden verzonden, gelden als geldige facturen voor B2B-belastingdoeleinden. Een pdf die per e-mail wordt verzonden, is in de ogen van de wet geen factuur meer.
- Januari 2025: B2C e-facturatie wordt verplicht voor in Roemenië gevestigde leveranciers.
- Januari 2026: De termijn gaat naar vijf werkdagen, en niet-ingezeten btw-geregistreerde verkopers worden stevig onder het bereik gebracht. Personen die onder een persoonlijk identificatienummer opereren, moesten aanvankelijk vóór aanvang van economische activiteit in het e-Factura-register worden geregistreerd, maar Wet 88/2026 draaide dat halverwege het jaar terug: voor personen met een CNP, individuele landbouwers onder de bijzondere regeling en buitenlandse culturele instituten is het gebruik van het systeem vanaf juni 2026 weer optioneel, en wie al is ingeschreven kan verzoeken om verwijdering uit het register.
Roemenië hanteert nu een van de meest omvattende e-facturatieregimes in de EU — B2B, B2C en B2G stromen allemaal door hetzelfde clearingmodel. De richting is onmiskenbaar: elke factuur die Roemenië raakt, gaat uiteindelijk via het platform van ANAF.
Hoe de klok van 5 werkdagen in de praktijk werkt
RO e-Factura is een clearingmodel, geen rapportagemodel. Je stuurt de factuur niet naar je klant en vertelt de belastingdienst er daarna over. Je dient de factuur in het vereiste XML-formaat in bij het ANAF-platform, het platform valideert deze en kent een uniek identificatienummer toe, en pas dan is de factuur juridisch geldig voor belastingdoeleinden. Je klant haalt deze uit het systeem.
De dagen tellen
De klok begint op de uitgiftedatum van de factuur, en vanaf daar tel je vijf werkdagen. Roemeense werkdagen sluiten zaterdagen, zondagen en officiële feestdagen uit. In de praktijk:
- Een factuur die maandag wordt uitgegeven, is de volgende maandag verschuldigd.
- Een factuur die vrijdag wordt uitgegeven, is de volgende vrijdag verschuldigd.
- Een feestdag midden in de week schuift alles een dag op — wat regelmatig gebeurt in Roemenië, een land met een royale feestdagkalender.
Bouw de feestdagkalender in je proces in, niet alleen de weekenden. Een indieningsroutine die maandag tot vrijdag telt maar feestdagen negeert, gaat uiteindelijk mis.
Facturen in het systeem krijgen
Er zijn twee indieningsroutes:
- API-integratie. Je ERP- of boekhoudsoftware verbindt rechtstreeks met de ANAF-interface en dient facturen automatisch in. Dit is de enige verstandige optie bij enig reëel volume, en het is wat de termijn van vijf dagen comfortabel maakt in plaats van stressvol.
- Handmatige upload. Je uploadt het XML-bestand via het SPV-portaal, waarvoor een gekwalificeerde elektronische handtekening nodig is. Werkbaar voor incidentele facturen, bestraffend als routine.
Eén praktische complicatie voor buitenlandse verkopers: de interface van het ANAF-portaal is alleen in het Roemeens beschikbaar. Als niemand in je team Roemeens leest, betekent handmatige indiening het navigeren door een overheidsportaal in een taal die je niet spreekt, onder een termijn van vijf dagen, met boetes eraan verbonden. Directe API-integratie via je boekhoudstack — of een lokale fiscaal vertegenwoordiger — heeft sterk de voorkeur boven heroïsche handmatige inspanningen.
Het downloadvenster van 60 dagen
ANAF bewaart facturen 60 dagen op zijn platform. Daarna zijn verzender en ontvanger elk verantwoordelijk voor hun eigen archivering, en Roemeense regels vereisen dat facturen ten minste vijf jaar worden bewaard. Beschouw het platform als een transmissiekanaal, niet als een archief. Je maandeindroutine moet bevestigen dat elke verzonden factuur is gedownload en in je eigen administratie is opgenomen voordat het venster van 60 dagen sluit.
