Als u dit jaar een werknemer heeft geholpen met verhuizen en de vergoeding als belastingvrij hebt behandeld, klopt uw loonadministratie niet — en de fout stapelt zich nu voor altijd op. De One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) heeft de federale verhuiskostenaftrek en de belastingvrije behandeling van door de werkgever betaalde verhuisvergoedingen permanent ingetrokken, waarmee een deur is gesloten die gepland stond om op 1 januari 2026 weer open te gaan.
Hier leest u wat er is veranderd, wie nog steeds in aanmerking komt voor de oude behandeling, en hoe u uw verhuisbeleid en loonadministratie vóór het einde van het jaar kunt herstellen.
Wat er feitelijk is veranderd: Sectie 70113 in duidelijke taal
Van 2018 tot en met 2025 heeft de Tax Cuts and Jobs Act (TCJA) twee gerelateerde belastingvoordelen opgeschort:
- De aftrek voor werknemers (Sectie 217): werknemers konden niet langer niet-vergoede verhuiskosten aftrekken als een boven-de-lijn correctie.
- De uitsluiting voor werkgevers (Sectie 132(a)(6) en (g)): vergoedingen die u betaalde voor de gekwalificeerde verhuiskosten van een werknemer moesten in het loon worden opgenomen, onderworpen aan inkomsten- en loonbelasting.
Het sleutelwoord was opgeschort. Onder de TCJA zoals oorspronkelijk geschreven, stonden beide voordelen gepland om terug te keren voor belastingjaren die beginnen na 31 december 2025 — wat betekent dat de regels van vóór 2018 (aftrekbare verhuizingen die voldeden aan de afstands- en tijdsvereisten, belastingvrije werkgeversvergoedingen) dit jaar zouden zijn teruggekeerd.
OBBBA Sectie 70113, van kracht voor belastingjaren die beginnen na 31 december 2025, maakt de intrekking permanent. De Joint Committee on Taxation begroot de wijziging op ongeveer $700 miljoen aan extra belastinginkomsten voor 2026 en $13,6 miljard over de periode 2025–2034 — een indicatie van hoeveel belastingvrij verhuisgeld het Congres verwachtte dat zou stromen zodra de opschorting afliep.
Wat "permanent" betekent voor uw loonadministratie in 2026
Elke dollar die u uitgeeft om een werknemer te verhuizen — vergoedingen, eenmalige bedragen en betalingen die u rechtstreeks doet aan het verhuisbedrijf, de tijdelijke huisvestingsverhuurder of iemand anders namens de werknemer — is nu aanvullend loon. Dat betekent:
- Federale inkomstenbelastinginhouding (doorgaans tegen het vaste aanvullende tarief van 22%, tot $1 miljoen)
- Social Security- en Medicare-belastingen (FICA)
- Staats- en lokale inhoudingen waar van toepassing
- Rapportage in vakken 1, 5 en 16 van formulier W-2
Er is geen afstandstest om te doorstaan, geen 39-weken werkgelegenheidstest om te volgen, en geen formulier 3903 om in te dienen voor gewone civiele werknemers. Die mechanismen overleven alleen voor de twee onderstaande groepen.
De twee groepen die nog steeds de oude behandeling krijgen
1. Actieve militairen bij een permanente standplaatswijziging
Ongewijzigd ten opzichte van de TCJA-jaren: leden van de Amerikaanse strijdkrachten die verhuizen op grond van een militair bevel in verband met een permanente standplaatswijziging kunnen nog steeds gekwalificeerde verhuisvergoedingen uitsluiten van inkomen en niet-vergoede kosten aftrekken. Als u reservisten, National Guard-leden of militaire echtgenoten in dienst heeft, merk dan op dat de uitzondering de militaire verhuizing volgt, niet de persoon — een civiele baanwisseling door een veteraan krijgt geen voordeel.
2. Leden van de inlichtingengemeenschap (nieuw in 2026)
OBBBA breidt de militaire uitzondering uit naar werknemers en nieuwe benoemden van de inlichtingengemeenschap, zoals gedefinieerd onder de National Security Act van 1947. Net als hun militaire tegenhangers kunnen kwalificerende IC-leden door de werkgever betaalde gekwalificeerde verhuiskosten uitsluiten en niet-vergoede kosten aftrekken.
