Hoe non-profitorganisaties giften in natura moeten waarderen en registreren onder ASC 958-605

Een lokale voedselbank ontvangt een vrachtwagenlading aan ingeblikt voedsel van een supermarktketen. Een advocatenkantoor beoordeelt gratis een contract voor een non-profitorganisatie. Een bouwbedrijf schenkt de arbeid om een speeltuin aan te leggen. Geen van deze organisaties heeft een cheque uitgeschreven, en toch heeft elk van hen zojuist een gift ontvangen die in de jaarrekening van de non-profitorganisatie moet worden opgenomen — tegen de reële waarde, in de juiste categorie en met de juiste toelichting.

De meeste non-profitorganisaties doen dit op de een of andere manier verkeerd. Sommige registreren giften in natura helemaal niet omdat er "geen geld is overgemaakt". Andere registreren ze wel, maar stoppen het bedrag weg in één vage post, of gokken naar een waarde zonder onderbouwende documentatie. Beide fouten zorgen voor reële problemen: te laag gewaardeerde cijfers die de werkelijke omvang van de activiteiten van een organisatie maskeren, of te hoog gewaardeerde cijfers die een accountantscontrole (audit) niet overleven.

Sinds 2020 zijn de regels hiervoor aanzienlijk specifieker geworden. Dit is wat elke non-profitorganisatie — van een volledig door vrijwilligers gerunde soepkeuken tot een regionale goededoelenorganisatie met meerdere programma's — moet weten over het correct registreren van giften in natura.

Wat telt als een gift in natura​

Een gift in natura (ook wel een bijgedragen niet-financieel actief genoemd) is elke donatie die geen contant geld of verhandelbaar effect is. Dat is een brede categorie. Veelvoorkomende voorbeelden zijn:

• Goederen: voedsel, kleding, medische benodigdheden, apparatuur, voertuigen, voorraad
• Faciliteiten: gratis of onder de marktprijs liggend gebruik van kantoorruimte, evenementenlocaties, opslag
• Professionele diensten: juridisch werk, boekhouding, architectonisch ontwerp, IT-consultancy, marketing
• Materialen: bouwmaterialen, softwarelicenties, advertentieruimte
• Gespecialiseerde vrijwilligersarbeid: geschoold vakwerk dat een actief creëert of verbetert, zoals een elektricien die de bedrading van een nieuwe faciliteit aanlegt

Toch telt niet alles wat een vrijwilliger doet mee. Dit is het onderscheid waar de meeste organisaties over struikelen: alleen diensten die gespecialiseerde vaardigheden vereisen, worden geregistreerd als bijdragen in natura. Als een registeraccountant (CPA) zich vrijwillig inzet om de jaarrekening van uw organisatie op te stellen, is dat een registreerbare gift in natura — zij beschikt over een professionele vaardigheid die u anders geld zou hebben gekost. Als diezelfde accountant op een zaterdag maaltijden staat uit te delen in uw opvangcentrum, is dat algemene vrijwilligersarbeid, en onder Amerikaanse GAAP (US GAAP) wordt dit niet als opbrengst geregistreerd, ongeacht het aantal uren dat zij erin steekt. De regel (te vinden in ASC 958-605) gaat specifiek over diensten die ofwel gespecialiseerde vaardigheden vereisen die de donateur bezit en die normaal gesproken gekocht zouden moeten worden als ze niet gedoneerd waren, ofwel een niet-financieel actief creëren of verbeteren.

De standaard die alles veranderde: ASU 2020-07​

Jarenlang hadden non-profitorganisaties veel vrijheid in de manier waarop ze giften in natura presenteerden. Dit maakte het voor donateurs, subsidieverstrekkers en toezichthouders moeilijk om organisaties te vergelijken of opgeblazen waarderingen op te sporen. De Financial Accounting Standards Board heeft die kloof gedicht met Accounting Standards Update 2020-07, van kracht voor boekjaren die beginnen na 15 juni 2021 — het is nu dus al enkele volledige auditcycli de geldende regel, en accountants hebben weinig geduld meer met organisaties die zich nog niet hebben aangepast.