Wat niet-naleving kost
De Roemeense e-facturatieboetes komen in twee lagen, en de tweede is de gevaarlijke.
Laag 1: getrapte boetes per overtreding
Boetes voor het niet verzenden van facturen via het systeem schalen met de grootte van de belastingplichtige:
- Grote belastingplichtigen: RON 5.000 tot 10.000 per overtreding (ongeveer EUR 1.000 tot 2.000)
- Middelgrote belastingplichtigen: RON 2.500 tot 5.000 per overtreding
- Overige entiteiten en personen: RON 1.000 tot 2.500 per overtreding
"Per overtreding" betekent dat deze zich vermenigvuldigen over ontbrekende facturen. Een systematische fout — een integratie die in maart stilzwijgend stopte met indienen — kan zich snel opstapelen tot serieus geld.
Laag 2: 15 procent van de factuurwaarde
Sinds juli 2024 draagt het uitgeven of ontvangen van B2B-facturen buiten het RO e-Factura-systeem een boete van 15 procent van de totale factuurwaarde. Let op dat deze blootstelling beide zijden van de transactie raakt: de verkoper die buiten het systeem uitgeeft en de koper die een factuur boekt die er nooit doorheen is gegaan. Voor een grensoverschrijdende verkoper betekent dit dat je Roemeense klanten hun eigen prikkel hebben om conforme facturen van je te eisen — een koper die je gemailde pdf accepteert in plaats van een geclareerde e-factuur, neemt zelf boeterisico op zich. Verwacht dat grotere Roemeense klanten niet-systeemfacturen ronduit gaan weigeren, als ze dat al niet doen.
De kmo-uitstelling is geen vrijstelling
Kleine belastingplichtigen met een jaaromzet onder EUR 500.000 profiteren van uitgestelde handhaving van het volledige boeteregime tot 1 juli 2026. Lees die zin zorgvuldig: het is een uitstelling van boetes, niet van de verplichting. Gedekte kleine ondernemingen worden geacht het systeem nu te gebruiken — facturen verzenden, integraties testen, datakwaliteit verbeteren — waarbij de respijtperiode fungeert als een aanloopbaan om conform te worden, niet als toestemming om de verplichting te negeren. Die aanloopbaan is nu ten einde. Als je de uitstelling als een vrijstelling hebt behandeld, begint het inhalen vandaag.
Fouten die grensoverschrijdende verkopers blijven maken
De meeste RO e-Factura-fouten zijn operationeel, niet juridisch. Dezelfde patronen komen telkens terug:
Kalenderdagen tellen uit gewoonte. Teams die de oude regel van vijf kalenderdagen hebben geïnternaliseerd — of die één wereldwijde facturatiechecklist hanteren — dienen op dag vijf in volgens de oude rekensom en menen dat ze vroeg conform waren. Onder de nieuwe regel is dat onschadelijk. De omgekeerde fout is fataal: facturen van december 2025 beoordeeld volgens de nieuwe regel terwijl de oude nog gold.
Aannemen dat de kmo-uitstelling "nog niet" betekende. Buitenlandse verkopers onder de omzetdrempel die integratiewerk hebben uitgesteld, opereren nu zonder vangnet. De verplichting gold gedurende de hele uitstellingsperiode; alleen de boetes waren gepauzeerd.
Pdf's e-mailen en dat factureren noemen. In de B2B-markt van Roemenië is een factuur die nooit door RO e-Factura is gegaan geen geldige factuur. Verkopers die hun oude e-mail-pdf-workflow naast — of in plaats van — systeemindiening handhaven, creëren documenten die hun klanten juridisch niet kunnen boeken, terwijl beide zijden 15-procent blootstelling opbouwen.
Ontvangen facturen boeken die nooit zijn geclareerd. De koperszijde van de boete van 15 procent is de kant die de meeste ondernemingen missen. Als je bij Roemeense leveranciers inkoopt, moet je crediteurenproces verifiëren dat inkomende facturen hun e-Factura-identificatoren dragen voordat je ze boekt.