Dit is een beperkte uitzondering, geen achterpoortje voor aannemers: het dekt feitelijke IC-werknemers en benoemden, niet de veel grotere groep van goedgekeurde aannemers die inlichtingenagentschappen ondersteunen. Als uw bedrijf voormalig of huidig IC-personeel in dienst neemt, ga dan niet op aannames af — verifieer de status van het individu en de aard van de verhuizing voordat u iets als uitsluitbaar behandelt.
Het werkgevershandboek: vijf dingen die u nu moet herstellen
1. Herzie elke aanbiedingsbrief die "belastingvrije" verhuizing belooft
Als uw aanbiedingssjablonen, verhuisbeleid of wervings-e-mails verhuisondersteuning beschrijven als belastingvrij, fiscaal aftrekbaar of "grossed up zodat u niets verschuldigd bent", werk ze dan nu bij. De meest voorkomende versie van deze fout: een wervingsmanager belooft mondeling een "belastingvrije" verhuisbonus van $20.000, de loonadministratie houdt er correct belasting op in, en de nieuwe medewerker voelt zich op dag één tekortgedaan. Vermeld het brutobedrag en zeg duidelijk dat het belastbaar loon is dat onderworpen is aan inhoudingen.
2. Bepaal uw gross-up-beleid doelbewust
Omdat elke verhuisdollar belastbaar is, levert een vergoeding van $25.000 tegen een gecombineerd marginaal tarief van 30% slechts ongeveer $17.500 aan koopkracht op. Veel werkgevers "grossen up" — extra betalen om de belastinglast van de werknemer te dekken. Een gross-up is zelf belastbaar loon, dus de berekening is iteratief: om $25.000 netto te leveren tegen een tarief van 30%, betaalt u $25.000 / (1 − 0,30) ≈ $35.714, niet $32.500.
Veelvoorkomende benaderingen:
- Volledige gross-up: u absorbeert de volledige belastingkosten. Eenvoudig, gul, duur.
- Gedeeltelijke of begrensde gross-up: u grost op tot een vast percentage (bijvoorbeeld 25%) en de werknemer draagt de rest.
- Geen gross-up, hoger eenmalig bedrag: u betaalt een groter rond bedrag en laat de werknemer de belastingen beheren.
Wat u ook kiest, zet het op schrift. Verhuizing is een van de grootste eenmalige betalingen die veel werknemers ooit van u ontvangen — branchenormen plaatsen typische Amerikaanse binnenlandse pakketten tussen $15.000 en $75.000, met gemiddelde totale kosten per verhuizende huiseigenaar dicht bij $80.000 zodra verkoophulp voor de woning is inbegrepen — dus dubbelzinnigheid hier leidt tot echte geschillen.
3. Vang leveranciersdirecte betalingen op in de loonadministratie
Dit is de meest over het hoofd geziene inhoudingsverplichting bij verhuizing. Wanneer u het verhuisbedrijf, het bedrijfsappartement of de woningvindservice rechtstreeks betaalt in plaats van de werknemer te vergoeden, zijn die betalingen nog steeds het belastbare loon van de werknemer. Ze moeten naar de loonadministratie stromen voor inhouding en W-2-rapportage.
Zet een proces op waarbij elke verhuisgerelateerde leveranciersfactuur aan de werknemer wordt gekoppeld en in dezelfde looncyclus aan de loonadministratie wordt gerapporteerd — het spreiden van de inhouding over meerdere loonstroken is veel minder pijnlijk dan een verrassende correctie in december. Als uw crediteurenadministratiesysteem facturen niet aan werknemers kan koppelen, is dat de eerste fix die u moet maken.
4. Vergeet de staten niet die de aftrek nog steeds toestaan
Federale wetgeving is nu geregeld, maar een handvol staten heeft zich nooit aangepast aan de TCJA-opschorting en staat nog steeds een verhuiskostenaftrek of -uitsluiting toe op de staatsaangifte — doorgaans volgens de oude federale afstands- en tijdsvereisten. Bevestigde voorbeelden zijn Californië, New York, Pennsylvania en Massachusetts, met een paar andere in hetzelfde kamp.
Praktische gevolgen:
- Werknemers die binnen of naar deze staten verhuizen, kunnen nog steeds verlichting op staatsniveau krijgen. Vertel hen om dit met hun belastingadviseur te bespreken in plaats van aan te nemen dat de federale regel overal geldt.
- Als u ook voor staatsbelastingen grost, betaalt u mogelijk te veel in niet-conforme staten. Sommige werkgevers hanteren nu staatsspecifieke gross-up-tarieven voor verhuizingen die deze staten raken.