ASU 2020-07 vereist dat non-profitorganisaties:

1. Bijgedragen niet-financiële activa als een afzonderlijke post presenteren in de staat van baten en lasten (statement of activities), gescheiden van geldelijke bijdragen en subsidies.
2. Deze post specificeren per categorie in de toelichtingen — voedsel, medische benodigdheden, professionele diensten, gebruik van faciliteiten, enzovoort — in plaats van alles op één hoop te gooien.
3. De waarderingsmethode en invoergegevens openbaar maken die zijn gebruikt om tot de reële waarde voor elke categorie te komen, inclusief de beschouwde belangrijkste markt (principal market).
4. Openbaar maken of de organisatie de gift te gelde heeft gemaakt of heeft gebruikt, en indien gebruikt, hoe. Als een donateur restricties aan de gift heeft verbonden, moet dit ook worden vermeld.

De bedoeling is simpel: een post "opbrengsten in natura" van $500.000 die in werkelijkheid bestaat uit$ 480.000 aan gedoneerde medicijnen en $20.000 aan pro bono juridisch werk, vertelt een heel ander verhaal dan$ 500.000 gelijkmatig verdeeld over tien categorieën. Geldschieters lezen deze toelichtingen steeds vaker nauwkeurig, vooral bij organisaties — zoals voedselbanken, rampenbestrijdingsorganisaties en gezondheidsinstellingen — waar giften in natura een groot deel van de totale steun uitmaken.

Hoe u deze giften daadwerkelijk waardeert​

De waarderingsnorm is de reële waarde (fair value) onder ASC 958-605: de prijs die zou worden ontvangen bij de verkoop van een actief (of betaald bij de overdracht van een dienst) in een ordentelijke transactie tussen marktdeelnemers op de waarderingsdatum. In de praktijk pakt dat anders uit, afhankelijk van wat u heeft ontvangen.

Voor goederen: zoek naar een vergelijkbare detailhandels- of groothandelsprijs in de markt die de donateur normaal gesproken zou gebruiken om van het actief af te komen — niet noodzakelijkerwijs wat uw organisatie zou betalen als u het artikel in de winkel zou kopen. Een pallet met binnenkort vervallende blikjes voedsel van een fabrikant wordt niet op dezelfde manier gewaardeerd als verse voorraad uit de schappen van een supermarkt.

Voor professionele diensten: vraag de donateur wat hij tegen zijn standaardtarief in rekening zou hebben gebracht en vermenigvuldig dit met de gewerkte uren. Documenteer het tarief en de uren — een accountant zal naar beide vragen.

Voor het gebruik van faciliteiten: gebruik een vergelijkbare markthuurprijs voor een soortgelijke ruimte in dezelfde regio, naar rato berekend voor de werkelijke gebruiksperiode.

Voor gespecialiseerde vrijwilligersarbeid die een actief bouwt of verbetert (zoals een aannemer die timmerwerk doneert voor een nieuwe opvang), waardeert u dit tegen het bedrag dat u een professional zou hebben betaald om hetzelfde werk te doen.

Voor hoogwaardige of ongebruikelijke items — kunst, voertuigen, onroerend goed, alles boven de $5.000 — laat u een onafhankelijke, gekwalificeerde taxatie uitvoeren. Zowel GAAP als de IRS kijken kritischer naar zelfgeschatte waarden boven die drempel, en de donateur heeft over het algemeen sowieso een gekwalificeerde taxatie nodig om zijn eigen belastingaftrek te claimen voor giften boven de$ 5.000.

Wat de categorie ook is, schrijf uw methode op het moment dat u de gift registreert op, en niet maanden later wanneer uw accountant erom vraagt. "Donateur vermeldde hun standaard uurtarief van $ 200/uur voor 25 uur advies over het schrijven van subsidieaanvragen, per e-mail d.d. [datum]" is het soort notitie dat van een auditgesprek van vijf minuten een hamerstuk maakt.

De boeking vastleggen​

Zodra u een waarde heeft, is de boekhouding symmetrisch: leg hetzelfde bedrag vast als zowel een opbrengst als een tegenoverliggende kost (of actief) in dezelfde periode. Zo vallen de boekingen tegen elkaar weg en vertekenen ze uw nettoresultaat niet, terwijl toch de volledige omvang van de activiteit wordt vastgelegd.

Voor een pro bono juridische opdracht van $ 10.000 ziet dat er als volgt uit:

• Debet: Juridische kosten (functionele kostenrekening) — $ 10.000
• Credit: Opbrengsten uit bijdragen in natura — Professionele diensten — $ 10.000

Voor geschonken voorraad die u wilt distribueren in plaats van doorverkopen, valt het debet meestal onder een programmakostenrekening (zoals "Gedistribueerd voedsel") in plaats van als voorraad op de balans te blijven staan, tenzij u het aanhoudt voor later gebruik — in welk geval het begint als een actief en naar de kosten verschuift wanneer het daadwerkelijk wordt gebruikt.

