Oregon's SB 906, die op 1 januari 2026 van kracht wordt, verandert de loonstrook van een samenvatting in een openbaarmakingsdocument. Elke inhouding heeft nu een schriftelijke salarisadministratiecode en een uitleg nodig die de werknemer schriftelijk kan aanvragen — en de werkgever moet deze binnen 10 dagen verstrekken.
Wat SB 906 Vereist
- Loonstrookdetail: Brutoloon, nettoloon, uren, tarief, en elke inhouding met de salarisadministratiecode en een begrijpelijke beschrijving.
- Schriftelijke openbaarmaking op verzoek: Een werknemer kan schriftelijk een gedetailleerde uitleg aanvragen van de salarisadministratiecodes en elke inhouding die niet wettelijk verplicht is. De werkgever heeft 10 dagen om deze te verstrekken, en de openbaarmaking moet specifiek zijn voor het loon van die werknemer, niet een algemene codelijst.
- Bewaartermijn: Bewaar salarisadministratiegegevens, inclusief de code-uitleg, zes jaar, en stel ze op verzoek beschikbaar aan het Bureau of Labor and Industries (BOLI).
Salarisadministratiecontroles
- Codetabel: Eén hoofdtabel met salarisadministratiecodes met een begrijpelijke beschrijving, bijgewerkt wanneer een inhouding wordt toegevoegd. De loonstrook haalt uit de tabel, niet uit vrije tekst.
- Logboek schriftelijke verzoeken: Datum, werknemer, betwiste inhouding, reactiedatum, en de gegeven uitleg. Dat logboek is het bewijs wanneer BOLI vraagt of de termijn van 10 dagen is gehaald.
- Systeem vs. handmatig: Als uw salarisadministratieaanbieder het detail op codeniveau niet kan leveren, exporteer dan het detail en voeg de uitleg toe. De verplichting ligt bij de werkgever, niet bij de aanbieder.