ANAF als het archief behandelen. De bewaring van 60 dagen op het platform verrast teams die aannemen dat een overheidssysteem gegevens onbeperkt bewaart. Wanneer het venster sluit, is reconstrueren jouw probleem.
De taalbarrière onderschatten. Het alleen-Roemeense portaal maakt van elke handmatige indiening een trage, foutgevoelige oefening voor buitenlandse teams. Handmatige upload als permanente strategie schaalt niet en overleeft geen personeelsverloop.
Een compliancechecklist voor verkoop aan Roemenië
Als je klanten factureert vanuit een Roemeense btw-registratie — gevestigd of niet — werk dan deze lijst door:
- Bevestig je bereik. Heb je een Roemeens btw-nummer? Verricht je leveringen met een Roemeense plaats van levering? Als beide antwoorden ja zijn, val je voor die transacties onder het bereik van RO e-Factura, met of zonder vaste inrichting.
- Registreer je in het systeem. Zorg dat je onderneming is ingeschreven in het RO e-Factura-register en dat je toegangsgegevens en regelingen voor elektronische handtekening werken voordat je ze onder termijndruk nodig hebt.
- Kies je indieningsroute. Bij alles meer dan incidentele facturen: integreer je facturatiesysteem met de ANAF-interface. Reserveer handmatige SPV-upload voor uitzonderingen, en zorg dat iemand die een Roemtalig portaal kan navigeren die taak bezit.
- Herkodificeer de termijn. Werk elke checklist, SLA en geautomatiseerde herinnering bij van vijf kalenderdagen naar vijf werkdagen voor facturen van 2026 — en houd de oude regel gecodeerd voor eventuele achterblijvers gedateerd december 2025.
- Laad de Roemeense feestdagkalender. Je werkdagentelling moet feestdagen overslaan. Hardcode de feestdagen van het jaar aan het begin van elk jaar in je facturatieschema.
- Verifieer voordat je boekt — in beide richtingen. Uitgaande facturen hebben hun systeemidentificatoren nodig voordat je ze als uitgegeven beschouwt; inkomende Roemeense facturen hebben de hunne nodig voordat je de kosten boekt. Bouw de identificatorcontrole in je afsluitingsproces in.
- Automatiseer het ophalen van het archief. Plan een routine die verzonden en ontvangen facturen ruim binnen het venster van 60 dagen van het platform downloadt en ze opneemt in je bewaaropslag voor vijf jaar.
- Volg de e-factuuridentificator in je grootboek. Bewaar de door ANAF toegewezen identificator naast elke factuur in je boeken, zoals je een betalingsreferentie zou bewaren. Wanneer de belastingdienst naar een transactie vraagt, is de identificator de draad die je grootboek aan hun systeem koppelt.
Dat laatste punt verdient nadruk. Facturatie volgens een clearingmodel verandert wat "complete boeken" betekent: je grootboekposten voor Roemeense transacties zijn alleen volledig onderbouwd wanneer elke post zijn systeemidentificator draagt. Een verkoop die zonder wordt vastgelegd, is ofwel nog niet verzonden ofwel verzonden en nooit afgestemd — hoe dan ook, het is een signaal dat je maandeindreview zou moeten opvangen. Bewaar de identificator, het tijdstip van verzending en de validatierespons bij de transactie, en reconciliatie wordt een kwestie van matchen in plaats van onderzoeken.
Houd je grensoverschrijdende administratie auditklaar
De boodschap van Roemenië aan verkopers wordt steeds duidelijker: de factuur is niet echt tot het systeem zegt dat het zo is, en de termijn wordt in werkdagen gemeten of je proces dat nu weet of niet. De mechanica goed krijgen — registratie, integratie, identificatorregistratie, archivering — maakt van een strenge verplichting routineus leidingwerk. Beancount.io biedt plain-text accounting die je volledige transparantie en controle over je financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen vendor lock-in. Begin gratis en zie waarom ontwikkelaars en finance-professionals overstappen op plain-text accounting.