Omdat dit in de kern een dubbelboekingsprobleem is — een bijdrage aan de ene kant, een bijbehorende kost of actief aan de andere kant, gecategoriseerd en gelabeld per fonds als u geoormerkte versus niet-geoormerkte steun bijhoudt — lossen tekstgebaseerde, versiebeheerde boekhoudtools dit feilloos op. Elke gift in natura wordt een controleerbare transactie met een duidelijk audittrail, in plaats van een aanpassing in een spreadsheet die iemand aan het einde van het jaar niet moet vergeten te maken.

De fouten die bij audits aan het licht komen​

Een handvol fouten is verantwoordelijk voor de meeste bevindingen over giften in natura die auditors rapporteren:

• Giften in natura helemaal niet registreren, vanuit de gedachte dat "er niets is betaald, dus er valt niets te boeken." Dit onderbezet zowel de opbrengsten als de kosten en kan de omvang van uw programma's wezenlijk verkeerd weergeven — een reëel probleem als u subsidies aanvraagt waarbij wordt gevraagd naar de schaal van het programma.
• Geen documentatiespoor (audittrail) voor de manier waarop een waarde is bepaald. Een boeking met een geldbedrag en zonder toelichting is een van de eerste dingen die een auditor signaleert, omdat deze niet kan worden geverifieerd als reële waarde (fair value) onder normale transactievoorwaarden.
• Algemene uren van vrijwilligers behandelen als een bijdrage in natura. Zelfs grote hoeveelheden vrijwilligersuren van mensen zonder een gespecialiseerde, normaal gesproken factureerbare vaardigheid horen onder GAAP niet thuis op de staat van baten en lasten (u kunt ze nog steeds afzonderlijk bijhouden en rapporteren voor subsidiedoeleinden — alleen niet als opbrengst).
• Het overslaan van de uitsplitsing (disaggregatie) die vereist is door ASU 2020-07 — door één totaalbedrag voor "in natura" te rapporteren in plaats van dit op te splitsen per categorie met de vereiste kwalitatieve toelichtingen.
• Het ontbreken van Form 990 Schedule M. Als uw totale bijdragen niet in contanten meer dan $ 25.000 voor het jaar bedragen, of als u kunst, historische schatten of natuurbehoudsbezittingen van welke waarde dan ook hebt ontvangen, is Schedule M vereist — en de 28 eigendomscategorieën weerspiegelen ruwweg de uitsplitsing die GAAP al vraagt. Als u de boekhouding correct heeft gedaan, is het belastingformulier dus grotendeels een kwestie van overschrijven.

Waarom dit verder reikt dan alleen compliance​

Nauwkeurige rapportage van bijdragen in natura gaat niet alleen over het glansrijk doorstaan van een audit. Subsidieverstrekkers en grote donateurs gebruiken deze toelichtingen steeds vaker om te beoordelen hoe efficiënt een organisatie te werk gaat en hoe divers de steun is. Een goed gedocumenteerde, correct gecategoriseerde toelichting op giften in natura getuigt van financiële discipline — hetzelfde signaal dat een nauwkeurige boekhouding in het algemeen afgeeft over de bedrijfsvoering van een onderneming. Non-profitorganisaties die de waardering in natura behandelen als een volwaardige boekhoudkundige functie, en niet als een bijzaak, hebben meestal ook elders schonere cijfers, wat de jaarlijkse audits sneller en goedkoper maakt.

Houd de administratie van uw non-profitorganisatie helder en controleerbaar​

Of u nu bijdragen in contanten, geoormerkte subsidies of giften in natura bijhoudt over meerdere programmacategorieën, de onderliggende behoefte is hetzelfde: een helder, verifieerbaar overzicht van elke transactie. Beancount.io biedt tekstgebaseerde boekhouding (plain-text accounting) die non-profitorganisaties volledige transparantie en een controleerbaar spoor (audittrail) biedt voor elke boeking — geen black boxes, geen vendor lock-in. Begin gratis en ontdek waarom organisaties overstappen op tekstgebaseerde boekhouding voor hun administratie.