Als u de loongegevensrapportage voor Californië indient en uw salarisgegevens contractanten en uitgebreide demografische velden bevatten, wordt het sjabloon dat u vorig jaar gebruikte dit jaar in mei afgewezen.
Wat er is uitgebreid
De CRD (Civil Rights Department van Californië) heeft het sjabloon voor loongegevensrapportage van 2026 uitgebreid om de loongegevens uit de Californische arbeidswet (Labor Code 432.3) af te stemmen op de uitgebreide dekking van de privacywet:
- Wie er wordt gerapporteerd: Niet alleen fulltime W-2-werknemers, maar ook 1099-contractanten die een aanzienlijk deel van hun uren in Californië werken, als zij aan de rapportagedrempel voldoen (in veel gevallen 100+ betaalontvangers).
- Wat er wordt gerapporteerd: De oude 10 loonklassen zijn nu uitgebreid naar 12, waarbij de bovenste klasse is gesplitst. Uren en loon worden gerapporteerd per vestiging, per functiecategorie en nu ook via een uitgebreid gecombineerd veld voor ras/etniciteit en geslacht dat aansluit op de gegevensinventaris van de privacywet.
Gedekte werkgevers: Particuliere werkgevers met 100+ werknemers en/of 100+ arbeidskrachten die in het voorgaande kalenderjaar via arbeidskrachtenleveranciers zijn ingehuurd, met ten minste één betaalontvanger in Californië. De drempel telt contractanten mee, niet alleen werknemers.
Indiening in mei, overlap met de privacywet
Het loongegevensrapport moet worden ingediend op de tweede woensdag van mei. In 2026 wordt het sjabloon van de CRD kruislings gevalideerd tegen de gegevensinventaris van de California Privacy Rights Act (CPRA): de demografische velden in de loongegevens moeten overeenkomen met de categorieën die u in uw privacyverklaring voor hetzelfde personeelsbestand bekendmaakt.
Dat betekent dat de salarisadministratie en de privacy-inventaris uit dezelfde bron van waarheid moeten komen, niet uit twee spreadsheets die in april uiteenlopen.
Boekhouding die het rapport overleeft
- Loongroepering: Het loon uit W-2-box 1 of het 1099-brutoloon van elke betaalontvanger, de uren (of proxy-uren voor vrijgestelden), de vestiging en de functiecategorie moeten tagbaar zijn. Als uw salarissysteem niet kan taggen op vestiging en op contractant versus werknemer, exporteer de gegevens dan en voeg de tags toe voordat u het sjabloon gaat gebruiken.
- Uren voor vrijgestelden en contractanten: Vrijgestelde uren worden voor fulltimers op 40 per week geschat; de uren van contractanten worden bijgehouden via facturen of tijdregistraties, niet via salarisuren, die zij niet hebben.
- Afstemming privacy versus salarisadministratie: Het aantal personen per demografische categorie in de loongegevens moet overeenkomen met het personeelsaantal in de privacy-inventaris. Houd één personeelsregister aan dat beide voedt.
Houd uw financiën vanaf dag één georganiseerd
Loongegevensrapportage is salarisrapportage met een burgerrechtenlaag. De werkgevers die vlekkeloos indienen, zijn degenen wier salarisadministratie, contractantenadministratie en privacy-inventaris uit één personeelsregister komen, onder versiebeheer en indieningsklaar in april, niet in mei.
Beancount.io houdt dat personeelsregister bij als platte tekst — elke betaalontvanger als een transactie met vestiging, categorie en demografie — klaar voordat het sjabloon moet worden ingediend. Start gratis en maak van mei een indiening, geen reconstructie.