- Staatsinhouding op de aanvullende lonen is nog steeds vooraf vereist — de aftrek, waar die bestaat, komt bij de aangifte.
5. Scheid verhuizing van reizen in uw administratie
Verhuisvergoedingen zijn loon; zakelijke reisvergoedingen onder een verantwoordingsplan zijn dat niet. Het mengen van beide in één "reis en verhuizing" grootboekrekening maakt het gemakkelijk om te weinig in te houden op het verhuisgedeelte — of te veel op legitieme reizen. Houd aparte rekeningen, aparte goedkeuringsworkflows en aparte loonadministratie-feeds voor de twee categorieën. Als u uw grootboek in platte tekst bijhoudt, laat de documentatie zien hoe u loonadministratie-clearingsrekeningen structureert zodat elke feed op zichzelf kan worden gereconcilieerd.
Fouten die boetes opleveren (en boze nieuwe medewerkers)
- Eenmalige bedragen als niet-belastbaar behandelen. Een "verhuisvergoeding" van $10.000 zonder verantwoording van feitelijke kosten is gewoon een bonus met een vriendelijkere naam. Houd er belasting op in alsof het een bonus is.
- Opslag van huishoudelijke goederen buiten de verhuizing vergeten. Zelfs voor militaire en IC-verhuizers kwalificeren alleen gekwalificeerde kosten (verhuizen van huishoudelijke goederen, plus reis- en verblijfkosten onderweg, exclusief maaltijden). Huizenzoektochten, tijdelijk verblijf buiten de verhuizing zelf en transactiekosten voor onroerend goed waren nooit gekwalificeerde kosten.
- De militaire uitzondering toepassen op civiele verhuizingen door veteranen. De uitzondering vereist een verhuizing op grond van een militair bevel. Een veteraan die u inhuurt voor een civiele rol wordt belast als elke andere werknemer.
- Gross-ups beloven die u niet kunt berekenen. Als uw loonadministratieleverancier geen inhouding tegen het aanvullende tarief op verhuisbatches kan uitvoeren, los dat dan op voordat u een gross-up op schrift belooft.
- De december-opeenstapeling negeren. Verhuisbetalingen clusteren aan het einde van het jaar (feestdagenverhuizingen, startdatum-bonussen). Onaangegeven leveranciersdirecte betalingen die in januari worden ontdekt, betekenen gecorrigeerde W-2-formulieren en aangepaste loonbelastingaangiften. Reconcileer verhuisrekeningen maandelijks in Q4.
Een snelle opfrisser: de oude vereisten, voor de twee uitzonderingen en de staten
Voor militaire en IC-verhuizers — en voor staatsaangiften in niet-conforme staten — tellen de mechanismen van vóór 2018 nog steeds:
- Afstandstest: de nieuwe werkplek moet ten minste 50 mijl verder van het oude huis liggen dan de oude werkplek was (militaire PCS-verhuizingen zijn vrijgesteld van deze test).
- Tijdsvereiste: voltijdswerk gedurende ten minste 39 weken in de 12 maanden na de verhuizing (78 weken over 24 maanden voor zelfstandigen). Nogmaals, militaire verhuizingen zijn vrijgesteld.
- Gekwalificeerde kosten: redelijke kosten voor het verhuizen van huishoudelijke goederen en persoonlijke bezittingen, plus reis- en verblijfkosten voor de werknemer en huisgenoten die naar het nieuwe huis reizen. Maaltijden waren nooit aftrekbaar als verhuiskosten.
Iedereen anders: geen van dit alles geldt meer op federaal niveau. Er is geen test om te doorstaan omdat er geen aftrek meer is om te claimen.
Houd uw verhuisadministratie vanaf dag één schoon
Terwijl u aanbiedingsbrieven en loonadministratieprocessen bijwerkt voor de permanente intrekking, zorgt u ervoor dat verhuisdollars apart worden bijgehouden van reizen, voordelen en bonussen — per werknemer, per verhuizing, met leveranciersdirecte betalingen die automatisch naar de loonadministratie stromen. Schone administratie is wat een verhuispakket van $50.000 omzet in een routinematige W-2-regel in plaats van een januari-race. Beancount.io biedt boekhouding in platte tekst die u volledige transparantie en controle over uw financiële gegevens geeft — geen black boxes, geen leveranciersvergrendeling. Start gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op boekhouding in platte tekst.
