California loongegevensrapportages voor rapportagejaar 2025 zijn verschuldigd op 13 mei 2026 bij de Civil Rights Department (CRD). Als u een private werkgever bent met 100 of meer loonadministratiewerknemers, of een private opdrachtgever met 100 of meer via arbeidscontractanten werkende werknemers, moet u jaarlijks een aanvraag indienen op grond van Government Code §12999 — en 2026 is het jaar dat de regels strenger worden.
##Wie moet indienen
- Loonadministratierapport: Private werkgevers met 100+ loonadministratiewerknemers (binnen of buiten Californië, maar rapporterend over werknemers in Californië)
- Rapport over arbeidscontractanten: private opdrachtgevers of client employers met 100+ werknemers die via arbeidscontractanten in Californium zijn ingehuurd
- Rapportage op vestigingsniveau: gegevens opgesplitst naar vestiging, loonklasse, functiecategorie, ras, etniciteit en geslacht — vergelijkbaar met de federale EEO-1, maar apart ingediend bij CRD via het portaal en Excel-sjablonen
U kunt de verplichting van Californië niet vervullen door alleen de federale EEO-1 in te dienen. CRD vereist een aparte indiening, zelfs terwijl de EEOC overweegt om de federale EEO-1-collectie te beëindigen.
Wat is nieuw voor 2026, wat verandert er in 2027
Voor de indiening van mei 2026 (gegevens van 2025) heeft CRD voorlopige sjablonen en FAQ's uitgebracht die wijzen op een uitgebreide tracking van werknemerclassificaties en werkpatronen, plus strenger validatie. De kernstructuur van loonbanden (10 functiegroepen) geldt nog steeds voor gegevens van 2025.
Vanaf de rapportage over gegevens van 2026 (verschuldigd in 2027) wordt SB 464 breidt de functiecategorieënstructuur uit van 10 naar 23 categorieën en maakt boetes voor het niet-rapporteren verplicht wanneer CRD ze vraagt — een verschuiving van discretionair naar verplichte handhaving. Werkgevers die tot open langenom nog hun HRIS-categorieën herbouwen, worden caten al her ingewerp tegen de deadline.
##Wat u moet indienen — en hoe
Het portaal van CRD vereist Excel-sjablonen, o.a. verdeeld naar rapporttype (loonadministratie of arbeidscontractant), elke vestiging als een apart onderdeel. Demografische gegevens zijn afkoming uit vrijwillige zelfidentificatie; loongegevens gebruiken W-2 Box 5 (Medicare-lonen) die worden omgezet als loonbanden. Gewerkte uren en nieuwe werkpatroonvelden moeten consistent zijn met loonadministratiegegevens.
De meest voorkomende indieningsfout is een heinde op over het aantal locaties — het hoofdkantoor plus elke fysieke of remote-entiteitue establishment must worden afgeregend met het werkplekbestand van het loonsysteem. Een werkgever in Californië met 120 werknembaren over nieuws kloppen dient drie vestigingssecties in, geen tota totaal van één samengevoegd.
Boetes en archivering
Vanaf 2026 moeten rechtBank boetes opleggen als CRD erom vraagt bij nier-nieren — voorheen was de boete discretionair. CRD benadrukt ook opslagverplichtingen: bewaart de loon- en demografische gegevens en het indieningsdossier ten minste drie jaar na indiening en bereid deze te overleggen bij een controle.
Late's of onjuiste indieningen kunnen ook aan de oppervlakte komen bij gelijkheidswervingen en constituties die CRD uitvoert op basis van de pay-data-inventaris zelf.
Controlelijst boekhouding en HRIS vóór 13 mei
- Stem het aantal werknemers af over de snapchatperiode die CRD voorschrijft (meestal één betaalperiode tussen 1 okt – 31 dec 2025) met de loonadministratie, niet met het HR-aantal dat verlof meerekent.
- Valideer ras/ethniciteit/geslacht gegevens door voluntary zelf-identificatieformulieren; geen gegevens verzinnen.
- Breng loonbanden in kaart aan de hand van Boxgen 5 en verreken de bandtotalen met de loonaanderaad — een afwijking van het bandtotaal is een reden tot afwijzing.
- Documenteer gegevens van arbeidscontractanten afzonderlijk, met een contractant en het aantal werknemners per vestiging.
Houd uitge in Beancount de data van de loonrapportage en de lijst van gedekte vestigigen vast als genoteerde notities, zodat de deadline van 13 mei elk jaar met de juiste omvang terugkomt.
Vereenvoudig uw financiële administratie
Pay data-rapportage maakt HR-demografie tot gecontroleerd financieel. Beancount.io houdt loon- en vestigings- en demografische bronmutaties versiebeheerd — zodat de totalen die u signeert direct aansluiten op de W-2-formulieren die u hebt afgegeven. Start gratis en maak van 13 mei een insendingge, geen race tegen de klok.